Excel: Änderungen nachverfolgen – So klappt´s
Wenn Sie Excel-Arbeitsmappen über einen längeren Zeitraum oder gemeinsam mit anderen bearbeiten, ist es notwendig, die vorgenommenen Änderungen nachvollziehen und Korrekturen genehmigen bzw. zurückweisen zu können. Hierfür bietet Excel die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ an, oft auch als „Excel-Änderungsmodus“ bezeichnet. Die Funktion ermöglicht es Ihnen, Änderungen optisch hervorzuheben, tabellarisch zu protokollieren und später ggf. rückgängig zu machen.
Die Nachverfolgung von Änderungen ist in Excel eng mit der Freigabe von Arbeitsmappen verknüpft. Beide Funktionen werden oft zusammen verwendet. In den neueren, auf Clouds zugeschnittenen Office-Versionen ist die Freigabe von Arbeitsmappen zwar nicht mehr vorgesehen, da diese ohnehin auf kollaboratives Arbeiten ausgelegt sind. Mit den passenden Handgriffen kann man die Änderungsverfolgung aber auch dort noch verwenden.
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Excel: Änderungsverfolgung einschalten
Wenn Sie in Excel Änderungen verfolgen möchten, gibt es bei den meisten Versionen zwei Möglichkeiten, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
Änderungen nachverfolgen
Rufen Sie das Menü „Überprüfen“ auf. Klicken Sie in der Rubrik „Änderungen“ die Option „Änderungen nachverfolgen“ und anschließend „Änderungen hervorheben“ an.
Im folgenden Dialog können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen.
Am einfachsten ist es, nur die Kontrollkästchen „Änderungen während der Eingabe protokollieren. Arbeitsmappe wird freigegeben.“ und „Änderungen am Bildschirm hervorheben“ zu aktivieren. Nun werden die Änderungen in Excel verfolgt und optisch durch einen Zellenkommentar hervorgehoben. Die Arbeitsmappe wird automatisch freigegeben. Mit dieser Standardeinstellung bleiben alle anderen Einstellungen unverändert.
In der folgenden Tabelle sehen Sie zusätzliche Einstellungen und ihre Funktion:
| Einstellung | Funktion |
|---|---|
| Kontrollkästchen/Optionsfeld „Wann:“ | Immer: Die Standardeinstellung. Alle Änderungen werden verfolgt.Seit der letzten Speicherung: Es werden nur die Änderungen seit der letzten Speicherung verfolgt.Noch nicht überprüft: Nur ungeprüfte Änderungen werden verfolgt.Seit …: Hier tragen Sie das Datum ein, ab dem Sie die Änderungen verfolgen möchten. |
| Kontrollkästchen/Optionsfeld „Wer:“ | Jeder: Die Standardeinstellung. Die Änderungen aller Bearbeiter werden verfolgt.Jeder außer mir: Es werden nur die Änderungen anderer Bearbeiter verfolgt, nicht Ihre eigenen.(Eigener Name): Nur Ihre eigenen Änderungen werden verfolgt. |
| Kontrollkästchen/Optionsfeld „Wo:“ | Hier können Sie einen Bereich angeben, in dem Sie die Änderungen verfolgen möchten. |
| Kontrollkästchen „Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren“ | Ein neues Tabellenblatt „Änderungsverlauf“ wird angelegt, in dem jede Änderung protokolliert wird. Diese Einstellung kann erst gewählt werden, wenn bereits einige Änderungen protokolliert wurden. Nur die bisher gemachten Änderungen werden in das neue Arbeitsblatt übernommen. |
Arbeitsmappe freigeben
Alternativ können Sie im Menü „Überprüfen“ im Abschnitt „Änderungen“ die Funktion „Arbeitsmappe freigeben“ verwenden.
