Outlook-Postfach hinzufügen: Den Zugriff auf Postfächer anderer Personen einrichten
E-Mails sind in vielen Unternehmen ein elementarer Bestandteil der internen und externen Kommunikation. Wie häufig das eigene E-Mail-Postfach im täglichen Geschäftsprozess überprüft und das Mail-Aufkommen abgearbeitet werden muss, hängt vom Tätigkeitsfeld sowie der Position im Unternehmen ab. Als Kontaktperson für Mitarbeiteranliegen ist ein regelmäßiger Blick in das Postfach beispielsweise ebenso unverzichtbar wie als zentrale Ansprechstation für einen oder mehrere wichtige Kunden.
Kommen Sie aufgrund einer zu hohen Zahl an Nachrichten nicht mit der Inspektion und Verarbeitung des Nachrichtenverkehrs hinterher, ist es unter Umständen sinnvoll, das Postfach für Kollegen freizugeben. Diese können das Postfach dann in ihr eigenes E-Mail-Konto einbinden und so die eingehenden Nachrichten ebenfalls sehen – und mit entsprechender Berechtigung auch bearbeiten. In Microsoft Outlook funktioniert diese geteilte Postfachnutzung für alle Konten, die auf einem gemeinsamen Exchange-Server gespeichert sind. Doch wie lässt sich das Postfach in dem E-Mail-Client von Microsoft überhaupt freigeben? Und wie kann man es anschließend einem anderen Outlook-Postfach hinzufügen?
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Gründe dafür, ein Outlook-Postfach hinzuzufügen bzw. freizugeben
Es kann aus den verschiedensten Gründen sinnvoll bzw. notwendig sein, dem eigenen Konto in Outlook ein Postfach hinzuzufügen, das eigentlich zu einem anderen Profil gehört. So ist ein häufiges Szenario beispielsweise, dass ein Manager Unterstützung bei der Verwaltung seines Postfachs benötigt und seinen Assistenten aus diesem Grund die Zugriffsberechtigung erteilt. So können diese ihn je nach Berechtigungslevel bei der Erfassung und Sortierung oder gar bei der Beantwortung empfangener Nachrichten unterstützen. Ein weiterer Anwendungsfall ist das gemeinsame Management eines E-Mail-Support-Kontos: Indem mehrere Nutzer das zum Support-Konto gehörende Outlook-Postfach einbinden, lässt sich die Bearbeitung der Support-Anfragen problemlos auf mehrere Schultern verteilen.
In Outlook können Sie nicht nur Postfächer freigeben und gemeinsam nutzen: So können Sie auch Ihren Outlook-Kalender freigeben, um Termine mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern zu teilen.
Schließlich ist denkbar, dass Postfächer ehemaliger Kollegen – zumindest vorübergehend – in die Outlook-Konten von Personen eingebunden werden, die noch im Unternehmen arbeiten. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die einstigen Angestellten in regelmäßigem E-Mail-Austausch mit Kunden gestanden haben – auf diese Weise kann das zugehörige Konto nämlich übergangsweise aktiv bleiben.
Outlook-Postfach hinzufügen: So funktioniert’s
Damit Sie das Postfach eines anderen Outlook-Kontos in Ihr eigenes Konto einbinden können, muss es zunächst freigegeben werden. Dabei ist es möglich, das gesamte Postfach oder nur einzelne Ordner zu teilen. Letzteres ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn man nur Nachrichten von einem bestimmten Kunden freigegeben möchte. Zudem lässt sich festlegen, ob lediglich ein Leserecht gewährt werden soll oder auch die Möglichkeit, die E-Mails eigenständig zu sortieren, zu beantworten oder gar zu löschen. Nach der Freigabe lässt sich das Outlook-Postfach dann hinzufügen und im Rahmen der gewährten Rechte mitverwalten.
Freigegebene Postfächer bzw. einzelne E-Mail-Ordner sind unter Umständen erst nach einigen Minuten verfügbar. Es kann also sein, dass Sie einen Moment warten müssen, bis Sie diese in Ihr Outlook-Postfach einbinden können.
So lässt sich das Postfach in Outlook freigeben
Die Freigabe des Outlook-Postfachs (oder eines Subordners) für andere Benutzer auf dem Exchange-Server ist in wenigen Schritten erledigt.
