Die Umsatzsteuervoranmeldung im Überblick

Vielen Gründern bereitet der Gedanke an die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) Bauchschmerzen. Dabei ist das Konzept eigentlich ganz einfach: Vom ersten Tag der Gründung an ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig – sofern die Kleinunternehmerregelung nicht greift. Informieren Sie sich daher bereits vor der Gründung ausführlich über die Umsatzsteuervoranmeldung: In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine Umsatzsteuervoranmeldung ist, wie Sie Ihre Umsätze und die Umsatzsteuer konkret anmelden und vieles mehr. Dazu gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Ust-VA mit dem praktischen Buchhaltungstool von 1&1 IONOS erledigen.

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Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

In unserem Artikel zum Thema Umsatzsteuer haben wir bereits erläutert, dass so gut wie jeder umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn wir etwas kaufen, zahlen wir auf den Nettoverkaufspreis entweder 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer. Es sei denn, es handelt sich um umsatzsteuerfreie Waren oder Leistungen – dazu gehören zum Beispiel Arztbesuche oder die Vermietung von Häusern und Wohnungen.

Auch Unternehmer zahlen Umsatzsteuer, wenn sie Waren oder Dienstleitungen für ihr Unternehmen erwerben (Vorsteuer) – diese Beträge erhalten sie jedoch vom Finanzamt zurück. Unternehmer nehmen aber natürlich auch Umsatzsteuer ein. Aus der gezahlten Vorsteuer und der eingenommenen Umsatzsteuer wird errechnet, welche Umsatzsteuerschuld beziehungsweise welcher Rückerstattungsanspruch besteht. Welcher Betrag sich letztendlich ergibt, wird regelmäßig in der Umsatzsteuervoranmeldung bestimmt und dem Finanzamt übermittelt.

Welchen Zweck erfüllt die Umsatzsteuervoranmeldung?

Umsatzsteuervoranmeldungen gibt es, damit der Staat nicht bis zu ein Jahr auf Einnahmen warten muss, die ihm laut Umsatzsteuergesetz zustehen. Mehrere Zahlungen im Jahr sichern ihm zudem einen Zinsvorteil. Dank der Umsatzsteuervoranmeldung ist der Staat auch besser vor Zahlungsausfällen geschützt: Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die eingenommene Umsatzsteuer weiterzuleiten.

Vorteile ergeben sich allerdings nicht nur für den Staat, sondern auch für die Unternehmer: So ist die Zahlungslast gleichmäßiger verteilt – sie müssen nicht am Ende des Jahres einen großen Betrag leisten, sondern können immer wieder kleinere Beträge zahlen. Hinzu kommt, dass Sie als Unternehmer die Vorsteuer schneller wiederbekommen: Im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung wird diese nämlich zeitnah mit Ihrer Umsatzsteuerschuld verrechnet.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen?

Grundsätzlich ist jeder, der ein Unternehmen führt – also eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt – regelmäßig zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Doch wie immer bestätigen Ausnahmen die Regel. Diese Ausnahmen kommen zum Tragen bei:

Kleinunternehmern

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss von Kleinunternehmern nicht abgegeben werden (Kleinunternehmerregelung).

Kleinunternehmer sind Sie, wenn Sie im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und im aktuellen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz.

Bestimmten Berufsgruppen

Von der Umsatzsteuer ausgenommen sind bestimmte Berufsgruppen. Zum Beispiel:

– Ärzte und Zahnärzte

– Physiotherapeuten

– Heilpraktiker

– Versicherungsmakler

Niedriger Umsatzsteuerzahllast

Wenn Ihre Umsatzsteuerzahllast im vergangenen Jahr unter 1.000 Euro lag, kann es sein, dass Sie von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung befreit werden.

Ihr Finanzamt kann dies aus eigenem Antrieb tun und informiert Sie dann darüber. Andernfalls müssen Sie einen entsprechenden Antrag stellen. Unter Umständen reicht es dann, wenn Sie einmal pro Jahr die Umsatzsteuererklärung abgeben.

