Word: Änderungen nachverfolgen – So funktioniert’s

Mit der Nachverfolgung von Änderungen in Word (oft auch als Word-Änderungsmodus bezeichnet) lassen sich sämtliche Änderungen, Formatierungen oder Kommentare in einem Word-Dokument nachvollziehen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten. So können Sie zum Beispiel genau sehen, wer für welche Änderungen verantwortlich ist und wann die letzte Änderung gemacht wurde. Wahlweise lassen sich die Änderungen einzeln oder in einem einzigen Schritt zurückweisen oder endgültig genehmigen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.

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Word-Änderungsmodus einschalten

Wählen Sie im Hauptmenü unter „Überprüfen“ im Abschnitt „Nachverfolgung“ die Word-Option „Änderungen nachverfolgen“ und darunter noch einmal „Änderungen nachverfolgen“. Anschließend ist die Änderungsverfolgung aktiviert: Alle Änderungen am Dokument werden nun protokolliert. Die Darstellung der Änderungen hängt dabei von den Einstellungen des Änderungsmodus ab.

Ist der Menüpunkt „Änderungen nachverfolgen“ in Word ausgegraut, ist das Dokument möglicherweise gegen Änderungen geschützt. In diesem Fall müssen Sie zunächst den Dokumentenschutz aufheben, bevor Sie Änderungen in Word verfolgen können. Prüfen Sie unter „Überprüfen“ und „Bearbeitung einschränken“, ob ein solcher Schutz eingerichtet wurde, und heben diesen ggf. auf. Hierzu brauchen Sie möglicherweise das passende Kennwort.

Tipp

Sie können die Änderungsverfolgung auch mit der Word-Tastenkombination [Strg] + [Umschalt] + [E] aktivieren!

Standarddarstellung der Änderungen

Wenn Sie keine zusätzlichen Einstellungen festgelegt haben, wird hinzugefügter Text farblich und durch Unterstreichung hervorgehoben. Gelöschter Text wird farbig markiert und durchgestrichen. Am linken Seitenrand erscheint neben geänderten Textabschnitten ein senkrechter Strich. Am rechten Seitenrand finden Sie Sprechblasen mit Informationen über die Änderungen. Wenn Sie die Maus über den geänderten Text bewegen, erscheint ebenfalls eine Sprechblase mit detaillierten Informationen zum Autor, Änderungszeitpunkt und den genauen Änderungen. Hier sehen Sie auch, wenn die Formatierung geändert wurde.

Die Änderungen verschiedener Autoren werden in unterschiedlichen Farben dargestellt und können von anderen Nutzern kommentiert werden. Der Word-Änderungsmodus ähnelt der Word-Kommentarfunktion. Wenn Sie gleichzeitig die Änderungsverfolgung und Kommentare verwenden, erscheinen beide am rechten Seitenrand.

Alternative Darstellungsmöglichkeiten

Mit den Einstellungsoptionen zur Änderungsverfolgung können Sie die Darstellung der Änderungen genau auf Ihre Erfordernisse anpassen. Für den Umfang der Änderungsanzeige gibt es folgende Einstellungen:

Einfaches Markup Die Änderungen werden nur durch eine Linie am Seitenrand gekennzeichnet. Per Mausklick auf die Linie können Sie sich die Änderungen im Text einblenden lassen. In dieser Darstellung sehen Sie, wie der geänderte Text nach Annahme der Änderungen aussehen wird.
Markup: alle Alle Änderungen werden detailliert dargestellt, wie oben unter „Standarddarstellung“ beschrieben.
Markup: keine Die Änderungen werden nicht eingeblendet. Sie sehen eine Vorschau des Dokuments, wie es nach Annahme aller Änderungen aussehen wird.
Original Das Dokument wird in der früheren Version ohne Änderungen dargestellt.

Unter „Markup anzeigen“ können Sie außerdem die Art der Darstellung genauer festlegen. Hier gibt es folgende zusätzliche Einstellungen, die Sie aktivieren können:

Kommentare Kommentare werden als Änderungen angezeigt.
Freihand Eingaben, die z. B. über die Freihandfunktion eines Tablets gemacht wurden, werden als Änderungen angezeigt.
Einfügungen und Löschungen Einfügungen und Löschungen werden als Änderungen angezeigt.
Formatierung Formatierungen werden als Änderungen angezeigt.
Sprechblasen: Überarbeitung in Sprechblasen anzeigen Änderungen werden in Form von Sprechblasen am rechten Rand des Dokuments dargestellt.
Sprechblasen: Alle Überarbeitungen inline anzeigen Änderungen werden direkt im Text („inline“) durch Hervorhebung dargestellt.
Sprechblasen: Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen Kommentare und Formatierungen werden in Sprechblasen am rechten Rand angezeigt, alle anderen Änderungen direkt im Text.
Bestimmte Personen Hier können Sie auswählen, ob nur Änderungen bestimmter Autoren dargestellt werden sollen.
Aktualisierungen hervorhebenAndere Autoren Diese Einstellungen sind bei Einzelplatzversionen von Microsoft Word normalerweise deaktiviert und betreffen nur die simultane Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Nutzer.

