E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmer sind sich nicht bewusst, dass für zahlreiche geschäftliche Dokumente in Deutschland besondere rechtliche Anforderungen bezüglich Vertraulichkeit und Datenschutz gelten. Darüber hinaus sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen sicher aufzubewahren. Rechtsgrundlage ist die GoBD. Das steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Je nach Art der Daten gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Diese Vorschriften gelten für große Unternehmen genauso wie für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Was ganz selbstverständlich für Dokumente in Papierform ist, gilt heute genauso für entsprechende elektronische Dokumente. Für geschäftliche E-Mails und ihre Dateianhänge gilt deshalb eine Pflicht zur rechtssicheren und revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Diese lediglich in einem E-Mail-Postfach, als E-Mail-Weiterleitung, auf einer externen Festplatte oder in einem Online-Speicher zu speichern, reicht nicht aus. Auch ein Ausdruck entsprechender E-Mails genügt nicht, da die Daten originalgetreu bzw. im Originalformat archiviert werden müssen. Stattdessen sollten Sie ein spezialisiertes Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem einsetzen, das eine generelle Unveränderbarkeit der Daten sicherstellt. Außerdem muss das System detailliert protokollieren, wann und inwieweit berechtigte Personen in entsprechenden Ausnahmesituationen Dokumente ändern oder aus Datenschutzgründen löschen.

Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben der GoBD und Verletzung der Buchhaltungspflicht drohen empfindliche Strafen, da dem Staat und somit der Solidargemeinschaft schlimmstenfalls Steuereinnahmen vorenthalten werden. IONOS stellt Ihnen deshalb mit dem Modul „E-Mail-Archivierung" ein Tool zur Verfügung, mit dem Sie E-Mails ganz einfach rechtssicher archivieren können.

Nein. Sie müssen lediglich elektronische Dokumente archivieren, die zur Anbahnung und Abwicklung von Geschäften dienen bzw. gedient haben. Dies umfasst zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Verträge und Reklamationen, die Sie senden und empfangen. Generell gesagt: Sie müssen eine E-Mail archivieren, wenn diese die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat.

Zahlreiche andere Dokumente müssen Sie entweder nicht archivieren – oder Sie dürfen dies aus Datenschutzgründen sogar nicht. Letzteres betrifft unter anderem die interne Kommunikation mit Kollegen, mit dem Betriebsrat, private Nachrichten, die über dienstliche E-Mail-Adressen gesendet werden, sowie Bewerbungsunterlagen. Generell umfasst dies alle Daten und Dokumente, die gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) nicht archiviert werden dürfen.

Viele Unternehmen differenzieren in der Praxis allerdings aus Zeitgründen nicht und archivieren die gesamte elektronische Kommunikation. Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss hierbei sichergestellt werden, dass E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen, regelmäßig aus dem Archiv gelöscht werden, denn schlimmstenfalls drohen empfindliche Strafen. Ein leistungsstarkes und intuitiv verständliches Tool wie das Modul „E-Mail-Archivierung" von IONOS hilft Ihnen, den Prozess nachhaltig effizient und rechtssicher zu gestalten. Über verschiedene Postfächer selektieren Sie im Handumdrehen, welche E-Mails und Dateianhänge archiviert werden sollen und welche nicht. Ebenso leicht räumen Sie einem Datenschutzbeauftragten die erforderlichen Rechte ein, Daten im Archiv zu kennzeichnen oder zu löschen, die nicht darin gespeichert werden sollten.

Grundsätzlich sind Unternehmen jeder Größe laut GoBD dazu verpflichtet, ihre steuerrelevante elektronische Kommunikation rechtssicher und revisionssicher zu archivieren. GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung dafür, dass diese Richtlinien eingehalten werden. Dass nur Großkonzerne zur Archivierung verpflichtet sind, ist ein weit verbreiteter Irrtum – und eine Verletzung der Buchhaltungspflichten kann unter Umständen sehr teuer werden.