Hinweis

Auch wenn Sie als Privatperson Waren verkaufen (zum Beispiel über eBay), sind Sie eventuell umsatzsteuerpflichtig. Hierbei handelt es sich um eine rechtliche Grauzone. Wenn Sie auf der sicheren Seite sein wollen, stufen Sie sich von Anfang an als umsatzsteuerpflichtig ein.

Wie wird die Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt?

Inzwischen müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung online abgeben. Heutzutage werden Voranmeldungen in Papierform nur noch in Härtefällen oder nach bewilligtem Antrag angenommen.

Gerade bei Gründern ist die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung oft mit Sorge verbunden. Die ist aber unberechtigt: Das Ust-VA-Formular ist nur zwei Seiten lang und das Ausfüllen schnell erledigt. Damit die reibungslose Übermittlung an das Finanzamt klappt, brauchen Sie lediglich die Steuererklärungssoftware ELSTER. Die ist kostenlos und lässt sich nach dem Herunterladen problemlos installieren. Sie brauchen zur Übermittlung Ihrer Voranmeldung allerdings ein elektronisches Zertifikat: Das dient als Art digitale Unterschrift und gewährleistet, dass Ihre Steuerdaten authentisch sind. Das Zertifikat können Sie im ELSTER-Online-Portal bestellen.

Hinweis

Es kann bis zu 14 Tage dauern, bis Sie das Zertifikat von ELSTER erhalten. Berechnen Sie dies bei Ihren Planungen unbedingt mit ein. Alternativ können Sie direkt ein Online-Rechnungsprogramm nutzen – zum Beispiel das von IONOS.

Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und Zeiträume

Wenn Sie sicher sind, dass für Sie keine der oben genannten Ausnahmen gelten, prüfen Sie als Nächstes, wie oft Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen müssen – denn auch da gibt es Unterschiede.

Als Existenzgründer sind Sie zum Beispiel verpflichtet, jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Frühestens nach den ersten beiden Unternehmensjahren ist es möglich, andere Fristen zu beantragen. Ob eine Friständerung möglich ist, hängt dabei auch von bestimmten Schwellenwerten ab. Hier finden Sie einen Überblick der Schwellenwerte – samt Erklärung, was diese für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung bedeuten.

Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres Zeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung
Mehr als 7.500 Euro monatlich
1.000 bis 7.500 Euro quartalsweise
Weniger als 1.000 Euro jährlich
Tipp

Prüfen Sie als Unternehmer gut, ob sich eine Änderung der Fristen lohnt – so können Sie sich mitunter viel Arbeit sparen.

Jetzt wissen Sie, wie oft Sie die Umsatzsteuer anmelden müssen. Als Nächstes stellt sich die Frage: Innerhalb welcher Frist muss alles erledigt sein? Egal, ob Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich oder monatlich abgeben müssen: Frist ist immer der 10. des Folgemonats. Sie können auch eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt zu beantragen. Diese Verlängerung muss gegen eine Sonderzahlung in aller Regel genehmigt werden. Dann haben Sie immer einen Monat mehr Zeit, um Ihre Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen. Die folgenden Tabellen verdeutlichen dies Prinzip:

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Zeitraum der Voranmeldung Frist Fristverlängerung
Mai 2018 10. Juni 2018 10. Juli 2018
August 2018 10. September 2018 10. Oktober 2018

Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung

Zeitraum der Voranmeldung Frist Fristverlängerung
1. Quartal 2018 10. April 2018 10. Mai 2018
2. Quartal 2018 10. Juli 2018 10. August 2018

Natürlich ist es möglich, dass die Fristen mal auf einen Feiertag oder aufs Wochenende fallen. In diesem Fall verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasst habe?

Markieren Sie sich am besten rot im Kalender, wann die Abgabe der Umsatzsteuererklärung fällig ist. Nichtsdestotrotz: Fehler passieren und manchmal verpasst man einen Termin. Bei einer Verspätung kann das Finanzamt allerdings einen Aufschlag von bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuerlast verlangen.

Hinweis

Auch wenn Sie in einem Voranmeldungszeitraum keine Umsatzeuer eingenommen haben, müssen Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Viele Gründer vergessen das und wundern sich über das Mahnschreiben.

