Zur Verwaltung von Terminen und Erinnerungen bevorzugen viele Nutzer je nach Art des Endgeräts den Kalender des Mailprogramms Outlook oder Google Kalender. Häufig kommen auch beide Programme gleichzeitig zum Einsatz, was jedoch schnell zu einem Terminchaos führen kann, wenn man nicht stets beide Kalender aktuell hält. Abhilfe schafft eine Synchronisierung – beispielsweise mit dem Tool Outlook Google Calendar Sync –, die die Ereignisse beider Kalender zusammenführt.
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AdressbuchKalenderVirenschutzEs gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Termine aus Outlook und Google Kalender zusammen auf einem Blick zu haben, ohne dafür beide Kalender gleichzeitig öffnen zu müssen. Durch den Export und Import können Sie beispielsweise den aktuellen Terminstand eines Kalenders in einen anderen überführen. Wenn Sie diese Termine auch ändern und erweitern möchten, können Sie Ihre Kalender über eine Drittanwendung miteinander synchronisieren. Auf diese Weise werden Änderungen in beiden Kalendern wirksam. Es ist außerdem möglich, eigene oder öffentliche Kalender (beispielsweise von Sportvereinen) und deren Termine zu abonnieren. So können Sie auch diese in Ihre Wochen- und Monatsplanung miteinbeziehen.
Wie Sie diese drei verschiedenen Verknüpfungsmethoden für die Kalender von Outlook und Google in die Tat umsetzen, erfahren Sie im Folgenden.
Wenn Sie einen Kalender importieren, erhalten Sie eine Momentaufnahme der Ereignisse des Kalenders zum Zeitpunkt des Imports. Das heißt aber auch, dass die importierten Ereignisse nicht automatisch aktualisiert werden, wenn Sie im Ausgangskalender Änderungen vornehmen. Das Importieren von Terminen ist daher vor allem dann eine gute Synchronisierungsmethode, wenn Sie Ihrem Kalender feste Termine wie Geburtstage, Büroschließzeiten usw. hinzufügen wollen. Um den Google-Kalender in Outlook bzw. einen anderen Kalender importieren zu können, müssen Sie diesen zunächst exportieren.
Um Ihren Google-Kalender zu exportieren, loggen Sie sich zunächst auf gewohntem Weg in Ihren Google-Account ein. Anschließend klicken Sie auf den „Kalender“-Button, um das Programm zu starten. Über das Zahnrad-Symbol in der oberen Menüleiste öffnen Sie durch einen weiteren Klick auf den entsprechenden Menüeintrag die Einstellungen der Kalender-App.
Wählen Sie nun „Importieren & Exportieren“ im linken Navigationsmenü aus und klicken Sie unter „Exportieren“ auf den Exportieren-Button. Anschließend erzeugt Google automatisch eine ZIP-verpackte Datei Ihrer Termininformationen im iCal-Format.
Die exportierte Datei brauchen Sie nun lediglich mithilfe der passenden Software (z. B. WinRAR) zu entpacken, um sie anschließend in Outlook importieren zu können.
Um Ihren Google-Kalender über die Outlook-Desktop-App zu importieren, starten Sie diese im ersten Schritt. Rufen Sie den Reiter „DATEI“ auf und wählen Sie den Punkt „Öffnen und exportieren“ aus.
Klicken Sie auf „Importieren/Exportieren“, um den Assistenten für den Import und Export von Dateien und Einstellungen zu öffnen.
Wählen Sie hier die Option „iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) importieren“ aus und klicken auf „Weiter“.
Nach dem Importieren finden Sie den Google-Kalender unter der Rubrik „Andere Kalender“, wo Sie ihn fortan jederzeit aufrufen und einsehen können.
Sie können den exportierten Google-Kalender natürlich auch in die Outlook-Web-App importieren. Hierfür rufen Sie im ersten Schritt die OWA-Log-in-Seite auf und melden sich wie gewohnt mit Ihren Anmeldedaten an. Wechseln Sie anschließend in die Kalenderansicht, indem Sie das kleine Kalender-Symbol unten links anklicken.
Um die exportierte Google-Kalender-Datei einzufügen, klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“ und wählen im erscheinenden Menü den Eintrag „Aus einer Datei“ aus.