Zunächst gilt es, den Posteingang per Rechtsklick zu markieren und im daraufhin erscheinenden Menü den Punkt „Eigenschaften“ (Outlook im Web: „Berechtigungen“) zu wählen:
Rufen Sie den Reiter „Berechtigungen“ auf und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Anschließend können Sie in der globalen Adressliste nach dem Konto suchen, dem das Outlook-Postfach hinzugefügt werden soll:
Schließlich legen Sie die Nutzerberechtigungen für das freigegebene Postfach fest. Mit der Berechtigungsstufe „Besitzer“ ist es beispielsweise möglich, sämtliche E-Mails zu lesen, zu beantworten und auch zu löschen. Außerdem ist so auch das Erstellen neuer Ordner und Unterordner möglich. Mit „OK“ übernehmen Sie die getroffenen Einstellungen.
So funktioniert das Postfach-Hinzufügen in Outlook 2016
Um ein freigegebenes Postfach in Outlook 2016 einzubinden, melden Sie sich zunächst im Client an. Nach dem Start der Software öffnen Sie den Reiter „Datei“ und klicken dort zwei Mal auf die Schaltfläche „Kontoeinstellungen“:
Klicken Sie in der Auflistung das Outlook-Konto an, das Sie mit dem freigegebenen Postfach verknüpfen wollen und drücken dann auf „Ändern…“. Alternativ starten Sie die Exchange-Kontoeinstellungen via Doppelklick auf das jeweilige Konto:
Klicken Sie im Folgemenü auf „Weitere Einstellungen“ und wechseln Sie dort in den Reiter „Erweitert“. Drücken Sie auf „Hinzufügen…“, geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs ein und bestätigen den Import via „OK“:
Das Postfach sollte nun in der Auflistung zusätzlich zu öffnender Postfächer angezeigt werden. Ist dies der Fall, speichern Sie die Änderungen mit „Übernehmen“. Klicken Sie abschließend auf „OK“ und dann auf „Weiter“. Outlook teilt Ihnen daraufhin mit, dass Ihr Konto erfolgreich aktualisiert wurde.
Im Ordnerbereich können Sie nun das hinzugefügte Outlook-Postfach sehen. Wählen Sie es aus, listet der Client Ihnen die darin enthaltenen Nachrichten direkt in Ihrem eigenen Konto auf:
Outlook-Postfach hinzufügen in Outlook 2013 – so funktioniert’s
Nutzer von Outlook 2013 können freigegebene Postfächer über die Kontoeinstellungen zum eigenen Outlook-Profil hinzufügen. Diese lassen sich in der Registerkarte „DATEI“ öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche „Kontoeinstellungen“ und im aufpoppenden Menü erneut auf „Kontoeinstellungen“ klicken:
In den Kontoeinstellungen wählen Sie nun das Outlook-Konto aus, in das Sie das Postfach einbinden möchten, und drücken danach auf „Ändern…“. Im Folgemenü klicken Sie auf „Weitere Einstellungen…“, um die Microsoft-Exchange-Einstellungen für dieses Konto bearbeiten zu können:
Wechseln Sie im nächsten Schritt in den Reiter „Erweitert“ und binden Sie über „Hinzufügen“ das gewünschte Postfach ein. Hierfür geben Sie entweder den Namen des Nutzers oder dessen Exchange-Adresse ein und bestätigen die Eingabe mit „OK“:
Klicken Sie nun nacheinander auf die Schaltflächen „Übernehmen“ und „OK“ sowie in den weiteren Fenstern auf „Weiter“ und „Fertig stellen“, um das hinzugefügte Outlook-Postfach zu speichern. Dieses taucht nun automatisch in Ihrem eigenen Konto in der Ordneransicht im Client auf:
Outlook im Web: So funktioniert das Postfach-Hinzufügen in der Outlook-Web-App
Auch in der Webanwendung von Outlook können Sie Postfächer einbinden, die andere Nutzer Ihnen zuvor freigegeben haben. Zu diesem Zweck öffnen Sie zunächst die erweiterte Ordnerübersicht –sofern Sie diese nicht bereits geöffnet haben – durch einen Klick auf „Mehr“:
Haben Sie die vollständige Ordnerübersicht aufgeklappt, rechtsklicken Sie auf Ihren Outlook-Account – dieser wird entweder durch Ihren Namen oder durch die Mailadresse Ihres Outlook-Kontos gekennzeichnet. Im sich öffnenden Menü wählen Sie dann den Punkt „Freigegebenen Ordner hinzufügen…“:
Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, deren Outlook-Postfach Sie einbinden wollen und klicken auf „Hinzufügen“:
In der Ordnerübersicht sollte nun auch – unter den Ordnern Ihres eigenen Postfachs – ein Eintrag für das hinzugefügte Outlook-Postfach zu sehen sein:
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