Erfolgreiches Projektmanagement: Bewährte Methoden

Ein weitgespannter Netzplan, Kurvendiagramme oder ein ausgefeiltes Lean-Management-Konzept: Die Erstellung solcher Schaubilder und Pläne ist Ausdruck einer methodischen Herangehensweise. Und Projektmanagement-Methoden sind ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg. Denn sie tragen dazu bei, dass ein Vorhaben innerhalb eines vorher festgesetzten Zeitrahmens mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu einem zufriedenstellenden Ergebnis gebracht wird. Und ganz gleich, ob es um den Kundenauftrag einer Werbeagentur, die Webseitengestaltung als Freiberufler oder das Sozialprojekt einer gemeinnützigen Organisation geht: Zeit ist eine knappe Ressource, die finanziellen Mittel sind meist begrenzt und auch eventuell vorhandene Mitarbeiter können nicht dauerhaft für ein Projekt eingespannt werden.

Gutes Projektmanagement erhöht die Chancen, dass sich Ihre Projekte auch bei schwierigen Rahmenbedingungen rechtzeitig und stressfrei abschließen lassen. Dazu bedarf es allerdings der Planung, Überwachung, Steuerung und Evaluation sämtlicher Prozesse. In der Regel ist dies die Aufgabe des Projektleiters, der alle Projektbereiche im Blick behält und Aufgaben an sein Team delegiert. Zur Projektumsetzung stehen ihm verschiedene methodische Herangehensweisen zur Verfügung.

Der Nutzen einer methodischen Herangehensweise

Methoden des Projektmanagements strukturieren ein Projekt, sodass Sie bzw. Ihre Mitarbeiter statt eines komplexen Ganzen mehrere überschaubare Arbeitsbereiche vor sich haben, die sich leichter bewältigen lassen und auch hinsichtlich des erforderlichen Aufwands besser einzuschätzen sind.

Die meisten Methoden greifen auf sogenannte Arbeitspakete zurück. Das sind praktisch in sich geschlossene Aufgabenbereiche, die man erfüllen muss, um eine bestimmte Leistung innerhalb eines Projekts zu erbringen. Ein Arbeitspaket soll von einer einzelnen Person oder einer Mitarbeitergruppe zu einem vorab festgesetzten Ergebnis gebracht werden. Dabei stehen den Beteiligten nur zuvor definierte Ressourcen zur Verfügung und das Ergebnis muss zu einem vereinbarten Termin erbracht werden. Durch solche Arbeitspakete kann man große Aufgabenkomplexe in kleinere Arbeitsbereiche unterteilen. Um Prioritäten zu setzen, werden sie in der Regel hierarchisch angeordnet. Dadurch ist schnell ersichtlich, welche Aufgaben aufeinander aufbauen.

Jeder Aufgabe wird ein dafür zuständiger Mitarbeiter zugeteilt, der mit einem vorgegebenen Kostenrahmen arbeiten muss und auf Termineinhaltung achtet.

Ein Beispiel: Eine Werbeagentur plant eine großangelegte mehrmonatige Kampagne, um die Popularität der städtischen Verkehrsbetriebe zu steigern. Dabei soll ein neuer Webauftritt entstehen und es sollen Social-Media-Kanäle genutzt und Plakate in Bussen aufgehängt werden. Die Kampagne lässt sich somit in verschiedene Kleinprojekte unterteilen. Um den Budgetrahmen einzuhalten, ist es außerdem sinnvoll, für das Gesamtprojekt einen übergreifenden Projektplan zur Aufgabenverteilung, Zeitstruktur und zum verfügbaren Budget vorzugeben. Wichtig ist es dabei, die verschiedenen Kleinprojekte optimal aufeinander abzustimmen.

Beim Projektmanagement helfen Methoden, die Übersicht zu wahren und das Projektziel nicht aus den Augen zu verlieren. Die Auswahl einer Methode muss daher zu Beginn des Projekts erfolgen. Sie stellen schließlich die Weichen für die spätere Projektarbeit und sorgen dafür, dass jede Arbeitsgruppe bzw. jeder Mitarbeiter im Rahmen des Projekts ein klares Ziel hat. Außerdem gewährleistet gutes Projektmanagement, dass das Budget nicht zu früh aufgebraucht ist oder an falscher Stelle investiert wird.

Je größer und komplexer Ihr Projekt ist, desto wichtiger ist die Auswahl einer geeigneten Methode des Projektmanagements. Gerade, wenn viele verschiedene Personen involviert sind, verzetteln sich Projektverantwortliche häufig bei den zahlreichen Abstimmungsprozessen. Und an sehr umfassenden Projekten sind neben dem Team oftmals auch die Geschäftsführung, Kunden, externe Dienstleister, Finanziers und weitere Stakeholder einzubeziehen. Ein übersichtlicher Projektplan erleichtert die Kommunikation zwischen den Beteiligten und vereinfacht damit auch Absprachen.

