Ausstehende Forderungen – sogenannte Außenstände – bedrohen die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Je mehr unbezahlte Kundenrechnungen, desto größer das Liquiditätsproblem. Und hohe Außenstände führen nicht nur zu signifikanten Zinsverlusten. Müssen ausbleibende Zahlungen mit Krediten kompensiert werden, entstehen dadurch zusätzliche Kosten. Unternehmen sind daher bemüht, ausstehende Gelder für erbrachte Leistungen termingerecht einzutreiben. Dies erfolgt in der Regel im Rahmen eines außergerichtlichen Mahnverfahrens, bei dem säumige Kunden oder Geschäftspartner durch Mahnungen auf Zahlungsverzug hingewiesen werden. Führen außergerichtliche Maßnahmen nicht zum gewünschten Ergebnis, steht Unternehmen die Möglichkeit offen, Ansprüche im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens geltend zu machen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie offene Rechnungen professionell anmahnen. Bereits im außergerichtlichen Mahnverfahren ist ein korrektes Vorgehen von zentraler Bedeutung. Im Regelfall stellt die Mahnung eine Voraussetzung für weitere rechtliche Schritte dar. Zudem lassen sich gerichtliche Auseinandersetzungen durch ein souveränes und seriöses Auftreten im außergerichtlichen Mahnverfahren in der Regel umgehen.
Ziel der Mahnung als Instrument des Forderungsmanagements ist es, Außenstände zu reduzieren und Forderungsverluste zu vermeiden. Dabei ist ein professionelles Mahnwesen auf Kundenerhaltung ausgerichtet. Dies spiegelt sich sowohl in der Tonalität als auch in der Anzahl der Eskalationsstufen wider, die sich hierzulande etabliert haben, um Geschäftspartner auf Leistungspflichten hinzuweisen. Rechtsgrundlage für außergerichtliche Mahnungen durch Unternehmen, Rechtsanwälte oder Inkassobüros sind in Deutschland das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Gerichtliche Mahnverfahren werden in der Zivilprozessordung (ZPO) geregelt.
Zentrale Rechtsbegriffe im Rahmen des Mahnwesens sind die Fälligkeit und der Verzug.
Voraussetzung für ein Mahnverfahren ist ein Schuldverhältnis gemäß § 241 Absatz 1 BGB, das einen Gläubiger dazu berechtigt, von seinem Schuldner eine Leistung (beispielweise eine Zahlung) einzufordern. Ein solches Schuldverhältnis kommt in der Regel durch einen Vertrag (beispielsweise einen Kaufvertrag) zustande. Grundsätzlich gilt: Ausbleibende Zahlungen können im Rahmen des Mahnwesens nur dann eingefordert werden, wenn ein Anspruch besteht und die Forderung fällig ist.
Dazu ein Beispiel:
Max Mustermann möchte seine Einfahrt pflastern und kauft im Baumarkt eine Tonne Schotter und drei Paletten Pflastersteine auf Rechnung. Im Kaufvertrag wird ein Zahlungsziel von 2 Wochen nach Lieferungstermin vereinbart. Der Baumarkt liefert am nächsten Tag, erfüllt somit seinerseits die Vertragspflicht und hat Anspruch auf Erstattung des Kaufbetrags. Damit ergibt sich ein Schuldverhältnis zwischen Max Mustermann als Schuldner und dem Baumarkt als Gläubiger.
Versäumt der Schuldner, die vertraglich vereinbarte Leistung bis zum Eintritt der Fälligkeit (z. B. 14 Tage nach Lieferung) zu erbringen, hat der Gläubiger das Recht, diese einzufordern.
Der Rechtsbegriff "Fälligkeit" bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem ein Gläubiger eine ausstehende Leistung bei seinem Schuldner einfordern darf. Mit Eintritt der Fälligkeit ist die sofortige Leistungspflicht des Schuldners verbunden.
Im oben dargestellten Beispiel gerät der Schuldner mit dem Eintritt der Fälligkeit zudem automatisch in Verzug. Dieser ist Voraussetzung dafür, dass ein Gläubiger gegenüber dem Schuldner Ansprüche aufgrund einer fälligen Leistung geltend machen kann.
Gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug hat der Gläubiger einen Anspruch auf Schadensersatz (in Form von Mahngebühren) und Zinsen. Voraussetzung dafür ist ein verzugsauslösender Umstand. Dieser liegt bei Nichtzahlung trotz Fälligkeit und Mahnung vor.
Die Mahnung dient im Rahmen des Forderungsmanagements als Instrument, um Schuldner in Verzug zu setzen.
Darüber hinaus nennt § 286 Abs. 2 BGB Umstände, bei denen ein Schuldner bei Eintritt der Fälligkeit auch ohne Mahnung automatisch in Verzug gerät:
(2) Der Mahnung bedarf es nicht, wenn
aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.
Im oben dargestellten Beispiel gerät der Schuldner Max Mustermann automatisch in Verzug, da das Zahlungsziel ausgehend vom vorausgehenden Ereignis – dem Lieferungstermin – eindeutig nach dem Kalender berechnet werden kann (14 Tage nach Lieferung). Hier greift die in § 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB aufgeführte Ausnahmeregelung. Eine zusätzliche Mahnung seitens des Baumarkts ist somit nicht notwendig, um Max Mustermann in Verzug zu setzen.
Handelt es sich bei der zu erbringenden Leistung um eine finanzielle Gegenleistung (Entgelt), greift zudem die gesetzliche Verzugsautomatik gemäß § 286 Abs. 3 BGB:
(3) Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.
Aufgrund der Ausnahmeregelungen in § 286 BGB besteht in vielen Fällen somit keine gesetzliche Pflicht zur Mahnung. Dennoch hält sich in Deutschland der Irrglaube, dass Gläubiger ihre Schuldner erst anmahnen müssen, bevor diese rechtliche Konsequenzen zu befürchten haben. Grund dafür ist, dass sich viele Unternehmen in Deutschland aus Kulanz an einer verbreiteten Praxis orientieren, bei der Schuldner in mehreren Eskalationsstufen (in der Regel drei Mahnungen) auf fällige Leistungen hingewiesen werden. Gesetzlich vorgeschrieben bzw. notwendig ist ein solches Vorgehen jedoch nicht. Sofern nicht bereits ein verzugsauslösender Umstand vorliegt, genügt die erste Mahnung, um einen Vorzugseintritt herbeizuführen und damit alle Voraussetzungen für weitere rechtliche Schritte zu erfüllen.
Liegt ein verzugsauslösender Umstand gemäß § 286 BGB vor, muss der Gläubiger die ausstehende Leistung nicht anmahnen, um einen Anspruch auf Schadensersatz oder Zinsen geltend zu machen.
Wie eine rechtssichere Mahnung aussieht, ist im BGB nicht klar definiert. Die Rechtsprechung orientiert sich daher an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bundesgerichtshof v. 10.03.1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:
Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, daß er die geschuldete Leistung verlangt.
(zu finden in Neue Juristische Wochenschrift (NJW) Heft 1998/29, 2123)
Die Mahnung ist somit an keine bestimmte Form gebunden und kann in Schriftform, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aufgrund seiner Beweiskraft empfiehlt sich das Mahnschreiben.
Bestreitet ein Schuldner den Zugang einer Mahnung, liegt die Beweislast beim Gläubiger. Es empfiehlt sich daher stets die Schriftform. Darüber hinaus sollte nachweislich sichergestellt werden, dass der Schuldner die Mahnung erhalten hat. Dies kann durch den Zeugenbeweis eines beauftragten Boten erfolgen. Bei einem Einwurf-Einschreiben fungiert der Postzusteller als Zeuge. Absolute Rechtsicherheit ist bei der Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher gegeben. Aus Kostengründen bietet sich dieser Aufwand jedoch nur in Ausnahmefällen (z.B. bei einer hohen Entgeltforderung) an.
Zu beachten ist, dass ein Mahnschreiben folgende Angaben beinhalten sollte, damit die Mahnung der offenen Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann:
Für den Schuldner ist damit klar ersichtlich, welche ausstehenden Leistungen angemahnt werden.
