Die meisten Unternehmen und Selbständigen haben täglich mit Kunden zu tun, denen sie Waren liefern oder für die sie Dienstleistungen erbringen. Unabhängig davon, ob es sich um eine Lieferung, eine handwerkliche Leistung oder einen Service handelt: Nicht immer werden solche Aufträge nach ihrer Ausführung auch sofort bezahlt. Vielmehr schreibt man Rechnungen, und die Buchhaltung kümmert sich dann um die Verwaltung der ausstehenden Umsätze. Hier kommt die Debitorenbuchhaltung ins Spiel. Was genau versteht man unter dem Begriff und was sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung?
Als Teilbereich der Finanzbuchhaltung dient die Debitorenbuchhaltung der Organisation und Bearbeitung der Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden. Dazu zählen die Erfassung und der Versand von Rechnungen, die Zuordnung von Zahlungen, die Verfolgung von Fälligkeiten, Mahnungen und Inkasso sowie entsprechende Auswertungen.
Der Begriff Debitor stammt aus dem Lateinischen und bedeutet einfach Schuldner. Im Geschäftsleben hat man regelmäßig mit Kunden jeder Art zu tun. Sie kaufen Waren oder nehmen Dienstleistungen in Anspruch, und daraus entstehen Forderungen: Der Kunde hat Schulden beim Lieferanten und ist damit ein Debitor. Für die Verwaltung dieser Forderungen ist die Debitorenbuchhaltung zuständig.
Traditionell ist das Rechnungswesen eines Unternehmens in das sogenannte Hauptbuch – die eigentliche Finanzbuchhaltung – und in Nebenbücher gegliedert. Die Debitorenbuchhaltung ist ein solches Nebenbuch. Weitere Nebenbücher sind die Kreditorenbuchhaltung mit Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens, die Lohnbuchhaltung, die Lagerbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung.
Aber auch mit Stornorechnungen (im allgemeinen Sprachgebrauch auch Gutschriften genannt) befasst sich dieser Bereich der Buchhaltung. Sollte ein Kunde beispielsweise wegen einer reklamierten Lieferung oder einer fehlerhaften Rechnung ein Guthaben bei seinem Lieferanten haben, wandert der Fall nicht etwa in den Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Da es sich immer noch um das geschäftliche Verhältnis zu einem Kunden dreht, werden auch Stornorechnungen – also Forderungen des Kunden an den Lieferanten – von der Debitorenbuchhaltung bearbeitet.
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird die Aufhebung einer Rechnung oder auch eine Herabsetzung des Rechnungsbetrags oft Gutschrift genannt. Tatsächlich sollte das betreffende Dokument den Titel „Stornorechnung“ tragen. Im Gegensatz dazu ist eine Gutschrift im Geschäftsleben rechtlich gesehen eine Rechnung, die nicht der Lieferant einer Ware oder Dienstleistung, sondern dessen Empfänger ausstellt. Dies ist möglich, falls es vorher zwischen den Geschäftspartnern vereinbart wurde. Außerdem kann der Empfänger einer solchen Gutschrift ihr widersprechen (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG).
Im Mittelpunkt der Arbeit der Debitorenbuchhaltung stehen die Debitorenkonten. In der Regel gibt es für jeden Kunden ein separates Konto dieser Art. Manche Unternehmen fassen aber auch Gruppen von Kunden unter einem Debitorenkonto zusammen. Die Debitorenbuchhaltung hat die Aufgabe, diese Konten zur Pflege und Auswertung bereitzuhalten.
Anhand dieser Konten lassen sich offene Posten (unbezahlte Rechnungen) überwachen. Eine Buchhaltungssoftware kann in der Regel durch Warnhinweise auf fällige oder gar überfällige Forderungen aufmerksam machen. Zudem lassen sich Buchhaltungssysteme häufig direkt mit Bankkonten des Unternehmens verknüpfen und elektronische Kontoauszüge abrufen. Die Software bucht dann automatisch eingegangene Zahlungen auf die richtigen Debitorenkonten und gleicht somit gegebenenfalls Forderungen aus.
Bei der Debitorenbuchhaltung handelt es sich nicht nur um eine registrierende Tätigkeit zwecks Archivierung von Geschäftsvorgängen. Soll heißen: Sie dokumentieren Ihre Forderungen nicht nur, damit Sie den Überblick darüber behalten, wer noch Schulden bei Ihnen hat. Die Debitorenbuchhaltung ermöglicht vielmehr auch, Geldflüsse im Blick zu behalten. Außerdem hilft sie Ihnen, künftige Geschäfte mit Ihren Kunden besser einschätzen zu können.
Grundsätzlich lassen sich die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung zwei Teilbereichen zuordnen: dem Forderungsmanagement und der Forderungsanalyse. Beiden gemeinsam ist die Ausrichtung auf das Geschäftsverhältnis zu den Kunden. Das sind Privatpersonen, andere Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen, denen das Unternehmen Waren und/oder Dienstleistungen liefert. Sofern Leistungen und Geld nicht direkt getauscht werden – etwa in einem Ladengeschäft – stellt der Betrieb dafür Rechnungen aus, und die Kunden schulden bis zu deren Ausgleich die entsprechenden Beträge.
Das Forderungsmanagement (also die Verwaltung der offenen Posten) ist dabei der grundlegende Teil der Debitorenbuchhaltung. Aufgaben im Rahmen des Forderungsmanagements sind beispielsweise:
Eine Funktion des Forderungsmanagements ist nicht zuletzt auch das Mahnwesen: Eine wichtige Aufgabe der Debitorenbuchhaltung besteht darin, Mahnungen zu schreiben, wenn Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug geraten. Beim außergerichtlichen Mahnwesen wird mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen versucht, ausstehende Beträge zu erhalten.
