Was ist das Extranet und wie können Sie es für sich nutzen?

Ob für private Unternehmen, Organisationen, Hochschulen oder Vereine – durch den Aufbau eines Extranets schaffen Sie ein umfassendes Informationsnetzwerk, das sich auf unterschiedliche Arten in Unternehmensabläufe einbinden lässt:

• Datenübertragung: Ein Extranet ermöglicht den elektronischen Datenaustausch (abgekürzt „EDI“ für „Electronic Data Interchange“) von Dokumenten, wie beispielsweise Bestellformulare oder Lieferscheine, zwischen Geschäftspartnern. Auf diese Weise können Daten über Unternehmensgrenzen hinweg ausgetauscht und ohne manuelle Erfassung direkt weiterverarbeitet werden. Die Datenübertragung kann so unabhängig von Warenwirtschaftssystemen ablaufen.
  
  
• Datenpflege: Daten können innerhalb kurzer Zeit aktualisiert und berechtigten Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Das gewährleistet eine hohe Aktualität und Transparenz bei der Verarbeitung von Daten.

• Kooperation: Ein Extranet ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Software-Anwendungen und damit die kooperative Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.

• Informationsübermittlung: Neuigkeiten, die für einen ausgewählten Personenkreis von Interesse sind, kann man diesem innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stellen.

• Wissensmanagement: Gemeinsame Nutzung von Trainingsprogrammen oder gemeinsame Weiterentwicklung bestimmter Anwendungen in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.  

Darüber hinaus können Unternehmen weitere Funktionen in das Extranet integrieren, die den Austausch mit Externen erleichtern. Mögliche Funktionen wären beispielsweise eine Suchmaschine, ein Personalverzeichnis oder ein Messenger-Dienst. Auch interaktive Funktionen (wie die Durchführung von Umfragen und Abstimmungen) sind möglich.

Einen möglichst sicheren Zugriff auf Daten können Sie auch über sogenannte Virtual Private Networks (VPN) gewährleisten. Ein VPN ist ein privates Kommunikationsnetzwerk, bei dem die Teilnehmer über einen virtuellen IP-Tunnel verbunden sind und so auf das unternehmensinterne Intranet zugreifen können. Um bei der Nutzung öffentlicher Leitungen für eine hohe Sicherheit der Daten zu sorgen, werden alle Informationen verschlüsselt übermittelt (Tunneling). Dadurch sind die übermittelten Daten für andere Teilnehmer des öffentlichen Netzwerks nicht sichtbar.

Grundsätzlich unterscheidet man zwei verschiedene Ansätze, ein Extranet zu erstellen und in die Unternehmenskommunikation zu integrieren. Bei beiden Ansätzen handelt es sich um Portal-Lösungen:

• Enterprise-Portale: Sie fassen unterschiedliche Anwendungen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn viele verschiedene Extranet-Anwendungen integriert werden sollen. So müssen sich die Nutzer nicht mit unterschiedlichen Bedienkonzepten auseinandersetzen. Zudem erfolgt die Identifizierung nur einmal gegenüber dem Portal, nicht bei jeder einzelnen Anwendung.

• Prozessorientierte Portale: Sie dienen vor allem dazu, bestimmte Geschäftsprozesse abzuwickeln. Mögliche Beispiele sind das Bestellwesen oder die Reisekostenabrechnung. Die einzelnen Geschäftsprozesse können, aber müssen nicht in das Portal integriert sein. Sie lassen sich auch über separate Anwendungen realisieren.

Ein Extranet lässt sich auch auf Basis eines Content-Management-Systems (CMS) einrichten. Der Umfang der durch die Standardsoftware abgedeckten Funktionen variiert dabei je nach benutztem System. Werden die benötigten Funktionen nicht durch die Standardsoftware abgedeckt, ist es oft möglich, diese durch Erweiterungen zu ergänzen. Allerdings sollten Sie bedenken, dass die Implementierung und Pflege komplexer Systeme ein gewisses Know-how erfordert.

Sind Sie sich unsicher, welche Lösung die richtige für Sie ist, empfiehlt es sich, einen Experten zurate zu ziehen.

Welche Vorteile bietet ein Extranet?

Die Implementierung eines Extranets ist für Unternehmen mit vielen Vorteilen verbunden: Dazu gehört unter anderem der schnelle Austausch von Daten zwischen Mitarbeitern im Innen- und Außendienst sowie Externen. Da über ein Extranet selbst große Datenmengen in kurzer Zeit ausgetauscht werden können, lassen sich viele Prozesse optimieren. Mit dem geringeren zeitlichen Aufwand für manuell ausgeführte Anwendungen gehen oft eine Produktivitätssteigerung und eine Kostenersparnis einher. Informationen zum Bestellstatus müssen beispielsweise nicht mehr per Mail an jeden einzelnen Kunden übermittelt werden. Der entsprechende Kunde greift über den Zugang zum Extranet einfach auf den aktuellen Bestellstatus zu. Da das Extranet eine separate EDI-Software überflüssig macht, lassen sich zusätzlich Kosten einsparen. Dadurch, dass weniger manuelle Prozesse durchgeführt werden müssen, gibt es auch weniger mögliche Fehlerquellen. 

Dass angepasste oder neue Daten und Informationen schnell eingepflegt und sofort von den dazu berechtigen Personen eingesehen werden können, sorgt für eine hohe Transparenz. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern stärkt auch das beidseitige Vertrauen.

Sind entsprechende Anwendungen integriert, kann das Extranet auch die Funktion einer Groupware erfüllen und so das kooperative Arbeiten mit Geschäftspartnern ermöglichen. Dann können die zugangsberechtigten User beispielsweise auf Adressbücher, Terminkalender oder To-do-Listen zugreifen, die sie sich teilen. Und das Extranet bietet auch Chancen für gemeinsames Wissensmanagement. Spezifische Trainingsprogramme, die für Mitarbeiter mehrerer Geschäftspartner relevant sind, lassen sich beispielsweise gemeinsam nutzen.

Welche Nachteile können aus einem Extranet resultieren

Den Vorteilen eines Extranets stehen auch einige Nachteile gegenüber. Dazu gehören etwa die Anschaffungskosten für eine entsprechende Software. Dabei bleibt es jedoch nicht. Zu den eimaligen Kosten, die mit der Erstellung einhergehen, kommen noch Folgekosten hinzu. Software-Updates, Back-ups, Problemlösung – damit das Extranet seinen Zweck erfüllt, muss es regelmäßig von internen Mitarbeitern oder einem externen Dienstleister gepflegt werden. Zudem kommt es durch die benötigte Einarbeitungszeit von Mitarbeitern besonders bei Systemen mit komplexen Anwendungen zu entsprechend hohen Opportunitätskosten. Sprich: Während der Einarbeitung haben die Mitarbeiter keine Zeit, ihren eigentlichen Aufgaben nachzugehen. Insbesondere, wenn viele Mitarbeiter geleichzeitig geschult werden müssen, etwa bei der Integration eines Extranets, kann das den Umsatz des Unternehmens senken.

Neben den Kosten sind auch die möglichen Sicherheitsrisiken zu berücksichtigen. Um zu verhindern, dass Unbefugte auf sensible Daten zugreifen, sind hohe Sicherheitsstandards einzuhalten. Das bezieht sich auf Zugriffe von außerhalb ebenso wie auf nicht autorisierte Zugriffe innerhalb des Unternehmens.