Dabei gilt: Eine Mahnung ist auch dann verzugsbegründend, wenn Sie nicht explizit als Mahnung betitelt wird. Demnach erfüllt auch eine besonders höfliche oder humorvolle Zahlungsaufforderung die Funktion einer Mahnung, sofern diese die oben angeführten Voraussetzungen erfüllt. In Einzelfällen haben deutsche Gerichte den verzugsbegründenden Charakter selbst bei besonders ausgefallenen Mahnschreiben bestätigt:
Selbst eine Mahnung in Versform begründet Verzug. So das Urteil des LG Frankfurt am Main vom 17. 02. 19982 (Az.: 2/22 O 495/81) bezüglich folgender Formulierung:
Das Mahnen, Herr, ist eine schwere Kunst!
Sie werden‘s oft am eigenen Leib verspüren.
Man will das Geld, doch will man auch die Gunst
Des werten Kunden nicht verlieren.
Allein der Stand der Kasse zwingt uns doch,
ein kurz´ Gesuch bei Ihnen einzureichen:
Sie möchten uns, wenn möglich heute noch,
die unten aufgeführte Schuld begleichen.
(zu finden in NJW Heft 1982/12, 650)
Besonders kurios: Von der Kreativität des Mahnschreibens inspiriert, erging auch der Urteilsspruch in Versform und erlangte in dieser Form Rechtskraft. Und so heißt es im Leitzsatz:
Auch eine Mahnung in Versen begründet Verzug;
der Gläubiger muss nur deutlich genug
darin dem Schuldner sagen,
das Ausbleiben der Leistung werde Folgen haben.
(zu finden in NJW Heft 1982/12, 650)
Es kommt bei einer Mahnung somit weniger auf die Form als vielmehr auf den Inhalt an.
Einem Mahnschreiben kann eine Kopie der offenen Rechnung beigelegt werden. In der Praxis werden offene Rechnungsbeträge mitunter auch direkt im Mahnschreiben aufgeführt. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Möglichkeit besteht, dass der Schuldner die Rechnung verlegt oder wohlmöglich nie erhalten hat.
Die Angabe einer Zahlungsfrist ist nicht erforderlich. Das Gleiche gilt für die Androhung konkreter Rechtsfolgen. Nichtsdestotrotz nehmen viele Gläubiger Angaben dieserart in ihre Mahnschreiben auf, um den Druck gegenüber Schuldnern zu erhöhen.
In Deutschland ist ein außergerichtliches Mahnverfahren in drei Mahnschritten kaufmännische Gepflogenheit. Man unterscheidet die erste, die zweite und die dritte Mahnung. In der Regel kommt eine solche Mahnpraxis selbst dann zur Anwendung, wenn der Schuldner bereits in Verzug geraten ist und rein rechtlich nicht mehr angemahnt werden müsste. Grund dafür ist die Kundenerhaltung.
Vermeiden Sie es, Schuldnern mehr als drei Mahnung zukommen zu lassen. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihr Anliegen nicht ernst genommen wird, da außer weiterer Mahnungen scheinbar keine weiteren Folgen zu befürchten sind.
Nicht immer sind ausstehende Leistungen auf Unwille oder Zahlungsunfähigkeit des Schuldners zurückzuführen. Mitunter vergessen Rechnungsempfänger schlicht, offene Beträge zu begleichen. Eventuell ist die Rechnung auch nie beim Rechnungsempfänger eingegangen. Um säumige Kunden durch ein gerichtliches Vorgehen nicht unnötig zu verärgern, empfiehlt es sich daher, diese zunächst höflich an ihre Zahlungspflicht zu erinnern.
Orientieren Sie sich bei der Erstellung von Mahnungen an den Vorlagen von IONOS.
Stützen Sie sich beim Umgang mit säumigen Kunden auf professionelle Mahnungsvorlagen. IONOS IONOS bietet Ihnen vorformulierte Musterschreiben für die erste, zweite und dritte Mahnung als Word-Datei oder im Excel-Format.
