Viel zu oft herrschen am Arbeitsplatz nicht die idealen Bedingungen, um die bestmögliche Leistung zu erbringen. Es ist unordentlich, Arbeitsmittel lassen sich erst nach einiger Zeit finden und eventuell werden sogar unnötig Ressourcen verschwendet. Die Lösung hierfür sehen viele Betriebe in vereinzelten Aufräumaktionen im Stile eines Frühjahrsputzes. Das mag kurzfristig helfen – nach und nach schleicht sich aber meist doch wieder der alte Trott ein.
Langfristig braucht es deshalb eine bessere Methode – ein Mindset, das in der Chefetage ebenso gepflegt wird wie unter den einfachen Angestellten. Dem trägt die aus Japan stammende 5S-Methode Rechnung, die auch hierzulande (gelegentlich auch als 5A-Methode bezeichnet) immer beliebter wird. Die Ziffer 5 bezieht sich auf fünf einfache Schritte, mit denen sich die Arbeitsumgebung dauerhaft mitarbeitergerecht gestalten lässt. Das Besondere an der 5S-Methode: Der einmal erlangte Standard wird immer wieder hinterfragt und verbessert. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die 5S und den Hintergrund dieser Methode.
Die 5S-Methode lässt sich dem aus Japan stammenden Prinzip „Kaizen“ unterordnen, das für eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie steht. Der Begriff setzt sich zusammen aus den Wortteilen „Kai“ (was für Veränderung steht) und „Zen“ (was so viel wie „zum Besseren“ bedeutet). Es geht also um eine nachhaltige Veränderung zum Besseren. Im Deutschen spricht man auch von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (abgekürzt: KVP). Damit sind nicht nur konkrete Methoden und Anleitungen gemeint, sondern der Begriff bezieht sich vielmehr auf eine besondere Art der Wahrnehmungder Lebensbedingungen, des Arbeitsplatzes und der Arbeitsprozesse. Er bezieht sich darüber hinaus auch auf den Willen, sich und seine Umgebung stetig weiterzuentwickeln und die Qualität zu verbessern.
Eine solche Verbesserung kann im Sinne von Kaizen schon im ganz Kleinen beginnen – zum Beispiel mit ein wenig mehr Ordnung am Schreibtisch. Grundsätzlich geht es darum, jeden Tag nach neuen Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen, mit neuen Entwicklungen nie zufrieden zu sein und die Standards immer weiter zu erhöhen. Auf diese Weise werden langfristig nicht nur Arbeitsschritte effizienter ausgeführt, sondern auch Ressourcen gespart oder sinnvoller als zuvor verwendet. Eine solche Denkweise lässt sich aber nur herbeiführen, wenn die Geschäftsführung sämtliche Mitarbeiter miteinbezieht und sie und die direkten Vorgesetzen auch gewillt sind, Verbesserungsvorschläge anzunehmen und umzusetzen.
Die 5S-Methode ist eines von mehreren Konzepten, mit denen sich der oben geschilderte Kaizen-Ansatz realisieren lässt.
Im westlichen Raum fällt häufig der Begriff Lean Management, wenn es um die Optimierung von Arbeitsprozessen und Produktzyklen geht. Das Lean Management dient demselben Ziel wie das Kaizen-Konzept: der Schaffung einer effizienten und prozessorientierten Arbeitsumgebung. Es orientiert sich sehr stark an den Prinzipien von Kaizen.
Die 5S-Methode wurde ursprünglich von den Produktionsleiter Taiichi Ōnofür den Autohersteller Toyota entwickelt. Toyota war aufgrund mangelnder Ressourcen zur Mitte des vergangenen Jahrhunderts an einem Scheideweg angelangt und konnte dank der 5S-Methode trotz schwieriger Bedingungen schließlich wieder große Erfolge feiern. Seitdem fand das Konzept 5S in der ganzen Welt Beachtung. Und auch, wenn viele Unternehmer nicht bewusst mit den 5S arbeiten, so verfolgen sie dennoch das Ziel einer effizienten Arbeitsumgebung und wenden dabei oft, ohne es zu wissen, den einen oder anderen Trick dieser Management-Methode an. Doch wofür stehen die 5S bzw. 5A nun konkret?
Oftmals beherbergt der Arbeitsplatz viel zu viele Gegenstände, die man eigentlich nie oder äußerst selten benötigt. Das führt dazu, dass die Übersicht verlorengeht und sich Unordnung einschleicht. Deshalb muss sortiert werden. Dazu muss man sich folgende Frage beantworten: Welche Gegenstände oder Arbeitsmittel werden gar nicht gebraucht und können dauerhaft entfernt werden? Welche Dinge werden nur selten benötigt und sollten an einem passenderen Platz gelagert werden? Das Sortieren hat zudem noch den Effekt, dass sich die verfügbaren Ressourcen schneller erfassen lassen. Das senkt das Risiko, dass Arbeitsmittel nachbestellt werden, die eigentlich noch vorhanden sind.
Das Systematisieren folgt direkt aus dem Sortieren. Es stellt sich die Frage, nach welchem System die verschiedenen Arbeitsmittel gelagert und wie sie geordnet werden sollen. Alles braucht seinen festen Platz. Was wird von wem häufig genutzt? Welche Gegenstände müssen für alle zugänglich sein? Wie gestaltet man die Wege zu notwendigen Materialien möglichst kurz? Die so entstehende Ordnung sollte protokolliert werden. Schilder oder andere Marker helfen dabei, die Anordnung für alle sichtbar und nachvollziehbar zu gestalten. Auch Fotos oder Schaubilder der gewünschten Sortierung tragen dazu bei, dass eine Abweichung sofort auffällt und sich zeitnah beheben lässt.