Wie Sie die passende Methode des Projektmanagements auswählen

Bei der Wahl einer bestimmten Projektmanagement-Methode müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen:

Projektart

Handelt es sich um ein Organisationsprojekt (beispielsweise um Firmenprozesse effizienter zu gestalten), ein internationales Vorhaben in der Entwicklungshilfe, ein IT-Projekt oder ein Marketingprojekt? Je nach Projektart sind andere Stakeholder eingebunden, die andere Ziele verfolgen. So wird das Marketingziel einer Werbeagentur zum Großteil auch von dem Kunden bestimmt, für den man wirbt. Ein internes Organisationsprojekt muss hingegen stärker die Wünsche der Mitarbeiter und Geschäftsführer berücksichtigen. Auf einer Großbaustelle müssen Sie dem Risikomanagement höhere Priorität einräumen als bei der Entwicklung einer App.

Projektgröße

Die Dauer der Umsetzung und die Anzahl der involvierten Personen beeinflussen die Komplexität eines Projekts. Und große Projekte erfordern oft sehr viel mehr kleinteilige Planung. Einige Methoden können dem jedoch nicht gerecht werden, sodass sie sich für Projekte bestimmter Größe nicht eignen. Für lediglich mehrwöchige Umsetzungsphasen mit einem kleinen Team von maximal fünf Mitarbeitern können genau diese Methoden wiederum ideal geeignet sein.

Projektphase

Gelegentlich ist es sinnvoll, für jede Projektphase eine andere Methode zu nutzen. Bei der Entwicklung einer neuen Software sind für die Initiierungsphase beispielsweise Kreativitätsmethoden hervorragend geeignet. Doch die spätere Testphase sowie Auslieferung und Vermarktung stellen ganz andere Anforderungen an die Mitarbeiter.

Branche

Software-Entwickler bedienen sich gern computergestützter Lösungen, um einen Projektplan zu erstellen. Allerdings verfügen sie auch meist über entsprechende technische Infrastruktur. Dagegen sind die Mitarbeiter gemeinnütziger Organisationen oftmals technisch nicht so gut vernetzt und bevorzugen u. U. ohnehin andere Darstellungsweisen als IT-Experten. Bei sozialen Projekten spielt zudem die durchgängige Evaluation eine große Rolle – folglich eignen sich für diese Projekte nur Methoden, die eine solche Evaluation erlauben.

Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur hängt meist nicht nur von der Branche, sondern auch von der Größe, dem Alter und der Philosophie des Unternehmens ab. So bevorzugen kleine Start-ups häufig agile Methoden, Traditionsfirmen hingegen meist klassisches Projektmanagement und eben traditionelle Methoden. Eine offene Atmosphäre, der Wunsch nach Transparenz und gleichwertige Teilhabe im Team kennzeichnen Firmen, die mit agilen Ansätzen besser beraten sind. Denn diese fördern die Eigenverantwortung, erlauben Flexibilität und berücksichtigen den daraus resultierenden höheren Abstimmungsbedarf. Bei Unternehmen, die auf feste Strukturen, umfassende Dokumentation und detaillierte Planung setzen, sind klassische Methoden oft stärker akzeptiert.

Projektmanagement: Die wichtigsten Methoden in der Übersicht

Die Vielfalt an verfügbaren Methoden ist groß. Im Folgenden stellen wir einige vor, die sich branchenübergreifend bewährt haben.

Kanban

Was zeichnet Kanban aus?

Die Methode Kanban dient dazu, Aufgaben bestimmten Projektmitarbeitern zuzuordnen, Arbeitsschritte zu visualisieren sowie einen ständigen Überblick über Fortschritte zu gewähren. Die einzelnen Aufgaben und die dafür verantwortlichen Mitarbeiter sind für alle Beteiligten sofort einsehbar. Auch der Bearbeitungsstatus einer Aufgabe ist jederzeit gut nachvollziehbar. Denn die Tasks durchlaufen verschiedene Phasen, aus denen der Bearbeitungsstand ersichtlich wird. So stellt Kanban einen guten Workflow sicher und hilft dabei, rechtzeitig Probleme zu erkennen.

Die Darstellungsmethode Kanban arbeitet mit haptischen Mitteln wie Pinnwand, Flipchart oder Tafel sowie farbigen Kärtchen oder Klebezetteln. Es gibt auch entsprechende Software-Lösungen. Ein im Büro aufgehängtes Kanban-Board hat den Vorteil, dass Mitarbeiter den Arbeitsstand jederzeit im Blick haben, diesen besprechen und Karten selbst ergänzen können.

