Betriebsprüfung: Was Sie über die Außenprüfung wissen müssen

Mehrere Milliarden Euro verdient der Staat jährlich durch Außenprüfungen der Finanzämter. Folglich ist es kaum verwunderlich, dass es die Prüfer bei dieser Kontrolle der Steuerzahler – die vielen auch als Betriebsprüfung bekannt sein dürfte – sehr genau nehmen. Ausgenommen von der Inspektion ist dabei grundsätzlich niemand, ob Gewerbetreibender oder Freiberufler. Sogar in Privathaushalten können Finanzämter prinzipiell eine Prüfung anordnen, wenn sie den Eindruck gewinnen, dass ein Steuerzahler bei der Buchführung und Steuererklärung nicht die erforderliche Sorgfalt aufgebracht hat.

Kommt es tatsächlich zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, muss man deswegen keineswegs in Panik verfallen: Nutzen Sie stattdessen die Zeit nach der Anmeldung der Inspektion, um sich möglichst gut auf diese vorzubereiten – beispielsweise, indem Sie sich über die Grundfunktion und das generelle Prozedere informieren. Mit diesem Wissen können Sie dann eine optimale Ausgangslage für die anstehende Betriebsprüfung schaffen. Das beruhigt nicht nur die eigenen Nerven, sondern vereinfacht auch die Arbeit des Prüfers erheblich und beschleunigt damit die Außenprüfung.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Finanzämter haben die Möglichkeit, die Buchführung steuerzahlender Personen und Firmen auch abseits von Steuererklärung und Jahresabschluss zu kontrollieren. Dies geschieht in Form angemeldeter Besuche vor Ort – also im Unternehmen oder in den eigenen vier Wänden. Klassischerweise bezeichnet man diese Art der Kontrollbesuche als Außenprüfung. Da die Wahl der Finanzämter hierbei jedoch hauptsächlich auf Unternehmen fällt, ist der Begriff Betriebsprüfung wesentlich geläufiger, auch wenn dieser Begriff den falschen Eindruck erweckt, für Privathaushalte sei solch eine Nachkontrolle ausgeschlossen.

Hinweis

Eine Außen- bzw. Betriebsprüfung kann auch komplett in elektronischer Form ablaufen. In diesem Fall verlangt der Prüfer des zuständigen Finanzamts lediglich Einsicht in die digitalen Daten der Buchführung.

Betriebsprüfungen muss das Finanzamt immer ankündigen, weshalb die Betroffenen zunächst schriftlich oder telefonisch über die geplante Inspektion und den Termin der Durchführung informiert werden. Gemäß Paragraph 196 der Abgabenordnung (AO) ist zudem der „Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich oder elektronisch zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbelehrung“ mitzuteilen. In dieser Anordnung erfahren Sie zum Beispiel, welche Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien oder Zulagen eigentlich überprüft werden sollen oder welcher Prüfungszeitraum (typischerweise drei Jahre) angesetzt wird. Das Finanzamt kann Sie außerdem bereits darüber in Kenntnis setzen, welcher Steuerprüfer die Betriebsprüfung durchführt. Allerdings handelt es sich dabei nicht um eine Pflichtangabe.

Definition

Bei der Betriebsprüfung (auch als Außenprüfung im Bereich des Steuerrechts bekannt) handelt es sich um eine tiefgehende Inspektion und Kontrolle steuerlich relevanter Sachverhalte. Zuständig für die Veranlassung und Durchführung einer Betriebsprüfung ist das Finanzamt, das auch für die Veranlagung der Ertragsteuern betroffener Personen bzw. Unternehmen verantwortlich ist. Ziel der Außenprüfung ist es, die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.

Warum und wann kommt es zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt?

Wer in Deutschland sein Geld verdient, muss Steuern zahlen. Damit dieser Pflicht nachgekommen wird, unterliegen sämtliche steuerrelevanten Sachverhalte der Kontrolle von über 600 Finanzämtern. Das erforderliche Material für diese Kontrolle übergibt man dem jeweils zuständigen Amt in Form der jährlichen Steuererklärung, die jedoch nicht immer dem kritischen Blick des Prüfers standhält bzw. nicht immer eine klare Bewertung der Steuerverhältnisse ermöglicht. Mit der Außenprüfung wurde daher ein Verfahren entwickelt, das in solchen Fällen eingesetzt werden kann, um Klarheit in die Steuerangelegenheiten der Betroffenen zu bringen.

