Excel: Verwendung der VERWEIS-Funktion?

Excel ist das perfekte Werkzeug, um mit großen Datenmengen umzugehen. Das Erstellen von riesigen Tabellen in der Microsoft-Software ist aber selten als Selbstzweck gedacht. Sie müssen mit den Werten auch arbeiten können. Verbringt man regelmäßig viel zu viel Zeit damit, die korrekten Einträge und Werte zu finden, dann schafft das Programm mehr Probleme, als es löst. Glücklicherweise hat Excel neben Funktionen rund um Statistik und Algebra auch die sogenannten Nachschlage- und Verweisfunktionen im Repertoire – und in dieser Gruppe ist vor allem die VERWEIS-Funktion oft sehr nützlich.

Wofür braucht man den Excel-Verweis

Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit mindestens zwei Spalten: Zu jedem Eintrag in der ersten Spalte gibt es in der gleichen Zeile einen korrespondierenden Wert in der zweiten Spalte. Wollen Sie nun der Wert zu einem bestimmten Eintrag herausfinden, können Sie entweder manuell durch die Zeilen scrollen oder Sie lassen die VERWEIS-Funktion danach suchen. Sie tragen den Suchbegriff in die Formel ein und Excel liefert den dazugehörigen Wert. Alternativ können Sie sich aber auch ein Formular mit einem Suchfeld bauen. Die Zelle mit dem Suchbegriff integrieren Sie dann ganz einfach in die Formel von VERWEIS.

Diese direkte Verwendung der Funktion ist bereits sehr hilfreich. Noch praktischer wird VERWEIS allerdings in Kombination mit anderen Funktionen. Durch Verschachtelung kann man entweder den Suchbegriff aus dem Ergebnis einer anderen Funktion ziehen oder aber den gefundenen Wert direkt an eine andere Funktion zur Bearbeitung weitergeben.

Hinweis

Excel kennt auch den WVERWEIS und den SVERWEIS. Während die erste Funktion waagerecht bei der Suche vorgeht, funktioniert die zweite Funktion senkrecht. Bei der VERWEIS-Funktion können Sie hingegen frei wählen, ob Sie Zeilen oder Spalten durchsuchen wollen.

Excel: VERWEIS-Syntax

VERWEIS lässt sich in Excel in zwei Fassungen verwenden: als Vektor- und als Matrixfunktion. Die Variante als Vektorfunktion dürfte aber die wohl die populärere Version sein.

=VERWEIS(Suchkriterium;Suchvektor;[Ergebnisvektor])
  • Suchkriterium: Hier tragen Sie den Inhalt ein, nach dem Sie suchen lassen wollen. An der Stelle sind Zahlenwerte, Text (in Anführungszeichen), Wahrheitswerte, Zellbezüge oder eine andere Formel einsetzbar.
  • Suchvektor: Dieser Bereich legt fest, in welchen Zellen die Funktion nach dem angegebenen Kriterium suchen soll. In den meisten Fällen geben Sie hier einen Zellbereich ein. Sie können die Werte allerdings auch in Form eines Arrays (in geschweiften Klammern) direkt in den Parameter eintragen.
  • Ergebnisvektor: Im optionalen Ergebnisvektor geben Sie den Bereich an, in dem der korrespondierende Wert zu finden ist. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Parameter die gleiche Größe wie der Suchvektor hat – egal, ob Sie einen Zellbereich oder ein Array angeben. Wenn Sie dieses Argument nicht ausfüllen, setzt Excel Ergebnisvektor und Suchvektor gleich.

In der Vektorversion können Sie immer nur eine Zeile oder eine Spalte für Such- bzw. Ergebnisbereich angeben. Dafür müssen die beiden Vektoren allerdings nicht direkt aneinander liegen. So lange beide Argumente die gleiche Größe haben, können die beiden Bereiche an komplett unterschiedlichen Orten in der Arbeitsmappe liegen.