Die Visualisierungstechnik funktioniert folgendermaßen: Die Kanban-Tafel wird zunächst in Spalten und Zeilen unterteilt. Für die erste Spalte gibt es unterschiedliche Namen („Backlog“, „To do“, „Aufgabe“ oder „Zu erledigen“); sie enthält stets jene Aufgaben, die zur Projektumsetzung notwendig sind, aber noch nicht begonnen wurden. Die nachfolgenden Spalten bilden einzelne Prozessschritte ab. Üblich ist beispielsweise die Abfolge „Backlog“, „Analyse“, „Entwicklung“, „Test“. Es sind aber auch simplere Einteilungen möglich und je nach Projekt auch sinnvoll, etwa: „Aufgabe“, „Bearbeitung“ und „Erledigt“. Bei komplexeren Projekten können Sie die einzelnen Prozessschritte genauer unterteilen (wie in der obenstehenden Abbildung). Je nach Projektart sind weitere Spalten sinnvoll – wie „vom Kunden oder der Geschäftsführung freigegeben“, „in der Warteschleife“, „Produktionsvorbereitung“, oder „im Rückstand“.

In der Kanban-Tafel platzieren Sie dann beschriftete Karten – jede dieser Karten repräsentiert eine Aufgabe. Wurde ein notwendiger Prozessschritt zur Aufgabenbewältigung absolviert, schiebt der verantwortliche Mitarbeiter die entsprechende Aufgabenkarte einfach in die nächste Spalte der Tabelle. Das erlaubt einen guten Überblick über den aktuellen Projektstand. Sammeln sich viele Kärtchen im Bereich „zu erledigen“ an, deutet dies auf einen Aufgabenstau hin. Dank der Tabelle ist aber schnell ersichtlich, wann und wo Handlungsbedarf besteht.

Da für die Umsetzung eines Projekts meist zahlreiche Aufgaben bewältigt werden müssen, empfiehlt es sich, diese in einer logischen Reihenfolge untereinander anzuordnen – also beispielsweise Aufgaben, die zum selben Aufgabenbereich gehören, direkt untereinander anzuordnen. Für den Bereich „Budgetkontrolle“ könnten dies „Budgetplan erstellen“, „Budgetposition Personal, Bürobedarf, externe Dienstleister überprüfen“ und „Endabrechnung“ sein. Kärtchen mit Tasks von hoher Priorität sollte man innerhalb eines Aufgabenbereichs möglichst weit oben platzieren. So lässt sich auch direkt erkennen, welche Aufgaben am dringlichsten erledigt werden sollten.

Unter welchen Voraussetzungen funktioniert Kanban am besten?

Kanban erfordert eine gewisse Vorplanung, damit man es einsetzen kann. Welche Aufgaben erledigt werden müssen, sollte bereits im Vorfeld feststehen. Außerdem ist es wichtig, dass die Anzahl der Aufgaben für einzelne Prozessschritte nicht zu groß ist, andernfalls wird das Projektmanagement mit Kanban rasch unübersichtlich. Zudem sollte nur jeweils ein Mitarbeiter für eine Aufgabe zuständig sein. Aus diesen Gründen eignet sich Kanban kaum als Methode für das Projektmanagement komplexer Vorhaben. Bei solchen Projekten würde eine detailreiche Unterteilung der Prozessschritte dazu führen, dass die Kanban-Tafel schnell überladen wirkt und kaum noch zu durchschauen ist.

Kanban ist eine agile Methode und eignet sich als solche überwiegend für Unternehmen, die auf die Eigenverantwortung ihrer Mitarbeiter setzen und diesen viele Entscheidungsfreiheiten einräumen. Besonders beliebt ist Kanban im Bereich Software-Entwicklung sowie im Agenturbereich. Die Begrenzung auf wenige Aufgaben hält Prozesse schlank und trägt zur schnellen wie effizienten Bearbeitung von Aufgaben bei. Ist bei mehreren Aufgaben ein Zeitverzug erkennbar, können diese einfach umgeschichtet werden. Kanban ist also ein flexibles System, das darauf abzielt, jeden Mitarbeiter zu involvieren. Diese arbeiten selbstständig, machen ihre Fort- und Rückschritte aber für den Rest des Teams nachvollziehbar.

Demzufolge funktioniert Kanban nur, wenn alle Mitarbeiter dazu bereit sind, ihren Aufgabenstand offenzulegen, und konsequent den Bearbeitungsstatus selbst aktualisieren. Muss jedoch auch eine genaue Dokumentation erfolgen (beispielsweise, um einer dritten Partei Bericht über Fortschritt und Ressourcenverbrauch zu erstatten), dann sollten Sie zu einer anderen Methode greifen, da Kanban eine solche dauerhafte Dokumentation nicht vorsieht.

Vor- und Nachteile von Kanban

Kanban hat folgende Vorzüge:

  • Übersichtliche Darstellung von Aufgaben, Abläufen und Bearbeitungsstatus
  • Einfache Herangehensweise, um Prozesse möglichst kurz zu halten
  • Leicht verständlich und daher schnell einsetzbar
  • Einsicht in Fortschritte wirkt motivierend
  • Fördert interdisziplinäre Teamarbeit und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Flexibler als klassische Planungsformate
  • Auf Transparenz setzende agile Methode des Projektmanagements

Je nach Projektart und Arbeitsumfeld sind aber auch folgende Nachteile mit Kanban verbunden:

  • Beschränkt sich weitgehend auf Prozessabläufe
  • Erlaubt keine kleinteilige Planung
  • Erfordert von jedem Mitarbeiter ein hohes Maß an Selbstdisziplin
  • Bietet wenige Dokumentations- und Kontrollmöglichkeiten
  • Werden Aufgaben nicht ausgeführt oder wird ihr Bearbeitungsstatus nicht aktualisiert, bemerkt man Probleme oft zu spät

Lean Project Management

Wie funktioniert das Lean Project Management?