Fakt

2017 waren in Deutschland 13.651 Steuerprüfer im Einsatz, die 188.826 der 7.816.301 in der Betriebskartei der Finanzämter erfassten Betrieben kontrolliert haben. Das entspricht einer Prüfungsquote von 2,4 Prozent. Dabei konnte ein Mehrergebnis von rund 17,5 Milliarden Euro erzielt werden, wobei 13,8 Milliarden Euro auf die Betriebsprüfung von Großunternehmen fiel. Diese und weitere Zahlen finden Sie im offiziellen Bericht des Bundesfinanzministeriums aus dem November 2018).

Wie bereits erwähnt, kann eine Prüfung grundsätzlich auf jeden zukommen, ob Privatperson, Gewerbetreibender oder Freiberufler. Beim Großteil der Kontrollen handelt es sich aber um Prüfungen in Unternehmen, wobei die Faustregel gilt: Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist die Betriebsprüfung. 2017 kam es beispielsweise bei mehr als jedem fünften Großbetrieb, aber durchschnittlich nur bei einem von hundert Kleinstbetrieben zur Prüfung. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit und Häufigkeit einer Betriebsprüfung erhöhen:

  • Steuererklärung ist nicht plausibel
  • Steuererklärung wird häufig zu spät eingereicht
  • Steuern werden regelmäßig verspätet gezahlt
  • Gewinne schwanken stark von Jahr zu Jahr
  • Umsatz bzw. Gewinne sind untypisch für die Unternehmensgröße
  • unverhältnismäßig niedrige Lohnkosten
  • eine frühere Prüfung hatte erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge

Die Eckdaten einer Betriebsprüfung im Überblick: Ablauf, Dauer etc.

Betriebsprüfungen lassen sich grob in drei Phasen aufteilen:

1) Prüfungsanmeldung und Prüfungsanordnung

An erster Stelle steht die Anmeldung der Prüfung durch das Finanzamt. Sie werden in ihr über die anstehende Prüfung und den Ort, an dem diese stattfinden soll, in Kenntnis gesetzt. Im Allgemeinen findet die Prüfung in den Räumlichkeiten des betroffenen Betriebs bzw. seines Steuerberaters statt. Können Sie dem Prüfer aber beispielsweise keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, ist die Durchführung der Betriebsprüfung auch im Finanzamt möglich. Sie erhalten außerdem einen Termin für den Beginn, den Sie aber in Absprache mit dem Finanzamt verschieben können, wenn zu dieser Zeit Ihr Buchhalter bzw. Steuerberater im Urlaub ist oder Sie beispielsweise mit der Abwicklung eines Großauftrags beschäftigt sind.

Spätestens zwei Wochen vor Beginn der Prüfung muss das Finanzamt Ihnen dann die Prüfungsanordnung zukommen lassen, in der unter anderem auch der für die Betriebsprüfung relevante Zeitraum definiert wird. In der Regel umfasst dieser nicht mehr als drei zusammenhängendeBesteuerungszeiträume. In manchen Fällen kann der Prüfungszeitraum jedoch auch mehr als drei Jahre betragen – beispielsweise bei Verdacht auf eine Ordnungswidrigkeit oder Straftat. Die Anordnung verrät Ihnen außerdem, welche Steuern der Prüfer bei seinem Aufenthalt kontrollieren möchte, sodass Sie entsprechende Unterlagen bereits im Vorfeld zusammensuchen und ordnen können.

Hinweis

Bis zum Zeitpunkt der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung können Steuersünder eine strafbefreiende Selbstanzeige stellen. Gemäß Paragraph 371 Abs. 2 der Abgabenordnung entfällt die Strafbefreiung mit der Unterrichtung über die geprüften steuerrelevanten Sachverhalte.

2) Durchführung der Betriebsprüfung

Die zweite Phase ist die eigentliche Durchführung der Betriebsprüfung. Diese findet am vereinbarten Ort während der üblichen Geschäftszeiten statt. Sie sind dazu verpflichtet, dem Steuerprüfer Zugang zu Ihren Betriebsräumen bzw. Ihrem Grundstück zu gewähren. Üblicherweise besichtigt der Prüfer vor Beginn der eigentlichen Prüfung zunächst Ihren Betrieb, unabhängig davon, ob die Prüfung bei Ihnen, Ihrem Steuerberater oder im Finanzamt stattfindet.

Sie müssen dem Prüfer für den gesamten Zeitraum der Betriebsprüfung eine oder mehrere Ansprechpersonen an die Seite zu stellen. An diese kann sich der Prüfer wenden, wenn er Rückfragen hat oder bestimmte Bücher, Geschäftspapiere oder weitere Dokumente aus der Buchhaltung einsehen möchte. Rechtsgrundlage für diese Mitwirkungspflichten ist Paragraph 200 der Abgabenordnung. Die Dauer der Betriebsüberprüfung kann – je nach Unternehmensgröße und Umfang der Unterlagen – sehr stark variieren: Von ein bis zwei Werktagen bis hin zu mehreren Wochen ist grundsätzlich alles möglich.

