Professionelle Geschäftskorrespondenz leicht gemacht (inkl. Vorlage)

Wie genau sieht ein offizielles Geschäftsschreiben aus? Was muss darin enthalten sein? Die Norm DIN 5008 des Deutschen Institut für Normung e. V.  gibt Aufschluss über Layout, Gestaltung und viele Schreibweisen. So liefert sie wichtige Hinweise und gibt Richtlinien für eine einheitliche Geschäftskorrespondenz vor. Auch wenn die Einhaltung keine Pflicht ist, können so unschöne Formfehler vermieden und ein gewisser Standard in der Kommunikation gewährleistet werden. So stellen Sie sicher, dass bei Ihren Empfängern ein professioneller Eindruck entsteht.

In offiziellen Geschäftsschreiben – egal, ob diese auf postalischem oder elektronischem Weg übermittelt werden – sind einige Angaben Pflicht. Zwingend erforderlich sind:

• Firmenname
• Firmeninformationen wie – je nach Unternehmensform – Handelsregister, Rechtsform, Name der Geschäftsführung.

Empfehlenswert und für den Empfänger hilfreich ist es auch, folgende Informationen bei jeder Geschäftskorrespondenz anzugeben:

• Firmenkontaktdaten
• Ort und Datum
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bankverbindung

Idealerweise erstellen Sie eine Vorlage in Word und stellen diese Ihren Mitarbeiter zentral zur Verfügung. Für den postalischen Schriftwechsel sollten Sie zudem entsprechende Briefbögen in gedruckter Version auf Vorrat haben.

Meist sind es nur Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen professioneller Geschäftskorrespondenz und einfachen Schreiben ausmachen. Wir haben die wichtigsten formellen Punkte für Sie auf einen Blick zusammengefasst:

Die DIN-Norm 5008 erlaubt verschiedene Schreibweisen des Datums, bei der jedoch die Jahreszahl immer ausgeschrieben werden sollte:

• 12.09.2019
• 2019-09-12
• 12. September 2019
• 12.  Sept. 2019 (vierstellige Abkürzung der Monate möglich, jedoch nicht im Fließtext)

Schließen Sie Ihr Schreiben mit einer entsprechenden Grußformel wie beispielsweise „Mit besten Grüßen“ ab und fügen Sie diese mit einer Zeile Abstand zum Fließtext ein. Wenn Sie im Namen eines Unternehmens schreiben, fügen Sie – ebenfalls mit einer Zeile Abstand – danach noch den entsprechenden Firmennamen ein.

Lassen Sie dann circa drei Zeilen – bei Bedarf sind auch mehrere möglich – Zeilen frei für Ihre Unterschrift. Nutzerfreundlicher ist es übrigens, wenn Sie ergänzend dazu Ihren ausgeschriebenen Vor- und Zunamen hinterlegen. Zusätze, die etwas über Ihre Vollmacht aussagen („i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“), können in der maschinellen Namenswiederholung oder bei der Unterschrift genannt werden.

Formfehler treten besonders häufig bei Zahlen und Nummern auf, da viele Nutzer unsicher sind, wie die korrekte Schreibweise lautet. Wir haben die häufigsten Fehlerquellen zusammengestellt:

• Telefonnummern
  Eine Gliederung der Telefonnummer ist nicht notwendig. Zwischen Ländervorwahl, Vorwahl und Nummer sollte jeweils ein Leerzeichen stehen. Die Ländervorwahl wird mit einem Plus angegeben.
  Beispiele: 0123 456700, 0123 4567-12, +49 123 4567-12
   
• Internationale Bankleitzahl (IBAN)
  Gliedern Sie die internationale Bankleitzahl in fünf Vierer- und eine Zweiergruppe.
  Beispiel: DE12 3456 7891 2345 6789 00
   
• Postfach und Postleitzahl (PLZ)
  Die fünfstellige Postleitzahl wird nicht gegliedert. Die Postfachnummer wird dagegen zweistellig von rechts nach links gegliedert.
  Beispiele: PLZ 90476; Postfach 4 56 78 12
   
• Uhrzeit
  Stunde und Minuten werden mit einem Doppelpunkt getrennt und mit „Uhr“ versehen. Bei voller Stunde müssen die Minuten nicht aufgeführt werden.
  Beispiele: 6:30 Uhr; 08:00 Uhr oder 8 Uhr

1. Mit einem Standardbrief für 0,70 Euro können Sie bis zu drei DIN A4 Seiten (80 g/m²) zusammen versenden. Das entspricht einem Gewicht von etwa 15 g. Aber Vorsicht: Schon eine stärkere Grammatur des Papiers kann dazu führen, dass Sie Porto nachzahlen müssen und die Geschäftskorrespondenz schlimmstenfalls nicht befördert wird.
    
2. Unterlagen, die nicht geknickt werden können oder sollten, können Sie per Großbrief für aktuell 1,45 Euro per Post versenden. Insgesamt können so 95 DIN A4 Seiten (80 g/m²) zu insgesamt maximal 500 g verschickt werden.
    
3. Bei Verträgen, Steuererklärungen oder Kündigungen benötigt man oft einen rechtsverbindlichen Zustellnachweis. Mit dem Einschreiben bietet die Post verschiedene Möglichkeiten ab 2,15 Euro an, die den Sendungsverlauf dokumentieren.