Pivot-Tabellen: Excel smarter machen!

Es ist gar nicht so schwer, eine Pivot-Tabelle in Excel zu kreieren, wenn man versteht, auf welcher Grundlage Pivot funktioniert. Basis einer Pivot-Tabelle ist immer ein Datensatz, der aus mehreren Spalten besteht. In der ersten Zeile der Spalte muss sich die Bezeichnung der jeweiligen Kategorie befinden. Die Pivot-Tabelle bezieht daraus automatisch ihre Informationen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Tabelle als solche zu formatieren (mit der Funktion „Als Tabelle formatieren“) und dabei einen Tabellennamen zu vergeben. Das macht die Arbeit, besonders mit mehreren Datensätzen, im Anschluss leichter.

Zwei Wege führen bei Excel zu einer Pivot-Tabelle: Sie können entweder über den Reiter „Einfügen“ die Funktion PivotTable aufrufen oder Sie gehen über die Tabellentools. Diese erhalten Sie allerdings erst dann, wenn Sie Ihren Datensatz auch als Tabelle formatiert haben. Dort können Sie die Funktion „Mit PivotTable zusammenfassen“ wählen. Es öffnet sich das gleiche Fenster wie im anderen Weg, allerdings haben Sie hier den entsprechenden Bereich bereits ausgewählt. In der Maske können Sie außerdem entscheiden, wo die neue Pivot-Tabelle auftauchen soll: innerhalb eines bestehenden oder eines neuen Tabellenblatts.

Pivot-Tabellen liefern zahlreiche Funktionen, die Ihnen beim Auswerten der Daten behilflich sind. Anhand eines Beispiels lässt sich die Vielfalt von Pivot in Excel gut beschreiben. Die Pivot-Tabelle selbst haben wir bereits erstellt. Grundlage ist ein Datensatz, der Verkäufe eines Jahres aufführt. Dazu gehören auch die beteiligten Mitarbeiter sowie Umsatz und Art des verkauften Produkts. Man sollte beachten, dass es sich beim Datensatz um eine einfache Tabelle handelt, bei der nur die Spalten beschriftet sind. Zeilen selbst haben keine Beschriftung.

Das neue Tabellenblatt, in dem die Daten nun in einer Pivot-Tabelle erscheinen sollen, ist zu Anfang noch komplett leer. Allerdings hat das Fenster eine neue Seitenleiste bekommen: PivotTable-Felder. Dort erscheinen alle Kategorien, die Sie für die Spalten des Datensatzes festgelegt haben. Außerdem befinden sich in der Seitenleiste vier Bereiche, in die Sie die PivotTable-Felder ziehen können:

• Filter
• Spalten
• Zeilen
• Werte

Durch die Verteilung der Felder in diese Bereiche erstellen Sie die eigentliche Pivot-Tabelle. Generell ist es sinnvoll, ein Feld für die Bezeichnung der Spalten und eins für die Zeilen festzulegen. Unter „Filter“ bestimmen Sie Kategorien, die Sie im Verlauf z. B. isoliert betrachten möchten. Der interessanteste Bereich befindet sich allerdings unter „Werte“. Felder, die Sie dort eintragen, machen den Fokus der Tabelle aus.

In unserem Beispiel tragen wir die Monate in die Zeilen und die Mitarbeiter in die Spalten ein. Die Pivot-Tabelle analysiert automatisch die Informationen, die sie aus dem Datensatz erhält und stellt fest, dass zwölf verschiedene Monate und vier verschiedene Mitarbeiter beteiligt sind. Den Filter bestücken wir mit den beiden Produktarten, was uns die Möglichkeit gibt, die Auswertung der Tabelle nach Paket A oder Paket B zu filtern.

Den Umsatz legen wir schließlich unter „Werte“ ab. Excel erstellt die Tabelle automatisch: Aus der ursprünglich vier Spalten umfassenden Tabelle des Datensatzes ist eine Tabelle mit Spalten- und Zeilenbezeichnung entstanden, deren Werte in Relation zur Kategorie stehen.

Für unseren Fall ermittelt Excel selbstständig die Menge an Verkäufen pro Monat und Mitarbeiter. Statt der ursprünglichen Geldwerte entsteht durch die Platzierung unter „Werte“ aus dem Umsatz direkt „Anzahl von Umsatz“. Dies gibt dem Nutzer die Möglichkeit, die blanken Zahlen in einen Kontext zu setzen und so auszuwerten: Laura hat im April zwei Verkäufe geschafft. Auch die Gesamtergebnisse zeigt die Pivot-Tabelle selbstständig an: Im Juni gab es drei Verkäufe, im ganzen Jahr 24.

Wenn es Sie nun aber mehr interessiert, wie hoch der Umsatz jeweils war, und nicht so sehr, wie viele Verkaufsvorgänge stattfanden, können Sie dies ganz leicht ändern. Dafür klicken Sie in dem Bereich „Werte“ auf das „Umsatz“-Feld und gehen auf „Wertfeldeinstellungen“. Hier stellen Sie nun unter „Wertfeld zusammenfassen nach“ von „Anzahl“ auf „Summe“. Wie Sie sehen, können Sie auch viele andere Arten der Darstellung wählen (die Berechnungstypen entsprechen dabei den Excel-Funktionen).

Bei Geldwerten ist es sinnvoll, diese auch in der entsprechenden Währung darzustellen. Über den Button „Zahlenformat“ gelangen Sie zu einem Fenster, in dem Sie Zellen formatieren können (dies ist auch bei der normalen Arbeit mit Excel verfügbar). Dort können Sie unterschiedliche Formate für die Zahlen wählen, so auch eine Währung.