Excel: Suchen und Ersetzen – leicht gemacht

Wenn es um Tabellen, Kal­ku­la­tio­nen oder Formeln geht, ist Excel oft die erste Wahl. Das beliebte Tabellen-Kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm gehört zum Office-Paket von Microsoft und ist für die Be­triebs­sys­te­me Windows sowie macOS verfügbar. Es ist das ideale Tool, um viele Werte klar zu struk­tu­rie­ren. Doch je mehr Daten in einer Datei enthalten sind, desto un­über­sicht­li­cher ist das Dokument. In diesem Fall hilft die Funktion „Suchen und Ersetzen“ in Excel. Damit finden Sie bestimmte Buch­sta­ben- oder Zah­len­kom­bi­na­tio­nen und ersetzen diese auf Wunsch mit einem Mausklick. Wie das geht, erklären wir Ihnen im Folgenden Schritt für Schritt.

Schritt für Schritt erklärt: In Excel suchen und ersetzen

Die beiden Funk­tio­nen hängen eng zusammen. Sie erreichen sie zwar über einen jeweils eigenen Menüpunkt und ver­schie­de­ne Shortcuts, die Optionen öffnen sich jedoch im gleichen Dia­log­feld mit un­ter­schied­li­chen Re­gis­ter­blät­tern. Lesen Sie hier, wie Sie die Funk­tio­nen öffnen und anwenden.

Such­funk­ti­on: Schritt 1

Sie haben eine große Excel-Tabelle mit vielen Werten und sind auf der Suche nach einer be­stimm­ten Buch­sta­ben- und Zah­len­kom­bi­na­ti­on? Dann ist die Such­funk­ti­on das ideale Werkzeug dafür. Um die Funktion zu öffnen, wählen Sie im Menü den Reiter „Start“ aus und öffnen an­schlie­ßend das Drop-down-Menü „Suchen und Auswählen“. Wählen Sie „Suchen“, um das ent­spre­chen­de Dia­log­feld mit den passenden Funk­tio­nen zu öffnen.

Such­funk­ti­on: Schritt 2

Das Dia­log­feld „Suchen und Ersetzen“ öffnet sich. Sie befinden sich au­to­ma­tisch im Reiter „Suchen“. Um die Suche nach einer be­stimm­ten Buch­sta­ben- und Zah­len­kom­bi­na­ti­on zu starten, geben Sie diese in der Zeile „Suchen nach:“ ein. Klicken Sie an­schlie­ßend auf den Button „Wei­ter­su­chen“ oder auf die Enter-Taste Ihrer Tastatur. Excel markiert daraufhin die erste Zelle, die den Such­be­griff enthält. Klicken Sie erneut auf „Wei­ter­su­chen“, zeigt Ihnen das Programm die nächste passende Zelle an.

Vor allem in großen Excel-Tabellen mit vielen Werten ist die Funktion „Alle suchen“ praktisch: Klicken Sie auf den ent­spre­chen­den Button, zeigt Ihnen Excel an­schlie­ßend in einer Tabelle alle Zellen an, die den Such­be­griff enthalten. Wählen Sie ein Ergebnis per Mausklick aus, markiert das Programm die ent­spre­chen­de Zelle. Außerdem bietet Excel die Mög­lich­keit, die Er­geb­nis­se zu sortieren. Klicken Sie dafür auf eine Spal­ten­über­schrift, um die Rei­hen­fol­ge an­zu­pas­sen.

Such­funk­ti­on: Er­wei­ter­te Optionen

Excel bietet noch viel mehr Mög­lich­kei­ten, um Ihre Suche genauer zu de­fi­nie­ren. Öffnen Sie dafür zunächst die zu­sätz­li­chen Optionen mit einem Klick auf den gleich­na­mi­gen Button.

Excel erweitert an­schlie­ßend das Dia­log­feld und bietet ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü neben „Durch­su­chen“ aus, in welchem Bereich nach dem Begriff gesucht wird. Bei der Auswahl „Blatt“ sucht Excel nur im aktuellen Ar­beits­blatt, mit der Auswahl „Ar­beits­map­pe“ durch­sucht das Programm alle Blätter. Neben dem Begriff „Suchen“ haben Sie die Auswahl zwischen Zeilen und Spalten. Dies be­ein­flusst nicht die Such­ergeb­nis­se selbst, sondern nur die Rei­hen­fol­ge. Die Ein­stel­lung bestimmt, in welche Richtung die Suche verläuft – ausgehend von der aktuell aktiven Zelle. Zuletzt bietet Excel die Mög­lich­keit, neben „Suchen in“ konkrete Bereiche zu durch­su­chen. Wählen Sie dort zwischen Formeln, Werten, Notizen und Kom­men­ta­ren.

Ist die Be­rück­sich­ti­gung von Groß- und Klein­schrei­bung für Sie wichtig, setzen Sie unbedingt einen Haken in das ent­spre­chen­de Kon­troll­käst­chen. Ein Haken bei „Gesamten Zell­in­halt ver­glei­chen“ führt dazu, dass Excel nur Zellen in den Er­geb­nis­sen anzeigt, die aus­schließ­lich Ihren Such­be­griff be­inhal­ten.