Schritt für Schritt zur Umsatzsteuervoranmeldung: Anleitung

Wenn Sie Kosten für einen Steuerberater sparen wollen, können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung mit dem Online-Buchhaltungstool von 1&1 IONOS erledigen: Das geht fast automatisch – das Tool zieht sich die erforderlichen Daten direkt aus Ihren Angaben zu den Einnahmen und Ausgaben. Über eine ELSTER-Schnittstelle wird die komplette Umsatzsteuervoranmeldung dann an das Finanzamt weitergeleitet.

Schritt 1: Navigation zur Umsatzsteuervoranmeldung

Mit dem Buchhaltungstool von 1&1 IONOS können Sie die gesamte Buchhaltung erledigen: Rechnungen schreiben, Belege verbuchen und vieles mehr. Wenn Sie eingeloggt sind, finden Sie links das Menü. Klicken Sie zunächst auf Auswertungen und dann auf Umsatzsteuer.

Schritt 2: Rahmendaten festlegen

Als Nächstes legen Sie im Tool fest, ob Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich verschickt werden soll. Sie tragen das entsprechende Jahr ein und entscheiden, ob Sie gemäß der Soll- oder der Ist-Besteuerung verfahren wollen.

Die Ist-Besteuerung ist für Gründer die bessere Wahl. Sie müssen diese jedoch beim Finanzamt beantragen, ansonsten fallen Sie automatisch unter die Soll-Besteuerung. Wenn Sie mit der Ist-Besteuerung arbeiten, haben Sie den großen Vorteil, dass Sie die Umsatzsteuer erst dann abführen müssen, wenn Ihre Rechnung vom Kunden beglichen worden ist. Anders ist das bei der Soll-Besteuerung: In diesem Fall wird die Umsatzsteuer fällig, sobald Sie die Leistung berechnet haben. In diesem Fall zählt das Rechnungsdatum. Ob der Kunde schon gezahlt hat oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Wenn Sie nach der Ist-Besteuerung verfahren, können Sie im Buchhaltungstool von 1&1 IONOS noch den Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges festlegen. Zur Wahl stehen:

  • bei Bezahlung
  • bei Anschaffung

Angenommen, Sie schaffen eine teure Maschine an. Die gezahlte Vorsteuer könnten Sie sich dann entweder direkt nach der Anschaffung oder aber nach der tatsächlichen Bezahlung zurückholen. Der Vorteil ist: Wählen Sie „Anschaffung“ aus, bekommen Sie die Vorsteuer früher zurück. Je nach Höhe der Ausgabe kann sich das lohnen.

Schritt 3: Die Zahllast

Direkt unter der Monatsauflistung sehen Sie die Zahllast, die sich aus Vorsteuer und Umsatzsteuer ergibt. Die beiden Beträge sind direkt darunter aufgeführt: die Höhe der Vorsteuer in Rot und die der Umsatzsteuer in Grün.

Die Zahllast ergibt sich aus den Ausgaben und Einnahmen, die Sie verbucht haben. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Ihre Buchführung auf dem neuesten Stand ist.

Schritt 4: Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und abschicken

Oben rechts im Menü finden Sie zwei Buttons: Einen für das USt-VA-Protokoll und einen blauunterlegten für die Erstellung. Klicken Sie zunächst auf den blauen Button. Dann öffnet sich direkt ein Fenster. Tragen Sie dort alle wichtigen Daten wie Steuernummer, Name und Anschrift ein.

Sind alle Daten korrekt und erfasst, klicken Sie auf die Schaltfläche „Versenden“. Dann wird die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt.

Es gibt auch die Möglichkeit eines Testlaufs: Ihn aktivieren Sie unten rechts. Gerade bei den ersten Voranmeldungen ist das eine große Hilfe. Damit Sie eventuelle Fehler schnell korrigieren können, steht Ihnen auch eine Korrektur-Funktion zur Verfügung.

Wie Sie sehen, ist die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht so kompliziert und zeitaufwendig, wie viele glauben. Die intuitiv verständliche Gestaltung des Buchhaltungstools erleichtert Ihnen die Arbeit zusätzlich.

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Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.