Welche Vorteile bietet ein Extranet?
Die Implementierung eines Extranets ist für Unternehmen mit vielen Vorteilen verbunden: Dazu gehört unter anderem der schnelle Austausch von Daten zwischen Mitarbeitern im Innen- und Außendienst sowie Externen. Da über ein Extranet selbst große Datenmengen in kurzer Zeit ausgetauscht werden können, lassen sich viele Prozesse optimieren.Mit dem geringeren zeitlichen Aufwand für manuell ausgeführte Anwendungen gehen oft eine Produktivitätssteigerung und eine Kostenersparnis einher. Informationen zum Bestellstatus müssen beispielsweise nicht mehr per Mail an jeden einzelnen Kunden übermittelt werden. Der entsprechende Kunde greift über den Zugang zum Extranet einfach auf den aktuellen Bestellstatus zu. Da das Extranet eine separate EDI-Software überflüssig macht, lassen sich zusätzlich Kosten einsparen. Dadurch, dass weniger manuelle Prozesse durchgeführt werden müssen, gibt es auch weniger mögliche Fehlerquellen.
Dass angepasste oder neue Daten und Informationen schnell eingepflegt und sofort von den dazu berechtigen Personen eingesehen werden können, sorgt für eine hohe Transparenz. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern stärkt auch das beidseitige Vertrauen.
Sind entsprechende Anwendungen integriert, kann das Extranet auch die Funktion einer Groupware erfüllen und so das kooperative Arbeiten mit Geschäftspartnern ermöglichen. Dann können die zugangsberechtigten User beispielsweise auf Adressbücher, Terminkalender oder To-do-Listen zugreifen, die sie sich teilen. Und das Extranet bietet auch Chancen für gemeinsames Wissensmanagement. Spezifische Trainingsprogramme, die für Mitarbeiter mehrerer Geschäftspartner relevant sind, lassen sich beispielsweise gemeinsam nutzen.
Welche Nachteile können aus einem Extranet resultieren
Den Vorteilen eines Extranets stehen auch einige Nachteile gegenüber. Dazu gehören etwa die Anschaffungskosten für eine entsprechende Software. Dabei bleibt es jedoch nicht. Zu den eimaligen Kosten, die mit der Erstellung einhergehen, kommen noch Folgekosten hinzu. Software-Updates, Back-ups, Problemlösung – damit das Extranet seinen Zweck erfüllt, muss es regelmäßig von internen Mitarbeitern oder einem externen Dienstleister gepflegt werden. Zudem kommt es durch die benötigte Einarbeitungszeit von Mitarbeitern besonders bei Systemen mit komplexen Anwendungen zu entsprechend hohen Opportunitätskosten. Sprich: Während der Einarbeitung haben die Mitarbeiter keine Zeit, ihren eigentlichen Aufgaben nachzugehen. Insbesondere, wenn viele Mitarbeiter geleichzeitig geschult werden müssen, etwa bei der Integration eines Extranets, kann das den Umsatz des Unternehmens senken.
Neben den Kosten sind auch die möglichen Sicherheitsrisiken zu berücksichtigen. Um zu verhindern, dass Unbefugte auf sensible Daten zugreifen, sind hohe Sicherheitsstandards einzuhalten. Das bezieht sich auf Zugriffe von außerhalb ebenso wie auf nicht autorisierte Zugriffe innerhalb des Unternehmens.