Auch hier erscheint ein Dialog, in dem Sie zunächst unter „Status“ das Kontrollkästchen „Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen“ aktivieren müssen. Anschließend können Sie unter „Weitere“ den Änderungsmodus in Excel aktivieren.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Einstellungen im Reiter „Weitere“:
| Einstellung | Funktion |
|---|---|
| Optionsfeld „Änderungsverlauf führen für die letzten … Tage“ | Der Änderungsverlauf wird standardmäßig für die letzten 30 Tage geführt. Diese Zeitspanne können Sie hier ändern. |
| Optionsfeld „Keinen Änderungsverlauf führen“ | Die Änderungsverfolgung wird deaktiviert. |
| Optionsfeld „Änderungen aktualisieren beim Speichern der Datei“ | Änderungen werden nur beim Speichern der Datei aktualisiert und erst dann für andere Benutzer der Datei sichtbar. |
| Optionsfeld „Änderungen aktualisieren automatisch alle … Minuten“ | Hier können Sie ein Zeitintervall zur Aktualisierung der Änderungen festlegen. Nach jeder Aktualisierung sind die Änderungen für andere Benutzer sichtbar. |
| Optionsfeld „Eigene Änderungen speichern und fremde Änderungen anzeigen“ | Hier geben Sie Ihren eigenen Änderungen Vorrang vor fremden Änderungen, können sich die fremden Änderungen aber ansehen. |
| Optionsfeld „Änderungen anderer Benutzer sichtbar machen“ | Fremde Änderungen werden in Ihrer Ansicht sofort sichtbar, wenn sie aktualisiert wurden. |
| Optionsfeld „Widersprüchliche Änderungen verschiedener Benutzer – Manuell entscheiden“ | Ein Dialogfeld „Konflikte lösen“ wird eingeblendet, wenn mehrere Benutzer widersprüchliche Änderungen vorgenommen haben. |
| Optionsfeld „Widersprüchliche Änderungen verschiedener Benutzer – Gespeicherte Änderungen behalten“ | Sie geben Ihren eigenen Änderungen automatisch Vorrang vor fremden Änderungen. |
| „In persönliche Ansicht einschließen“, Kontrollkästchen „Druckeinstellungen“ | Jeder Benutzer kann eigene Druckeinstellungen festlegen. |
| „In persönliche Ansicht einschließen“, Kontrollkästchen „Filtereinstellungen“ | Jeder Benutzer kann eigene Filtereinstellungen festlegen. |
Bearbeitete Zellen erkennen
Wie Ihnen die Änderungen angezeigt werden, hängt von Ihren Einstellungen bei der Aktivierung des Änderungsmodus in Excel ab.
Hervorgehobene Änderungen
Wenn Sie bei den Einstellungen die Option „Änderungen am Bildschirm hervorheben“ wählen, färben sich die Spalten- und Zeilenbezeichnungen dunkelrot, sobald in der Spalte bzw. Zeile eine Zelle geändert wurde. Außerdem erhalten geänderte Zellen automatisch einen Kommentar, erkennbar an einem farbigen Rahmen und einem kleinen farbigen Dreieck oben links in der Zelle. Jeder Benutzer bekommt eine eigene Farbe für seine Änderungen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die geänderte Zelle gehen, wird der Kommentar eingeblendet. Sie sehen, wer die Zelle wann geändert hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Arbeitsblatt „Änderungsverlauf“
Wenn Sie bei den Einstellungen die Option „Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren“ wählen, erscheint ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen „Änderungsverlauf“ in Ihrer Arbeitsmappe. In diesem Arbeitsblatt finden Sie eine Liste sämtlicher Änderungen in Tabellenform. Darin sehen Sie u. a. auch Konfliktfälle, sollten beispielsweise zwei Benutzer dieselbe Zelle ändern wollen.
In der Liste sind nur gespeicherte Änderungen aufgeführt. Der Umfang der enthaltenen Änderungen hängt außerdem von Ihren Einstellungen ab.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren“ bei den Einstellungen deaktivieren, wird das Arbeitsblatt „Änderungsverlauf“ entfernt.
Funktion ZELLE
Ein Trick, den man zusätzlich zum Änderungsmodus in Excel nutzen kann: Wenn Sie immer direkt sehen möchten, welche Zelle zuletzt geändert wurde, hilft die Excel-Funktion ZELLE. Tragen Sie die folgende Formel in eine Zelle ein:
=ZELLE("Adresse")Jetzt sehen Sie in dieser Zelle die Adresse der zuletzt geänderten Zelle. Dieses Feature funktioniert mit allen Infotypen der ZELLE-Funktion: Wenn Sie keinen Bezug angeben, wird die Information immer für die zuletzt geänderte Zelle ausgegeben.
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Änderungen annehmen bzw. ablehnen
Wollen Sie verfolgte Anpassungen an einem Excel-Sheet annehmen bzw. ablehnen, benötigen Sie die Schaltfläche „Änderungen annehmen/ablehnen“. Sie finden diese Option unter dem Menüpunkt Änderungen nachverfolgen“, der sich in der Rubrik „Änderungen“ (im Reiter „Überprüfen“) befindet. Zunächst erscheint ein Hinweis, dass Sie das Arbeitsblatt speichern müssen – bestätigen Sie die Meldung mit „OK“. In dem nachfolgenden Dialog legen Sie fest, welche Änderungen Sie überprüfen möchten. Hier können Sie ähnlich wie bei den Einstellungen für die Änderungsverfolgung nach Zeit, Benutzer und Tabellenbereich filtern. Standardmäßig werden alle noch nicht geprüften Änderungen überprüft.
Der folgende Dialog führt Sie durch die einzelnen Änderungen. Mit den Schaltflächen können Sie die Änderungen einzeln oder alle gleichzeitig annehmen oder ablehnen. Wenn Sie eine Änderung ablehnen, wird die entsprechende Zelle wieder in den Zustand vor der Änderung zurückversetzt. Wurde eine Zelle seit der letzten Überprüfung mehrmals geändert, können Sie die Änderungen einzeln überprüfen und sich für einen der Zellinhalte entscheiden.
Auch nach der Überprüfung sind die geänderten Zellen hervorgehoben, selbst wenn Sie die Änderung angenommen oder abgelehnt haben. Die Hervorhebung verschwindet erst, wenn Sie die Änderungsverfolgung in Excel ausschalten.
Änderungsverfolgung ausschalten
Wollen Sie keine Excel-Änderungen mehr nachverfolgen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Rufen Sie die Registerkarte „Überprüfen“ auf.
- Wählen Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ im Abschnitt „Änderungen“ aus.
- Klicken Sie auf „Änderungen hervorheben“.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Änderungen während der Eingabe protokollieren …“.
Beim Ausschalten der Änderungsverfolgung wird der Änderungsverlauf gelöscht. Sie können den Verlauf jedoch zuvor separat speichern. Dazu können Sie wie oben beschrieben die „Änderungen in einem neuen Arbeitsblatt protokollieren“ und das Tabellenblatt „Änderungsverlauf“ in eine andere Excel-Arbeitsmappe kopieren.
Nach der Deaktivierung der Änderungsverfolgung ist auch die gemeinsame Bearbeitung der Arbeitsmappe nicht mehr möglich. Deshalb erscheint hier ein entsprechender Warnhinweis. Wenn ein anderer Benutzer nach dem Deaktivieren der Änderungsverfolgung seine Fassung der Arbeitsmappe speichert, werden zuvor gespeicherte Fassungen überschrieben.
Einschränkungen bei der Änderungsverfolgung
Bei aktivierter Änderungsverfolgung gelten die Einschränkungen für freigegebene Arbeitsmappen in Excel. Das bedeutet, dass bestimmte Bearbeitungen nicht möglich sind, z. B. die bedingte Formatierung, das Verbinden von Zellen, das Einbinden von Hyperlinks, das Nutzen von Excel-Makros und einige weitere Funktionen (siehe nachfolgende Auflistung). Wenn Sie eine Excel-Funktion verwenden möchten, diese aber grau hinterlegt ist, sollten Sie nachsehen, ob in der Titelleiste Ihres Excel-Fensters neben dem Dateinamen der Hinweis „[Freigegeben]“ steht – das kann erklären, warum bestimmte Funktionen nicht verfügbar sind.
