Pivot-Tabellen: Excel smarter machen!

Wer große Da­ten­men­gen auswerten muss, gelangt mit den her­kömm­li­chen Excel-Tabellen schnell an seine Grenzen – zu un­fle­xi­bel sind diese. Die Lösung sind in­tel­li­gen­te Pivot-Tabellen. Wenn es darum geht, Daten aus­zu­wer­ten und auf­zu­be­rei­ten, spielen Pivot-Tabellen in Excel ihre volle Kraft aus: Mit ihnen lassen sich Daten kon­den­sie­ren und die Dar­stel­lung so anpassen, wie man es für den spe­zi­el­len Fall benötigt. Was mit tra­di­tio­nel­len Tabellen nur sehr mühsam geht, können Pivot-Tabellen mit nur wenigen Klicks erreichen. Wie aber erstellen Sie eine solche Tabelle und für welche Zwecke eignet sich das Format genau?

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Pivot-Tabellen geben Nutzern die Mög­lich­keit, ohne Än­de­run­gen am Da­ten­be­stand die Dar­stel­lung der In­for­ma­ti­on zu verändern. Grundlage dafür ist immer eine separate, sehr einfach ge­stal­te­te Tabelle, die den kom­plet­ten Datensatz be­inhal­tet. Pivot – vom fran­zö­si­schen Wort für Drehpunkt – bietet zu­sätz­li­che Funk­tio­nen, mit denen die Daten neu sortiert, gefiltert oder anders dar­ge­stellt werden können. Wichtig beim Ver­ständ­nis von Pivot in Excel ist, dass man die Daten nur anders darstellt. Durch Än­de­run­gen in der Pivot-Tabelle werden weder neue Daten ge­schaf­fen (z. B. du­pli­ziert) noch be­stehen­de gelöscht (wenn die Daten bei­spiels­wei­se gefiltert werden).

Wofür braucht man Pivot-Tabellen?

Nehmen wir an, Sie haben eine große Tabelle mit wichtigen Daten. Für eine bestimmte Aus­wer­tung benötigen Sie aber nicht alle Spalten. Mit tra­di­tio­nel­len Mitteln würden Sie die Daten kopieren und so eine neue Tabelle erstellen. Kommen neue Daten hinzu, müssen Sie nun aber mehrere Tabellen ak­tua­li­sie­ren. Al­ter­na­tiv können Sie Formeln bauen, mit denen die Daten au­to­ma­tisch von einer Tabelle in die andere verlagert werden – sehr um­ständ­lich und anfällig für Fehler. Pivot-Tabellen erledigen das Gleiche, al­ler­dings mit viel weniger Klicks und komplett ohne den Einsatz von Formeln.

Pivot-Tabelle erstellen

Es ist gar nicht so schwer, eine Pivot-Tabelle in Excel zu kreieren, wenn man versteht, auf welcher Grundlage Pivot funk­tio­niert. Basis einer Pivot-Tabelle ist immer ein Datensatz, der aus mehreren Spalten besteht. In der ersten Zeile der Spalte muss sich die Be­zeich­nung der je­wei­li­gen Kategorie befinden. Die Pivot-Tabelle bezieht daraus au­to­ma­tisch ihre In­for­ma­tio­nen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Tabelle als solche zu for­ma­tie­ren (mit der Funktion „Als Tabelle for­ma­tie­ren“) und dabei einen Ta­bel­len­na­men zu vergeben. Das macht die Arbeit, besonders mit mehreren Da­ten­sät­zen, im Anschluss leichter.

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Zwei Wege führen bei Excel zu einer Pivot-Tabelle: Sie können entweder über den Reiter „Einfügen“ die Funktion Pi­vot­Ta­ble aufrufen oder Sie gehen über die Ta­bel­len­tools. Diese erhalten Sie al­ler­dings erst dann, wenn Sie Ihren Datensatz auch als Tabelle for­ma­tiert haben. Dort können Sie die Funktion „Mit Pi­vot­Ta­ble zu­sam­men­fas­sen“ wählen. Es öffnet sich das gleiche Fenster wie im anderen Weg, al­ler­dings haben Sie hier den ent­spre­chen­den Bereich bereits aus­ge­wählt. In der Maske können Sie außerdem ent­schei­den, wo die neue Pivot-Tabelle auf­tau­chen soll: innerhalb eines be­stehen­den oder eines neuen Ta­bel­len­blatts.