Eine weitere Darstellungsmöglichkeit für Änderungen ist der Überarbeitungsbereich. Diesen können Sie sich horizontal oder vertikal einblenden lassen. Hier lassen sich die durchgeführten Änderungen mit dem jeweiligen Bearbeiter anzeigen, ähnlich wie in den Sprechblasen am Seitenrand, allerdings ohne Zeitangabe. Der Überarbeitungsbereich ist besonders praktisch, um auf einen Blick festzustellen, ob das Dokument noch Änderungen enthält, die Sie annehmen oder ablehnen müssen. Oben im Überarbeitungsbereich sehen Sie die Anzahl offener Überarbeitungen.

Mit dem Erweiterungssymbol rechts unten im Bereich „Nachverfolgung“ können Sie sich einen Dialog einblenden lassen, der alle Einstellungsoptionen zusammenfasst. Hier finden Sie auch die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“, wo Sie die Art der Hervorhebung, die Zuordnung von Bearbeitern, die Schriftart und Größe von Sprechblasen etc. individuell einstellen können.

Tipp

Den Änderungsmodus gibt es nicht nur in Word. Auch in Excel können Sie Änderungen nachverfolgen.

Änderungen annehmen oder ablehnen

Im Menüband der Registerkarte „Überprüfen“ finden Sie den Bereich „Änderungen“, in dem Sie Änderungen annehmen oder ablehnen können. Über die Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“ können Sie die Änderungen einzeln durchgehen. Mit den Schaltflächen „Annehmen“ und „Ablehnen“ nehmen Sie die ausgewählte Änderung dabei an oder lehnen sie ab – Word springt danach automatisch zur nächsten Änderung. Die angenommene oder abgelehnte Änderung verschwindet aus der Änderungsliste, wird also nicht mehr als Änderung angezeigt.

Wenn Sie auf den Pfeil unterhalb der Schaltflächen „Annehmen“ bzw. „Ablehnen“ klicken, haben Sie weitere Möglichkeiten zur schnelleren Bearbeitung. Sie können so z. B. sämtliche Änderungen auf einmal annehmen oder ablehnen.

Tipp

Die Nachverfolgung funktioniert in allen aktuellen Word-Versionen weitgehend gleich. Auch andere Textverarbeitungsprogramme bieten ähnliche Funktionen.

Word: Änderungen nachverfolgen und Drucken

Beachten Sie, dass die Änderungsverfolgung auch beim Drucken des Dokuments angezeigt wird, d. h. die Änderungshinweise am Rand oder im Text werden mitgedruckt. Wenn Sie das nicht möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie die Option „Drucken“ aus. Unter „Einstellungen“ öffnen Sie das Optionsfeld „Alle Seiten drucken“. Unten finden Sie den Eintrag „Markup drucken“. Wenn Sie dort das Häkchen entfernen, wird das Dokument in der geänderten Fassung ohne Darstellung der Änderungen gedruckt. Rechts finden Sie die Druckvorschau.
  2. Wenn Sie vor dem Drucken die Anzeigeeinstellungen auf „Markup: Keine“ umstellen, wird das Dokument ebenfalls ohne Darstellung der Änderungen in der geänderten Fassung gedruckt. Alternativ dazu können Sie die Einstellung „Original“ wählen und das Dokument in der früheren Version ohne Änderungen drucken.

Änderungsverfolgung ausschalten

Wollen Sie den Word-Änderungsmodus deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rufen Sie den Reiter „Überprüfen“ auf.
  2. Klicken Sie im Menüband auf den Eintrag „Änderungen nachverfolgen“ (zu finden in der Rubrik „Nachverfolgung”).
  3. Drücken Sie erneut auf „Änderungen nachverfolgen“.

Damit ist die Änderungsverfolgung ausgeschaltet und es werden keine Änderungen mehr markiert. Die bisher protokollierten Änderungen werden allerdings weiter angezeigt und können immer noch angenommen oder abgelehnt werden.

Denken Sie daran, die Änderungsverfolgung auszuschalten, wenn Sie sie nicht mehr benötigen, und alle Änderungen endgültig anzunehmen bzw. abzulehnen. Das gilt besonders dann, wenn Sie das fertige Dokument im Word-Format an andere Personen weitergeben möchten. Die Empfänger sehen sonst die früheren Fassungen des Textes.

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