Immer dann, wenn Sie Personen bewirten, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder zu pflegen, können Sie die anfallenden Kosten zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehen. Auch die Bewirtung von Außenstehenden wie Steuerberatern, Rechtsanwälten, freien Mitarbeitern oder Handelsvertretern, die Sie bei der Führung Ihres Unternehmens unterstützen, fällt in diese Kategorie. Der klassische Rahmen ist ohne Zweifel das Geschäftsessen – wohingegen Events wie Einweihungs- und Firmenjubiläumsfeiern oder Tage der offenen Tür als eine Mischung aus betrieblichem und geschäftlichem Anlass gelten. Grundvoraussetzung für den Abzug ist, dass die Kosten angemessen sind. Die Finanzverwaltung legt daher Wert darauf, dass die Bewirtung von Geschäftspartnern einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet wird. Ferner müssen die Aufwendungen einfachnachprüfbar sein und den genauen Formvorschriften über Belegform und Aufzeichnung entsprechen.
Folgendes Beispiel illustriert, wie man bei der Errechnung von abziehbaren und nicht abziehbaren Kosten vorgeht:
- Sie laden drei Geschäftspartner und zwei Ihrer Mitarbeiter zu einem Abendessen ein, in dessen Rahmen Sie einen Vertrag über die weitere Zusammenarbeit abschließen wollen. Insgesamt werden am Ende 595,00 Euro inklusive Umsatzsteuer (95,00 Euro) fällig. Zusätzlich zahlen Sie dem Kellner 20,00 Euro Trinkgeld, was Sie sich auf der Gesamtrechnung quittieren lassen.
Um den Gesamtbetrag von 615,00 Euro nun ordnungsgemäß in der Buchführung anzugeben, ist folgende Aufsplittung notwendig:
- Die korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer in Höhe von 95,00 Euro kann vollständig als abziehbare Vorsteuer geltend gemacht werden.
- Da die 70-Prozent-Regelung für alle bewirteten Personen gilt, also auch für die Mitarbeiter, muss man aus dem gesamten Netto-Rechnungsbetrag in Höhe von 500,00 Euro die 70 Prozent abzugsfähigen Bewirtungskosten (350,00 Euro) sowie die 30 Prozent nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten (150,00 Euro) errechnen.
- Da Sie zu den Bewirtungskosten auch das Trinkgeld buchen müssen, gehen Sie hier gleichermaßen vor. Bedenken Sie aber, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall entfällt. Von den ausgegebenen 20,00 Euro tauchen später im Kontoplan also 14,00 Euro (70 Prozent) als Bewirtungskosten und 6,00 Euro (30 Prozent) als nicht abzugsfähige Bewirtungskosten auf.
Schließlich sehen die Buchungen für Bewirtungskosten und Trinkgeld nach SKR 03 und SKR 04 folgendermaßen aus: