Schneller mit Excel: SVERWEIS-Funktion erklärt

Der SVERWEIS macht Ihnen die Arbeit in Excel erheblich einfacher. Statt große Datensammlungen selbst nach einem Wert zu durchsuchen, übernimmt das die SVERWEIS-Funktion und gibt ihnen das Ergebnis sogar aufbereitet in einer anderen Zelle wieder. Damit auch Sie von der Nützlichkeit der Excel-Funktion profitieren können, erklären wir Ihnen den SVERWEIS Schritt für Schritt an einem Beispiel und geben Ihnen praktische Ideen, wobei man die Funktion einsetzen kann.

Der SVERWEIS ist eine der nützlichsten Funktionen in Excel und gehört zu den Nachschlage- und Verweisfunktionen. Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle, bestehend aus mehreren Spalten, in denen Sie Daten erfasst haben. Nun benötigen Sie zu einem bestimmten Suchkriterium den passenden Wert. Beispielsweise könnte dies ein Mitgliedsverzeichnis sein: Sie wissen den Namen der Person und möchten hierzu die passende Telefonnummer erfahren. Mit der SVERWEIS-Funktion brauchen Sie nicht das komplette Verzeichnis nach dem Namen zu durchsuchen – dies erledigt die Funktion für Sie und liefert die entsprechende Telefonnummer automatisch.

Der Name der Funktion setzt sich aus dem „S“ für senkrecht und dem Verweis zusammen. Das gibt den praktischen Umfang der Funktion allerdings nur bedingt wieder. Dennoch lassen sich aus der Bezeichnung zwei wichtige Umstände ablesen: Zum einen gibt das „S“ die Richtung für die Suche an. Die Funktion beginnt in der obersten Zeile und geht von da aus senkrecht nach unten vor. Analog zum SVERWEIS gibt es auch den WVERWEIS, der waagerecht Spalten durchsucht. Die Verweiskomponente kommt durch den Referenzcharakter zustande: Die Funktion gibt nur den Wert einer anderen Zelle wieder, verweist also auf diese. Somit ist SVERWEIS auch mit der weniger umfangreichen VERWEIS-Funktion verwandt.

Damit Sie SVERWEIS richtig einsetzen können, müssen Sie wissen, wie Sie die Funktion korrekt einzugeben haben. Jede Funktion in Excel hat eine bestimmte Syntax, von der man nicht abweichen darf, ansonsten liefert der Befehl entweder nicht das richtige Ergebnis oder gibt sogar eine Fehlermeldung aus. Für SVERWEIS gilt folgende Syntax:

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Die Parameter genauer erklärt:

• Suchkriterium: Dieser Parameter enthält den Wert oder die Zeichenfolge, nach der Sie suchen. Sie können das Kriterium entweder direkt in die Formel eintragen, wobei Sie zu suchende Wörter in Anführungszeichen setzen oder eine Zelle angeben, die den Inhalt enthält.
• Matrix: An dieser Stelle geben Sie den Bereich an, in dem die Daten liegen. In Excel-Funktionen wird als Bis-Zeichen immer ein Doppelpunkt eingesetzt.
• Spaltenindex: Der Spaltenindex benennt die Stelle der Spalte des Rückgabewerts innerhalb der festgelegten Matrix. Demnach muss Spalte D nicht automatisch den Index 4 haben. Wenn Sie den Datenbereich erst ab Spalte B anfangen lassen, würden Sie 3 als Spaltenindex eintragen.
• Übereinstimmung: Soll das Ergebnis exakt oder nur ungefähr übereinstimmen? Mit 0 oder FALSCH wird nach genau dem angegebenen Wert gesucht. 1 oder WAHR lässt auch andere Eingaben zu und liefert dann den nächstkleineren Wert. Die Eingabe dieses Parameters ist optional: Wenn Sie die Stelle frei lassen, nimmt die Funktion 1 als Standard an.

In der Praxis würde also eine SVERWEIS-Funktion so aussehen:

=SVERWEIS("Schraube";B1:D50;2;FALSCH)

Oder:

=SVERWEIS(F2;B1:D50;2;0)

Wenn Sie die Funktion nicht per Hand in die Bearbeitungsleiste eintragen möchten, können Sie auch das hilfreiche Werkzeug „Funktion einfügen“ verwenden. Hier wählen Sie die Funktion aus einer Liste aus oder suchen nach ihr und erhalten dann eine Maske, in der Sie die Parameter eintragen können. Das Werkzeug erstellt daraufhin die korrekte Syntax selbst.

Das Suchkriterium muss immer in der am weitesten links stehenden Spalte sein. Die Suche wird dann in den Spalten rechts davon durchgeführt. Bauen Sie also Ihre Tabelle so auf, dass keine relevanten Spalten links von der Tabelle auftauchen.

Innerhalb der Funktion können Sie auch mit Platzhaltern arbeiten: Mit einem Asterisken (*) ersetzen Sie komplette Zeichenfolgen. Das Fragezeichen (?) hingegen steht immer für genau ein Zeichen. Diese Wildcards funktionieren im Übrigen auch in den meisten anderen Excel-Funktionen.

Bisher haben wir immer mit einer genauen Übereinstimmung gearbeitet, den Parameter Bereich_Verweis also immer auf FALSCH gesetzt, und das mit gutem Grund: Das Beispiel arbeitet hauptsächlich mit Text. Die ungenaue Übereinstimmung funktioniert aber in erster Linie mit Werten in einer sortierten Liste. Ist der Wert selbst nicht vertreten, verwendet die Funktion den nächstkleineren. Eine solche sortierte Liste mit Werten haben wir in Spalte A. Sollte man also mit einem einfachen SVERWEIS nach den Angaben zu einer bestimmten Inventarnummer suchen, die nicht vergeben ist, greift die Funktion auf die nächstkleinere zurück – in unserem Fall die Nummer 16.

=SVERWEIS(17;A2:D17;3;1)

SVERWEIS ist auch insofern etwas beschränkt, als dass es nur ein Ergebnis – nämlich das erste – liefert. Würden wir in unserem Beispiel nicht nach einem bestimmten Album, sondern nach dem Interpreten suchen und dabei The Beatles eingeben, würden wir nur ein Ergebnis erhalten (Help!). Mit SVERWEIS lässt sich das Problem leider nicht lösen. Dafür müssen wir eine sehr komplexe Formel anwenden:

=INDEX($C$2:$C$17;KGRÖSSTE(($B$2:$B$17=$F$2)*(ZEILE($B$2:$B$17)-1);ZÄHLENWENN($B$2:$B$17;$F$2)+1-ZEILE(C1)))

Mehr Informationen zu der Formel finden Sie z. B. auf der Excel-Seite von Martin Weiß. Achten Sie darauf, dass es sich bei der Formel um eine sogenannte Array-Formel handelt. Eine solche aktivieren Sie nicht einfach mit der Eingabetaste, sondern durch die Kombination von [Strg] + [Shift] + [Enter]. Dies erzeugt auch die für Array-Formeln typischen geschweiften Klammern um die Eingabe.