Hinweis

Es ist wichtig, dass Sie den Aufforderungen zur Mitwirkung so schnell wie möglich nachkommen. Andernfalls hat der Prüfer nach Paragraph 146 Absatz 2b der Abgabenordnung die Möglichkeit, Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug zu kürzen oder gar ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 Euro bis maximal 250.000 Euro festzusetzen. Stellt der Prüfer im Rahmen der Betriebsprüfung aussagekräftige Anhaltspunkte für eine Straftat fest, erstattet er unverzüglich Bericht an die zuständige Stelle.

3) Schlussbesprechung

Die abschließende Phase der Betriebsprüfung ist die Schlussbesprechung. An dieser nimmt neben dem Steuerprüfer oftmals auch der Sachgebietsleiter des betreffenden Finanzamts teil. Für eine optimale Vorbereitung auf diese Besprechung sollten Sie den Prüfer um eine schriftliche Mitteilung bitten, in der er seine Feststellungen inklusive der Angabe entsprechender Fundstellen sowie die Höhe der Steuernachzahlungen aufführt. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, der ebenfalls an der Schlussbesprechung teilnehmen sollte, können Sie den Ablauf der Besprechung so im Vorhinein durchgehen und Argumente gegen unvorteilhafte Feststellungen ausarbeiten.

Hinweis

Bleiben die Besteuerungsgrundlagen unverändert oder verzichten Sie auf die Schlussbesprechung, muss diese nicht stattfinden.

Die wichtigsten Eckdaten der Betriebsprüfung im tabellarischen Überblick:

Wer führt die Betriebsprüfung durch? Das zuständige Finanzamt
Wann beginnt die Betriebsprüfung? Zwei Wochen nach Erhalt der Prüfungsanordnung
Wo findet die Betriebsprüfung statt? In den Räumen des Steuerzahlers (Unternehmen, Zuhause), bei dessen Steuerberater oder in begründeten Fällen im Finanzamt
Wie lange dauert die Betriebsprüfung? Zwischen ein und zwei Tage (bei Kleinbetrieben) bzw. bis zu einigen Wochen (bei Großbetrieben)
Welchen Zeitraum umfasst die Betriebsprüfung? Standardmäßig drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume
Mit welcher Häufigkeit ist mit einer Betriebsprüfung zu rechnen? Die Häufigkeit ist unter anderem abhängig von der Unternehmensgröße und der Absatz- bzw. Gewinnhöhe
Welche Steuern dürfen geprüft werden? Körperschaftsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Vorsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Bauabzugsteuer
Welche Pflichten hat der geprüfte Steuerzahler? Mitwirkungspflicht: Zugang zu angeforderten Unterlagen gewähren, Fragen zu unklaren Sachverhalten bzw. Aufzeichnungen beantworten etc.
Hinweis

Die ordnungsgemäße Abführung der Lohnsteuer für Angestellte, Beschäftigte im Übergangsbereich und Minijobber wird in einer eigenen Lohnsteuer-Außenprüfung überprüft

„Zeitnahe Betriebsprüfung“ nach Paragraph 4a der Betriebsprüfungsordnung (BpO)

Als Basis für die Durchführung der Betriebsprüfung gilt für das Finanzamt seit 2000 die sogenannte Betriebsprüfungsordnung (BpO). Diese wurde letztmalig im Jahr 2011 überarbeitet, wobei unter anderem eine bundesweite Regelung für die sogenannte „zeitnahe Betriebsprüfung“ getroffen wurde. So können Finanzbehörden Steuerpflichtige nach Paragraph 4a jederzeit für eine zeitnahe Prüfung auswählen, die einen Zeitraum von einem oder mehreren gegenwartsnahen Besteuerungszeiträumen umfasst. Grundlage für diese Art der Betriebsprüfung sind die Steuererklärungen dieser Zeiträume.

Worauf achten Steuerprüfer besonders?

