Falls Sie regelmäßig Meetings leiten müssen und bemerkt haben, dass diese nicht optimal verlaufen, sollten Sie zunächst die Ursachen dafür identifizieren. Erst dann können Sie eine geeignete Strategie entwickeln, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten.
Die häufigsten Zeitfresser und Störfaktoren in Meetings:
- Unpünktlichkeit: Obwohl bereits alle im Meeting-Raum versammelt sind, sitzt Kollege X noch an seinem Schreibtisch, um E-Mails zu schreiben, und Kollege Y fällt ein, dass er sich noch mit Kaffee und Snacks versorgen muss. Das ist nicht nur respektlos gegenüber dem Leiter des Meetings, sondern auch gegenüber den pünktlichen Kollegen, die sicher ebenfalls noch die ein oder andere wichtige Aufgabe zu erledigen hätten.
- Keine Vorbereitung: Alle sitzen zusammen, doch keiner weiß, worum es eigentlich gehen soll. Das passiert, wenn keine Agenda mit konkreten Themenpunkten existiert oder niemand vorher einen Blick darauf geworfen hat. Es ist überaus mühsam, dann alle Teilnehmer auf den aktuellen Stand zu bringen, damit überhaupt erst eine sinnvolle Diskussion stattfinden kann. Oft verlieren Sie dabei jedoch die Aufmerksamkeit derer, die bereits bestens mit dem Thema vertraut sind.
- Keine Struktur: Ohne festen Ablaufplan wird es schnell chaotisch. Die Redner springen munter von einem Thema zum nächsten, reden über Punkte, die gar nicht zur Debatte stehen oder erst für ein späteres Thema relevant werden. So verlieren andere Teilnehmer schnell den Überblick, schalten ab und sehnen das Ende der Versammlung herbei.
- Ausufern zweitrangiger Gesprächsthemen: Mitunter debattieren einzelne Teilnehmer ausgiebig über Projektdetails, die mit dem Arbeitsalltag der anderen fast nichts zu tun haben. Oder es werden bereits ausdiskutierte Aspekte immer wieder angesprochen, ohne dass das zu einer Lösung führt. Ehe man sich versieht, wird so aus einem kurzen Update eine ausufernde Grundsatzdiskussion, die zu keinem Ergebnis führt.
- Unausgewogener Redeanteil: Manche Menschen haben Hemmungen, in größeren Gruppen zu sprechen, andere freuen sich darüber, endlich einmal ungestört der Selbstdarstellung frönen zu können. Wenn niemand Sorge trägt, dass alle ungefähr denselben Redeanteil haben, besteht das Risiko, dass notorische Selbstdarsteller das Meeting an sich reißen und viele gute Ideen gar nicht präsentiert werden, weil die zurückhaltenderen Teilnehmer gar nicht zu Wort kommen.
- Keine Leitung/Moderation: Die Person, die das Meeting leiten soll, ist selbst schlecht vorbereitet oder nicht durchsetzungsfähig und verlässt sich darauf, dass die Teilnehmer das Meeting schon zum Laufen bringen. Ob endlose Monologe, betretenes Schweigen oder das vollkommen willkürliche Springen zwischen mehr oder weniger relevanten Themen – all diese Dinge können ohne stringente Leitung passieren – und das ist in den seltensten Fällen produktiv.
- Keine Ergebnisse: Das Meeting ist vorbei und schon auf dem Weg zurück zum Platz fragt sich jeder, wozu es jetzt eigentlich gut war. Ohne konkrete Ergebnisse und Handlungsanweisungen ist ein Meeting tatsächlich nur verschwendete Zeit.
Jeder, der regelmäßig an Meetings teilnimmt, kennt diese Probleme. Und es ist einfach, sich darüber zu beschweren. Schwerer ist es jedoch, diese Probleme zu lösen. Und doch sollte es Aufgabe jedes Teilnehmenden sein – nicht nur derjenigen, die die Besprechung leiten. Wer jede Woche unvorbereitet in ein Meeting geht, nur um sich anschließend über dessen Überflüssigkeit zu beklagen, trägt einen großen Teil dazu bei, dass seine Meetings sinnfrei verlaufen. Besser ist es, offen konstruktive Kritik zu äußern und konkrete Verbesserungsvorschläge zu machen, statt grundsätzlich über Meetings an sich zu nörgeln. Denn liegt eine berechtigte und fundierte Kritik vor, dann kann man gemeinsam überlegen, wie sich künftige Meetings effizienter gestalten lassen.
Wenn Sie Meetings leiten, bei dem eines der oben genannten Probleme auftritt, sollten Sie nicht davor zurückschrecken, Maßnahmen zu ergreifen. Sei es, dass Sie die Zuspätkommer zurechtzuweisen oder das Meeting einfach abzubrechen, wenn sich keiner vorbereitet hat. Das kostet zwar Überwindung und sollte natürlich auch zu Ihrem Führungsstil passen. Doch solange Sie professionell und sachlich bleiben, ist es nicht falsch, die Anwesenden daran zu erinnern, dass sie durch solch ein Verhalten nicht nur ihre eigene, sondern auch die Zeit ihrer Kollegen verschwenden.