Firmen-Events wie Betriebsfeiern, Unternehmenspräsentationen oder Jubiläumsfeiern, aber auch die in vielen Branchen wichtigen Geschäftsessen haben Eines gemeinsam: Sie müssen gut organisiert sein. Neben der Terminfindung, dem Versenden der Einladungen und der Programmgestaltung spielt dabei vor allem die Verköstigung der Teilnehmer eine wichtige Rolle. Am Ende des Tages sollen schließlich weder Mitarbeiter noch Geschäftspartner hungrig oder unzufrieden mit der Auswahl an Speisen nach Hause gehen.
Aber auch, wenn man all seinen Mitarbeitern und Gästen eine große Auswahl an Köstlichkeiten bieten möchte, sollte man den Kostenfaktor nicht aus den Augen verlieren. Aus diesem Grund sollten Sie beispielsweise darauf achten, Bewirtungsaufwendungen buchhalterisch korrekt zu erfassen und so im gesetzlichen Rahmen als Betriebskosten geltend zu machen. Wie das gelingt und worauf Sie dabei achten müssen, verrät dieser Ratgeber.
Um Ihre Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu verbuchen, benötigen Sie den geeigneten Kontenrahmen. Dieser ist Voraussetzung für die Erstellung eines detaillierten und individuellenKontenplans, der alle Konten Ihres Unternehmens umfasst und ein fester Bestandteil der doppelten Buchführung ist. Als Standard haben sich hierbei die kostenfrei herunterladbaren Kontenrahmen der DATEV etabliert – insbesondere die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eignen sich für die meisten Firmen. Für einige Branchen bietet das in Nürnberg beheimatete Softwarehaus DATEV aber auch andere spezielle Kontenrahmen:
Der Kontenrahmen stellt lediglich die Grundstruktur für Ihren Kontenplan dar. Beide können Sie individuell anpassen, sofern Sie über das notwendige Know-how verfügen. Andernfalls können Sie zu diesem Zweck auch die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch nehmen (siehe hierzu auch die Kosten für die Steuerberatung).
Bevor Sie sich an die Buchhaltung wagen und die Bewirtungskosten buchen, müssen Sie sich bewusst machen, dass Sie nicht alle Kosten für die Bewirtung auf die gleiche Art und Weise erfassen können. Die Finanzverwaltung unterscheidet sowohl angemessene und unangemessene als auch geschäftlich und betrieblich veranlasste Bewirtungskosten. Beim Buchen dieser Ausgaben sollten Sie sich unbedingt an den entsprechenden Richtlinien orientieren. Die Unterscheidung zwischen angemessenen und unangemessenen Bewirtungskosten ist schnell erklärt: Angemessen sind alle Kosten, deren Höhe die zuständige Finanzbehörde bei der Prüfung als verhältnismäßig in Anbetracht des jeweiligen Anlass einstuft. Stehen Anlass und Kostenpunkt in einem starken Missverhältnis, stuft das Amt die Kosten als unangemessen und somit als nicht abzugsfähig ein.
Die Unterscheidung zwischen betrieblich und geschäftlich veranlassten Kosten ist ebenso von Bedeutung, wenn Sie alle Bewirtungskosten richtig buchen wollen. Kosten, die durch die Bewirtung bei betrieblichen Anlässen entstehen, können Sie nämlich in den meisten Fällen in vollem Umfang als Betriebsausgaben geltend machen. Bewirtungskosten, die einen geschäftlichen Hintergrund haben – wie beispielsweise ein Geschäftsessen – sind hingegen (sofern angemessen) nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar.
Egal, ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Jahresabschluss: Wenn Sie ein firmeninternes Event veranstalten, zu dem ausschließlich die Mitarbeiter Ihrer Firma eingeladen sind, können Sie die Kosten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelung als betriebliche Bewirtungskosten verbuchen. Bis zu zweimal pro Jahr können Sie die anteiligen Gesamtkosten des Events von bis zu 110,00 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung als Betriebskosten geltend machen und auf diese Weise wertvolle Steuern sparen. Da die Finanzverwaltung bei Buchungen auf das Konto „Bewirtungskosten“ standardmäßig davon ausgeht, dass diese einen geschäftlichen Hintergrund haben, sollten Sie für die Arbeitnehmerbewirtung immer das Konto „Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei“ wählen.
