Excel-Duplikate: Anzeigen der Doppelungen

Wer mit großen Datenmengen arbeitet, verliert manchmal den Überblick: Werte können entweder fehlen, an falschen Stellen stehen oder mehrfach in der Tabelle auftauchen. Manchmal sind solche Doppelungen gewünscht, oft sind entsprechende Duplikate aber durch Fehler entstanden. Doch in beiden Fällen (also bei fehlerhaften Einträgen wie bei gewollten Doppelungen) möchte man sich mitunter die Duplikate anzeigen lassen – und zwar automatisch: Wenn es um komplexe Tabellen geht, ist eine solche Markierung bzw. Erfassung per Hand fast nicht mehr möglich. Deshalb ist es nützlich zu wissen, wie man sich in Excel Duplikate anzeigen lassen kann.

Excel: Doppelte Werte anzeigen

Meist möchte man aus einem der folgenden zwei Gründe Excel-Duplikate finden:

  1. Die Doppelungen sind durch Fehler entstanden und man möchte die Duplikate entfernen.
  2. Alle Duplikate sind wichtig für eine Analyse und man will in Excel doppelte Werte markieren.
Tipp

In unserer separaten Anleitung erfahren Sie, wie Sie in Excel doppelte Werte löschen Duplikat können.

Excel kann Duplikate für Sie finden: Sie müssen daher nicht per Hand jede einzelne Zelle durchgehen. Das Tabellenkalkulationsprogramm kann Ihnen Duplikate automatisch anzeigen. Hierfür müssen Sie zunächst den Bereich markieren, der überprüft werden soll. Das kann eine komplette Spalte oder Zeile sein, aber auch ein abgegrenzter, von Ihnen definierter Bereich. Ein solchen wählen Sie mit der Maus aus, indem Sie einen rechteckigen Kasten ziehen. Sie können auch einzelne Zellen auswählen. Halten Sie dafür einfach die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie dann in die entsprechenden Zellen.

Haben Sie den zu analysierenden Bereich ausgewählt, dann können Sie Excel anweisen, doppelte Werte zu markieren. Das gelingt über die Bedingte Formatierung. Diese Funktion finden Sie im Start-Menüband im Bereich Formatvorlagen. Dort haben Sie unterschiedlichste Optionen. Die Regeln zum Hervorheben von Zellen führt Sie zur Funktion Doppelte Werte… – dortkönnen Sie auswählen, auf welche Weise Sie die Dubletten farblich markieren möchten. Auf Wunsch können Sie Excel aber auch genau das Gegenteil markieren lassen: eindeutige Werte. Das sind solche Werte, die eben kein zweites Mal in der Tabelle vorkommen.

Über die Funktion Doppelte Werte… können alle Einträge markiert werden, die mehr als einmal vorkommen. Das heißt, dass nicht nur doppelte, sondern genauso auch dreifache oder vierfache Werte eingefärbt werden. Möchten Sie sich nur Werte anzeigen lassen, die dreimal in einer Tabelle vorkommen, liefert Excel Ihnen auch hierfür eine Lösung. Sie müssen lediglich eine eigene Regel definieren. Die Funktion dafür findet man unter dem Menüpunkt Bedingte Formatierung. Im entsprechenden Menü legen Sie dann fest, dass eine Formel zur Formatierung genutzt werden soll. Wollen Sie beispielsweise Drillinge finden, hilft Ihnen die ZÄHLENWENN-Funktion:

=ZÄHLENWENN($A$2:$A$10;A2)=3

Den zu untersuchenden Bereich (erster Parameter der Formel) können Sie frei wählen. Außerdem nennen Sie die erste Zelle des Bereichs im zweiten Parameter: Wenn deren Inhalt dreimal auftaucht (=3), wird eine Markierung vorgenommen. Die bedingte Formatierung wird automatisch auf alle ausgewählten Zellen angewandt und damit auch auf die Inhalte der anderen Zellen hin überprüft. (Deshalb haben sie als ersten Parameter absolute Verweise und im zweiten relative.)

Nun kann man aber noch einen Schritt weitergehen und alle anderen Zellen komplett ausblenden. Das macht die Arbeit mit den Duplikaten unter Umständen einfacher, denn nun lassen diese sich unproblematisch markieren. Dafür verwendet man einen Filter. Einen solchen kann man nur auf komplette Spalten anwenden, weshalb man diese zunächst auswählen muss. Man aktiviert sie, indem man im Menüband auf Daten wechselt – dort befindet sich der entsprechende Button.

Anschließend erhält die oberste Zelle der Spalte ein Dropdown-Menü, in dem man das Filterkriterium festlegen kann. (Deshalb empfiehlt es sich, mit Titelzeilen zu arbeiten.) Damit Excel nur Duplikate anzeigt, filtert man nach Farben. Da Excel alle doppelten Werte farblich markiert hat, kann man nun diese Farbe zum Selektieren verwenden. So erreichen Sie also, dass Excel nur die Duplikate anzeigt – alles andere wird ausgeblendet.

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