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Umgang mit Pivot-Tabellen in Excel

Pivot-Tabellen liefern zahl­rei­che Funk­tio­nen, die Ihnen beim Auswerten der Daten be­hilf­lich sind. Anhand eines Beispiels lässt sich die Vielfalt von Pivot in Excel gut be­schrei­ben. Die Pivot-Tabelle selbst haben wir bereits erstellt. Grundlage ist ein Datensatz, der Verkäufe eines Jahres aufführt. Dazu gehören auch die be­tei­lig­ten Mit­ar­bei­ter sowie Umsatz und Art des ver­kauf­ten Produkts. Man sollte beachten, dass es sich beim Datensatz um eine einfache Tabelle handelt, bei der nur die Spalten be­schrif­tet sind. Zeilen selbst haben keine Be­schrif­tung. Das neue Ta­bel­len­blatt, in dem die Daten nun in einer Pivot-Tabelle er­schei­nen sollen, ist zu Anfang noch komplett leer. Al­ler­dings hat das Fenster eine neue Sei­ten­leis­te bekommen: Pi­vot­Ta­ble-Felder. Dort er­schei­nen alle Ka­te­go­rien, die Sie für die Spalten des Da­ten­sat­zes fest­ge­legt haben. Außerdem befinden sich in der Sei­ten­leis­te vier Bereiche, in die Sie die Pi­vot­Ta­ble-Felder ziehen können:

• Filter
• Spalten
• Zeilen
• Werte

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Durch die Ver­tei­lung der Felder in diese Bereiche erstellen Sie die ei­gent­li­che Pivot-Tabelle. Generell ist es sinnvoll, ein Feld für die Be­zeich­nung der Spalten und eins für die Zeilen fest­zu­le­gen. Unter „Filter“ bestimmen Sie Ka­te­go­rien, die Sie im Verlauf z. B. isoliert be­trach­ten möchten. Der in­ter­es­san­tes­te Bereich befindet sich al­ler­dings unter „Werte“. Felder, die Sie dort eintragen, machen den Fokus der Tabelle aus. In unserem Beispiel tragen wir die Monate in die Zeilen und die Mit­ar­bei­ter in die Spalten ein. Die Pivot-Tabelle ana­ly­siert au­to­ma­tisch die In­for­ma­tio­nen, die sie aus dem Datensatz erhält und stellt fest, dass zwölf ver­schie­de­ne Monate und vier ver­schie­de­ne Mit­ar­bei­ter beteiligt sind. Den Filter bestücken wir mit den beiden Pro­dukt­ar­ten, was uns die Mög­lich­keit gibt, die Aus­wer­tung der Tabelle nach Paket A oder Paket B zu filtern. Den Umsatz legen wir schließ­lich unter „Werte“ ab. Excel erstellt die Tabelle au­to­ma­tisch: Aus der ur­sprüng­lich vier Spalten um­fas­sen­den Tabelle des Da­ten­sat­zes ist eine Tabelle mit Spalten- und Zei­len­be­zeich­nung ent­stan­den, deren Werte in Relation zur Kategorie stehen.

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Für unseren Fall ermittelt Excel selbst­stän­dig die Menge an Verkäufen pro Monat und Mit­ar­bei­ter. Statt der ur­sprüng­li­chen Geldwerte entsteht durch die Plat­zie­rung unter „Werte“ aus dem Umsatz direkt „Anzahl von Umsatz“. Dies gibt dem Nutzer die Mög­lich­keit, die blanken Zahlen in einen Kontext zu setzen und so aus­zu­wer­ten: Laura hat im April zwei Verkäufe geschafft. Auch die Ge­samt­ergeb­nis­se zeigt die Pivot-Tabelle selbst­stän­dig an: Im Juni gab es drei Verkäufe, im ganzen Jahr 24.