Kosten, die den Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung (zwei Mal pro Jahr) übersteigen, sind als geldwerter Vorteil zu behandeln und sind entsprechend zu versteuern.
Wenn also beispielsweise insgesamt 30 Mitarbeiter an Ihrer Weihnachtsfeier teilgenommen haben und sich die Gesamtausgaben auf 3000,00 Euro inklusive Umsatzsteuer (478,99 Euro) belaufen, können Sie die Bewirtungskosten (2521,01 Euro) folgendermaßen nach SKR 03 bzw. SKR 04 buchen:
Immer dann, wenn Sie Personen bewirten, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder zu pflegen, können Sie die anfallenden Kosten zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehen. Auch die Bewirtung von Außenstehenden wie Steuerberatern, Rechtsanwälten, freien Mitarbeitern oder Handelsvertretern, die Sie bei der Führung Ihres Unternehmens unterstützen, fällt in diese Kategorie. Der klassische Rahmen ist ohne Zweifel das Geschäftsessen – wohingegen Events wie Einweihungs- und Firmenjubiläumsfeiern oder Tage der offenen Tür als eine Mischung aus betrieblichem und geschäftlichem Anlass gelten. Grundvoraussetzung für den Abzug ist, dass die Kosten angemessen sind. Die Finanzverwaltung legt daher Wert darauf, dass die Bewirtung von Geschäftspartnern einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet wird. Ferner müssen die Aufwendungen einfachnachprüfbar sein und den genauen Formvorschriften über Belegform und Aufzeichnung entsprechen.
Folgendes Beispiel illustriert, wie man bei der Errechnung von abziehbaren und nicht abziehbaren Kosten vorgeht:
Um den Gesamtbetrag von 615,00 Euro nun ordnungsgemäß in der Buchführung anzugeben, ist folgende Aufsplittung notwendig:
Schließlich sehen die Buchungen für Bewirtungskosten und Trinkgeld nach SKR 03 und SKR 04 folgendermaßen aus:
Nicht immer beschränken sich die Kosten bei einem Firmenevent auf eine der beiden Kategorien. Denn es gibt Anlässe, zu denen sowohl Mitarbeiter als auch Partner eingeladen werden. Diese gilt es bei der späteren Buchung der Gesamtkosten/Bewirtungskosten entsprechend aufzuteilen. Denkbare Szenarien sind etwa Einweihungs-, Firmenjubiläums- oder Jahresabschlussfeiern, bei denen häufig sowohl Mitarbeiter als auch wichtige Geschäftspartner anwesend sind. Die anfallenden Gesamtkosten splitten Sie in einem solchen Fall auf, bevor Sie anschließend die bereits erläuterten Buchungsschritte vornehmen und einen Teil der Kosten vollständig (betrieblich veranlasst) und den anderen Teil der Kosten zu 70 Prozent (geschäftlich veranlasst) als Betriebskosten abrechnen.
Zur Veranschaulichung folgt ein Beispiel der Kombination aus betrieblich und geschäftlich begründeten Kosten:
Im Gegensatz zu den bisher vorgestellten Buchungen haben Sie für ein einzelnes Event am Ende also drei Einträge in Ihrer Buchung. Um hierbei auch die korrekten Werte anzugeben, müssen Sie bei der Errechnung wie folgt vorgehen:
In den Buchungen nach den Standards SKR 03 und SKR 04 sieht das Ganze am Ende dann folgendermaßen aus:
Unabhängig davon, welchem Typ von Geschäfts- bzw. Betriebsveranstaltung die verbuchten Bewirtungskosten entstammen: Wenn Sie von den steuerlichen Vorteilen profitieren wollen, spielt es eine wichtige Rolle, dass Sie die angegebenen Kosten in angemessener Form nachweisen können. Nur mit einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg wird das zuständige Finanzamt die Gültigkeit der jeweiligen Kosten anerkennen.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
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