Zeiterfassungssysteme: Vergleich der verschiedenen Lösungen

Eine korrekte Zeiterfassung ist für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig. Vorgesetzte können auf diese Weise sicherstellen, dass die Angestellten ihre vertraglichen Zeiten einhalten. Arbeitnehmer wiederum haben durch die korrekte Erfassung ein Mittel, um unbezahlten Überstunden zu entgehen. Doch die Zeiterfassung kann nur funktionieren, wenn ein wirksames System dafür implementiert ist.

Wie ein solches System allerdings aussieht, hängt stark von den Anforderungen und Eigenschaften des Unternehmens ab. Es gibt unterschiedlichste Lösungen, die verschiedensten Umständen Rechnung tragen, z. B. als reine Software- oder Hardware-Lösung oder in Form von Apps für mobile Geräte. Damit Sie entscheiden können, welches Zeiterfassungssystem für Sie das richtige ist, stellen wir die verschiedenen Möglichkeiten vor.

Nicht für jedes Unternehmen eignet sich ein umfassendes, hardwaregesteuertes und elektronisches Zeiterfassungssystem. Gerade in kleinen Betrieben würden die nötigen Aufwendungen in keinem Verhältnis zum Ergebnis stehen. Andere Unternehmen können mit festen Geräten nichts anfangen, weil die entsprechenden Mitarbeiter gar nicht an einem Ort zusammenarbeiten. Was für Möglichkeiten gibt es?

Auch heute noch haben viele kleinere Betriebe eine Liste (einen Stundenzettel), in die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst eintragen. Der Vorteil einer solchen Dokumentationsweise liegt eindeutig in den nahezu nicht vorhandenen Anschaffungskosten. Außerdem braucht es kaum Aufwand, den Mitarbeitern die Nutzung dieses Zeiterfassungssystems zu erklären. Mit einer selbsterklärenden Tabelle dürfte die Nutzung intuitiv sein.

Was man aber nicht vergessen sollte – und hier besteht einer der Nachteile eines solchen manuellen Systems –: Die Daten müssen anschließend auch per Hand ausgewertet werden. Geben die Mitarbeiter nur Start- und Endzeiten an, muss der Vorgesetzte oder die Personalabteilung hieraus die gearbeiteten Stunden berechnen und diese anschließend addieren. Der Aufwand für die Archivierung des Systems kommt noch hinzu.

Deshalb ist es entscheidend, wie groß das entsprechende Unternehmen ist: Hat man nur wenige Mitarbeiter, fällt auch die Nacharbeit gering aus. Müssen allerdings die Stundenzettel von dutzenden Angestellten bearbeitet werden, kann sich die Investition in eine elektronische Lösung rentieren.

Das System bietet zudem Möglichkeiten zum Betrug durch die Mitarbeiter: Während andere Zeiterfassungssysteme die Uhrzeiten maschinell eintragen und daher schwieriger zu manipulieren sind, ist diese Lösung zu einem großen Teil auf Vertrauen aufgebaut. Zwar besteht eine gewisse soziale Kontrolle durch Kollegen, aber der Stundenzettel kann nur funktionieren, wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten vertraut.

Denkt man an ein Gerät für die Zeitverfassung, wird vielen zuerst die typische Stechuhr einfallen. Kurz erklärt: Der Mitarbeiter steckt eine Karte in das Gerät, das daraufhin die aktuelle Uhrzeit aufstempelt. Dies macht er, wenn er den Betrieb betritt und wenn er ihn wieder verlässt. Wie bei der manuellen Papierversion müssen auch bei dieser (inzwischen veralteten) Variante die Arbeitsstunden schließlich per Hand zusammengerechnet werden. Auch hier ist die Archivierung wieder mit zusätzlicher Arbeit verbunden. Der Vorteil, den eine solche Maschine mit sich bringt, liegt aber in der einfachen Handhabung durch die Mitarbeiter. Außerdem ist es deutlich schwieriger zu betrügen.

Inzwischen hat man sich weitestgehend von den klassischen Stempeluhren verabschiedet, aber die Vorteile dieses Zeiterfassungssystems beibehalten. Mit elektronischen und digitalen Hardware-Lösungen erhält man ein einfach zu bedienendes Gerät, das relativ fälschungssicher ist und die Daten standardisiert aufbereitet. Dies beseitigt auch die Nachteile der manuellen Stechuhr: Die neuen Systeme berechnen die Zeiten automatisch und archivieren auch alle Daten selbstständig.

Mit einem Chip-Token oder einer Chip-Karte (in Form von RFID) oder sogar per Fingerabdruck identifizieren sich Mitarbeiter an dem Gerät und lösen zugleich den Timestamp aus. Der digitale Stempel wird dann aber nicht auf dem Chip des Mitarbeiters gespeichert, sondern direkt im Gerät. Die Daten kann man dann über eine Software oder eine Webschnittstelle auslesen. Alle Angaben werden dabei nachvollziehbar aufbereitet und miteinander verrechnet. In vielen Fällen können Mitarbeiter über ein Display an der Hardware auch ihr Arbeitszeitkonto überprüfen oder weitere Einstellungen vornehmen.

So komfortabel dieses Zeiterfassungssystem in seiner digitalen Form ist, es ergeben sich dennoch zwei Nachteile: Zum einen dürften gerade kleinere Unternehmen vor den teils hohen Anschaffungskosten zurückschrecken. Schließlich muss man nicht nur das Gerät an sich, sondern auch die entsprechenden Chips für jeden Mitarbeiter hinzurechnen, eventuell noch ein Gerät, um die Chips zu programmieren, und vielleicht noch eine Lizenz für die benötigte Software. Zum anderen sind solche digitalen Stempeluhren nur stationär einsetzbar. Befindet sich ein Mitarbeiter beispielsweise im Außendienst, kann er sich an dem Tag nicht einloggen.

