Rechnungsnummern vergeben: Darauf sollten Sie achten

Grundlegende Vorschriften zum Aufbau rechtssicherer Rechnungsnummern macht § 14 UStG. Dieser definiert eine Rechnungsnummer als:

„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“

Diese Richtlinie wurde in der Vergangenheit mitunter als Handlungsaufforderung interpretiert, Rechnungsnummern folgendem Schema entsprechend in lückenloser Abfolge hochzuzählen.

Ein solcher Aufbau des Rechnungsnummer-Schemas erscheint übersichtlich, birgt in der Praxis jedoch Probleme.

Wird die Rechnungsnummer als fortlaufende Zahlenreihe umgesetzt, macht ein Unternehmen zwangsläufig die Anzahl von ihm ausgestellter Rechnungen publik. Gerade kleinere Unternehmen befürchten in diesem Zusammenhang, dass eine niedrige Anzahl an Rechnungen von Kunden und Geschäftspartnern als schlechte Auftragslage interpretiert werden könnte. Bei größeren Unternehmen hingegen können Buchhalter bei einem Schema, das die Rechnungen weder zeitlich noch geografisch zuordnet, schnell den Überblick verlieren.

Ergänzend zu § 14 UStG wurden die Vorschriften zu Rechnungsnummer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 daher präzisiert und den realen Anforderungen rechnungsschreibender Unternehmen angepasst. Dort heißt es in Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ unter „Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)“:

„(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.

(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.“

Die Rechnungsnummer gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass muss somit folgenden Vorgaben entsprechen:

• eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben

• separate Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche sind möglich

• die jeweiligen Rechnungsnummern werden in jedem Nummernkreis einmalig vergeben

• eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend

Die Richtlinien des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses ergeben einen deutlich größeren Spielraum für Unternehmer, die somit ein individuelles Schema für die Vergabe von Rechnungsnummern entwickeln können.

Um Rechnungen bereits anhand der Rechnungsnummern den entsprechenden Abrechnungsperioden zuordnen zu können, empfiehlt es sich, das Ausstellungsdatum in das Vergabeschema aufzunehmen. Möglich sind beispielsweise Rechnungsnummern mit initialer Jahreszahl. In folgendem Beispiel werden Rechnungsnummern für jedes Jahr separat in fortlaufenden Nummernkreisen aufgeführt:

Sollen die Nummernkreise enger gefasst werden, empfiehlt es sich, das komplette Datum in die Rechnungsnummer aufzunehmen:

Selbst ein neugieriger Geschäftspartner könnte aus einer Rechnungsnummer dieser Art höchstens ablesen, dass es sich bei der vorliegenden Rechnung um die erste, zweite oder dritte handelt, die am 10. Februar 2017 ausgestellt wurde.

Prinzipiell steht es Unternehmern frei, Nummernkreise nach eigenem Ermessen zu wählen. Möglich wären Schemata, bei denen die Art des Belegs, die Initialen des Rechnungsempfängers oder eines Rechnungsbearbeiters in Form eigener Nummernkreise in die Erstellung von Rechnungsnummern eingehen.

So könnte für die zwölfte Rechnung, die am 18. April 2017 vom Bearbeiter Max Mustermann ausgestellt wurde, folgende Rechnungsnummer generiert werden:

Dabei muss das gewählte Schema lediglich eine eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung von Rechnungsnummern zu Geschäftsvorfällen erlauben. Diesbezüglich hat das Finanzgericht Hamburg in einem rechtskräftigen Urteil vom 25.11.2014 (3 K 85/14) Folgendes entschieden:

„Eine Rechnungsnummer entspricht dann nicht den Vorgaben der § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, Art. 226 Nr. 2 Richtlinie 2006/112/EG, wenn sie durch die mehrfache Anfügung von Bindestrichen und weiteren Zahlen so unübersichtlich gestaltet wird, dass nur durch eine aufwendige Prüfung festgestellt werden kann, ob die Rechnungsnummer einmalig vergeben ist.“

Innerhalb eines Nummernkreises empfiehlt sich eine fortlaufende Nummerierung, um die Vergabe doppelter Rechnungsnummern zu vermeiden. Die Abfolge muss laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch nicht zwingend lückenlos sein.

Prinzipiell empfiehlt es sich, Rechnungsnummern so kurz wie möglich zu gestalten, um die Gefahr Tippfehler und Zahlendreher zu reduzieren und sowohl Mitarbeitern als auch Kunden den Umgang mit Rechnungsnummern zu erleichtern.

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