Bei dieser Methode handelt es sich um einen an das Konzept des Lean Managements angelehnten Denkansatz. Dieser ist stark ergebnisorientiert. Ergebnisse sollten von hoher Qualität sein und gleichzeitig möglichst effizient erreicht werden. Das Motto lautet folglich, die besten Ergebnisse mit möglichst geringem Aufwand zu erzielen. Die Projektmanager und andere Beteiligte legen daher viel Wert darauf, Prozesse zu verschlanken. Jeder versucht, die Kosten so gering wie möglich zu halten, sich auf die notwendigen Aufgaben zu konzentrieren und dabei den bürokratischen Aufwand zu reduzieren.

Außer Kostensenkung und Effizienz spielt bei dieser Methode des Projektmanagements die Kundenorientiertheit eine zentrale Rolle. Während des gesamten Projekts sollen die Kundenwünsche berücksichtigt werden. Damit man gleichzeitig die Kosten reduzieren kann, ist allerdings erhebliches Fachverständnis notwendig.

Die Aufgabenbereiche werden nicht einzelnen Projektphasen oder Fachgebieten zugeteilt, sondern gemäß aktueller Kundenbedürfnisse vergeben bzw. aufgegeben. Möchte der Kunde beispielsweise die Testphase für ein Produkt verkürzen, dann streicht der Projektmanager entsprechende Aufgaben aus dem Plan. Das Lean Project Management basiert also praktisch auf direkten Absprachen mit den Kunden. Außerdem setzt es überwiegend auf interdisziplinäre Teams. So arbeiten z. B. während der Software-Entwicklung IT-Experten, Designer und Marketingverantwortliche Seite an Seite.

Wesentliches Merkmal des Lean Project Managements ist außerdem, dass die Laufzeiten eines Projekts so kurz wie möglich gehalten werden. Daher wird jede Aktivität fortlaufend auf ihre Relevanz für den Kunden und das Projektergebnis überprüft. Erweist sich eine Aktivität als wenig ergebnisrelevant, schiebt man sie in der Priorität nach hinten oder streicht sie ganz aus dem Projektplan.

Projektmanagement, das sich dieser Methode bedient, erfordert flexibles Handeln. Denn Aufgaben werden stets neu verhandelt und an aktuelle Erfordernisse angepasst. So lassen sich Tasks schnell anderweitig vergeben, wenn ein Projektmitarbeiter mit einer Aufgabe zu stark beansprucht ist. Um Verzögerungen zu vermeiden, erhält er alternativ Verstärkung durch andere, weniger stark ausgelastete Beschäftigte.

Auch beim Lean Project Management handelt es sich um eine agile Methode, die auf Eigenverantwortlichkeit und Transparenz setzt. Der Projektmanager delegiert Aufgaben und ist für die Effizienz- und Qualitätskontrolle verantwortlich, bezieht aber alle Beteiligten in Entscheidungsprozesse mit ein. Das gesamte Projektmanagement folgt dem Bottom-up-Prinzip. Das erlaubt flache Hierarchien und stellt sicher, dass Mitarbeiter Probleme zeitnah ihren Führungskräften mitteilen, damit gemeinsam geeignete Lösungen gefunden werden.

Vor- und Nachteile von Lean Project Management

Wegen seiner Ergebnis- und Kundenorientierung eignet sich die Lean-Methode vor allem für verschiedenste Arten von Dienstleistern im privaten Sektor. Für Projekte, die eine ausführliche Dokumentation erfordern – die viel Zeit kostet, ohne das Ergebnis wesentlich zu beeinflussen –, ist sie allerdings weniger geeignet. Das betrifft beispielsweise Projekte für den öffentlichen Dienst und Vorhaben, bei denen man seine Budgetnutzung Dritten gegenüber rechtfertigen muss. Außerdem müssen die Projektmanager über reichlich Fachkompetenz verfügen, damit sie höchstmögliche Effizienz erreichen können, ohne dass dabei Kundenwünsche auf der Strecke bleiben.

Das Lean Project Management bietet Unternehmen folgende Vorteile:

  • Effizienz: Die Verschlankung von Prozessen spart Kosten und andere Ressourcen.
  • Verkürzte Prozesse: Das erlaubt rasche Ergebnisse und zeitnahe Rückmeldungen. Da die einzelnen Arbeitsschritte beständig auf ihre Effizienz hin überprüft werden, lässt sich die Projektarbeit im Unternehmen kontinuierlich verbessern.
  • Bottom-up-Prinzip: Dadurch, dass die Problemlösung mit allen Mitarbeitern besprochen wird und der Projektleiter eher als Motivator und Vermittler fungiert denn als autoritärer Anführer, steigt in den meisten Fällen die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.
  • Effizienz bei hohen Qualitätsstandards: Da die Kundenbedürfnisse stets berücksichtigt werden, gerät die Qualität der Dienstleistung bzw. des Produkts nie aus dem Blick. Das erhöht die Zufriedenheit des Kunden ebenso wie jener Mitarbeiter, die sich mit dem Projekt identifizieren.