Um nach Zellen mit einer be­stimm­ten For­ma­tie­rung zu suchen, klicken Sie auf den Button „Format“. An­schlie­ßend öffnet sich ein neues Dia­log­feld. Dort de­fi­nie­ren Sie die gesuchte For­ma­tie­rung. Al­ter­na­tiv öffnen Sie das Drop-down-Menü, indem Sie im rechten Bereich des Buttons auf den Pfeil klicken. Wählen Sie dort „Format von Zelle wählen“ aus und klicken Sie an­schlie­ßend auf eine Zelle, die die ge­wünsch­te For­ma­tie­rung enthält.

Ersetzen: Schritt 1

Sie wissen, dass ein Wert in Ihrer Tabelle nicht korrekt ist, aber Sie wissen nicht, wo genau sich dieser Wert befindet? Oder ist es notwendig, den Zel­len­in­halt mehrfach zu ersetzen? Dann bietet die Funktion „Ersetzen“ die ideale Lösung. Damit ersetzt Excel einen Wert durch einen neuen – die Suche nach dem be­stehen­den Inhalt führt das Programm au­to­ma­tisch selbst aus.

Haben Sie gerade eine Suche durch­ge­führt, ist das Dia­log­feld für die Funktion Ersetzen bereits geöffnet. Wechseln Sie dazu in den gleich­na­mi­gen Reiter. Für einen direkten Zugriff wählen Sie im Menü den Reiter „Start“ aus und öffnen an­schlie­ßend im Drop-down-Menü „Suchen und Auswählen“ die Option „Ersetzen“.

Ersetzen: Schritt 2

Die Funk­tio­nen Suchen und Ersetzen im Excel sind sehr ähnlich aufgebaut. Um einen Wert zu ersetzen, geben Sie zunächst den aktuellen Zel­len­in­halt in der Zeile „Suchen nach“ ein. Sie haben die Mög­lich­keit, im ersten Schritt nur nach be­stehen­den Werten zu suchen. Gehen Sie dazu wie in vor­her­ge­hen­den Ab­schnit­ten be­schrie­ben vor. Um die gesuchten Buch­sta­ben- und Zah­len­kom­bi­na­tio­nen mit neuen zu ersetzen, geben Sie die aktuellen Werte in die Zeile „Ersetzen durch“ ein.

Um in Excel zu suchen und zu ersetzen, haben Sie zwei Mög­lich­kei­ten: Wenn Sie „Ersetzen“ auswählen, ak­tua­li­sie­ren Sie eine Zelle nach der anderen. Vor allem bei großen Do­ku­men­ten mit vielen Zellen behalten Sie so den besseren Überblick.

Sind Sie sicher, dass alle Zellen mit dem an­ge­ge­be­nen Inhalt durch einen neuen Wert ersetzt werden sollen, klicken Sie auf den Button „Alle ersetzen“. Ein au­to­ma­tisch ge­öff­ne­tes Fenster zeigt Ihnen an, wie viele Zellen geändert wurden.

Ersetzen: Er­wei­ter­te Optionen

So wie bei der Such­funk­ti­on bietet Excel auch beim Ersetzen von be­stehen­den Werten zu­sätz­li­che Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten. Diese sind mit den Optionen bei der Suche wei­test­ge­hend identisch. Nur die Option „Suchen in“ ist auf Formeln be­schränkt. Werte, Notizen und Kom­men­ta­re stehen nicht als Auswahl zur Verfügung.

Platz­hal­ter­zei­chen: Suchen und Ersetzen von Un­be­kann­tem

Besonders in großen Excel-Do­ku­men­ten sind Sie mög­li­cher­wei­se auf der Suche nach un­be­kann­ten Er­geb­nis­sen. Dafür bietet Excel die Mög­lich­keit an, Platz­hal­ter­zei­chen zu nutzen. Excel sucht in diesem Fall nach Buch­sta­ben­kom­bi­na­tio­nen, die ent­spre­chen­de Vorgaben erfüllen. Wir zeigen Ihnen, welche Platz­hal­ter­zei­chen Excel kennt:

Das Fra­ge­zei­chen (?)

Das Fra­ge­zei­chen steht für ein un­be­kann­tes Zeichen. Suchen Sie bei­spiels­wei­se nach „n?in“, listet Excel Er­geb­nis­se wie „nein“.

Das Sternchen (*)

Das Sternchen ist dem Fra­ge­zei­chen ähnlich. Der Un­ter­schied ist: Es steht nicht nur für ein, sondern für beliebig viele Zeichen. Suchen Sie nach „n*i“, listet Excel bei­spiels­wei­se „nor­ma­ler­wei­se“ oder „nein“ auf. Benötigen Sie alle Wörter, die mit be­stimm­ten Buch­sta­ben beginnen, suchen Sie zum Beispiel nach „S*“. So findet Excel alle Wörter, die mit einem S anfangen.

Die Tilde (~)

Doch wie funk­tio­niert dann die Suche nach einem Platz­hal­ter selbst? In diesem Fall nützen Sie die Tilde. Stellen Sie diese dem gesuchten Zeichen voran und suchen Sie bei­spiels­wei­se nach „~?“ oder „~*“. Auch eine Tilde selbst finden Sie mit der Eingabe „~~“.