Wenn-Dann in Excel: So funktioniert die WENN-Funktion

Die WENN-Funktion findet in den verschiedensten Situationen Anwendung. Die logische Abfrage kann z. B. zum Sortieren von Datenpunkten verwendet werden. Beim folgenden Beispiel handelt es sich um ein Inventar. Mit WENN lässt sich nun etwa eine Markierung erstellen, sobald ein bestimmter Mindestbestand unterschritten wird.

=WENN(D2<10;"Ja";"Nein")

Neben einem Zellbezug ist es aber auch möglich, weitere Funktionen in WENN unterzubringen. So kann man dem ursprünglichen Preis einen Rabatt zuordnen, falls der letzte Abverkauf schon zu lange her ist.

=WENN((TAGE(HEUTE();F2))>30;C2*0,75;C2)

In diesem Fall ist die TAGE-Funktion Teil der Prüfung: Das aktuelle Datum wird mit dem angegebenen (in F2) verglichen und die Differenz in der Anzahl der Tage ausgegeben. WENN überprüft, ob die Anzahl größer ist als 30. Ist dies der Fall, tritt der Dann_Wert ein, in dem Sie eine mathematische Berechnung untergebracht haben: Auf den ursprünglichen Wert (in Zelle F2) wird ein Rabatt gegeben. Ansonsten bleibt der Originalwert erhalten.

Sie können Excel-Funktionen aber natürlich auch in den Parametern für Dann und Sonst unterbringen. Sehr beliebt ist z. B. die Verschachtelung von Wenn-Dann in Excel. Der Nachteil von WENN liegt darin, dass die Prüfung nur zwei Ergebnisse kennt: WAHR oder FALSCH. Wenn man aber mehrere Zustände unterscheiden möchte, kann anstelle von Sonst_Wert erneut eine WENN-Funktion auftreten, die eine weitere Überprüfung durchführt.

In unserem Beispiel wäre es denkbar, bereits vergünstigen Produkten einen noch höheren Rabatt zu gewähren, wenn von diesen nur noch wenige Exemplare vorhanden sind. Damit haben wir zwei Bedingungen: Der letzte Abverkauf ist schon über 30 Tage her und es befinden sich nicht mehr als 10 Exemplare im Lager. Deshalb müssen wir zum einen eine UND-Verknüpfung im Prüfparameter unterbringen und zum anderen eine weitere Wenn-Dann-Abfrage im Sonst-Parameter, denn wir möchten drei Ergebnisse möglich machen: 50 % Rabatt, 25 % Rabatt und kein Rabatt.

=WENN(UND(TAGE(HEUTE();F2)>30;E2<10);C2*0,5;WENN(TAGE(HEUTE();F2);C2*0,75;C2))

Natürlich ist es auch möglich, Wenn-Dann in andere Excel-Funktionen einzubauen. Denkbar ist dies z. B. in einer einfachen SUMME-Funktion. Stellen wir uns vor, das Beispiel-Unternehmen möchte erfahren, wie viele Posten derzeit von einem Rabatt erfasst werden. In einer solchen Situation kann man beispielsweise diese Formel anwenden:

=SUMME(WENN(D2=C2;0;1);WENN(D3=C3;0;1);….)

In der Praxis wird das aber eine sehr lange Formel. Arbeiten Sie lieber mit einer Hilfspalte, in der Sie wiederum die einfache Wenn-Dann-Funktion anwenden, und setzen Sie dann die ZÄHLENWENN-Funktion ein. Damit können Sie nur solche Zellen zählen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen, also z. B. das Wort „Ja“ enthalten:

=ZÄHLENWENN(E2:E11;"Ja")

Seit Office 2016 bietet Excel Ihnen noch eine andere Wenn-Dann-Funktion. Die WENNS-Funktion arbeitet ähnlich wie WENN: Einer logischen Prüfung wird ein Dann_Wert zugeordnet – allerdings bis zu 127-mal. Die Syntax lautet demnach:

=WENNS(Etwas ist Wahr1; Wert wenn Wahr1; [Etwas ist Wahr2; Wert wenn Wahr2];…[Etwas ist Wahr127; Wert wenn Wahr127])

Was dabei auffällt: Es gibt keinen Sonst_Wert mehr. Das bedeutet aber auch, dass man den Umkehrschluss – also in unserem Beispiel den Fall, dass keine Rabatte zum Einsatz kommen – selbst definieren muss. Daher gilt:

=WENNS(UND(TAGE(HEUTE();F2)>30;E2<10);C2*0,5;TAGE(HEUTE();F2)>30;C2*0,75;TAGE(HEUTE();F2)<=30;C2)

Die beiden Prüfungen für die Rabatte kommen jeweils hintereinander. Anschließend folgt der Sonst-Fall: Alle Produkte, deren letzter Verkauf weniger oder gleich 30 Tage her ist.