Allerdings gab es in der Vergangenheit auch Kritik an dieser Art des Projektmanagements. Zu den oft kritisierten Nachteilen zählen beispielsweise die folgenden:

  • Das ständige Streben nach Zeit- und Kosteneffizienz setzt Mitarbeiter unter Druck, worunter Motivation und Kreativität leiden können. Sind die notwendigen Ressourcen sehr knapp kalkuliert und treten Probleme auf, kommt es schnell zu Engpässen.
  • Das Verschlanken von Prozessen bei gleichzeitig hohen Qualitätsanforderungen fordert hochkompetente und durchsetzungsfähige Projektmanager. Mitarbeiter agieren zwar relativ autonom, jedoch fungiert der Projektmanager als wichtiges Bindeglied. Trifft er Fehlentscheidungen, leidet schnell der gesamte Projektfortschritt darunter.
  • Die starke Konzentration auf schnell sichtbare Ergebnisse und aktuelle Anforderungen birgt das Risiko, dass das große Ganze aus dem Blick gerät.

Projektstrukturplanung

Hierarchische Gliederung von Aufgaben

Ein Projektstrukturplan bietet eine Übersicht über sämtliche Aufgaben, die notwendig sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. In ihm werden große Aufgabenbereiche in immer kleinere Einheiten aufgeteilt und nach hierarchischem Prinzip angeordnet. Dabei kann man entweder vom Ganzen ins Detail gehen (deduktive Herangehensweise) oder umgekehrt von der Feinplanung zur Grobplanung (induktives Vorgehen). Letztgenanntes Vorgehen eignet sich vornehmlich für sehr innovative Projekte, bei denen man kaum auf Vorerfahrungen zurückgreifen kann. Aus der ersten Bestandsaufnahme kleinerer Arbeitsschritte soll sich dann praktisch ergeben, wie diese zu einem größeren Aufgabenbereich zugeordnet werden können. Nachfolgend klärt man, welche Personen bzw. welche Abteilungen für diesen Bereich verantwortlich sind.

Die oberen Systemebenen bilden sehr umfassende Aufgabenbereiche ab; bei einer Firma, die einen Standortwechsel plant, könnten dies beispielsweise Umzugsvorbereitung und -durchführung sein. Die ihnen untergeordnete Teilaufgabenebene umfasst deutlich kleinere Aufgabengebiete; im Fall eines Büroumzugs wären dies beispielsweise das Einpacken und der Transport. Noch kleinteiliger wird es auf der Ebene der Arbeitspakete: So sind Endreinigung des alten Büros, Ummeldungen sowie Aufbau von Möbeln und der EDV-Struktur kleinere, aber für Vorbereitung und Durchführung eines Umzugs zwingend notwendige Aufgaben. Die Hauptsache ist, dass diese Arbeitseinheiten von den einzelnen Mitarbeitern bzw. Arbeitsgruppen problemlos zu bewältigen sind.

Die hierarchische Gliederung kann unterschiedlichen Prinzipien folgen:

  • Phasenorientierte Gliederung: Die Aufteilung und Anordnung der Aufgaben erfolgt entsprechend der zeitlichen Abfolge.
  • Funktionsorientierte Gliederung: Hierbei werden die Aufgaben bestimmten beteiligten Organisationseinheiten aufgrund ihrer Funktion zugewiesen. Bei einem Software-Projekt ist beispielsweise eine Untergliederung in Entwicklung, Grafikdesign und PR denkbar.
  • Objektorientierte Gliederung: Diese Gliederung eignet sich besonders gut für Projekte, in deren Rahmen an einem Produkt gearbeitet wird, das sich aus unterschiedlichen Bestandteilen zusammensetzt. So ist bei einem Bauprojekt die Unterteilung in Fundament, Erdgeschoss und Keller sinnvoll.

Diese Methode des Projektmanagements arbeitet mit einer grafischen Baumstruktur. In dieser werden die einzelnen Einheiten über eine Linie mit der nächsthöheren Einheit verbunden.

Bei welchen Vorhaben hilft Ihnen ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan eignet sich im Gegensatz zu einigen der zuvor vorgestellten Methoden auch für komplexere Vorhaben. Da in ihm sämtliche Arbeitsschritte aufgeführt sind, trägt er dazu bei, dass kein wesentlicher Baustein des Projekts vergessen wird. Um bei Großprojekten die Übersicht über die vielen kleinteiligen Aufgabeneinheiten zu erleichtern, arbeiten viele in ihren Projektstrukturplänen auch mit Nummerierungen oder farblichen Markierungen.

