Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags sollte nicht nur aus den oben genannten Gründen zum Pflichtprogramm eines jeden Unternehmers zählen. Ein weiterer Vorteil einer Auftragsbestätigung ist nämlich folgender: Wird das Dokument korrekt angefertigt, kann es im Streitfall auch vor Gericht verwendet werden. Für seine Erstellung benötigen Sie aber nicht unbedingt eine spezifische Software und einen Jura-Abschluss. Bereits die verbreiteten Textbearbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Word und Excel bieten alle notwendigen Werkzeuge und Funktionen, um die Bestätigung zu erstellen und im Anschluss auszudrucken bzw. im PDF-Format per Mail zu verschicken.
Um nicht nach jedem Auftrag immer ein komplettes Schreiben neu verfassen zu müssen, ist es üblich, mit Word oder Excel Muster für Auftragsbestätigungen zu gestalten – bzw. auf bereits vorgefertigte Muster zurückzugreifen. Letztgenannte zeichnen sich dadurch aus, dass alle elementaren Bestandteile bereits eingefügt und mit jederzeit austauschbaren Platzhalterdaten versehen sind. Für einen neuen Auftrag müssen Sie das jeweilige Muster also lediglich entsprechend anpassen und es nicht von Grund auf neu erstellen. Das spart eine Menge Zeit. Nutzen Sie Ihre Vorlage für sämtliche Auftragsbestätigungen, dann sind Ihre Dokumente auch automatisch einheitlich designt.
Aufgrund der großen Auswahl branchenspezifischer Auftragsbestätigungen-Muster für Word und Excel finden Sie im Web passende Exemplare für die verschiedensten Branchen. Diese unterscheiden sich geringfügig hinsichtlich Layout und den inhaltlichen Elementen und sind damit optimal für die jeweilige Kundenansprache geeignet. Mit der richtigen Vorlage schaffen Sie somit die Basis dafür, dass Ihre Schreiben nicht nur korrekt und vollständig sind, sondern auch zur Branche und den häufigsten Auftragsarten passen. Wollen Sie das Dokument an Ihre Bedürfnisse anpassen, brauchen Sie lediglich ein paar Änderungen an der Vorlage vornehmen und können selbige dann problemlos abspeichern.