Microsoft-Excel-Alternativen: 5 überzeugende Gratis-Anwendungen

Bei der Verarbeitung und Planung von Text- und Bildinhalten ist man dank der Entwicklung diverser Freeware schon lange nicht mehr nur auf die kostenpflichtigen Dienste von Microsoft Word, Excel, Outlook und PowerPoint angewiesen – mittlerweile gibt es eine beachtliche Zahl an kostenlosen Office-Paketen, die alle wichtigen Funktionen für den täglichen Gebrauch am Schreibtisch bieten. Apache OpenOffice, ehemals als OpenOffice.org bekannt, ist die wohl meistgenutzte Alternative zu Microsoft Office. Aber auch LibreOffice, das seinerzeit ebenfalls aus dem OpenOffice-Paket entstand und seit 2010 weiterentwickelt wird, ist eine veritable Option. Beide Office-Pakete ähneln sich und sind für erfahrene Microsoft-User in der Regel leicht zu bedienen. Als Tabellenkalkulations-Tool von Apache OpenOffice und LibreOffice zählt das Open-Source-Tool Calc somit zu den besten Microsoft-Excel-Alternativen.

Calc ist Excel sogar in Look und Funktionen relativ ähnlich, allerdings ohne das mittlerweile modernisierte Microsoft-Interface zu imitieren. Ähnlich wie Excel bietet Calc eine große Bandbreite an Funktionen, etwa komplexe Zellformatierungen, Quelldatenübernahme in Kreuztabellen, filterbare Pivot-Tabellen, diverse Formatvorlagen, flexibel drehbare Inhalte, Hintergründe, Rahmen, aber auch einfache Shortcuts wie den Summen-Button. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit für parallele Zugriffe durch andere Nutzer. Tabellen werden im XML-basierten OpenDocument-Format (.ods) gespeichert, was über andere OpenDocument-fähige Software geöffnet werden kann.

Es gibt allerdings eine gewisse Einschränkung in der Kompatibilität mit Excel: Apache OpenOffice Calc öffnet zwar das aktuelle Microsoft-Dateiformat .xlsx, kann dies jedoch höchstens im älteren .xls-Format speichern. Das Calc-Programm von LibreOffice kann hingegen auch das .xlsx-Format problemlos speichern und lässt sich sogar mobil in einem Android-Viewer abrufen. In puncto Kompatibilität hat es also leicht die Nase vorn. Beide OpenOffice-Optionen sind mit Windows, macOS und Linux kompatibel.

Suchmaschinengigant Google bietet für seine Nutzer ebenfalls gratis eine Tabellenerstellung und -bearbeitung an. Über die browserbasierten Office-Tools von Google Docs kann man als eingeloggter User neben Texten, Formularen und Präsentationen auch Tabellenkalkulationen online generieren – mit der Tabellen-Funktion Google Sheets. Wer sich von klassischen Desktop-Varianten frei machen kann, hat hier nach der Registrierung ein nützliches und vor allem mobil verfügbares Tool an der Hand.

Neben den gängigen Funktionen wie Pivot-Tabellen und diversen Formatierungsoptionen bietet Google Sheets im Vergleich zu Excel einen klaren Vorteil – den kollektiven, mobilen Dokumenten-Zugang: Durch seine Beschränkung auf den Webservice ist das Tool besonders schnell und ein mobiler Zugriff durch mehrere Nutzer bequem via App möglich. Im Browser lassen sich hier mit verschiedenen Formatvorlagen gängige Tabellen recht intuitiv erstellen. Die Kompatibilität ist dabei auch kein Problem: Excel-Dateien und Google-Tabellen können flexibel gespeichert, verarbeitet und konvertiert werden. Die praktische „Revision History“ ermöglicht zudem eine schnelle Übersicht zum Bearbeitungsstand je Projekt, der automatisch gespeichert wird. Mit dem Speicherplatz von 15 GB auf Google Drive lässt sich pro Konto auch eine großzügige Tabellen-Anzahl anlegen. Sheets ist allerdings auch wesentlich sparsamer gestaltet als Excel und benötigt vorab die Registrierung über ein persönliches Google-Konto.

Hervorgegangen aus dem Linux-GNOME-Projekt, bietet die freie Open-Source-Software Gnumeric ebenfalls eine respektable Excel-Alternative, auch für komplexere Kalkulationen. Aufgrund seiner geringen Ressourcenbindung ist es ebenso für langsame Rechner empfehlenswert. Diagramme, Graphen, finanzmathematische Formeln und statistische Analysen lassen sich mit Gnumeric und den dazugehörigen Plug-ins adäquat verarbeiten. Als kompatibles Tool kann es, neben OpenDocuments, auch .xls- und .xlsx-Dateien verarbeiten und speichern. Allerdings ist die eher minimalistische Freeware etwas umständlich zu bedienen und hat nicht den Umfang des Marktführers von Microsoft, wie etwa Pivot-Tabellen oder Makro-Integration. Dafür ist sie auch als portable Version verfügbar. Ein weiterer Nachteil: Die Nutzersprache ist Englisch und das Programm ist hauptsächlich für Linux verfügbar. Offizielle Windows-Versionen gibt es nicht und Mac-User sind bei Gnumeric bislang gänzlich außen vor.

Apples Tabellenkalkulation Numbers ist eine speziell für Mac, iPhone und iPad optimierte Web-App. Browserbasiert ermöglicht es als Teil der iWork-Suite für iCloud ebenfalls einen Gruppenzugriff auf einzelne Projekte, die sich in Echtzeit mitverfolgen und von mehreren Nutzern synchron bearbeiten lassen. Numbers lässt sich per App bequem mobil an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten nutzen. Es erfordert lediglich die Anmeldung in der iCloud-Plattform.

Numbers kann Tabellen importieren und im Excel-Format speichern. Analog zum betont kreativen Apple-Design bietet es auch vielfältige optische Gestaltungsoptionen für animierte Diagramme und Grafiken. Das macht Numbers zum stilvollen und modernen Tabellenpräsentations-Tool. Im Gegensatz zum eher konservativen Ansatz von Excel ist Numbers bis hin zur iconlastigen Benutzeroberfläche mehr auf optische Präsentation als auf reine Datenverarbeitung ausgelegt. Dies mag nicht in jeder Branche relevant sein, doch gerade für kreative Berufe eignet sich Numbers dafür umso mehr.

Die Firma Bye Design Ltd. bietet mit Spread32 (je nach Version auch SpreadCE genannt) eine übersichtliche, schlanke und portable Tabellenkalkulation an, die gängige Dateiformate unterstützt. Über 300 Basisfunktionen umfassen Listen, Filter, Kalkulationen und ermöglichen sogar die Nutzung von Makros. Darüber hinaus verarbeitet und speichert Spread32 auch .xls- und .csv-Dateien. Wer nicht allzu viel Wert auf Design und Bedienkomfort legt, der besitzt mit Spread32 ein sehr kompaktes Tool für Windows- und Android-betriebene Endgeräte. Besonders praktisch: Die .exe-Datei benötigt wenig Speicherplatz und lässt sich daher bequem über die eigene Festplatte starten oder über portable Speichermedien wie USB-Sticks nutzen.