Ein solcher Aufbau des Rechnungsnummer-Schemas erscheint übersichtlich, birgt in der Praxis jedoch Probleme.
Wird die Rechnungsnummer als fortlaufende Zahlenreihe umgesetzt, macht ein Unternehmen zwangsläufig die Anzahl von ihm ausgestellter Rechnungen publik. Gerade kleinere Unternehmen befürchten in diesem Zusammenhang, dass eine niedrige Anzahl an Rechnungen von Kunden und Geschäftspartnern als schlechte Auftragslage interpretiert werden könnte. Bei größeren Unternehmen hingegen können Buchhalter bei einem Schema, das die Rechnungen weder zeitlich noch geografisch zuordnet, schnell den Überblick verlieren.
Ergänzend zu § 14 UStG wurden die Vorschriften zu Rechnungsnummer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 daher präzisiert und den realen Anforderungen rechnungsschreibender Unternehmen angepasst. Dort heißt es in Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ unter „Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)“:
„(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.“
Die Rechnungsnummer gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass muss somit folgenden Vorgaben entsprechen:
- eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben
- separate Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche sind möglich
- die jeweiligen Rechnungsnummern werden in jedem Nummernkreis einmalig vergeben
- eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend
Die Richtlinien des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses ergeben einen deutlich größeren Spielraum für Unternehmer, die somit ein individuelles Schema für die Vergabe von Rechnungsnummern entwickeln können.