Word: Änderungen nachverfolgen – So funktioniert’s

Mit der Nachverfolgung von Änderungen in Word (oft auch als Word-Änderungsmodus bezeichnet) lassen sich sämtliche Änderungen, Formatierungen oder Kommentare in einem Word-Dokument nachvollziehen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten. So können Sie zum Beispiel genau sehen, wer für welche Änderungen verantwortlich ist und wann die letzte Änderung gemacht wurde. Wahlweise lassen sich die Änderungen einzeln oder in einem einzigen Schritt zurückweisen oder endgültig genehmigen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Ist der Menüpunkt „Änderungen nachverfolgen“ in Word ausgegraut, ist das Dokument möglicherweise gegen Änderungen geschützt. In diesem Fall müssen Sie zunächst den Dokumentenschutz aufheben, bevor Sie Änderungen in Word verfolgen können. Prüfen Sie unter „Überprüfen“ und „Bearbeitung einschränken“, ob ein solcher Schutz eingerichtet wurde, und heben diesen ggf. auf. Hierzu brauchen Sie möglicherweise das passende Kennwort.

Die Änderungen verschiedener Autoren werden in unterschiedlichen Farben dargestellt und können von anderen Nutzern kommentiert werden. Der Word-Änderungsmodus ähnelt der Word-Kommentarfunktion. Wenn Sie gleichzeitig die Änderungsverfolgung und Kommentare verwenden, erscheinen beide am rechten Seitenrand.

Mit den Einstellungsoptionen zur Änderungsverfolgung können Sie die Darstellung der Änderungen genau auf Ihre Erfordernisse anpassen. Für den Umfang der Änderungsanzeige gibt es folgende Einstellungen:

Unter „Markup anzeigen“ können Sie außerdem die Art der Darstellung genauer festlegen. Hier gibt es folgende zusätzliche Einstellungen, die Sie aktivieren können:

Mit dem Erweiterungssymbol rechts unten im Bereich „Nachverfolgung“ können Sie sich einen Dialog einblenden lassen, der alle Einstellungsoptionen zusammenfasst. Hier finden Sie auch die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“, wo Sie die Art der Hervorhebung, die Zuordnung von Bearbeitern, die Schriftart und Größe von Sprechblasen etc. individuell einstellen können.

Wenn Sie auf den Pfeil unterhalb der Schaltflächen „Annehmen“ bzw. „Ablehnen“ klicken, haben Sie weitere Möglichkeiten zur schnelleren Bearbeitung. Sie können so z. B. sämtliche Änderungen auf einmal annehmen oder ablehnen.

Beachten Sie, dass die Änderungsverfolgung auch beim Drucken des Dokuments angezeigt wird, d. h. die Änderungshinweise am Rand oder im Text werden mitgedruckt. Wenn Sie das nicht möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie die Option „Drucken“ aus. Unter „Einstellungen“ öffnen Sie das Optionsfeld „Alle Seiten drucken“. Unten finden Sie den Eintrag „Markup drucken“. Wenn Sie dort das Häkchen entfernen, wird das Dokument in der geänderten Fassung ohne Darstellung der Änderungen gedruckt. Rechts finden Sie die Druckvorschau.
2. Wenn Sie vor dem Drucken die Anzeigeeinstellungen auf „Markup: Keine“ umstellen, wird das Dokument ebenfalls ohne Darstellung der Änderungen in der geänderten Fassung gedruckt. Alternativ dazu können Sie die Einstellung „Original“ wählen und das Dokument in der früheren Version ohne Änderungen drucken.

Wollen Sie den Word-Änderungsmodus deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie den Reiter „Überprüfen“ auf.
2. Klicken Sie im Menüband auf den Eintrag „Änderungen nachverfolgen“ (zu finden in der Rubrik „Nachverfolgung”).
3. Drücken Sie erneut auf „Änderungen nachverfolgen“.

Damit ist die Änderungsverfolgung ausgeschaltet und es werden keine Änderungen mehr markiert. Die bisher protokollierten Änderungen werden allerdings weiter angezeigt und können immer noch angenommen oder abgelehnt werden.

Denken Sie daran, die Änderungsverfolgung auszuschalten, wenn Sie sie nicht mehr benötigen, und alle Änderungen endgültig anzunehmen bzw. abzulehnen. Das gilt besonders dann, wenn Sie das fertige Dokument im Word-Format an andere Personen weitergeben möchten. Die Empfänger sehen sonst die früheren Fassungen des Textes.