Wenn es Sie nun aber mehr in­ter­es­siert, wie hoch der Umsatz jeweils war, und nicht so sehr, wie viele Ver­kaufs­vor­gän­ge statt­fan­den, können Sie dies ganz leicht ändern. Dafür klicken Sie in dem Bereich „Werte“ auf das „Umsatz“-Feld und gehen auf „Wert­feld­ein­stel­lun­gen“. Hier stellen Sie nun unter „Wertfeld zu­sam­men­fas­sen nach“ von „Anzahl“ auf „Summe“. Wie Sie sehen, können Sie auch viele andere Arten der Dar­stel­lung wählen (die Be­rech­nungs­ty­pen ent­spre­chen dabei den Excel-Funk­tio­nen).

Bei Geld­wer­ten ist es sinnvoll, diese auch in der ent­spre­chen­den Währung dar­zu­stel­len. Über den Button „Zah­len­for­mat“ gelangen Sie zu einem Fenster, in dem Sie Zellen for­ma­tie­ren können (dies ist auch bei der normalen Arbeit mit Excel verfügbar). Dort können Sie un­ter­schied­li­che Formate für die Zahlen wählen, so auch eine Währung.

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Sie haben aber noch weitere Optionen, was die Dar­stel­lung der Werte angeht: Wechseln Sie in den Wert­feld­ein­stel­lun­gen zu „Werte anzeigen als“. Dort können Sie die Daten als pro­zen­tua­ler Anteil von vielen ver­schie­de­nen anderen Werten dar­stel­len, z. B. im Vergleich zum Ge­samt­ergeb­nis. Dies verrät uns etwa, dass Laura und Tim jeweils für ca. 40 Prozent des Ge­samt­um­sat­zes ver­ant­wort­lich waren.

Der Filter lässt sich über das kleine Filter-Symbol direkt in der Pivot-Tabelle anpassen: Lassen Sie sich nur die Umsätze zu Paket A anzeigen. Auch Zeilen und Spalten besitzen Filter. Hier können Sie Reihen aus­blen­den, die Sie für die aktuelle Analyse nicht benötigen. Sie haben übrigens auch die Mög­lich­keit, Zeilen und Spalten au­to­ma­tisch (z. B. al­pha­be­tisch) sortieren zu lassen.

Ein Blick lohnt sich auch in die Pi­vot­Ta­ble-Optionen, denn dort können Sie die Dar­stel­lung Ihrer Daten noch weiter anpassen. Den Bereich finden Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle klicken. Die Optionen geben Ihnen bei­spiels­wei­se die Mög­lich­keit, die Ge­samt­ergeb­nis­se aus­zu­blen­den oder das Layout an­zu­pas­sen. Darüber hinaus kann man der Pivot-Tabelle einen Titel und eine Be­schrei­bung geben. Hiermit bieten Sie späteren Nutzern, vor allem solchen, die nicht oder nur schlecht sehen können, zu­sätz­li­che In­for­ma­tio­nen.

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Die Aus­wer­tungs­mög­lich­kei­ten gehen aber noch weiter: Mit Pi­vot­Chart haben Sie eine einfache Mög­lich­keit, die Er­geb­nis­se grafisch dar­zu­stel­len. Durch nur zwei Klicks können Sie z. B. aus Ihrer Pivot-Tabelle ein Säu­len­dia­gramm erstellen. Diese Diagramme un­ter­schei­den sich von den gewohnten, indem sich diese – genau wie die Tabelle selbst – dynamisch anpassen lassen. Auch hier stehen Ihnen Filter zur Verfügung. Nehmen Sie Än­de­run­gen am Diagramm vor, wirkt sich das auch auf die Tabelle aus (und umgekehrt).