Wer kann zu einem Geschäftsessen eingeladen werden?
Bei Personen die zu Geschäftsessen eingeladen werden, handelt es sich typischerweise um einen konkreten bestehenden oder zukünftigen Geschäftspartner – aber auch bei der Bewirtung folgender Personen ist ein geschäftlicher Anlass gegeben:
- Freie Mitarbeiter
- Behördenvertreter
- Journalisten
- Lieferanten, Dienstleister
- Berater
- Wirtschaftsprüfer
Neben diesen externen Personen können Sie auch Mitarbeiter einladen, die Sie bei Ihrem Geschäftstermin unterstützen. Diese müssen Sie bei der späteren Abrechnung allerdings wie Ihre Geschäftsfreunde behandeln: Sie buchen folglich auch in diesem Fall beschränkt abzugsfähige geschäftliche und nicht betriebliche veranlasste Bewirtungskosten.
Da der Wohlfühlfaktor eine wichtige Rolle spielt, kann es außerdem sinnvoll sein, auch private Begleiter zu dem Geschäftsessen einzuladen. Die dabei anfallenden Bewirtungsaufwendungen lassen sich jedoch nur zum Teil steuerlich absetzen. Während die Verpflegung der Begleitung betriebsfremder Personen nämlich ebenfalls als geschäftlicher Bewirtungsfall gewertet wird, zählt die Beköstigung Ihrer Begleitung (sowie der Ihrer Mitarbeiter) als private Angelegenheit. Aus diesem Grund sind hierfür keine Steuerbefreiungen bzw. ist kein Abzug als Betriebsausgabe möglich.
Bis zu welchem Wert sind Bewirtungskosten abzugsfähig?
Selbstverständlich gilt es, sowohl bei betrieblichen Feiern als auch bei geschäftlichen Essen die Gesamtkosten im Auge zu behalten. Das Finanzamt überprüft nämlich nicht nur die Voraussetzungen, um Bewirtungskosten abzusetzen. Auch die Höhe der Kosten ist ein Kriterium. Dabei ist es wiederum von Bedeutung, ob ein betrieblicher oder ein geschäftlicher Anlass vorliegt.
Für die betrieblich veranlasste Bewirtung gilt, wie bereits erwähnt: Die Zahl abzugsfähiger Veranstaltungen ist auf zwei Events pro Jahr begrenzt. Pro Event ist dabei für jeden Teilnehmer ein Freibetrag von 110,00 Euro (inklusive Umsatzsteuer) zugelassen. Übersteigen die Pro-Kopf-Kosten diese Grenze, so ist der übersteigende Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Kosten inklusive Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sind jedoch als Betriebsausgabe voll abzugsfähig. Bringt ein Teilnehmer zusätzliche Personen als Begleitung mit zur Feier, werden die anfallenden Kosten ihm zugewiesen, ohne dass sich der Freibetrag ändert. Als Arbeitgeber können Sie frei wählen, für welche zwei Veranstaltungen Sie die betrieblich veranlassten Bewirtungskosten absetzen.
Anders als bei der betrieblichen ist für die geschäftliche Bewirtung keine Kostengrenze festgelegt. Bei Geschäftsessen und anderen Anlässen, die geschäftlich motiviert sind, geht es vielmehr um die Angemessenheit der dabei entstehenden Bewirtungskosten. Bei der Überprüfung berücksichtigt das Finanzamt unter anderem folgende Fragen:
- Ist der Umfang der Bewirtungsaufwendungen branchenüblich?
- Welche Größe hat das Unternehmen?
- Wie hoch sind der jährliche Umsatz und Gewinn?
- Wie wichtig sind Außenwirkung und Geschäftstermine für Ihr Unternehmen?
- In welchem Verhältnis stehen Bewirtungsaufwand und Ertrag?
Ob die jeweiligen, geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten abzugsfähig sind, wird letztendlich ganz individuell unter Berücksichtigung der Antworten auf obige Fragen entschieden. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich also, die Angemessenheit der Kosten eines Geschäftsevents im Vorhinein zu überdenken. Im Zweifelsfall sollten Sie sich auch nicht davor scheuen, eine Expertenmeinung einzuholen.