Die erste Mahnung sollte unmittelbar dann erfolgen, wenn Sie feststellen, dass ein Rechnungsbetrag trotz Fälligkeit nicht beglichen wurde. Sollte der Schuldner nicht bereits im Vorfeld durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen sein, empfiehlt es sich, die erste Mahnung als höfliche Erinnerung an die ausstehende Zahlung zu verfassen. Bringen Sie dabei freundlich, aber unzweideutig zum Ausdruck, dass Sie die geschuldete Leistung verlangen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, gilt auch die Zahlungsaufforderung als verzugsauslösende Mahnung. Rechtliche Unterschiede bestehen nicht. Eine Fristsetzung sowie die Androhung eventueller Folgen bei Nichtzahlung sind zunächst nicht nötig.
1. Mahnungsvorlage für Word
1. Mahnungsvorlage für Excel
Wurde die angemahnte Rechnung trotz schriftlicher Erinnerung nach 10 bis 14 Tagen noch immer nicht beglichen, empfiehlt es sich, dem Schuldner ein zweites Mahnschreiben zukommen zu lassen. Dieses ist in der Regel explizit mit Mahnung betitelt und in einem nüchternen, unmissverständlichen Ton verfasst. Zudem empfiehlt es sich, im zweiten Mahnschreiben eine konkrete Zahlungsfrist (beispielsweise 10 bis 14 Tage) anzugeben, in der der offene Rechnungsbetrag zu erstatten ist.
2. Mahnungsvorlage für Word
2. Mahnungsvorlage für Excel
Bleibt ein Schuldner trotz zweimaliger Anmahnung untätig, versenden Sie die dritte und letzte Mahnung. In dieser weisen Sie erneut auf den offenen Rechnungsbetrag hin und setzen einen letzten Zahlungstermin fest. Zudem sollten Sie in der dritten Mahnung zum Ausdruck bringen, dass Sie bei Nichteinhaltung des Zahlungstermins weitere Schritte einleiten werden, um Ihre Ansprüche geltend zu machen. Dabei kann es sich um die Einschaltung eines Anwalts oder an die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro handeln.
3. Mahnungsvorlage für Word
3. Mahnungsvorlage für Excel
Vermeiden Sie es, Mahnung nach dem Schema 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung durchzunummerieren. Eine Zahlungserinnerung, die mit 1. Mahnung betitelt ist, erweckt den Eindruck, dass Sie durchaus bereit sind, weitere Mahnungen zu scheiben. Dies könnte säumige Schuldner dazu veranlassen, zunächst den Eingang weiterer Schreiben abzuwarten, bevor der offene Rechnungsbetrag beglichen wird.
Mit den Vorlagen von IONOS erstellen Sie in drei Schritten professionelle Mahnschreiben für die üblichen Eskalationsstufen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Führt das außergerichtliche Mahnverfahren nicht zum gewünschten Erfolg, kann ein Gläubiger bei rechtmäßigem Anspruch gerichtliche Hilfe nach §§ 688 ff. ZPO in Anspruch nehmen und den Erlass eines Mahnbescheids beantragen.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
Ob über eine Office-Anwendung wie Microsoft Word oder mit einem speziellen Online-Tool – Rechnungen erstellt man so gut wie immer an einem Computer. Aber egal, auf welche Art Sie eine Rechnung verfassen: Der Inhalt und die Struktur des Schreibens folgen stets demselben Schema. Doch worauf muss man hierbei achten? Und welche Vorteile hat es, seine Rechnungen mit einem Online-Tool zu schreiben?
Wenn Sie täglich viele Rechnungen versenden, passiert es nicht selten, dass sich hier und da mal ein Fehler einschleicht. Doch Vorsicht: Bei einer fehlerhaften Rechnung kann das Finanzamt Ihnen den Vorsteuerabzug absprechen. Es besteht allerdings die Möglichkeit, den Fehler nachträglich zu beheben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine korrekte Rechnungskorrektur, Storno- und Korrekturrechnung erstellen....
Das Anmahnen säumiger Kunden ist unangenehm, aber unerlässlich, um den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen. Eine professionelle Mahnung erfordert Fingerspitzengefühl. Wir verraten Ihnen, wie Sie Ihre Forderung mit einer freundlichen Zahlungserinnerung zum Ausdruck bringen, ohne die Kundenbeziehung unnötig zu strapazieren.
