Inhalt und Struktur einer Auftragsbestätigung ähneln stark denen eines Angebotsschreibens. Wenn dem Auftrag ein Angebot vorausgegangen ist, dem der Kunde zugestimmt hat, wird deshalb oftmals das Angebotsschreiben einfach mit einem Auftragsbestätigungsvermerk versehen und noch einmal an den Kunden verschickt, anstatt eine gesonderte Auftragsbestätigung zu schreiben. Ein vorausgegangenes schriftliches Angeboteignet sich aber auch als Vorlage für eine separate Auftragsbestätigung. Es gibt dennoch ein paar Unterschiede, die Sie berücksichtigen sollten.
Die Übereinstimmungen zwischen Angebot und Auftragsbestätigung wird u. a. bei den Formalien deutlich: Wie auch beim Angebot bilden Ihr Logo sowie der Name und die Adresse Ihres Unternehmens und des Kunden (inklusive Ansprechpartner) den Einstieg in das Schreiben. Den Unterschied zum Angebot bildet der Titel und die Tatsache, dass Sie neben dem Datum und der Kundennummer nun anstatt der Angebotsnummer die Auftrags- und korrespondierende Rechnungsnummer anführen.
In der Überschrift oder im Fließtext sollten Sie nun das Datum nennen, an dem der Kunde Ihnen den Auftrag erteilt hat. Erneut gilt: Wenn es sich um die Annahme eines Angebots handelt, beziehen Sie sich auf das vorherige Angebot (etwa durch die Nennung der Angebotsnummer). Dadurch stellen Sie den Bezug zu den zuvor verhandelten Leistungen und Konditionen optimal heraus.
Der größte Unterschied zwischen einem Angebot und einer Auftragsbestätigung zeigt sich im Fließtext: Bei der Bestätigung eines Auftrags können Sie auf den werblichen Charakter eines Angebots komplett verzichten – Ihr Kunde ist bereits von Ihren Diensten überzeugt und hat Sie mit dem Auftrag betraut. Hierdurch sinkt der erforderliche Umfang des Fließtextes deutlich. Weiterhin gilt, dass Sie Inhalte kurz, verständlich und ohne Fachsprache formulieren sollten. Häufig bedankt man sich einfach beim Kunden für die Erteilung des Auftrags, woran sich auch schon die Auflistung der vereinbarten Leistungen anschließt (Bezeichnung, Menge und Preis für die Produkte und Dienstleistungen).
Generell sollten Sie darauf achten, dass Ihre Auftragsbestätigung folgende Informationen enthält (soweit diese für Ihren Auftrag von Belang sind):
- Nennung der Angebots-, Kunden- und Auftrags-/Rechnungsnummer
- Firmierung, Adresse und Anschrift des Empfängers
- Beschreibung und Bezeichnung der Waren und/oder Dienstleistungen
- Menge und Preis der Waren und/oder Dienstleistungen
- Datumsangabe über die Lieferung und/oder über die Erbringung der Leistung
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Liefer- und Verpackungskosten
- Angaben über Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrecht und Erfüllungsort
- Verweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Gerichtsstand
In unserem Ratgeber finden Sie eine kostenfreie Vorlage für eine Auftragsbestätigung, die Sie frei bearbeiten können. Der Entwurf erspart Ihnen Formatierungsarbeit und bietet unterschiedliche Formulierungsvorschläge für den Fließtext. Die Vorlage ist für Microsoft Excel und Word verfügbar.