Die Darstellung von Grob- und Feinplanung erlaubt eine übersichtliche und leicht verständliche Visualisierung des Projektvorhabens. Das erleichtert die Übersicht, und jedem Beteiligten ist mit einem Blick klar, wer mit welchen Aufgaben betraut ist. Für eine wirklich umfassende Projektplanung reicht der Strukturplan allein allerdings in der Regel nicht aus.

Vor- und Nachteile der Projektstrukturplanung

Der Projektstrukturplan bietet folgende Vorzüge:

  • Übersichtliche Darstellung aller Aufgaben: Der Projektstrukturplan visualisiert sämtliche Arbeitsschritte in einer anschaulichen Baumstruktur.
  • Gute Strukturierung durch hierarchische Anordnung: Die Unterteilung in verschiedene Ebenen schafft Ordnung. Der Projektstrukturplan bildet Grob- wie Feinplanung gleichermaßen gut ab.
  • Überblick über Priorität und Verantwortlichkeiten: Anhand des Plans lässt sich auch die Zeitstruktur nachvollziehen, sodass schnell ersichtlich ist, welche Aufgaben welche Priorität haben. Darüber hinaus lässt sich in dem Strukturplan problemlos vermerken, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung für welche Aufgabe zuständig ist.

Abhängig vom jeweiligen Projekt gibt es aber auch Nachteile oder die typischen Stärken des Projektstrukturplans kommen nicht zum Tragen:

  • Abnehmende Übersichtlichkeit bei komplexen Projekten: Bei komplexen und langwierigen Projekten kann die Aufteilung in viele kleine Schritte zu kaum noch überschaubaren Riesendiagrammen führen.
  • Keine Flexibilität: Eingeplante Zeitpuffer mindern Risiken ab, falls Aufgaben zu spät bewältigt werden. Solche Zeitpuffer lassen sich mit einem Projektstrukturplan allerdings gar nicht darstellen.

Meilensteintrendanalyse

Was ist eine Meilensteintrendanalyse?

Lässt sich der Zeitplan noch einhalten? Sind Sie bereits in Verzug geraten? Müssen Sie bestimmte Termine verschieben oder lassen sich durch schnelle Maßnahmen Verzögerungen wieder ausgleichen? Die Meilensteintrendanalyse dient dazu, zeitliche Abläufe zu kontrollieren und solche Fragen zu beantworten. In der Regel wird jedes Projekt mit einem bestimmten Endtermin geplant. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte es abgeschlossen sein, damit der Budgetrahmen eingehalten wird und der Kunde rechtzeitig ein Ergebnis sehen kann. Zur besseren Planung ist es hilfreich, größere Projekte in mehrere Phasen einzuteilen. So bemerkt man bereits frühzeitig, wenn bestimmte Arbeiten sich verzögern.

Zu diesem Zweck legt man sogenannte Meilensteine fest. Für jeden Meilenstein definiert man ein Ziel und legt dann einen Termin fest, zu dem dieses Ziel erreicht werden muss. Es kann allerdings zahlreiche Gründe geben, warum ein Meilenstein nicht rechtzeitig abgeschlossen wird, beispielsweise einen Lieferengpass oder einen krankheitsbedingten Ausfall von Mitarbeitern. Da viele Aufgabenbereiche aufeinander aufbauen, besteht die Gefahr, dass solche einzelnen Verzögerungen den Projektabschluss insgesamt gefährden.

Diese Methode des Projektmanagements dient vor allem der Kontrolle, wie groß das Risiko einer Projektverzögerung ist. Idealerweise kalkulieren Sie bei der Aufgaben- und Zeitplanung kleinere Puffer für häufige Störfaktoren ein, statt vom Idealverlauf auszugehen.

Durch eine Meilensteintrendanalyse können Sie Engpässe rechtzeitig erkennen und frühestmöglich Maßnahmen einleiten, um doch noch einen Terminabschluss zu gewährleisten. Und falls das nicht möglich ist, sorgt die Analyse zumindest dafür, dass Sie die Beteiligten schon weit vor dem angestrebten Projektende über zeitliche Verzögerungen informieren können. Nach Projektabschluss erleichtert die Meilensteintrendanalyse zudem die Gesamtevaluation. Kam es zu Verzögerungen, lässt sich überprüfen, wo der Fehler bei der Planung lag, und daraus für künftige Projekte lernen.

Wie funktioniert die Meilensteintrendanalyse?

Die Meilensteintrendanalyse nutzt in der Regel Verlaufsdiagramme, die den Projektfortschritt visualisieren. Für jeden Meilenstein wird ein Termin festgelegt, an dem er erreicht werden soll. Um zu gewährleisten, dass der Zeitrahmen eingehalten wird, setzt man außerdem mehrere Berichtzeitpunkte fest. So ist den Beteiligten direkt ersichtlich, in welchen Abständen der Projektfortschritt kontrolliert wird. Dies kann einmal pro Monat, alle zwei Wochen oder in kürzeren Abständen erfolgen.

