Privateinlage und Privatentnahme richtig buchen!

Im Alltag eines Unternehmers kommt es immer wieder vor, dass man Geld für seine privaten Zwecke aus dem Unternehmen transferiert oder das Betriebsvermögen durch private Mittel aufpolstert. Man spricht dabei von Privatentnahmen bzw. Privateinlagen. Für Einzelunternehmer und Gesellschafter in Personengesellschaften sind solche finanziellen Vorgänge kein großes Problem – wenn sie sie korrekt verbuchen. Andernfalls droht ein Konflikt mit dem Finanzamt.

Zwei Dinge sind für die Buchung von Privateinlagen und Privatentnahmen von Bedeutung:

1. mit welchem Wert ein solcher Vorgang verbunden ist und
2. auf welchen Konten Sie die Zu- und Abgänge verbuchen müssen

Für beides ist wiederum wichtig, um welche Art von Privatentnahme oder -einlage es geht.

In der Bilanz des Unternehmens fließen Privatkonten in das Eigenkapitalkonto ein. Abhängig vom Verhältnis von Entnahme zu Einlage schreiben Sie die Summe von Privatkonten entweder auf die linke Seite (mehr Entnahme als Einlage) oder auf die rechte Seite (mehr Einlage als Entnahme). Die Privatkonten sind somit entweder eine Belastung oder eine Entlastung des Eigenkapitals. Gewinn und Verlust werden als weiteres Unterkonto des Eigenkapitals eingerechnet.

Um sich die korrekten Buchungssätze klar zu machen, sollte man dies an verschiedenen Einlage- und Entnahmearten durchgehen, jeweils mit passenden Beispielen. Betrachten wir also zunächst die einfachste und wahrscheinlich häufigste Form:

Bei einer Bareinlage oder Geldentnahme transferieren Sie Geld (entweder in bar oder per Banktransfer) zwischen Ihrem eigenen Vermögen und dem des Unternehmens. Hierfür benötigen Sie also neben einem Konto Privat auch noch ein Konto Kasse oder Bank. Nehmen wir in diesem Fall an, Sie nehmen erst Geld aus der Kasse und zahlen zu einem anderen Zeitpunkt einen anderen Geldbetrag wieder ein.

Stellen wir uns nun vor, Sie führen eine Sachentnahme durch, indem Sie ein Produkt der Firma für einen privaten Zweck entnehmen. Hierfür setzen Sie nicht den Herstellungs- oder Anschaffungswert, sondern den normalen Listenpreis an, d. h. den Preis, den Sie auch von einem Kunden verlangen würden – inklusive Umsatzsteuer. Ihn müssen Sie gesondert auf einem entsprechenden Konto verbuchen. Nehmen wir der Einfachheit halber einen Stuhl zum Preis von 119 Euro brutto an.

Privatentnahmen (1800) 119,00 €

• an Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt (8910) 100,00 €
• und an Umsatzsteuer 19 % (1776) 19,00 €

Das Privatkonto und das Konto für Eigenkapital schließen Sie am Ende analog zum ersten Beispiel ab.

Wenn Sie einen Gegenstand nicht komplett aus dem Unternehmen herausnehmen, sondern nur zusätzlich auch privat nutzen, müssen Sie eine Nutzungsentnahme buchen (und diesen Betrag als geldwerten Vorteil auch versteuern). Interessant ist dies vor allem bei der privaten Nutzung des Firmenwagens. Auch hier berechnen Sie prinzipiell den Teilwert: Zu welchem Anteil wird das Fahrzeug privat genutzt?

Um den Teilwert der Nutzung zu ermitteln, können Sie ein Fahrtenbuch führen. Als Alternative dazu hat der Gesetzgeber zur Vereinfachung die Listenpreismethode bzw. 1-Prozent-Regelung vorgesehen. Hierbei setzen Sie monatlich 1 Prozent vom deutschen Brutto-Listenpreis für das Neufahrzeug an – einschließlich Sonderausstattungen und übrigens auch, wenn das Auto gebraucht gekauft wurde (§ 6 Abs. 4 EStG). Für Kosten, die nicht durch Vorsteuer belastet wurden, kann der Unternehmer noch einen pauschalen Abschlag von 20 Prozent vornehmen. Für den Rest fällt die Umsatzsteuer an (§ 3 Abs. 1b Ziffer 1 UStG).

Nehmen wir an, Sie haben einen Dienstwagen mit aktuellem Bruttolistenpreis von 50.000 Euro. Ein Prozent hiervon sind 500 Euro. Hiervon wiederum 20 Prozent sind 100 Euro. Dementsprechend fällt Umsatzsteuer für 400 Euro an und für 100 Euro nicht. Die Umsatzsteuer beträgt 76 Euro (19 Prozent). Die Privatentnahme für den betreffenden Monat hat also einen Wert von 576 Euro. Diesen Betrag buchen Sie auf das Konto Unentgeltliche Wertabgaben.

Unentgeltliche Wertabgaben (1880) 576,00 €

• an Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung) (8921) 400,00 €,
• an Umsatzsteuer 19 % (1776) 76,00 € und
• an Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) (8924) 100 €

Betrachten wir in einem letzten Beispiel noch einmal die Privateinlage und deren Buchungssatz: Nehmen wir an, Sie haben sich vor einem Jahr einen PC gekauft, der hauptsächlich von Ihrer Tochter genutzt wurde. Sie ist nun aber fürs Studium ausgezogen und nutzt jetzt nur noch ihren Laptop. Den PC möchten Sie Ihrem Unternehmen übergeben. Als Teilwert setzen Sie die fortgeführten Anschaffungskosten an.

Für den PC haben Sie ursprünglich 1.200 Euro gezahlt. Der Computer wird laut Afa-Tabelle über drei Jahre abgeschrieben und hat also nach einem Jahr noch einen Wert von 800 Euro (wir gehen im Beispiel davon aus, dass die Einlage genau ein Jahr nach der Anschaffung stattfindet). Mit diesem Wert taucht der PC nun in Buchhaltung auf.

Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung (490) 800,00 € an Privateinlagen (1890) 800,00 €

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