Eine der wichtigsten Grundregeln, die Sie auch hinsichtlich einer möglichen Außenprüfung immer beachten sollten, ist, dass Sie Ihre Buchführung stets rechtlich auf dem neuesten Stand halten müssen. Gab es innerhalb des in der Betriebsprüfung untersuchten Zeitraums Gesetzesänderungen, wird Ihr Prüfer in jedem Fall überprüfen, ob Sie diese Änderungen in Ihrer Buchführung bzw. Steuererklärung sofort umgesetzt haben. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Punkten, die von Prüfern für gewöhnlich ebenfalls sehr kritisch beäugt werden:

Verträge mit Familienangehörigen

Darlehens-, Gesellschafts-, Miet- und vor allem Arbeitsverträge mit Ehegatten, Kindern oder anderen Familienangehörigen stehen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt in jedem Fall im Fokus. Dabei geht es in erster Linie darum, ob die Vertragskonditionen angemessen und formal in Ordnung sind. Überprüft wird also beispielsweise, ob die Gehälter, Gewinnanteile, Zinsen, Mitspracherechte oder Mieten im üblichen Rahmen liegen oder ob ein krasses Missverhältnis zu Verträgen anderer Mitarbeiter bzw. Geschäftspartner besteht. Zudem wird der Prüfer sich versichern, dass Familienangehörige nicht nur zum Schein beschäftigt sind, indem er kontrolliert, ob ein Arbeitsplatz vorhanden ist und ob der Lohn nachweisbar gezahlt wurde (Überweisungsbelege).

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Fahrtkosten

Kosten, die durch betrieblich veranlasste Fahrten mit dem Privatfahrzeug bzw. Dienstwagen entstehen und als Fahrtkosten von der Steuer abgesetzt werden, werden ebenfalls sehr genau beäugt. Führen Sie ein Fahrtenbuch, ist dessen Kontrolle im Rahmen der Außen- bzw. Betriebsprüfung sehr wahrscheinlich. Stößt der Prüfer dabei auf Ungereimtheiten, Nachlässigkeiten oder gar Fehler, müssen Sie damit rechnen, dass das komplette Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. Dann wird die häufig ungünstigere Ein-Prozent-Regelung im Nachhinein angewandt, was mit deutlichen Nachzahlungen verknüpft ist.

Es wird auch nachgeforscht, ob Dienstwagen tatsächlich nur betrieblich oder auch unerlaubterweise privat genutzt wurden. Bei Verstößen drohen auch hier Mehrsteuern – in diesem Fall für Privatfahrten (ebenfalls nach der Ein-Prozent-Regelung).

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Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen dürfen im Gegensatz zu ordnungsgemäßen Rechnungen wesentlich weniger Angaben vorweisen. Stellen Sie also Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro aus, genügen Pflichtangaben wie Name und Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Dienstleistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Gleiches gilt im Umkehrschluss auch für Kleinbetragsrechnungen, die Sie erhalten. Bei der Betriebsprüfung schaut sich das Finanzamt gerne solche Zahlungen an, bei denen die Kleinbetragsgrenze knapp überschritten wurde. Findet es dabei Belege, die nicht korrekt sind, streicht es für diese unter Umständen die Vorsteuer.

Anhaltende Verluste (Liebhaberei)

Wenn Sie in mehreren aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Verluste eingefahren haben, sorgt dies unwiderruflich für Argwohn auf Seiten des Finanzamts. Schnell liegt die Vermutung nahe, dass Sie keinerlei Gewinnerzielungsabsicht haben, sondern dass es sich lediglich um eine Liebhaberei-Tätigkeit handelt (also eine Tätigkeit, die primär aus persönlichen Gründen oder aufgrund persönlicher Neigungen betrieben wird). Haben Sie in einem solchen Fall keinen adäquaten Businessplan parat, aus dem hervorgeht, dass Sie in naher Zukunft Gewinne erzielen werden, könnte Ihnen das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streichen.

Abweichungen zwischen Angeboten und Rechnungen

Auch auf Ungereimtheiten zwischen Angeboten und den späteren Rechnungen achten Steuerprüfer mitunter sehr genau. Sind hier beispielsweise Rechnungsbeträge wesentlich geringer als die im Angebot deklarierten Summen, kommt schnell der Verdacht der Schwarzarbeit auf. Den Grund für etwaige Differenzen sollten Sie gut erklären können – am besten durch Unterlagen wie zum Beispiel Schriftverkehr (Post, E-Mail) mit dem jeweiligen Geschäftspartner. Erhärtet sich der Verdacht, drohen sozialversicherungs- und steuerrechtliche oder gar strafrechtliche Folgen.

Kassenbuchführung

Wer buchführungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen, in dem täglich alle Bareinnahmen und Barausgaben verzeichnet werden. Unregelmäßigkeiten bei der Kassenbuchführung sind häufig Grund für Beanstandungen vonseiten des Finanzamts.

