Google Sheets: Dropdown-Felder erstellen

Tabellenkalkulationsprogramme helfen dabei, komplizierte Sachverhalte übersichtlich und anschaulich darzustellen. Bei der Sortierung von Werten und Daten können Attributzuweisungen überaus hilfreich sein. Wollen Sie Attribute eines Wertes nicht jedes Mal aufs Neue händisch in die entsprechende Zelle eintragen, dann bietet sich der Einsatz von Dropdown-Listen an. Dank solcher Listen haben Nutzer die Möglichkeit, vordefinierte Attribute auszuwählen. Wie Sie in Google-Tabellen Dropdown-Listen erstellen und bearbeiten, erklären wir nachfolgend.

Warum Dropdown-Felder wichtig sind

Mithilfe eines Dropdown-Menüs können Sie aus einer Reihe vordefinierter Werte per Mausklick eine Auswahl treffen. Der gewählte Wert wird dann in der Zelle angezeigt. Die Auswahl gestaltet sich sehr komfortabel, da das händische Eintippen des Wertes nicht notwendig ist. Mit Dropdown-Menüs können Sie außerdem für die Einheitlichkeit und Korrektheit der Daten sorgen. Wenn mehrere Nutzer an einer Tabelle arbeiten, stellen Sie mit vordefinierten Werten aus Dropdown-Menüs sicher, dass die Nutzer nur korrekte Eingaben tätigen können. Daraus resultieren weniger Schreibfehler und eine große Zeitersparnis – gute Gründe für Dropdown-Felder in Google-Tabellen.

Google-Tabellen-Dropdown-Liste: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Google hat es Nutzern so leicht wie möglich gemacht, individuelle Dropdown-Felder in einzelnen Zellen zu formatieren. Gehen Sie zur Erstellung folgendermaßen vor:

Schritt 1: Wählen Sie eine Zelle per Rechtsklick aus und klicken Sie auf die Option „Datenvalidierung“:

Schritt 2: Wählen Sie unter der Rubrik „Kriterien“ den Menüpunkt „Elementliste“ aus:

Schritt 3: Nachdem Sie den Punkt „Elementliste“ ausgewählt haben, tragen Sie im nebenstehenden Freitextfeld alle Listenelemente händisch ein. Jedes Element muss durch ein Komma vom folgenden Element abgetrennt werden. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Schritt 4: In der von Ihnen gewählten Zelle wurde nun ein Dropdown-Menü gesetzt. Dies erkennen Sie an dem nach unten zeigenden Pfeil in der Zelle:

Schritt 5: Durch Klick auf den Pfeil öffnet sich das Dropdown-Menü in der Zelle. Überprüfen Sie, ob die Elemente in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge gelistet werden und richtig geschrieben sind. Möchten Sie Änderungen vornehmen, gehen Sie einfach wieder zum Menüpunkt „Datenvalidierung“ und passen die Elementliste im Unterpunkt „Kriterien“ an.

Schritt 6: Im Menüpunkt „Datenvalidierung“ können Sie rechts neben „Darstellung“ einen Haken bei der Option „Validierungshilfetext anzeigen“ setzen. In dem Freitextfeld darunter tragen Sie einen erklärenden Text ein, der angezeigt wird, sobald jemand mit dem Cursor über das Dropdown-Feld fährt.

Das Ergebnis sieht dann beispielsweise folgendermaßen aus:

Schritt 7: Möchten Sie das Dropdown-Menü löschen, gehen Sie einfach wieder zum Menüpunkt „Datenvalidierung“ und wählen dort die Option „Validierung entfernen“. Die ausgewählte Zelle ist danach wieder unformatiert und kann auf Wunsch mit anderen Werten befüllt werden.


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