Stellen Sie sich vor, Sie haben eine unsortierte Liste mit Einträgen. Darin könnten z. B. Verkäufe der letzten Monate aufgelistet sein. Nun möchten Sie herausfinden, wie häufig ein bestimmter Artikel verkauft wurde. Statt per Hand die komplette Liste zu durchforsten, nutzen Sie in einem solchen Fall die ZÄHLENWENN-Funktion. Sie zählen also, wenn ein bestimmter Wert zutrifft.
In Excel ist ZÄHLENWENN eine statistische Funktion. Wie am Anwendungsbeispiel zu erkennen, nutzt man die Funktion, um eine Statistik zu erstellen. Wenn Sie die Frage „Wie häufig wurde Artikel XY verkauft?“ nun auf jedes verfügbare Produkt übertragen, können Sie etwa herausfinden, welcher Artikel am beliebtesten ist. Mit den statistischen Daten lassen sich anschließend z. B. Diagramme erstellen.
Bei der ZÄHLENWENN-Funktion handelt es sich im Prinzip um eine Kombination aus der WENN-Funktion (eine logische Funktion) und der ANZAHL-Funktion bzw. der ANZAHL2-Funktion (statistische Funktionen). Die Kombination ergibt, dass Excel eine Zelle nur dann zählt, wenn ein bestimmter Wert erfüllt ist.
Nicht zu verwechseln ist ZÄHLENWENN mit SUMMEWENN: Die ähnliche Funktion gibt nicht die Anzahl der Werte innerhalb eines Datenbereichs wieder, sondern summiert direkt bestimmte Mengen. In unserem Beispiel: Der entsprechende Artikel wurde jeweils pro Verkaufsaktion in größeren Mengen verkauft. SUMMEWENN ermittelt, wie viele einzelne Produkte schließlich veräußert wurden.