Als Planungsinstrument für Arbeitgeber und Orientierungshilfe für Arbeitnehmer sollte jeder Dienstplan bestimmten formellen Anforderungen entsprechen:
- Er muss alle essenziellen Informationen enthalten, darunter den Vor- und Nachnamen der Mitarbeiter, die Arbeitszeiten sowie den Planungszeitraum, für den der Dienstplan gilt.
- Er sollte nicht nur für den Ersteller, sondern auch für die Mitarbeiter Sinn ergeben. Der Dienstplan sollte sich also zugunsten der Übersicht aufs Wesentliche beschränken (achten Sie auch darauf, dass der Text nicht zu klein ist) und möglichst unkompliziert und selbsterklärend sein. Im Zweifelsfall bietet es sich an, eine erläuternde Legende hinzuzufügen.
- Von Vorteil ist außerdem eine visuell ansprechende Gestaltung. So können leere Zeilen bzw. Spalten für Auflockerung sorgen. Unterschiedliche Farben heben einzelne Bereiche zudem voneinander ab.
Darüber hinaus gibt es einige rechtliche Anforderungen, die zu beachten sind. Es sind zwar bezüglich der Gestaltung keine gesetzlichen Regelungen vorgeschrieben, aber da der Arbeitgeber mit dem Dienstplan sein Weisungsrecht ausübt, unterliegt das Dokument der Gewerbeordnung.
Gemäß § 106 Satz 1 GewO kann der Arbeitgeber bestimmen, wann seine Angestellten ihre Arbeitsleistung zu erbringen haben. Dabei ist er jedoch dazu verpflichtet, auf die Interessen und Bedürfnisse seiner Belegschaft zu achten. Besonders von Bedeutung sind in diesem Zusammenhang die Regelungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hinsichtlich der zulässigen Arbeitszeit pro Tag, der einzuhaltenden Pausen sowie der Nacht- und Schichtarbeit. Außerdem müssen auch die gesetzlichen Bestimmungen zu besonderen Personengruppen (z.B. Jugendarbeitsschutzgesetz, kurz: JArbSchG) sowie privatrechtliche Regelungen (z.B. Tarifverträge) berücksichtigt werden. Weitere Sachverhalte werden meist innerbetrieblich (z. B. durch eine Betriebsvereinbarung bzw. entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag) geregelt.
Darüber hinaus ist der Dienstplan rechtlich gesehen als Urkunde anzusehen, da er auch zu Dokumentationszwecken und zur Gehaltsabrechnung herangezogen wird. Das bedeutet, dass er nach dem Aushändigen bzw. Aushängen grundsätzlich verbindlich ist und der Arbeitgeber ihn nicht einfach nachträglich abändern kann. Ist die Änderung einer Schicht dennoch unabdingbar, muss sie im Regelfall gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz spätestens vier Tage im Voraus angekündigt und mit dem betroffenen Mitarbeiter abgesprochen werden (§ 12 Abs. 2 TzBfG).