Jetzt wird es etwas bürokratisch: Die GoBD umfasst die aktuellen Compliance-Anforderungen, die die Finanzbehörden an Unternehmen stellen, wenn es um den Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen geht. Die GoBD gilt für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten und löst sowohl die GDPdU als auch die GoBS ab.

• GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
• GDPdU steht für: „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen".
• GoBS steht für: „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme".
• DV steht hier für: „Datenverarbeitung".

Wenn Sie gegen die Regelungen der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung verstoßen und dies die Buchhaltung beeinträchtigt, drohen hohe Steuer-Hinzuschätzungen. Mit einer GoBD-konformen E-Mail-Archivierung lässt sich dies vermeiden. IONOS stellt Ihnen gern die geeigneten Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre E-Mails rechtssicher archivieren.

E-Mail-Archivierung ist Pflicht – doch gelten je nach Dokument unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Die wichtigsten Regelungen finden Unternehmer in den §§ 238, 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung). Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente. Ein adäquates Archivierungssystem sollte zudem eine einfach bedienbare Export-Funktion bieten, damit Sie die Daten bei Bedarf jederzeit vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sichern und berechtigten Behörden auf Anfrage umgehend Zugriff gewähren können.

Die Archivierung steuerrelevanter Daten muss auf folgende Weise erfolgen:

• vollständig
• originalgetreu, unverändert
• im Originalformat
• manipulationssicher
• maschinell auslesbar
• jederzeit verfügbar

Das bedeutet: Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die E-Mail-Sicherung haben. Auf Nachfrage seitens der zuständigen Behörden müssen Sie die gesamte Korrespondenz jederzeit im Originalzustand vorlegen können. Berechtigte Dritte wie Prüfer, Betriebsprüfer und Auditoren sollten jedoch über einen separaten Zugang im nötigen Umfang auf die Daten zugreifen können, um Geschäftsvorgänge im Rahmen ihrer Tätigkeit anhand der archivierten E-Mails zu prüfen. Veränderungen am Datenbestand durch berechtigte Personen müssen vom Archivierungssystem dokumentiert werden. Nach einer Verschlüsselung der Daten muss sich deren Originalzustand wiederherstellen lassen. E-Mails und Dokumente müssen sich bestimmten Geschäftsvorfällen oder Buchungsbelegen zuzuordnen lassen und im Volltext recherchierbar sein.

Für eine rechtssichere und revisionssichere Archivierung gelten also viele technische Besonderheiten, die Sie beachten müssen. Das Modul „E-Mail-Archivierung" von IONOS unterstützt Sie dabei, diese Herausforderungen effizient zu meistern, und hilft Ihnen, elektronische Dokumente rechtssicher und revisionssicher aufzubewahren –ohne zusätzlichen technischen Aufwand. Probieren Sie es aus!

Ein Backup ist eine (regelmäßige) Sicherungskopie, die vor einem Datenverlust durch physikalische oder softwarebasierte Schäden oder Anwenderfehler schützt. Kommt es zu solchen Schäden oder Fehlern, ermöglicht ein Backup eine schnelle Wiederherstellung der Daten. Für Backups gelten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder spezifische technische Vorgaben. Außerdem sind die Daten eines Backups jederzeit umfassend veränderbar.

Eine Archivierung ist hingegen eine langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger zu Dokumentationszwecken. In der Regel gelten für die Archivierung gesetzliche Aufbewahrungsfristen und weitere technische sowie rechtliche Vorgaben – nicht zuletzt in puncto Datenzugriff und Manipulationssicherheit. Im Geschäftsalltag ergänzen sich eine gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails und regelmäßige Backups wichtiger Unternehmensdaten natürlich vortrefflich und sollten zur Best Practice werden. Deshalb genießen Sie bei IONOS standardmäßig umfangreiche automatische und manuelle Sicherungsfunktionen, wenn Sie sich für eine unserer Hosting-Lösungen entscheiden. Auf diese Weise sind Ihre Daten stets umfassend geschützt und lassen sich auch nach Anwendungsfehlern mühelos wiederherstellen.