Die beste Ordnung bringt natürlich nichts, wenn der Arbeitsplatz nicht sauber ist. Deshalb heißt es: Putzen bzw. Säubern. Das betrifft auch alle Maschinen und sonstige Gerätschaften, die dabei gleich einer Inspektion bzw. Wartung unterzogen werden können. Lässt sich eine übermäßige Verschmutzung oder ein ungewöhnlich hoher Verschleiß feststellen, sollten die Verantwortlichen die Gründe dafür analysieren. Dieser Säuberungsprozess ist sicherlich nicht der beliebteste Schritt der 5S-Methode, sorgt aber im Endergebnis für ein besseres Arbeitsklima. Falls sich in den Räumlichkeiten auch regelmäßig Kunden aufhalten, führt die neue Sauberkeit aller Wahrscheinlichkeit nach auch beim Kundenkontakt zu besseren Resultaten.
Mit dem Begriff „Standardisieren“ fasst man in der 5S-Methode zweierlei Dinge zusammen: Zum einen geht es darum, die erreichte Ordnung und Sauberkeit zum Standard zu erklären und sich diesem Standard auch zu verpflichten. Zum anderen geht es darum, wie man diesen Standard erreicht. So können Markierungen und Schilder dafür sorgen, dass die Sortierung der Werkzeuge und Materialien unverändert bleibt. Es lässt sich außerdem planen, welche Maschinen wie oft geputzt und gewartet werden. Weiterhin lassen sich verantwortliche Personen für einzelne Aufgaben und Bereiche bestimmen. Zusätzlich können Listen erstellt werden, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können.
Schließlich geht es darum, das Erreichte langfristig zu halten und die dafür nötige Selbstdisziplin aufzubringen. Kommt es zu Nachlässigkeiten, gilt es, diese schnellstmöglich zu unterbinden. Dafür sind regelmäßige Kontrollen und die Einsatzbereitschaft jedes Mitarbeiters erforderlich. Der gesamte Zyklus der 5S sollte regelmäßig wiederholt werden, damit sich weitere Verbesserungen erzielen lassen. Shitsuke stellt den fünften Schritt dar, der – ganz im Sinne einer Kreisanordnung – wieder zum ersten führt. Nicht selten wird die Selbstdisziplin aber auch als grundlegendes Basisprinzip verstanden, weshalb sie alternativ mittig im 5S-Kaizen-Zyklus platziert sein kann, während sich die vier anderen Schritte stets um sie herumbewegen.
Die einzelnen Schritte wirken zunächst so, als ließen sie sich leicht realisieren, doch kann es in der konkreten Umsetzung durchaus zu Problemen kommen. Denn damit sich die Prinzipien eines solchen 5S-Lean-Managements implementieren lassen, müssen alle Angestellten mitziehen. Aber häufig gibt es dabei Widerstände innerhalb der Belegschaft. Schließlich sind diese Methoden zunächst mit einem vermeintlichen Mehraufwand verbunden und können zudem von einzelnen Mitarbeitern auch als ungewollter Eingriff in ihre Arbeitsumgebung empfunden werden.
Es liegt in diesem Fall am jeweiligen Vorgesetzten, ausführlich über 5S und Kaizen zu informieren und die Vorteile konkret zu benennen. Diese lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
Werden diese Vorteile dargelegt und erklärt, lassen sich in der Regel deutlich mehr Mitarbeiter von den Neuerungen überzeugen. Die Geschäftsführung muss deutlich machen, dass nicht nur das Unternehmen als solches, sondern jeder Einzelne von der 5S-Methode profitieren kann. Damit diese Botschaft ankommt, sollte die Schulung einen großen Stellenwert einnehmen. Bis die 5S-Methode wirklich verinnerlicht ist, dauert es mitunter einige Zeit, dennoch werden die positiven Veränderungen mit ein wenig Disziplin und ausreichend Wiederholungen schon bald spürbar sein. In jedem Fall sollten Vorgesetzte mit gutem Beispiel vorangehen. Nur so ist ein dauerhafter Erfolg möglich.
Die 5S-Methode setzt sich aus fünf Schritten zusammen:
Sind diese Prinzipien ursprünglich für die Produktionsindustrie entwickelt worden, so lassen sie sich doch universell an jedem Arbeitsplatz umsetzen. Ziel ist es, eine ordentliche und produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Damit das gelingt, müssen die Vorgesetzten nicht nur ein gutes Vorbild sein, sondern ihre Mitarbeiter auch vor der Umsetzung von den Vorteilen überzeugen.
Wie streng die Methode befolgt wird, sollte immer in Absprache mit der Belegschaft entschieden werden. Ein Alleingang der Führungsebene ist keinesfalls sinnvoll. Es wird einige Zeit dauern, bis die einzelnen Schritte fest im Arbeitsalltag verankert sind, dennoch lohnt sich die Mühe. Aus gutem Grund werden die 5S seit ihrem Erfolg in Japan in vielen Unternehmen weltweit angewendet.
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