E-Mail-Adresse

Ja, mit Ihrer IONOS E-Mail-Adresse können Sie E-Rechnungen sicher und zuverlässig empfangen.

Seit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht ("Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness", März 2024) werden Rechnungen zunehmend digital versendet.Eingehende E-Rechnungen werden daher – wie jede andere E-Mail – direkt in Ihrem E-Mail-Postfach zugestellt. Achten Sie lediglich darauf, dass Ihre Adresse korrekt eingerichtet ist und dem Rechnungssteller oder der Rechnungsstellerin vorliegt. Bitte beachten Sie, dass für das Öffnen und Verarbeiten bestimmter E-Rechnungsformate gegebenenfalls zusätzliche Software erforderlich sein kann.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen und Selbstständige in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine zentrale Voraussetzung ist eine gültige E-Mail-Adresse, über die E-Rechnungen zugestellt werden.
Mit einer IONOS E-Mail-Adresse sind Sie hierfür bestens ausgestattet.

Damit Sie gesetzeskonform arbeiten, beachten Sie folgende Punkte:

• E-Mail-Adresse als offizielle Rechnungsadresse hinterlegen:
  Informieren Sie Ihre Geschäftskontakte über Ihre IONOS E-Mail-Adresse als Rechnungs-Empfangsstelle.

• Postfach regelmäßig prüfen:
  E-Rechnungen werden als normale E-Mails zugestellt. Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um keine Rechnung zu verpassen.

• Spam-Filter anpassen:
  Kontrollieren Sie Ihre Spam- und Sicherheitsfilter, damit E-Rechnungen nicht versehentlich aussortiert werden.

• Rechnungen aufbewahren:
  Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für digitale Rechnungen.

Mit einer korrekt eingerichteten IONOS E-Mail-Adresse erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen für den Empfang von E-Rechnungen – ganz ohne zusätzlichen technischen Aufwand.

Haben Sie Ihre eigene E-Mail-Domain registriert? Dann können Sie nun die ersten Schritte mit Ihrer E-Mail-Adresse unternehmen: Zunächst richten Sie das E-Mail-Programm Ihrer Wahl ein – beispielsweise Microsoft Outlook – und fügen ein neues Konto hinzu. Die notwendigen Server-Einstellungen werden in der Regel automatisch erkannt. Falls nicht, tragen Sie ganz einfach die Daten ein, die Ihnen von IONOS nach Ihrer Buchung mitgeteilt wurden. Alternativ können Sie natürlich auch den Webmailer verwenden. Falls Sie mehr als nur ein Gerät zum Versenden und Abrufen Ihrer E-Mails verwenden möchten, richten Sie als nächstes die Zugänge auf Ihren anderen Geräten ein. Für Microsoft Outlook stehen Ihnen beispielsweise auch auf Android und iOS entsprechende Apps zur Verfügung. Die Einrichtung funktioniert dabei sehr ähnlich: Werden die Server-Einstellungen automatisch erkannt, können Sie sofort loslegen. Ansonsten tragen Sie die Daten in wenigen Minuten manuell ein.

Falls es sich um eine Firmen-E-Mail-Adresse handelt: Prüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden Zugang haben. Anschließend sollten Sie Testmails an eine Ihnen bekannte und vertraute Adresse schicken. So stellen Sie sicher, dass der Versand und Empfang reibungslos funktioniert und die Einrichtung erfolgreich war. Für einen professionellen Auftritt ist auch eine seriöse E-Mail-Signatur wichtig und im Businessbereich sogar verpflichtend: Denn seit dem 1. Januar 2007 gelten Business-E-Mails formal als Geschäftsbriefe. Zwingend erforderliche Pflichtangaben sind seither etwa: Der Name der Firma und die Rechtsform gemäß des Handelsregisters, die ladungsfähige Anschrift des Unternehmens, das Registergericht sowie die Registrierungsnummer im Handelsregister und die Namen der Geschäftsführer. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Signatur gemäß Ihres Corporate Designs mit Logos und/oder Claims zu versehen. Alle weiteren Informationen zu einer professionellen E-Mail-Signatur lesen Sie in diesem Artikel unseres Digital Guides.

