Ein GuV-Konto abschließen – so einfach geht’s

Das Handelsgesetzbuch § 238 ff. HGB regelt die kaufmännische Buchführung für sogenannte Handelsgewerbe, d. h. für Unternehmen jeder Art mit einem kaufmännischen Geschäftsbetrieb. Kaufleute im Handelsgewerbe zeichnen alle ihre Geschäftsfälle gemäß den Vorgaben des HGB in einer doppelten Buchführung systematisch und nachvollziehbar auf. Dazu gehört, dass sie für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss erstellen, der sowohl eine Handelsbilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung enthält.

Tipp

Im Artikel Doppelte Buchführung einfach erklärt gehen wir näher auf die kaufmännische Buchführung ein und stellen die Bilanz- sowie die Gewinn- und Verlustrechnung vor.

Zentrale Bedeutung für diese Rechnung hat das Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto). Darüber werden die verschiedenen Konten für Aufwandarten und Erträge (Erfolgskonten) abgeschlossen, d. h. in Soll und Haben ausgeglichen. Das GuV-Konto bildet als Unterkonto des Eigenkapitalkontos den Erfolg eines Unternehmens ab. Es dient als Grundlage für die Information externer Parteien wie Kapitalgebern oder Lieferanten, aber auch für das Unternehmen selbst über seine wirtschaftliche Lage. Aktiengesellschaften sind z. B. verpflichtet, ihren Aufsichtsrat über Gewinn oder Verlust zu informieren. Das Finanzamt legt ebenfalls großen Wert auf übersichtliche und vor allem richtige Angaben. Der erfolgreiche Abschluss Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung bringt Sie einen Schritt näher zum ordnungsgemäßen Jahresabschluss. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein GuV-Konto abschließen, und erläutern die Gewinn- und Verlustrechnung an Beispielen.

Definition: GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung (Abkürzung: GuV) ist im externen Rechnungswesen angesiedelt, das die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen abbildet. Sie zeigt den finanziellen Erfolg eines Unternehmens über einen gewissen Zeitraum auf, indem sie Herkunft, Art und Ausmaß der erfolgswirksamen Eigenkapitalveränderungen auflistet. Das GuV-Konto ist ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos und ein Kernbestandteil des Jahresabschlusses.

Grundlagen 1: Aufwands- und Ertragskonto

Über das Jahr führen Sie mindestens ein Aufwandskonto und ein Ertragskonto. Die Salden dieser beiden Konten bilden die Grundlage für die Gewinn-und Verlustrechnung. Anschaulich lassen sich die Konten als sogenannte T-Konten darstellen, in denen sich „Soll“ und „Haben“ gegenüberstehen. Beide Kontenarten sind Erfolgskonten, und Sie schließen sie über das GuV-Konto ab.

Fakt

In Erfolgskonten erfassen Sie erfolgswirksame Geschäftsfälle. Das sind alle Vorgänge, die zu einem Gewinn oder Verlust für das Unternehmen führen. Bei ihrer Eröffnung haben diese Konten keinen Anfangsbestand. Im Gegensatz dazu nehmen Bestandskonten erfolgsneutrale Geschäftsfälle auf und geben über Bestände im Unternehmen Auskunft.

Das Aufwandskonto

Der Betrag eines Aufwandskontos vermindert das Eigenkapital. Aufwendungen sind Zahlungen für temporäre Werte und Leistungen. Sie kaufen also keine Anlagegüter damit.

Beispiele für Aufwendungen:

  • Kurzfristige Anschaffungen (Rohstoffe, Waren)
  • Verbrauchskosten (Wasser, Abwasser, Energie)
  • Fremdleistungen (Werbung, Instandhaltung)
  • Personalkosten (Löhne und Gehälter, Sozialleistungen)
  • Gebühren und Abgaben

Das Aufwandskonto wird wie ein Aktivkonto ohne Anfangsbestände behandelt und hauptsächlich für Zahlungen an Dritte verwendet. Mehrungen buchen Sie daher im Soll, Minderungen im Haben. Übersteigt die Summe im Soll die Summe im Haben, geben Sie den Saldo, wie unten zu sehen, im Haben an. Im Beispiel sehen Sie ein Konto für verschiedene Aufwendungen innerhalb eines Monats. Die Zahlen sind als Beispiel gedacht; die Liste der Aufwendungen ist zur besseren Übersicht gekürzt.