Im Importmenü wählen Sie nun die exportierte Google-Kalender-Datei aus, indem Sie die Durchsuchen-Funktion nutzen. Hier können Sie auch einstellen, in welchen Outlook-Kalender Ihr Google-Kalender importiert werden soll, sollten Sie verschiedene in Ihrem Outlook besitzen. Bestätigen Sie den Importprozess mit einem Klick auf „Speichern“, um den Kalender zu importieren.
Um Ihren eigenen Outlook-Kalender mit den neuesten Daten aus Ihrem Google-Kalender zu versorgen, können Sie den Google-Kalender ganz einfach abonnieren. Insofern Sie die individuelle Adresse des Kalenders einer anderen Person haben, können Sie auch deren Kalender abonnieren. Auf diese Weise integrieren Sie beispielsweise den Kalender Ihres Partners, Ihrer Arbeitskollegen oder eines Vereins, in dem Sie Mitglied sind. So haben Sie alle Termine auf einem Blick und verpassen kein Meeting oder Event.
Wenn Sie einen Kalender abonnieren, wird dieser mit Ihrem Kalender verbunden. Im Grunde funktioniert das wie beim Abonnieren in sozialen Netzwerken. Sobald der Besitzer eines von Ihnen abonnierten Kalenders etwas an seinem Kalender ändert oder hinzufügt, wird dies auch in Ihrem Kalender angezeigt.
Um Ihren eigenen Google-Kalender von Ihrem Outlook-Account aus abonnieren zu können, benötigen Sie die entsprechende iCal-Adresse. Da Sie diese in den Einstellungen des Google-Kalenders finden, müssen Sie zuallererst die Google-Anwendung aufrufen und dort das Einstellungsmenü durch einen Klick auf „Einstellungen und Freigabe“ öffnen.
Unter der Rubrik„Kalender integrieren“ finden Sie die benötigte URL-Adresse im iCal-Format. Dient der Export des Kalenders ausschließlich privaten Zwecken, kopieren Sie die URL unter der Bezeichnung „Privatadresse im iCal-Format“. Haben Sie Ihren Kalender öffentlich gemacht, können Sie alternativ die öffentliche Adresse auswählen und kopieren.
Nun wechseln Sie zu Ihrem Outlook-Konto. Nachdem Sie die Kalender-Ansicht eingestellt haben (1.), wählen Sie „Kalender hinzufügen“ und „Aus dem Internet…“ (2.) aus.
Es erscheint das Fenster „Neues Internetkalenderabonnement“, wo Sie nun die zuvor kopierte iCal-URL Ihres Google-Kalenders einfügen, bevor Sie abschließend auf „OK“ klicken.
Ehe Sie die Nachfrage von Outlook, ob Sie den Kalender abonnieren wollen, bestätigen, können Sie noch weitere Konfigurationen für den Kalender vornehmen (Ordnername, Uploadlimit etc.). Dafür klicken Sie einfach auf „Erweitert“. Dies ist aber nicht notwendig, um einen Kalender zu abonnieren.
Der Google-Kalender wurde damit mit Ihrem Outlook-Konto abonniert. Sie sollten nun alle aktuellen sowie künftig eingetragenen Termine aus Ihrem Google-Kalender auch in Outlook sehen können.
Das Abonnieren des Google-Kalenders mit der Outlook-Web-App funktioniert im Grunde sehr ähnlich wie bei der Desktop-App: Zunächst müssen Sie natürlich auch in diesem Fall die notwendige iCal-Adresse des Google-Kalenders in Erfahrung bringen, bevor Sie sich in ihrem Outlook-Konto anmelden. Dort wechseln Sie wie beim Desktop-Client in die Kalenderansicht und klicken auf „Kalender hinzufügen“.
Unter den genannten Optionen wählen Sie „Aus dem Internet“ aus:
Im nächsten Feld fügen Sie die iCal-URL Ihres Google-Kalenders ein und legen den gewünschten Namen dafür fest.
Nun können Sie Ihren abonnierten Google-Kalender jederzeit abrufen und so die dort eingetragenen Termine auch in Outlook einsehen. Allerdings können Sie keine eigenen Termine in einen abonnierten Kalender eintragen.