Sollten Debitoren nicht in angemessener Frist auf die Mahnungen reagieren, bleiben dem Unternehmen Inkassounternehmen und schließlich das gerichtliche Mahnverfahren laut Zivilprozessordnung mit Mahnbescheid, Gerichtsverfahren bis hin zum Vollstreckungsbescheid (§§ 688 ff ZPO). Dies fällt allerdings nicht mehr in den Bereich der Debitorenbuchhaltung. Vielmehr kommen dann Rechtsanwälte zur Verfolgung des Rechtswegs ins Spiel.
Im Übrigen kann man im Rahmen der Debitorenbuchhaltung nicht nur Rechnungsausgänge und Zahlungseingänge bearbeiten, sondern sich auch um die Einrichtung und Verwaltung von Zahlungsmethoden kümmern. Dabei geht es zum Beispiel um sogenannte SEPA-Mandate von Kunden. Damit lassen sich Zahlungen als SEPA-Lastschriften einziehen, was oft für beide Seiten eine Arbeitserleichterung bedeutet.
Die Forderungsanalyse arbeitet mit zwei verschiedenen Informationen: Auf der einen Seite betrachtet man die ausstehenden Zahlungen der Kunden, auf der anderen Seite die Kunden mit ihrem Zahlungsverhalten. Mit der ersten Information kann die Debitorenbuchhaltung Informationen zur Liquidität des Unternehmens liefern. Wenn die Geschäftsführung weiß, wann man mit welchen Zahlungen rechnen kann, erhält sie Aufschluss über den finanziellen Spielraum im Zeitablauf und kann seine Planungen darauf ausrichten.
Darüber hinaus behält die Debitorenbuchhaltung wie erwähnt auch noch die Kunden selbst im Auge. Informationen über die Zahlungsmoral einzelner Debitoren, aber auch eine Analyse des generellen Zahlungsverhaltens aller Kunden liefern frühzeitig Informationen über potenzielle Risiken für das Unternehmen und eventuell innerhalb der gesamten Branche. Dafür gibt es auch spezielle Kennzahlen, etwa Verteilung der Umsätze pro Kunde und pro Artikel, die mittlere Laufzeit von Debitoren, das Ausmaß der Skontonutzung oder Trends bei den Verzugstagen.
Ein wichtiges Analysewerkzeug sind auch die sogenannten Aging-Listen (von englisch aging = Alterung). Das sind Aufstellungen über die zeitliche Verteilung der offenen Posten. Die Aging-Listen fassen Daten über das Zahlungsverhalten und die Bonität von Kunden zusammen und gliedern die Forderungen nach deren Alter vom Rechnungsdatum oder Fälligkeitsdatum an – etwa bis zu 30 Tage, 30 bis 60 Tage und so weiter. In solchen Listen erfasst werden Daten wie Kreditlimits von Kunden und deren Ausnutzung, Fälligkeiten sowie Überschreitung von Zahlungsfristen. Je nach Angebotspalette des Unternehmens lassen sich solche Listen nach Kundengruppen, Produktgruppen oder anderen Kriterien bilden.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen produziert und verkauft Kunststoffteile. Ein Kunde tritt an Sie heran und möchte ein spezielles Teil in einer hohen Stückzahl ordern. Da es sich hierbei um einen großen Auftrag handelt, besteht für die Debitorenbuchhaltung der erste Schritt darin, die finanzielle Lage des Kunden und sein Zahlungsverhalten zu bewerten. Wenn aus dieser Quelle nichts Auffälliges zu berichten ist, kann der Liefervertrag zustande kommen. Darin sind die Art der Lieferung sowie die Termine für Rechnungsstellungen und Zahlungen geregelt: Geliefert werden soll „just-in-time“ für die Fertigung beim Kunden, jeweils auf Abruf. Teilrechnungen werden monatlich versandt, und als Zahlungsfristen sind jeweils 30 Tage vereinbart. Die Debitorenbuchhaltung erfasst und versendet die Teilrechnungen und überwacht die zugehörigen Zahlungseingänge.
Da der neue Kunde bei diesem Auftrag nicht so zuverlässig ist wie bisher und Zahlungsfristen überschreitet, schreibt die Debitorenbuchhaltung entsprechende Zahlungserinnerungen und informiert die Vertriebsabteilung über die Sachlage. Deren Gespräche mit dem Kunden führen zunächst nicht zu einer Besserung der Lage. Deshalb formuliert die Debitorenbuchhaltung eine Mahnung mit Androhung eines Lieferstopps. Darauf reagiert der Kunde schließlich mit beschleunigten Zahlungen. Die Forderungsanalyse dokumentiert die Zahlungsschwierigkeiten und speichert diese Information für eventuelle weitere Geschäfte mit dem Kunden.
Der zur Debitorenbuchhaltung gewissermaßen spiegelbildlich entgegengesetzte Teilbereich in der Finanzbuchhaltung nennt sich Kreditorenbuchhaltung. Während es sich bei der ersteren um die Beziehungen zu Kunden dreht, hat es die letztere mit Lieferanten zu tun. Auch die Kreditorenbuchhaltung kann dem Unternehmen helfen, seine Liquidität im Auge zu behalten. Waren und Dienstleistungen werden auf Rechnung eingekauft und unter Ausnutzung von Zahlungsfristen und Skonti bezahlt.
Die Kreditorenbuchhaltung liefert Aufschluss darüber, wie hoch die Schulden bei welchen Lieferanten sind. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zusammen ergeben also ein Bild der aktuellen finanziellen Situation des Unternehmens im Verhältnis zu Lieferanten und Kunden: Welche Zahlungen sind wann fällig, und welche Einkünfte sind wann zu erwarten?
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