Privatentnahmen

Entnehmen Sie weniger Geld aus dem Betrieb, als Sie für Ihren Lebensunterhalt brauchen (z. B. für Miete, Lebensmittel, Bekleidung etc.) und haben Sie auch keine weiteren Einkünfte (z. B. Mieteinnahmen), prüft das Finanzamt sehr genau, ob Sie möglicherweise Schwarzgeld vereinnahmen und damit Ihren Lebensunterhalt bestreiten.

Wareneinsatz

Der Prüfer führt eine Testkalkulation durch, um festzustellen, ob der Wareneinsatz dem entspricht, was in Ihrer Branche üblich ist. Als Referenz werden die sogenannten Richtsatzsammlungen herangezogen. Besonders in der Gastronomie stellt sich häufig heraus, dass der Wareneinsatz höher als branchenüblich ist, was auch ein Indiz dafür sein kann, dass die Einnahmen nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden.

So bereiten Sie sich optimal auf die Betriebsprüfung vor

Der wichtigste Punkt bei der Vorbereitung auf eine angekündigte Betriebsprüfung besteht darin, Ordnung in die eigene Buchführung zu bringen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Unterlagen für eine korrekte und lückenlose Darstellung der Geschäftsprozesse sowie zur Berechnung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn parat haben. Sortieren Sie Rechnungen, Belege und die sonstigen Steuerpapiere bereits im Vorhinein, um dem Betriebsprüfer einen möglichst schnellen und unkomplizierten Arbeitsprozess zu ermöglichen. Stellen Sie fest, dass bestimmte Nachweise fehlen, sollten Sie die Zeit bis zum Prüfungsbeginn nutzen und diese Lücken füllen.

Hinweis

Alle größeren Gegenstände wie Geräte, Teppiche oder Kunstwerke, die Sie für Ihr Unternehmen im untersuchten Prüfungszeitraum angeschafft und von der Steuer abgesetzt haben, sollten sich auch im Büro befinden, wenn der Betriebsprüfer vor Ort ist – auch diesbezüglich schauen viele Finanzbeamte gern genauer hin.

Bestimmen Sie bereits vor der Betriebsprüfung die Auskunftsperson bzw. Auskunftspersonen. Bedenken Sie allerdings, dass Sie als Hauptverantwortlicher für ein Unternehmen trotzdem an Ihre Auskunfts- und Mitwirkungspflichten gebunden sind. Zudem besteht grundsätzlich die Möglichkeit, dass der Prüfer Betriebsangehörige befragt, die Sie nicht als Auskunftsperson bestimmt haben. Um mögliche Missverständnisse bei einer solchen Unterhaltung zu vermeiden, sollten Sie auch alle anderen Mitarbeiter über die anstehende Betriebsprüfung in Kenntnis setzen. Geben Sie die Anweisung, dem Prüfer nicht selbst Auskunft zu erteilen, sondern diesen an die zuständigen Personen zu verweisen.

Natürlich sollten Sie bei der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung durch das Finanzamt auch Ihren Steuerberater ins Boot holen: Klären Sie, welche Aufgaben dieser im Vorfeld und während der Prüfung übernehmen soll und legen Sie eine Honorarobergrenze fest, um böse Überraschungen nach der Betriebsprüfung zu vermeiden.

Betriebsprüfung vermeiden – die besten Tricks

Wie eingangs beschrieben, kann die Betriebsprüfung grundsätzlich auf jeden zukommen. Insbesondere für Unternehmen ist die Kontrolle steuerrelevanter Sachverhalte durch das Finanzamt oft nur eine Frage der Zeit. Sie können allerdings Ihre Chance erhöhen, der Außenprüfung möglichst lange aus dem Weg zu gehen und darüber hinaus die Basis für eine schnelle und aus eigener Sicht erfreuliche Untersuchung schaffen, wenn es doch einmal zur Prüfung kommt. Hierfür sollten Sie bei Ihrer Buchführung insbesondere folgende Dinge beherzigen:

  1. Verbuchen Sie Belege immer sofort und heften Sie diese direkt im Anschluss ab.
     
  2. Führen Sie Ihre Bücher mit Sorgfalt und auf Basis aktueller Rechtsgrundlagen.
     
  3. Beantworten Sie Anfragen des Finanzamts immer präzise und fristgerecht.
     
  4. Informieren Sie das Finanzamt rechtzeitig, wenn Sie eine Frist nicht einhalten können und bitten höflich um eine Verlängerung.
     
  5. Lassen Sie Ihren Jahresabschluss bzw. Ihre Steuererklärung (wenn möglich) durch einen Steuerberater erstellen, zumindest aber prüfen.
     
  6. Zahlen Sie Ihre Steuern immer pünktlich.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.


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