Sie können Ihren Outlook-Kalender freigeben, sodass dieser für Freunde und Kollegen zu sehen ist.
Um die Kalender von Outlook und Google miteinander zu synchronisieren, können Sie auch zu einem separaten Programm greifen. Hierfür gibt es einige kostenlose Programme wie die Open-Source-Software Outlook Google Calendar Sync sowie verschiedene kostenpflichtige Lösungen wie Sync2. Wir zeigen Ihnen die Synchronisierung exemplarisch an diesen beiden.
Schritt 1: Laden Sie Outlook Google Calendar Syncauf der offiziellen Projektseiteherunter.
Schritt 2: Über die heruntergeladene Datei können Sie den Synchronisierungs-Assistenten direkt per Doppelklick öffnen. Bevor Sie den Synchronisierungsprozess starten können, müssen Sie jedoch zunächst Ihre Outlook- und Google-Konten in den Einstellungen angeben. Wechseln Sie hierzu in den Reiter „Settings“, wo Sie zunächst unter „Outlook“ die zu verknüpfende Adresse bei Microsofts Mailservice angeben. Anschließend stellen Sie unter „Google“ eine Verbindung zu Ihrem Google-Konto her, indem Sie auf „Retrieve Calenders“ klicken und sich in Ihrem Konto anmelden.
Über „Sync Options“ legen Sie schließlich die Synchronisierungsparameter fest – z. B. in welchen Abständen die Kalender aktualisiert oder welche Farben für welche Kategorien verwendet werden sollen. Diese Einstellungen sind im Nachhinein jederzeit wieder veränderbar.
Schritt 3: Speichern Sie die Einstellungen und wechseln Sie zurück in den Start-Tab „Sync“. Klicken Sie auf „Start Sync“, um die Termine der gewählten Outlook- und Google-Kalender endgültig zusammenzubringen:
Schritt 1: Laden Sie das Programmvon der offiziellen Sync2-Websiteherunter.
Schritt 2: Installieren und starten Sie das Programm auf Ihrem PC. Der Synchronisations-Einrichtungsassistent offeriert Ihnen anschließend verschiedene Optionen – je nachdem welche Konten Sie synchronisieren möchten. Für die Verknüpfung von Outlook- und Google-Kalender wählen Sie die Option „Google-Dienste“.
Schritt 3: Nachdem Sie die Option „Google-Dienste“ ausgewählt haben, erscheint das Google-Log-in-Fenster. Hier loggen Sie sich wie gewohnt mit Ihren Zugangsdaten ein.
Schritt 4: Nach dem Einloggen verknüpft Sync2 Ihr Google-Konto automatisch mit dem Outlook-Kalender.
Schritt 5: Öffnen Sie nun Ihren Outlook-Kalender, finden Sie in der Anzeigenleiste einen neuen Reiter mit dem Namen „CalDav Synchronizer“:
Klicken Sie dort auf „Synchronization Profiles“, um einen Kalender hinzuzufügen. Es öffnet sich ein neues Fenster („Options“), in dem Sie oben links auf das grüne Pluszeichen klicken.
Auch in der deutschsprachigen Version des Synchronisations-Programms werden einige Schaltflächen auf Englisch angezeigt.
Schritt 6: Es erscheint wiederum ein neues Fenster. Hier wählen Sie das Portal aus, in dem sich Ihr Kalender befindet. So können Sie alle Ihre Mail-Accounts und Kalender miteinander verbinden.
Schritt 7: Anschließend füllen Sie die Felder „Name“, „E-Mail Adresse“ und „Synchronisationsintervall“ im Options-Fenster aus. Über das Intervall legen Sie fest, in welchen Abständen Ihr Kalender aktualisiert werden soll. Diese Einstellungen können Sie im Nachhinein jederzeit wieder ändern.
Ihr Google-Kalender ist nun mit Ihrem Outlook-Kalender verbunden. Um dies zu testen, tragen Sie einen Termin in Ihren Google-Kalender ein. Dieser Termin sollte kurz darauf auch in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen. Achten Sie hierbei auf die Zeit, die Sie in das Feld „Synchronisationsintervall“ eingegeben haben.
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