E-Mails sind in vielen Unternehmen ein elementarer Bestandteil der internen und externen Kommunikation. Wie häufig das eigene E-Mail-Postfach im täglichen Geschäftsprozess überprüft und das Mail-Aufkommen abgearbeitet werden muss, hängt vom Tätigkeitsfeld sowie der Position im Unternehmen ab. Als Kontaktperson für Mitarbeiteranliegen ist ein regelmäßiger Blick in das Postfach beispielsweise ebenso unverzichtbar wie als zentrale Ansprechstation für einen oder mehrere wichtige Kunden.
Kommen Sie aufgrund einer zu hohen Zahl an Nachrichten nicht mit der Inspektion und Verarbeitung des Nachrichtenverkehrs hinterher, ist es unter Umständen sinnvoll, das Postfach für Kollegen freizugeben. Diese können das Postfach dann in ihr eigenes E-Mail-Konto einbinden und so die eingehenden Nachrichten ebenfalls sehen – und mit entsprechender Berechtigung auch bearbeiten. In Microsoft Outlook funktioniert diese geteilte Postfachnutzung für alle Konten, die auf einem gemeinsamen Exchange-Server gespeichert sind. Doch wie lässt sich das Postfach in dem E-Mail-Client von Microsoft überhaupt freigeben? Und wie kann man es anschließend einem anderen Outlook-Postfach hinzufügen?