Beispiele für nicht unterstützte Excel-Funktionen bei aktiver Excel-Änderungsverfolgung:
- Erstellen oder Einfügen von Tabellen
- Einfügen oder Löschen von Zellenblöcken
- Hinzufügen oder Ändern bedingter Formatierungen
- Löschen von Arbeitsblättern
- Hinzufügen oder Ändern der Datenüberprüfung
- Verbinden von Zellen oder Aufteilen verbundener Zellen
- Erstellen oder Ändern von Diagrammen oder PivotChart-Berichten
- Sortieren oder Filtern nach Format
- Einfügen oder Ändern von Bildern oder anderen Objekten
- Verwenden von Zeichentools
Beachten Sie außerdem, dass die Änderungsverfolgung nicht wie eine normale Rückgängig-Funktion arbeitet. Sie können Änderungen nicht in der umgekehrten Reihenfolge ablehnen, in der sie gemacht wurden. Jede Änderung kann individuell zurückgewiesen werden.
Nicht alle Änderungen werden protokolliert. Inhaltliche Änderungen an Zellen werden verfolgt, aber Änderungen wie Formatierungen, Ein- und Ausblenden von Zeilen/Spalten oder das einfache Neuberechnen werden nicht verfolgt.
Voraussetzung für die Änderungsverfolgung
Die Excel-Änderungsverfolgung funktioniert nur in freigegebenen Arbeitsmappen (durch die Aktivierung der Änderungsverfolgung wird die Arbeitsmappe automatisch freigegeben, siehe oben unter „Einstellungen“). Das Konzept der „freigegebenen Arbeitsmappen“ wurde in neueren Excel-Versionen wie Excel 365 durch die „gemeinsame Dokumentenerstellung“ ersetzt, bei der mehrere Nutzer die Arbeitsmappe gleichzeitig bearbeiten und sofort die Bearbeitung der anderen sehen können – bei dieser Arbeitsweise ist der Excel-Änderungsmodus aber nicht mehr verwendbar. Das gilt beispielsweise, wenn Sie die Excel-Arbeitsmappe in einem gemeinsamen Bereich wie OneDrive oder SharePoint gespeichert haben. Sie können die Änderungen durch andere Bearbeiter dann nur noch direkt verfolgen, jedoch nicht im Nachhinein.
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Änderungsverfolgung im Excel-Menü hinzufügen
Wenn die aufgezeigten Schaltflächen zur Aktivierung der Änderungsverfolgung in Ihrem Excel-Menü nicht vorhanden sind (z. B. der Fall in Excel 365), können Sie diese auf folgende Weise wieder ins Menü einbinden:
- Rufen Sie nacheinander „Datei“ > „Optionen“ > „Menüband anpassen“ auf.
- Wählen Sie rechts unter den Hauptregisterkarten den Eintrag „Überprüfen“ aus.
- Klicken Sie auf „Neue Gruppe“, sodass eine neue Gruppe unter „Überprüfen“ angelegt wird.
- Klicken Sie auf die Option „Umbenennen“ und geben Sie der Gruppe den Namen „Änderungen“.
- Wählen Sie im linken Fenster unter „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ aus.
- Scrollen Sie in der Liste nach unten bis zu „Freigegebene Arbeitsmappe (Legacy)“ (möglicherweise heißt der Eintrag bei Ihnen „Arbeitsmappe freigeben …“). Wählen Sie diesen Eintrag aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
- Scrollen Sie in der Liste nach unten, bis zu „Änderungen nachverfolgen (Legacy)“. Wählen Sie dieses Element aus und klicken Sie ebenfalls auf „Hinzufügen“.
- Bestätigen Sie den Vorgang mit „OK“.
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