Outlook: E-Mails automatisch weiterleiten

Mit dem E-Mail-Programm Microsoft-Outlook leiten Sie eingehende Nachrichten auf Wunsch automatisch an andere E-Mail-Konten weiter. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine Umleitung einzurichten. Konfigurieren Sie beide Funktionen einfach direkt über die Posteingangsregeln in den Konto-Einstellungen. Wie Sie dabei vorgehen, zeigen wir Ihnen anhand einer bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung – sowohl für Ihre Outlook-Destop-App als auch für den Online-Dienst Outlook on the Web.

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Tipp

Microsoft Outlook unterscheidet zwischen E-Mail-Weiterleitungen und E-Mail-Umleitungen. Bei weitergeleiteten Nachrichten bleibt die Weiterleitung für das Ziel der Nachricht transparent. Möchten Sie auf eine weitergeleitete Nachricht antworten, wählt Outlook automatisch das Konto als Empfänger aus, das die Nachricht weitergeleitet hat, nicht jedoch den eigentlichen Absender der E-Mail. Bei einer Umleitung hingegen ist für den Empfänger der Nachricht nicht nachvollziehbar, dass die E-Mail umgeleitet wurde. Umgeleitete E-Mails erwecken den Eindruck, als stammen sie direkt vom Absender der Nachricht. Möchten Sie auf eine umgeleitete E-Mail antworten, wird die Antwort direkt an den Absender der Nachricht geschickt, nicht jedoch an das E-Mail-Konto, dass die Umleitung veranlasst hat.

Die Gründe, eingehende E-Mails via Outlook weiterzuleiten, sind zahlreich:

  • Die meisten Internetnutzer verfügen über mehrere E-Mail-Accounts bei verschiedenen Anbietern. Mit automatischen Posteingangsregeln führen Sie E-Mails bei Bedarf in einem zentralen Postfach zusammen.
  • Im Arbeitsalltag sind eingehende Nachrichten von Kunden oder Klienten oft nicht nur für den Inhaber eines E-Mail-Kontos relevant, sondern auch für Kollegen oder Vorgesetzte. Mit einer automatischen Weiterleitung stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen allen Beteiligten ohne Verzögerung zur Verfügung stehen.
  • Sinnvoll ist die E-Mail-Weiterleitung auch im Fall einer Abwesenheit. Gehen Nachrichten von Kunden oder Geschäftspartnern in Urlaubszeiten ein, ist die Weiterleitung an eine Urlaubsvertretung empfehlenswert.

E-Mail-Weiterleitung einrichten – für Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016

Eine E-Mail Weiterleitung haben Sie in der Outlook-Desktop-App mit wenigen Klicks eingerichtet. Folgenden Sie, je nachdem welches System Sie benutzen, dem How-to für Windows oder für macOS.

Hinweis

Benutzerdefinierte Posteingangsregel stehen Ihnen bei den Outlook-Versionen 2007, 2010, 2013 und 2016 zur Verfügung. Das Vorgehen ist stets dasselbe. Wir veranschaulichen die Konfiguration einer E-Mail-Weiterleitung am Beispiel einer Desktop-Installation von Outlook 2016.

Outlook für Windows

Schritt 1: Wählen Sie in der Menüleiste die Registerkarte „Start“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Regeln“.

Schritt 2: Wählen Sie im Drop-down-Menü die Option „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Outlook öffnet das Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ mit den Registerkarten „E-Mail-Regeln“ und „Benachrichtigungen verwalten“

Schritt 3: Wählen Sie Sie Registerkarte „E-Mail-Regeln“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Regel…“, um den Regel-Assistenten zu öffnen.

Schritt 4: Der Regel-Assistent ermöglicht Ihnen, auf Regelvorlagen zurückzugreifen oder eigene Regeln zu erstellen. Für eine E-Mail-Weiterleitung wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.

Schritt 5: Definieren Sie zunächst, für welche Nachrichten die Regel gelten soll, indem Sie eine oder mehrere der angebotenen Optionen auswählen und die blau unterstrichenen Platzhalter durch individuelle Werte ersetzen. Möchten Sie keine Bedingung definieren, überspringen Sie diesen Punkt mit einem Klick auf „Weiter“. In diesem Fall wird die Regel auf alle eingehenden Nachrichten angewendet.

Möchten Sie Ihre Posteingangsregel an eine Bedingung knüpfen, setzen Sie ein Häkchen in der jeweiligen Checkbox und klicken Sie auf den blau unterstrichenen Platzhalter, um den gewünschten Wert (beispielweise einen Absender) einzutragen.

Schritt 6: Definieren Sie anschließend eine Aktion, die auf alle Nachrichten angewendet wird, die die zuvor definierte Bedingung erfüllen.Für eine einfache Weiterleitung wählen Sie die Option „diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten“. Möchten Sie stattdessen eine Umleitung einrichten, wählen Sie „diese umleiten an eine Person/öffentliche Gruppe“.