Optional richten Sie jetzt nur noch eine Weiterleitung ein, damit E-Mails an Ihre alte Adresse (falls vorhanden) fortan an die neue gesandt werden. Dann informieren Sie Ihre Bekannten, Geschäftskontakte und Ihre Familie per Rundschreiben über die neue E-Mail-Adresse. Weiterhin können Sie noch Einstellungen an Ihren Postfächern vornehmen sowie Filter und Ordner einrichten – ganz nach Ihren individuellen Vorstellungen.

Eine eigene E-Mail-Domain ermöglicht Ihnen einen professionellen Auftritt in der digitalen Kommunikation. Sie wirkt seriös und vertrauenswürdig, wohingegen eine kostenlose E-Mail-Adresse immer nur die Auswahl des sogenannten Local Parts ermöglicht: Das heißt, wenn Sie Ihre E-Mail Adresse kostenlos erstellen, können Sie lediglich bestimmen, was vor dem @-Zeichen steht und sind oftmals zu unschönen Kompromisslösungen gezwungen, was gerade in der Business-Kommunikation ein No-Go sein sollte. Bei IONOS bekommen Sie im Gegensatz dazu eine ganz eigene E-Mail-Domain. Damit können Sie auch wählen, was hinter dem @-Zeichen steht. Das ergibt stets eine individuelle E-Mail-Adresse – beispielsweise nach dem Schema mustermann@musterfirma.de oder max@mustermann.de.

Bei IONOS haben Sie zudem alle Freiheiten und können E-Mails beliebig von Ihrer alten Adresse auf die neue weiterleiten und umgekehrt. Mit spezieller E-Mail-Software, den sogenannten E-Mail-Clients, arbeiten Sie noch effektiver: Verwalten Sie über das professionelle Microsoft Outlook oder das kostenlose Programm Thunderbird Ihre Mails, Termine und Kontakte auf all Ihren Geräten. Bei IONOS profitieren Sie von der maximalen Effizienz: Selbstverständlich arbeiten Sie mit dem professionellen E-Mail-Hosting von IONOS auch absolut werbefrei.

Mit einem professionellen Business-E-Mail-Produkt schöpfen Sie Ihre Potenziale im Web immer voll aus. Nur ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung von einer E-Mail-Adresse nach einem Muster wie sweety1978@kostenloseranbieter.de. Das macht bereits einen unseriösen Eindruck, noch bevor Sie die Mail überhaupt geöffnet haben. Die E-Mail-Adresse ist das digitale Aushängeschild Ihres Unternehmens: Wenn Ihre Firma solche kostenlosen E-Mail-Adressen für die geschäftliche Korrespondenzen nutzt, ist der Ursprung für den Empfänger bzw. die Empfängerin nicht sofort ersichtlich. Im schlimmsten Fall vermuten diese sogar, dass es sich um eine Spam-Mail handelt und löschen sie sofort.

Eine professionelle E-Mail-Adresse sorgt im Gegensatz dazu immer für einen seriösen und einheitlichen Auftritt im Web. IONOS bietet für Unternehmen jeder Art und Größe die passenden Lösungen, sodass Sie später jedem Mitarbeitenden eine eigene Adresse wie mitarbeiter@firma.de zuweisen oder für spezielle Dienstleistungen gesonderte Adressen einführen können – beispielweise support@firma.de.

Legen Sie die einzelnen Bestandteile Ihrer E-Mail-Adresse fest. Diese besteht immer aus einem Namen, einem @-Zeichen, der daran anschließenden E-Mail-Domain und der Top-Level-Domain (TLD) wie „.de" oder „.com". Wählen Sie zuerst die Domain und die TLD aus. Unter Ihrer E-Mail-Domain können Sie anschließend zahlreiche einzelne Adressen mit individuellen Namen erstellen – beispielsweise für Ihre Mitarbeitenden. Einmal erstellt, können Sie Ihre E-Mails immer und überall abrufen. Dazu steht Ihnen der Webmailer zur Verfügung oder ein professioneller E-Mail-Client wie Outlook. Wie Sie und Ihre Mitarbeitenden Ihre E-Mail bei Outlook einrichten, lesen Sie in unserem Hilfe-Center.

