Eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Staffelform und nach dem Gesamtkostenverfahren beginnt mit den Umsatzerlösen: Während man früher darunter nur solche Erträge verstand, die man durch für das Unternehmen gewöhnliche Geschäftstätigkeiten erwirtschaftet hatte, ist der Begriff inzwischen weiter gefasst. Nun zählen hierzu auch Erlöse, die durch Nebengeschäfte entstehen.
Unter dem Punkt Bestandserhöhung oder -verminderung erfassen Sie die Differenz der fertigen und unfertigen Erzeugnisse zu Beginn und zum Ende der Beobachtungsperiode – in der Regel des Geschäftsjahres. Dabei beachten Sie sowohl Mengenänderungen als auch Veränderungen des Werts, wie sie zum Beispiel durch Qualitätsabschläge oder andere Wertminderungen entstehen. Eine Bestandsveränderung der Waren verbucht man allerdings nicht unter diesem Punkt: Diese führen Sie stattdessen unter dem Materialaufwand auf. Die anderen aktivierten Eigenleistungen bestehen aus selbst geschaffenen Posten: selbst erstellte Gebäude oder Maschinen, die durch die eigenen Arbeitskräfte errichtet bzw. hergestellt wurden und zum Verbleib im Betrieb bestimmt sind. Diese werden dann über die Nutzungsdauer der geschaffenen Vermögenswerte abgeschrieben.
Der schwammige Begriff der sonstigen betrieblichen Erträge summiert einfach alle Erträge, die nicht in eine andere Kategorie passen. Den Materialaufwand spalten Sie in zwei Kategorien auf. Unter Punkt 5a führen Sie alle Kosten auf, die Ihnen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie für bezogene Waren (die eben nicht unter Punkt 2 erscheinen) entstanden sind. Hier tauchen auch Änderungen auf, die bei einer Inventur aufgefallen sind, zum Beispiel durch Diebstahl. Unter dem Punkt 5b listen Sie Leistungen auf, die Sie von Dritten im Zuge Ihrer Fertigungsprozesse erhalten haben. Das sind zum Beispiel Reparaturen der Maschinen.
Der Punkt Personalaufwand erfasst alle Kosten, die durch Ihre Angestellten entstehen. Diese teilen Sie zum einen in die Arbeitsentgelte (6a) und die entsprechenden Sozialabgaben (6b) auf. Das Gesamtkostenverfahren teilt auch die Abschreibungen in zwei Unterkategorien auf. Unter 7a erfassen Sie alle Abschreibungen des Anlagevermögens. Der Punkt 7b hingegen enthält Abschreibungen des Umlaufvermögens, die das Maß der regulären Abschreibungen innerhalb des Unternehmens übersteigen. Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen schließlich stellen einen Sammelposten dar: In dieser Kategorie führen Sie alle Kosten auf, die zu betrieblichen Prozessen zu zählen sind, die in den vorangegangenen Punkten keinen Platz gefunden haben.
Damit schließen Sie das Betriebsergebnis ab. Alle weiteren Kategorien sind dem Finanzergebnis zuzuordnen. Dessen erster Posten sind die Erträge aus Beteiligungen: Hierzu zählen zum Beispiel Erträge durch Dividenden oder Gewinnanteile. Dem gegenüber stehen im Punkt 10 Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen. Dort fassen Sie Erträge zusammen, die dem Unternehmen beispielsweise aus Zinsen entstanden sind. Auch beim Finanzergebnis findet sich mit den sonstigen Zinsen und ähnlichen Erträgen ein Sammelposten: Innerhalb dieser Kategorie führen Sie alle sonstigen Finanzerträge auf, die sich nicht einem der beiden anderen Posten zuordnen lassen.
Nun ziehen Sie noch Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens ab. Anders als bei den unter Punkt 7 aufgelisteten handelt es sich hierbei um die Abschreibungen, die den Finanzbereich betreffen und nicht den Betriebssektor. Außerdem subtrahieren Sie von Ihrem Finanzergebnis Zinsen und ähnliche Aufwendungen, für die Ihr Unternehmen aufkommen muss. Nach Abzug der betrieblichen Steuern (verteilt auf zwei Posten) haben Sie Ihren Jahresüberschuss beziehungsweise Jahresfehlbetrag errechnet.