Aufwandskonto

Soll Haben
Miete: 1.400 €  
Löhne: 10.480 €  
Wareneinkauf: 9.000 €  
  Saldo: 20.880 €
Summe: 20.880 € Summe 20.880 €
Tipp

Die Endsummen im Soll und Haben müssen immer gleich sein. Eine Differenz gleichen Sie mit dem Saldo aus. Ein Saldo im Haben (der „Sollsaldo“) ist ein Verlust. Ein Saldo im Soll (der „Habensaldo“) ist ein Gewinn.

Tipp

Sie können auch mehrere Aufwandskonten für verschiedene Aufwandsarten anlegen. So behalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Aufwendungen. Allerdings müssen Sie dann auch für jedes dieser Konten den Saldo bilden.

Das Ertragskonto

Auf dem Ertragskonto gehen Zahlungen Dritter ein. Die Wertschöpfung erfolgt, wenn Sie eigene Produkte oder Dienste verkaufen. Damit mehren Sie das Eigenkapital.

Beispiele für Erträge:

  • Verkauf von Waren oder Dienstleistungen (Produktverkauf, Mieteinnahmen)
  • Zinsen von Geldanlagen
  • Rechtsansprüche (Entschädigungen, Mahngebühren)
  • Veräußerung von Anlagevermögen

Das Ertragskonto eröffnen Sie ebenfalls ohne Anfangsbetrag. Mehrungen der Erträge buchen Sie im Haben. Retouren und andere Ertragsminderungen verrechnen Sie nicht sofort, sondern stellen sie gesondert im Soll ein. Der Saldo im Soll stellt einen Ertragsgewinn dar. Auch diese Zahlen dienen als Beispiel und die Liste der Erträge ist ebenfalls gekürzt.

Ertragskonto

Soll Haben
Retoure: 800 € Mieteinnahmen: 900 €
  Zinserträge: 30 €
  Warenverkauf: 22.300 €
Saldo: 22.430 €  
Summe: 23.230 € Summe 23.230 €
Tipp

Wie beim Aufwandskonto können Sie zur besseren Übersicht auch mehrere Ertragskonten für verschiedene Ertragsarten anlegen. Allerdings müssen Sie dann auch hier für jedes dieser Konten den Saldo bilden.

Grundlagen 2: Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung an einem Beispiel

Für den Jahresabschluss müssen Sie Ihr GuV-Konto abschließen. Die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen Sie auch in einem T-Konto. Der § 275 HGB bestimmt Gliederung und Reihenfolge für den Abschluss des GuV-Kontos. Vorgeschrieben ist dabei die Staffelform. Ob Sie das Umsatzkostenverfahren oder das Gesamtkostenverfahren anwenden wollen, steht Ihnen frei. Beide kommen zum selben Ergebnis.

Hinweis

Der Jahresabschluss – und somit auch die Gewinn- und Verlustrechnung – muss laut HGB in deutscher Sprache verfasst und in Euro angezeigt werden. Kaufleute oder persönlich haftende Gesellschafter unterschreiben den Jahresabschluss und bewahren ihn zehn Jahre lang auf.

Das folgende Beispiel zeigt ein GuV-Konto für den Jahresabschluss. Damit schließen Sie die Erfolgskonten ab. Die Soll-Spalte umfasst die Saldi der Aufwandskonten für das Geschäftsjahr, die Haben-Spalte listet die Ertragskonten-Saldi.

Gewinn- und Verlustrechnung | Tabelle 1a

Soll (Saldi Aufwandskonten) Haben (Saldi Ertragskonten)
Miete: 54.000 € Umsatzerlöse: 1.900.000 €
Löhne/Gehalt: 1.260.000 € Zinserträge: 55.000 €
Betriebssteuern: 60.000 € Veräußertes Anlagevermögen: 30.000 €
Saldo: 611.000 €  
Summe: 1.985.000 € Summe: 1.985.000 €
Hinweis

§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB schreibt fest: Aufwandsbeträge dürfen Sie nicht mit Erträgen verrechnen. Damit würde den Prüfern die Nachverfolgung der Erträge erschwert. Sie müssen zum Beispiel Zinszahlungen gesondert von Zinserträgen auflisten.