Besonders gut eignet sich ein Liniendiagramm zur Darstellung des Projektverlaufs: Auf der X-Achse trägt man die Berichtzeiträume ein und auf der Y-Achse die Meilensteintermine. Verbindet man die entsprechenden Punkte miteinander, ergibt sich eine Verlaufslinie, anhand derer man den Projektfortschritt ablesen kann:

  • Horizontaler Verlauf: Er bedeutet, dass der Meilenstein pünktlich abgeschlossen wird.
  • Fallende Linie: Sie zeigt an, dass Projektabschnitte früher erreicht werden. Ein stark abfallender Verlauf deutet auf einen unnötig großen Zeitpuffer hin.
  • Steigende Linie: Sie weist auf Verzögerungen hin. Besteht nur ein leichter Verzug, kann man ihn dann durch Gegenmaßnahmen ausgleichen. Bei einem starken Abfall über mehrere Berichtzeiträume hinweg sollten Sie den geplanten Projektabschlusstermin korrigieren und von einem späteren Termin ausgehen.
  • Zickzacklinie: Wurden einige Termine früher als geplant, andere zu spät erreicht, ergibt sich dieser Verlauf. Der Abschluss ist dann nicht zwingend gefährdet, aber solch eine Zickzacklinie ist ein Hinweis, dass es entweder bei der Kalkulation oder bei den Arbeitsprozessen Unstimmigkeiten gab. Sie sollten dann beides genauer analysieren, um Planung oder Prozesse bis zum nächsten Projekt zu optimieren.

Sie müssen sich auch im Vorfeld überlegen, wie die regelmäßigen Berichte erfolgen sollen: Ein Meeting bzw. eine Telefonkonferenz mit sämtlichen Projektbeteiligten oder den für einen Meilenstein verantwortlichen Personen sorgt in der Regel schnell dafür, dass alle Verantwortlichen über den Stand der Dinge informiert sind. Hilfreich ist eine Bestandsaufnahme erledigter und noch ausstehender Aufgaben. Gab es Verzögerungen, sollte auch eine Problemanalyse stattfinden.

Vor- und Nachteile der Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse beschränkt sich auf einen einzelnen, aber sehr wichtigen Aspekt der Projektarbeit: die Terminüberwachung. Wird eine bestimmte Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt, wird das durch die Meilensteintrendanalyse sofort deutlich. Zudem erleichtert diese Methode die anschließende Evaluation. Sie eignet sich gleichermaßen für kleine und große Projekte. Allerdings funktioniert die Meilensteintrendanalyse nur dann, wenn die verantwortlichen Mitarbeiter während der Besprechungen und in ihren Zwischenberichten realistische Einschätzungen abliefern.

Die Vorteile der Meilensteintrendanalyse sind:

  • Einfachheit der Methode: Die Analyse ist leicht umsetzbar und dennoch überaus nützlich.
  • Übersichtliche Darstellung: Das Liniendiagramm bildet die zeitliche Struktur gut ab und lässt sich auch ohne Vorkenntnisse schnell und exakt interpretieren.
  • Einfache Kontrolle und Evaluation: Die Meilensteintrendanalyse überwacht nicht nur den Status, sondern gewährt auch in der Nachbetrachtung wertvolle Rückschlüsse über den Workflow.

Einfachheit und thematische Konzentration der Meilensteintrendanalyse sind jedoch nicht nur Vorteile, sondern sorgen auch dafür, dass diese Methode vieles nicht erfasst:

  • Die Methode beschränkt sich auf einen Soll-Ist-Vergleich des Aufgabenstatus, berücksichtigt jedoch nicht, inwiefern Aufgabenbereiche voneinander abhängen.
  • Mitunter werden Problembereiche erst im späteren Verlauf ersichtlich.

Netzplantechnik

Zeitstruktur und Aufgabenbeziehungen in einem Netz darstellen

Ein Netzplan dient ebenfalls der Terminplanung und -kontrolle. Im Vergleich zur Meilensteintrendanalyse bildet der Netzplan jedoch weitaus komplexere Zeitstrukturen ab und erlaubt eine dynamischere Herangehensweise.

Sogenannte Vorgangsknoten, die meistens als Kästchen dargestellt werden, bilden das wichtigste Element eines Netzplans. Sie beinhalten sowohl Informationen über die Dauer eines Arbeitspakets oder einzelner Aufgaben als auch über die frühest- und spätestmöglichen Beginn- und Endzeitpunkte sowie über Zeitpuffer.

Mit einem Netzplan stellen Mitarbeiter nicht nur Dauer und Reihenfolge einzelner Aufgabenbereiche grafisch dar, sondern auch Abhängigkeitsbeziehungen, Zeitpuffer und kritische Projektphasen.