Die Suche der Funktion ist immer ungefähr. Das heißt: Das Suchkriterium muss nicht exakt mit einem der Werte im Suchvektor übereinstimmen. Excel versucht dann, den nächstkleineren Wert zu finden. Das kann aber nur funktionieren, wenn Sie die Liste zuvor aufsteigend sortiert haben. Ist die Tabelle durcheinander, gibt die Funktion falsche Ergebnisse aus.

Tipp

Ist der gesuchte Wert kleiner als der kleinste Wert im Suchvektor, gibt VERWEIS einen Fehler aus, da immer nur der nächstkleinere Eintrag ausgewählt werden kann, wenn die Suche kein genaues Ergebnis findet.

Microsoft rät davon ab, VERWEIS als Matrixfunktion zu verwenden. Stattdessen soll man zu WVERWEIS oder SVERWEIS greifen.

=VERWEIS(Suchkriterium;Matrix)

In diesem Fall arbeitet die Funktion nicht nur innerhalb einer Spalte oder Zeile, sondern nimmt einen größeren Bereich (eine Matrix) in die Suche auf.

Hinweis

Damit VERWEIS funktionieren kann, muss unbedingt auf eine Sortierung geachtet werden, ansonsten werden regelmäßig falsche Werte angezeigt. Eine Sortierung können Sie ganz einfach über den entsprechenden Button im Reiter Daten erledigen. Alternativ können Sie Ihre Liste auch als Tabelle formatieren. Dort steht Ihnen dann ebenfalls die Funktion zum Sortieren bereit.

Die VERWEIS-Funktion in der Praxis

Wie bereits erwähnt, ist VERWEIS am einfachsten in Form eines Suchformulars realisierbar. Damit durchsuchen Sie beispielsweise eine komplette Spalte und lassen sich dann den korrespondierenden Wert anzeigen. In untenstehendem Beispiel verwenden wir eine Inventarliste. Jedes Artikelgruppe hat eine eigene Bezeichnung, zu der wir die Anzahl im Lager ermitteln möchten.

=VERWEIS($A$12;A2:A10;B2:B10)

In das Suchfeld tragen Sie die entsprechende Inventarnummer ein. Die VERWEIS-Funktion gibt dann die Anzahl der Objekte wieder. Dynamisch kann nun nach jeder Artikelnummer gesucht werden.

Die VERWEIS-Funktion lässt sich allerdings auch sehr gut mit anderen Funktionen in Excel kombinieren. So lassen sich beispielsweise die Ergebnisse von einem Verweis oder auch mehreren Verweisen miteinander summieren.

=SUMME(VERWEIS($A$12;A2:A10;B2:B10);VERWEIS($B$12;A2:A10;B2:B10))

Die Formel addiert nun die Anzahl zweier unterschiedlicher Artikel.

Aber auch die Eingabe des Suchkriteriums können Sie per Formel realisieren. In unserem Beispiel bestehen die Artikelbezeichnungen immer aus einer Kombination aus einem Buchstaben und einer Zahl. Diese beiden Elemente können Sie auch getrennt eingeben und dann mit der Funktion VERKETTEN zusammenziehen. Da der erste Bestandteil der Bezeichnungen nur aus einem von drei möglichen Buchstaben besteht, lohnt es sich sogar, hierfür ein Drop-down-Menü anzulegen.

 

=VERWEIS(VERKETTEN($A$12;$B$12);A2:A10;B2:B10)

Nun können Sie zwei separate Suchfelder nutzen, um die Anzahl einer Artikelgruppe zu ermitteln.

Die VERWEIS-Funktion hat noch einen anderen Vorteil, der sich ergibt, wenn man die ungenaue Suche nutzt und dabei den Ergebnisvektor leer lässt. So kann man nämlich ermitteln, welcher Wert innerhalb einer Liste dem gesuchten Wert nahekommt. Wenn man diesen Vorgang mit der Excel-Funktion VERGLEICH verbindet, gibt Excel sogar die entsprechende Zeile aus, in der der Wert zu finden ist.

=VERGLEICH(VERWEIS(55;A1:A10);A1:A10)

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