Das GuV-Konto im Beispiel hat eine Summe von 1.985.000 Euro. Das ist der Summenwert auf der Haben-Seite. Weil es der höhere Wert ist, gilt er als Summe der Rechnung. Das ist aber noch nicht der Abschluss. Zuerst müssen Sie die Differenz bilden:

  1.985.000 €
- 1.374.000 €
     611.000 €

Der Differenzbetrag steht als Saldo im Soll. Die Haben-Seite überwiegt also. Deshalb sprechen wir von einem Habensaldo. Der Jahresüberschuss beträgt folglich 611.000 Euro. Es wurde ein Gewinn erzielt.

Gewinn- und Verlustrechnung | Tabelle 2a

Soll (Saldi Aufwandskonten) Haben (Saldi Ertragskonten)
Miete: 70.000 € Umsatzerlöse: 1.623.000 €
Löhne/Gehalt: 1.638.000 € Zinserträge: 50.000 €
Betriebssteuern: 55.000 € Veräußertes Anlagevermögen: 25.000 €
  Saldo: 65.000 €
Summe: 1.763.000 € Summe: 1.763.000 €

  1.763.000 €
- 1.698.000 €
      65.000 €

In diesem Beispiel ergibt sich auf der Soll-Seite eine Summe von 1.763.000 Euro. Das übersteigt die Ertragskonten-Summe von 1.698.000 Euro. Somit geben wir den Sollsaldo von 65.000 Euro auf der Haben-Seite an. Das ist ein sogenannter Jahresfehlbetrag. In diesem Beispiel wurde also Verlust gemacht.

Das GuV-Konto abschließen: So funktioniert’s

Das GuV-Konto ist ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos. In den Beispielen aus Tabelle 1a und 2a haben wir die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt und den Jahressaldo ermittelt. Damit sind die Aufwands- und Ertragskonten abgeschlossen. Das GuV-Konto schließen Sie nun über das Eigenkapitalkonto ab. Da das Eigenkapitalkonto ein Passivkonto ist, buchen Sie Verluste der GuV-Rechnung als Abgang. Gewinne buchen Sie auf das Eigenkapitalkonto auf.

Beispiel bei Jahresüberschuss

Eigenkapitalkonto | Tabelle 1b

Soll Haben
  Anfangsbestand: 1.400.000 €
Abgänge: 38.000 € Zugänge: 120.000 €
  GuV: 611.000 €
Endbestand: 2.093.000 €  
Summe: 2.131.000 € Summe: 2.131.000 €

Mit einem letzten Schritt schließen Sie das GuV-Konto ab: Sie verbuchen den Saldo mit dem Eigenkapitalkonto. In Tabelle 1b sehen Sie den Saldo aus Tabelle 1a als „GuV“. Mit der Abschlussbuchung der Gewinn- und Verlustrechnung mehrt sich das Eigenkapital im Haben. Es wurde Gewinn erwirtschaftet. Zusammen mit anderen Einlagen und Entnahmen, die keinen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben, ergibt sich ein Endstand des Eigenkapitals von 2.093.000 Euro.

Abschlussbuchung: Vom GuV-Konto buchen Sie 611.000 Euro auf das Eigenkapitalkonto (vorher ging der Wert vom Ertragskonto bzw. von den Ertragskonten an das GuV-Konto).

Beispiel für einen Jahresfehlbetrag

Eigenkapitalkonto | Tabelle 2b

Soll Haben
  Anfangsbestand: 1.400.000 €
Abgänge: 38.000 € Zugänge: 120.000 €
GuV: 65.000 €  
Endbestand: 1.417.000 €  
Summe: 1.520.000 € Summe: 1.520.000 €

Das GuV-Konto hat bei seinem Abschluss einen Verlust vermerkt. Das Eigenkapitalkonto in Tabelle 2b übernimmt den Sollsaldo von 65.000 Euro aus der Gewinn- und Verlustrechnung auf der Soll-Seite, und es ergibt sich zusammen mit den anderen Zu- und Abgängen ein Endstand von 1.417.000 Euro.

Abschlussbuchung: Vom Eigenkapital gehen 65.000 € an das GuV-Konto (vom Gewinn- und Verlustkonto gehen 65.000 Euro an das Aufwandskonto bzw. in Summe an die Aufwandskonten).

Fazit

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss machen, müssen Sie zunächst das GuV-Konto abschließen. Erst dann machen Sie den Abschluss für das Eigenkapitalkonto. Die Gewinn- und Verlustrechnung schlüsselt Höhe, Art und Quellen Ihres Unternehmenserfolgs auf. Sie schließen das Erfolgskonto ab, indem Sie dessen Saldo mit dem Eigenkapitalkonto verbuchen.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.