Spam ist im Internetzeitalter leider ein weitverbreitetes Phänomen. Die unerwünschten Nachrichten sind nicht nur nervig, sie enthalten mitunter auch schädliche Phishing-Links oder als Anhang getarnte Trojaner. Dank unserer effizienten IONOS E-Mail-Spamfilter sind Sie bestens gegen unerwünschte Nachrichten geschützt. In den Einstellungen Ihrer E-Mail-Adresse können Sie den kostenlosen IONOS Spam-Schutz aktivieren. Dieser filtert bereits einen Großteil von Nachrichten verdächtigen Inhalts und unseriöser Absender heraus. Erhalten Sie dennoch regelmäßig Spam-Nachrichten, können Sie im IONOS Webmailer weitere Einstellungen vornehmen. Setzen Sie z.B. in den Anti-Spam-Einstellungen bestimmte E-Mail-Adressen und Absender auf eine sogenannte Blacklist. Mails von Absendern in der Blacklist werden dann automatisch gelöscht. Sie können einen Absender selbstverständlich jederzeit wieder aus der Blacklist nehmen.

Es gibt viele Gründe, eine E-Mail-Adresse zu ändern. Ganz gleich, ob Sie geheiratet und den Namen Ihres Partners bzw. Partnerin angenommen haben, ob Sie Ihre Firma umbenannt oder sich Ihre Angebote oder Ihre Business-Anforderungen geändert haben: Sie können den Bestandteil vor der Domain Ihrer eigenen E-Mail-Adresse mit wenigen Klicks ändern. Loggen Sie sich dazu in Ihren Kundenbereich Mein IONOS ein und wählen Sie unter Meine Produkte Ihre E-Mail-Adresse. Dort können Sie die Adresse bearbeiten. Für einen problemlosen Übergang zur neuen Adresse sollten Sie die Mails der alten an die geänderte Adresse weiterleiten lassen. Wünschen Sie darüber hinaus eine ganz neue Domain zu Ihrer eigenen E-Mail-Adresse? Dann können Sie mühelos auch neue hinzubuchen. Prüfen Sie dazu einfach die Verfügbarkeit und sichern Sie sich Ihre neue Wunschdomain.

In der Regel haben Smartphones bereits einen vorinstallierten E-Mail-Client, den Sie einfach mit Ihrer IONOS E-Mail-Adresse verbinden können. Sie können einen beliebigen E-Mail-Client ihrer Wahl verwenden. Die App muss lediglich IMAP-Konten unterstützen, um mit der IONOS E-Mail-Adresse funktionieren. Im Hilfe-Center finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die das Einrichten Ihrer E-Mail-Adresse auf einem Android- oder einem iOS-Smartphone erklärt.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, auch den mobilen Microsoft-Outlook-2016 Client zu verwenden, wenn Sie ein Hosted Exchange Paket buchen. Dann können Sie jederzeit und überall über die Web-App OWA („Outlook on the Web") oder über die nativen Outlook-Apps für mobile Endgeräte auf Ihre Postfächer, Kontakte und Termine zugreifen. Installieren Sie dazu ganz einfach die passende Outlook-App auf Ihrem Smartphone und richten Sie den Zugang mit wenigen Klicks ein – schon können Sie loslegen. Sollten Sie noch weitere Fragen zur Einrichtung haben, kontaktieren Sie unseren Experten-Support. Wir helfen Ihnen schnell und kompetent weiter.

Unsere Hosted-Exchange-Lösungen enthalten einen Outlook-Client zum Download. Nach der Installation auf Ihrem Endgerät können Sie mit wenigen Klicks Ihren Business-E-Mail-Account einrichten. Dadurch können Sie Ihre Postfächer, Kontakte und Termine synchronisieren. Je nachdem, welche Version von Outlook Sie benutzen, kann sich der Einrichtungsprozess leicht unterscheiden. Eine für Ihren Business-E-Mail-Account passende Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Hilfe-Center. Auch unser Experten-Support steht Ihnen bei Fragen jederzeit zur Seite.