Um Mitarbeitern, die nicht vor Ort im Büro arbeiten, sondern sich beispielsweise im Home Office befinden oder Außendienst haben, ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung zu stellen, gibt es auch mobile Lösungen. Per App für das Smartphone können Mitarbeiter das Zeiterfassungssystem immer mit sich tragen. Inzwischen gibt es zahlreiche mobile Anwendungen in dem Bereich, und die meisten sind sehr einfach zu bedienen. In nur wenigen Schritten sind Start- und Endzeiten erfasst. Außerdem bieten viele Apps nützliche Features: Außendienstmitarbeiter können z. B. selbstständig zusätzliche Informationen zu ihrem aktuellen Auftrag liefern, also beispielsweise den Namen des Kunden, bei dem Sie an dem Tag waren.

Durch die GPS-Lokalisation der Smartphones können auch Standortdaten Teil einer Zeiterfassung werden. Das Führen eines Fahrtenbuchssowie die Erfassung von Auftrags- oder Projektzeiten lassen sich oftmals über ein solches Zeiterfassungssystem gleich miterledigen. Vorgesetzte oder die Personalabteilung können anschließend alle Daten in einer Online-Anwendung überprüfen und auswerten.

Eine mobile App als Zeiterfassungssystem funktioniert also wie ein digitaler Stundenzettel – teilweise auch mit dessen Vor- und Nachteilen. So basiert auch dieses System zu einem großen Teil auf Vertrauen, was allerdings vor allem an der Natur des Außendienstes liegt. Gleichzeitig ist es relativ einfach zu verstehen. Im Gegensatz zu einer kompletten Hardware-Lösung liegen die Apps meist preislich in einem mittleren Bereich.

Unternehmer können zudem in der Regel zwischen verschiedenen Paketen wählen und so das richtige Angebot für die Größe ihres Betriebs auswählen. Was man allerdings nicht vergessen darf: Jeder Mitarbeiter benötigt dann auch ein Smartphone. Sollte das Unternehmen keine Dienstgeräte verteilt haben, muss die App also auf den Privatgeräten laufen. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld unbedingt informieren, für welche mobilen Betriebssysteme die jeweilige App konzipiert wurde.

So wie es mobile Apps für das Smartphone gibt, sind auch Software-Lösungen für den Büro-PC verfügbar. Im Aufbau sind diese Zeiterfassungssysteme den Apps meist ähnlich. In der Software legt ein Admin alle Mitarbeiter mit ihren individuellen Arbeitszeiten an. Das Programm befindet sich zusätzlich auf den Computern der Angestellten. Sobald diese ihren Arbeitstag beginnen, können sie mit einem Mausklick die Zeiterfassung starten. Pausen und das Arbeitsende lassen sich ebenso unkompliziert erfassen.

Vorgesetzte greifen über eine Administrationsoberfläche auf alle Daten zu und überprüfen so das Zeitarbeitskonto jedes einzelnen Mitarbeiters. Ein softwaregestütztes Zeiterfassungssystem lässt zudem in der Regel den Eintrag von Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen zu. Es gibt also keinen nachträglichen Verwaltungsaufwand.

Nachteile ergeben sich bei dieser Lösung nur durch die Kosten (auch bei dieser Variante sind meist regelmäßige Lizenzgebühren zu zahlen) sowie durch die Platzierung der Software auf dem PC: Dieser muss morgens meist erst hochgefahren werden. Kann die Zeiterfassung dann nur per Mausklick gestartet werden, wird die Arbeitszeit u. U. nicht korrekt erfasst. Zudem ist auch diese Lösung nur bedingt für die mobile Arbeit nützlich und verlangt hierfür in jedem Fall einen Laptop.

Möchte man Mitarbeiter im Büro und im Home oder Mobile Office über die gleiche Anwendung ihre Zeit erfassen lassen, kann ein Online-Zeiterfassungssystem sinnvoll sein. So können Mitarbeiter über den Browser auf das System zugreifen. Ähnlich wie bei der Desktop-Software notieren Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit nun im Webportal. Vorgesetzte wiederum können alle erfassten Zeiten in einer Übersicht abrufen. Auch bei diesem System lassen sich meist zusätzliche Informationen sowie Fehlzeiten und freie Tage hinterlegen.

Da man die Online-Anwendung über einen normalen Browser verwenden kann, hat man im Gegensatz zu einer Software-Lösung weniger Kompatibilitätsprobleme. Solange Nutzer einen aktuellen Browser verwenden, sollten alle Funktionen vollumfänglich verfügbar sein – unabhängig von der Hardware und dem verwendeten Betriebssystem. Im besten Fall bietet die Anwendung sogar eine Schnittstelle zu anderen Programmen, um so etwa die Lohnabrechnung zu vereinfachen. Sicherstellen muss man – auch aus Datenschutzgründen –, welche Daten wo gespeichert sind und wer auf diese Zugriff hat.

Für welches Zeiterfassungssystem Sie sich entscheiden sollten, hängt stark von Ihrem Unternehmen und dessen Anforderungen ab. Während vielen kleineren Unternehmen günstige und simple Lösungen reichen, können große Betriebe in komplexere Systeme investieren. In manchen Situationen dürfte eine Mischung aus mehreren Systemen die richtige Lösung sein. Sie sollten darauf achten, dass die Lösungen vom gleichen Anbieter kommen oder zumindest miteinander kombinierbar sind.