Denkt man an ein Gerät für die Zeitverfassung, wird vielen zuerst die typische Stechuhr einfallen. Kurz erklärt: Der Mitarbeiter steckt eine Karte in das Gerät, das daraufhin die aktuelle Uhrzeit aufstempelt. Dies macht er, wenn er den Betrieb betritt und wenn er ihn wieder verlässt. Wie bei der manuellen Papierversion müssen auch bei dieser (inzwischen veralteten) Variante die Arbeitsstunden schließlich per Hand zusammengerechnet werden. Auch hier ist die Archivierung wieder mit zusätzlicher Arbeit verbunden. Der Vorteil, den eine solche Maschine mit sich bringt, liegt aber in der einfachen Handhabung durch die Mitarbeiter. Außerdem ist es deutlich schwieriger zu betrügen.
Inzwischen hat man sich weitestgehend von den klassischen Stempeluhren verabschiedet, aber die Vorteile dieses Zeiterfassungssystems beibehalten. Mit elektronischen und digitalen Hardware-Lösungen erhält man ein einfach zu bedienendes Gerät, das relativ fälschungssicher ist und die Daten standardisiert aufbereitet. Dies beseitigt auch die Nachteile der manuellen Stechuhr: Die neuen Systeme berechnen die Zeiten automatisch und archivieren auch alle Daten selbstständig.
Mit einem Chip-Token oder einer Chip-Karte (in Form von RFID) oder sogar per Fingerabdruck identifizieren sich Mitarbeiter an dem Gerät und lösen zugleich den Timestamp aus. Der digitale Stempel wird dann aber nicht auf dem Chip des Mitarbeiters gespeichert, sondern direkt im Gerät. Die Daten kann man dann über eine Software oder eine Webschnittstelle auslesen. Alle Angaben werden dabei nachvollziehbar aufbereitet und miteinander verrechnet. In vielen Fällen können Mitarbeiter über ein Display an der Hardware auch ihr Arbeitszeitkonto überprüfen oder weitere Einstellungen vornehmen.
So komfortabel dieses Zeiterfassungssystem in seiner digitalen Form ist, es ergeben sich dennoch zwei Nachteile: Zum einen dürften gerade kleinere Unternehmen vor den teils hohen Anschaffungskosten zurückschrecken. Schließlich muss man nicht nur das Gerät an sich, sondern auch die entsprechenden Chips für jeden Mitarbeiter hinzurechnen, eventuell noch ein Gerät, um die Chips zu programmieren, und vielleicht noch eine Lizenz für die benötigte Software. Zum anderen sind solche digitalen Stempeluhren nur stationär einsetzbar. Befindet sich ein Mitarbeiter beispielsweise im Außendienst, kann er sich an dem Tag nicht einloggen.