Ganz gleich, ob Sie eine Steuerberaterkanzlei mit 4 Mitarbeitenden, einen Handwerksbetrieb mit 20 Mitarbeitenden oder eine expandierende Spedition mit über 50 Angestellten leiten: Mit dem E-Mail-Hosting von IONOS sichern Sie sich eine professionelle Lösung für die interne und externe Kommunikation. Ganz gleich wie schnell Ihr Unternehmen wächst – Ihre IONOS E-Mail-Lösung wird mitwachsen und immer die optimalen E-Mail-Ressourcen für Sie bereithalten. Unserer zentral gepflegte Infrastruktur bietet Unternehmen jeglicher Größe zahlreiche Vorteile: Sie müssen sich nicht mit komplizierten In-House-Lösungen herumschlagen, haben keine Ausfälle oder Wartungsarbeiten zu befürchten und profitieren von unserem Know-how und dem professionellen IONOS Support. Gemäß unseres IONOS-Prinzips reicht für Sie nur ein Anruf und sofort wird Ihnen ein Experte oder eine Expertin bei all Ihren Fragen weiterhelfen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, unser Microsoft Hosted Exchange zu buchen, erhalten Sie eine professionelle, über Jahre optimierte und weltweit beliebte E-Mail-Software für alle Ihre Mitarbeitenden. So bekommen Sie E-Mail-Lösung sowie kompetenten Support aus einer Hand.

Mit Ihrer eigenen Domain können Sie nicht nur für jeden Mitarbeitenden eine personalisierte Adresse anlegen, ohne Probleme erstellen Sie auch eine Info-E-Mail-Adresse. An diese können Kunden oder Kundinnen ohne eine spezifische Ansprechperson Fragen rund um das Unternehmen stellen. Oftmals wird diese Adresse daher zum Beispiel in der Rubrik „Kontakt“ auf einer Homepage untergebracht. Dort können Suchende die Info-Mail-Adresse schnell finden.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse für Infos erstellen wollen, gehen Sie genauso vor wie bei anderen Adressen auch: Dazu melden Sie sich im IONOS-Kundenbereich an und navigieren in die Mail-Verwaltung. Dort können Sie E-Mail-Adressen anlegen. Anstelle des Namens einer mitarbeitenden Person verwenden Sie einfach den Begriff „Info“ vor dem @-Zeichen. Sie können beispielsweise auch „frage@“, „team@“ oder ähnlich allgemeine Adressen einrichten.

E-Mails an die Info@-Adresse müssen aber auch bei den Ansprechpartnern des Unternehmens ankommen. Es lohnt sich, nicht nur einen Empfänger, sondern gleich mehrere zu bestimmen. So ist sichergestellt, dass Kunden innerhalb kürzester Zeit eine Antwort erhalten.

Zwei Möglichkeiten haben Sie nun:

1. Eine Weiterleitung an ausgewählte Mitarbeitende einrichten.
2. Zugangsdaten mit verschiedenen Mitarbeitenden teilen.

Sie können über die Kontoverwaltung von IONOS ganz leicht eine E-Mail-Weiterleitung einrichten. So werden alle Mails, die die Info-E-Mail-Adresse erreichen, an bestimmte Mitarbeitenden-Adressen weitergeleitet. In diesem Fall können die Kollegen aber auch nur von ihren persönlichen E-Mail-Adressen aus antworten. Eleganter ist es, die Zugangsdaten weiterzugeben. Mitarbeitende richten sich dann in einem E-Mail-Client (zum Beispiel Outlook) weitere Postfächer ein und können so auch über diese Adresse Nachrichten empfangen und schreiben.

Wenn Sie Ihre Info@-Mail erstellt haben, sollten Sie mit den Kollegen noch Regeln für die Organisation absprechen: Damit eine professionelle Kommunikation stattfinden kann, müssen alle Beteiligten die gleiche Linie verfolgen. Sollen Mitarbeitende beispielsweise mit ihren eigenen Namen unterschreiben oder besser den abschließenden Gruß im Namen des ganzen Teams formulieren? Da mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an diesem E-Mail-Konto zusammenarbeiten, muss auch vorab festgelegt werden, wie die Ablage der Mails funktionieren soll.

Wenn Sie eine Info@-E-Mail-Adresse erfolgreich eingerichtet haben, bieten Sie Ihren Kunden und Kundinnen eine unkomplizierte Möglichkeit, Fragen an Ihr Unternehmen zu richten und schnell eine Antwort zu erhalten.

Leiten Sie mit einer E-Mail-Weiterleitung alle eingehenden E-Mails automatisch an eine bestehende E-Mail-Adresse auch eines anderen Providers weiter – ohne sich in Ihre IONOS E-Mail-Postfächer einzuloggen. Die Weiterleitung können Sie jederzeit aufheben oder ändern.