Excel-Dropdown: Bearbeiten einer Auswahlliste

Die Grundlage für jedes Dropdown in Excel ist eine Liste, die Sie in der gleichen Arbeitsmappe hinterlegt haben. Idealerweise ist diese als Tabelle formatiert. Ändert man dann den Eintrag in einer Zelle der Tabelle, ist diese Änderung sofort in der verknüpften Dropdown-Liste sichtbar. Anders sieht es aus, wenn Sie Zellen hinzufügen oder entfernen möchten. Damit solche Änderungen anschließend auch in der Dropdown-Liste sichtbar sind, muss der verknüpfte Bereich angepasst werden.

Zu diesem Zweck wählen Sie die Zelle (oder die Zellen) mit der Dropdown-Funktion aus und wechseln in die Datenüberprüfung im Menübereich Daten. Unter Quelle müssen Sie den Bereich neu anpassen. Das geht entweder, indem Sie den neuen Bezug direkt eintippen oder diesen mit der Auswahlfunktion markieren. Anschließend sind die Änderungen auch in der Dropdown-Liste zu sehen.

Die Datenüberprüfung bietet noch mehr Möglichkeiten, in Excel die Dropdown-Liste zu bearbeiten. Um sie zu nutzen, müssen Sie die weiteren Registerkarten der Überprüfungsoptionen aufrufen: Eingabemeldung und Fehlermeldung. Die Eingabemeldung erlaubt Ihnen, Hinweise einzublenden. Dies ist besonders wichtig, wenn Dritte mit der Datei umgehen sollen. In der Meldung können Sie dann auf den richtigen Gebrauch oder den Sinn der Dropdown-Liste eingehen. Klickt der Nutzer auf die Zelle mit der Auswahlliste, erscheint der Hinweis in einer gelben Box.

Die Fehlermeldung hingegen ermöglicht Ihnen eine Rückmeldung auf falsche Eingaben. Prinzipiell lässt die Dropdown-Liste eine fehlerhafte Eingabe gar nicht zu: Nutzer sollen aus der Liste den gewünschten Wert auswählen. Die Bearbeitungsleiste ermöglicht allerdings auch abweichende Eingaben. Schreibt man einen Wert in die Zeile, der nicht in der Liste hinterlegt ist, kommt es dann zu einem Fehler. Mit der Fehlermeldung haben Sie die Möglichkeit, anderen Nutzern die Umstände des Fehlers klar zu machen bzw. auf die richtige Verwendung hinzuweisen. Sie können außerdem drei verschiedene Typen der Fehlermeldung auswählen:

• Stopp: Die Fehlermeldung erscheint und die falsche Eingabe wird nicht zugelassen.
• Warnung: Die Fehlermeldung wird angezeigt und der Nutzer bekommt die Option, den Fehler zuzulassen oder rückgängig zu machen.
• Information: Die Fehlermeldung wird angezeigt, die falsche Eingabe wird dennoch in die Zelle übernommen.

Auch das Aussehen der Dropdown-Liste lässt sich in Excel anpassen. Dies funktioniert wie bei jeder anderen Zelle auch: Sie klicken zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Auswahlliste. In dem Kontextmenü wählen Sie dann Zelle formatieren… und können dann auch das Aussehen der Zelle anpassen:

• Zahlen: Soll Ihre Dropdown-Liste Zahlen enthalten, können Sie die Darstellung dieser anpassen.
• Ausrichtung: Soll die Textausrichtung nicht horizontal sein, kann man die (Aus-)Richtung des Textes über diese Option ändern.
• Schrift: Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgröße lassen sich unter diesem Menüpunkt anpassen.
• Rahmen: Wenn Sie die Dropdown-Liste mit einem Rahmen besonders hervorheben möchten, können Sie hier Größe und Aussehen der Umrandung verändern.
• Ausfüllen: Eine weitere Möglichkeit zur Hervorhebung bietet das Ausfüllen der Zelle mit einer von Ihnen gewählten Farbe.