Abhängigkeitsbeziehungen

Der Netzplan visualisiert logische Abläufe und zeigt, welche Aufgaben aufeinander aufbauen. Das ist insbesondere von Vorteil, wenn ein Projekt auf die Zuarbeit vieler Mitarbeiter oder externer Dienstleister angewiesen ist und kleinteilige Vorgänge erfordert. Ein Netzplan zeigt vorangehende und nachfolgende Aufgaben auf, deren Bearbeitungsphasen sich aber auch überlappen können. Die jeweilige Anordnung sowie Pfeile spiegeln das Abhängigkeitsverhältnis wider.

Zeitpuffer

Ein Netzplan bildet außerdem Zeitreserven ab. Ein sogenannter Gesamtpuffer verdeutlicht, inwieweit sich eine Aufgabe verschieben lässt, ohne den spätestmöglichen Beginn der nachfolgenden Aufgabe zu gefährden. Der freie Puffer zeigt hingegen an, wie viel Puffer noch bleibt, um den frühestmöglichen Beginn zu erreichen. Jeder Puffer wird mit genauen Zeitangaben versehen, z. B. „5 Tage“.

Kritischer Pfad

Es gibt Projektphasen, die zügig abgeschlossen werden müssen und keine Zeitreserven erlauben. Weil bei ihnen der Gesamtpuffer 0 Tage beträgt, stellen sie ein Risiko dar. Da ein späterer Abschluss solcher Projektphasen den angestrebten Endtermin gefährdet, bedürfen sie besonderer Aufmerksamkeit.

Vor- und Nachteile des Netzplans

Die Methode des Netzplans vereinfacht das Projektmanagement in vielerlei Hinsicht. Da sie eine detaillierte Zeitplanung ermöglicht, erleichtert sie bei komplexen Vorhaben die Organisation. Allerdings ist es mit erheblichem Aufwand verbunden, Puffer sowie Anfangs- und Endzeitpunkte festzulegen und die Aufgabenverknüpfungen darzustellen. Dies setzt eine gute Kenntnis der Rahmenbedingungen voraus. Deshalb eignet sich für kleinere Projekte die Meilensteintrendanalyse mitunter besser. Zudem kann der Netzplan schnell unübersichtlich werden, wenn viele Aufgaben voneinander abhängig sind und daher verknüpft werden müssen.

Dafür besitzt die Methode viele Vorzüge:

  • Die Projektgesamtdauer lässt sich realistisch einschätzen.
  • Sie teilt ein Projekt nicht nur in aufeinanderfolgende Phasen ein, sondern bildet auch Zusammenhänge ab.
  • Die Darstellung von Puffern ermöglicht eine bessere Kapazitätenplanung.
  • Potenziale zur Zeiteinsparung lassen sich anhand der freien Puffer schnell erkennen.
  • Risiken erkennen die Mitarbeiter durch die kritischen Pfade und daran, dass der Gesamtpuffer aufgebraucht ist.
  • Dank der dynamischen Struktur sind Abläufe besser modellierbar.

Projektmanagement: Methoden im Vergleich

  Kanban Lean Project Management Projektstrukturplan Meilensteintrendanalyse Netzplan
Funktionen Visualisierungsstrategie mit haptischen Mitteln, Überwachung des Aufgabenstatus Konzept für mehr Effizienz und Kundenorientierung Übersicht über sämtliche Aufgaben, Visualisierungsmittel (Baumstruktur), Gliederung nach hierarchischem Prinzip Kontrolle und Evaluation zeitlicher Abläufe, Visualisierung der Zeitplanung Präzise Terminplanung und -kontrolle, Visualisierung über Netzplan verdeutlicht Aufgabenbeziehungen
Vorteile Übersichtliche Darstellung mit Karten, Projektablauf leicht verständlich, einfache Aktualisierung des Projektstands, gleichzeitige Abbildung von zeitlicher Abfolge, Aufgaben und Bearbeitungsstatus, Begrenzung auf wenige Aufgaben hält Prozesse schlank Besonders gut für Kundenaufträge geeignet, Effizienz aufgrund starker Ergebnisorientierung, Sicherung hoher Qualitätsstandards Visualisierung auf drei verschiedenen Ebenen, übersichtliche Darstellung von Grob- und Feinplanung, Darstellung zeitlicher Abfolgen und Zuständigkeiten Erlaubt, rechtzeitig zeitliche Verzögerungen zu erkennen, Arbeit mit Zeitpuffern verschafft mehr Spielraum, übersichtliche Darstellung für bessere Kontrolle Berücksichtigt Abhängigkeiten, Darstellung komplexer Zeitstrukturen, realistische Einschätzung von Zeitreserven, Darstellung kritischer Projektabschnitte
Nachteile Nicht für kleinteilige und komplexe Projekte geeignet, weniger Kontrollmöglichkeiten Keine Visualisierung, hoher Zeitdruck Weniger gut modellierbar als z. B. Netzplan, bei komplexen Projekten mitunter zu kleinteilig Setzt bereits eine Aufgaben- und Zeitplanung voraus, berücksichtigt keine Abhängigkeiten der Aufgabenbereiche Bei komplexen Projekten unübersichtlich, aufgrund der Vielschichtigkeit der zeitlichen Struktur aufwendig