Schritt 7: Geben Sie eine Person oder Gruppe an, an die eingehende Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Klicken Sie dafür auf den blau hinterlegten Platzhalter und wählen Sie eine Person oder Empfängergruppe aus Ihrem Adressbuch aus.

Schritt 8: Definieren Sie bei Bedarf Ausnahmen für die Posteingangsregel.

Schritt 9: Benennen Sie die von Ihnen konfigurierte Regel und legen Sie fest, ob sich die Regel lediglich auf neu eingehende Nachrichten oder auf auch auf alle bereits in der Inbox gespeicherten E-Mails beziehen soll. Schließen Sie den Konfigurationsprozess mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Die neu erstellte Regel wird Ihnen im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ angezeigt.

Outlook für macOS

Schritt 1: Um E-Mails mit Outlook für macOS weiterzuleiten, wählen Sie in der Menüleiste zunächst die Registerkarte „Start“ aus.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regeln“ und wählen Sie „Regeln bearbeiten…“ aus.

Schritt 3: Client-Regeln legen Sie unter Mac bei Bedarf in den Kategorien ExchangeIMAP oder POP und „Ausgehend“ an. Markieren Sie „Exchange“ und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen (+) um eine neue Regel hinzuzufügen.

Es öffnet sich das Setup für die Posteingangsregeln.

Schritt 4: Konfigurieren Sie die gewünschte Posteingangsregeln. Nutzen Sie für eine einfache Weiterleitungsregel folgende Optionen:

  • Wählen Sie unter „Bei Eintreffen einer neuen Nachricht“ die Optionen „Wenn alle Bedingungen erfüllt sind“ und „Alle Nachrichten“ aus.
  • Wählen Sie unter „Folgendes ausführen“ die Option „Weiterleiten an“.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“.

Ein Häkchen in der Checkbox vor dem Regelnamen zeigt Ihnen an, dass die Regel aktiviert ist. Alle eingehenden Nachrichten werden an die von Ihnen gewählten Kontakte weitergeleitet.

E-Mail-Weiterleitung einrichten – Outlook on the Web

Outlook on the Web (früher Outook Web Access, kurz OWA) ist ein Microsoft-Service, der es Ihnen ermöglicht, mit jedem beliebigen Webbrowser auf Ihre Outlook-Postfächer zuzugreifen. Die Web-App ist in den Online-Dienst Microsoft 365 integriert und bietet ein ähnliches Funktionsspektrum wie die Desktop-Installation des E-Mail-Programms. Auch E-Mail-Weiterleitungen und andere Posteingangsregeln erstellen Sie mit Outlook on the Web in wenigen Schritten.

Schritt 1: Melden Sie sich bei Microsoft 365 an und öffnen Sie die App „E-Mail“.

Schritt 2: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben Ihrem Benutzernamen, um die Einstellungen von Microsoft 365 aufzurufen.

Schritt 3: Scrollen Sie im Menü zum Punkt „Ihre App-Einstellungen“ herab und klicken Sie auf „E-Mail“. Auf der rechten Seite erscheint ein Navigationsmenü mit Baumstruktur im Browserfenster. Wählen Sie den Menüpunkt „Posteingangs- und Aufräumregeln“ unter „Automatische Verarbeitung“ aus.

Schritt 5: Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) im Bereich Posteingangsregeln, um eine neue Regel zu definieren.

Schritt 6: Benennen Sie die Regel.

Schritt 7: Definieren Sie bei Bedarf eine Bedingung für die neue Posteingangsregel. Wählen Sie die Option „Auf alle Nachrichten anwenden“, wenn die Regel auf alle eingehenden E-Mail angewendet werden soll. Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen hinzu.

Schritt 8: Definieren Sie eine Aktion, die auf alle Nachrichten angewendet wird, sofern diese die zuvor definierte(n) Bedingung(en) erfüllen. Für eine Weiterleitungsregel wählen Sie die Option „Nachricht weiterleiten an…“. Alternativ ermöglicht die Option „Nachricht umleiten an…“, eine Umleitung einzurichten.

Wählen Sie aus Ihrer Kontaktliste die Empfänger-Adresse aus, an die Ihre Nachrichten weitergeleitet bzw. umgeleitet werden sollen.

Wählen Sie bei Bedarf eine weitere Aktion aus.

Schritt 9: Fügen Sie Ihrer Weiterleitungsregel bei Bedarf Ausnahmen hinzu.

Schritt 10: Schließen Sie die Kegelkonfiguration mit einem Klick auf „OK“ ab.

E-Mails an Ihr Outlook-Konto werden nun automatisch an die von Ihnen angegebene Adresse weitergeleitet.

Tipp

Eine Alternative zur E-Mail-Weiterleitung via Outlook ist die Abwesenheitsnotiz. Erfahren Sie im weiterführenden Artikel zum Thema, wie Sie automatische Antworten bei Outlook einreichen und was bei der Formulierung einer Abwesenheitsnotiz zu beachten ist.


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