Outlook-Verteiler anlegen und verwalten

Mit Outlook-Verteilern und Kontaktgruppen versenden Sie dieselbe Nachricht an verschiedene Personen, ohne jeden Empfänger individuell zu adressieren. Wir zeigen Ihnen anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Verteiler und Kontaktgruppen wahlweise mit der Outlook-Desktop-App oder Outlook im Web erstellen und verwalten.

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Verteilerlisten werden in den aktuellen Versionen der Outlook-Desktop-App Kontaktgruppen genannt. Das Vorgehen beim Erstellen von Kontaktgruppen unterscheidet sich je nachdem, welche Outlook-Version Sie verwenden.

Verteiler mit Outlook 2013 und 2016 einrichten und bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Kontaktgruppen mit Outlook 2013 oder 2016zu erstellen.

Schritt 1: Rufen Sie die Kontaktverwaltung Ihrer Outlook-Anwendung auf, indem Sie auf die Schaltfläche „Personen“ in der Navigationsleiste klicken.

Wenn Sie die kompakte Navigationsleiste verwenden, wird Ihnen für die Rubrik „Personen“ ein entsprechendes Symbol angezeigt.

Schritt 2: Wählen Sie unter „Meine Kontakte“ in der rechten Seitenleiste den Ordner aus, in dem Sie die neue Kontaktgruppe speichern möchten. Als Standard bietet sich der Ordner „Kontakte“ an, der von Outlook bei der Installation des Programms automatisch angelegt wird.

Erstellen Sie bei Bedarf einen neuen Kontaktordner.

Schritt 3: Klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“. Die Schaltfläche finden Sie unter dem Reiter „Start“ im Feld „Neu“.

Outlook öffnet ein neues Fenster „Kontaktgruppe“.

Schritt 4: Benennen Sie die neue Kontaktgruppe.

Schritt 5: Klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie eine von drei Optionen:

  • Aus Outlook-Kontakten
  • Aus Adressbuch
  • Neuer E-Mail-Kontakt

Falls Sie die Option „Aus Outlook-Kontakten“ oder „Aus Adressbuch“ wählen, öffnet Outlook das neue Fenster „Mitglieder auswählen“. Entscheiden Sie sich hingegen für „Neuer E-Mail-Kontakt“, öffnet sich das Fenster „Neues Mitglied hinzufügen“.

Schritt 6: Wählen Sie aus Ihrem Adressbuch diejenigen Personen aus, die Sie Ihrer Kontaktgruppe hinzufügen möchten. Markieren Sie dafür den jeweiligen Kontakt im Auswahlfenster und klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder ->“.

Fügen Sie Ihrer Kontaktgruppe ggf. Personen hinzu, die derzeit noch nicht in Ihrem Adressbuch gespeichert sind, indem Sie diese Kontakte neu anlegen.

Tipp

Sie möchten Ihrem Outlook-Adressbuch Kontaktinformationen aus anderen Anwendungen hinzufügen? Eine übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Ratgeberartikel Outlook-Kontakte importieren.

Nutzen Sie die Schaltfläche „Mitglieder entfernen“, um einen Kontakt aus der Verteilerliste zu löschen.

Schritt 6: Klicken Sie auf „Speichern & schließen“, sobald Sie der neuen Kontaktgruppe alle gewünschten Kontakte hinzugefügt haben.

Die neue Kontaktgruppe wird Ihnen im zuvor gewählten Kontaktordner in der linken Seitenleiste des Outlook-Fensters angezeigt.

Möchten Sie Änderungen an einer bereits bestehenden Kontaktgruppe vornehmen, wählen Sie diese aus und klicken Sie in der Kontaktbeschreibung auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Die Bearbeitung der Kontaktgruppe erfolgt analog zur Erstellung neuer Kontaktgruppen im Fenster „Kontaktgruppe“.

Tipp

Alternativ finden Sie die Option „Kontaktgruppe bearbeiten“ im Kontextmenü. Dieses öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Kontaktgruppe.

Verteiler mit Outlook 2010 einrichten und bearbeiten

Sie sind Nutzer der Outlook-Version 2010? In diesem Fall gehen Sie folgendermaßen vor, um einen neuen Outlook-Verteiler anzulegen.

Schritt 1: Wählen Sie die Outlook-Rubrik „Kontakte“ aus und klicken Sie im Reiter „Start“ auf „Neue Kontaktgruppe“. Die Schaltfläche finden Sie in der Gruppe „Neu“.

Outlook öffnet ein neues Fenster.

Schritt 2: Geben Sie im Feld „Name“ eine beliebige Bezeichnung für Ihre neue Kontaktgruppe ein.

Schritt 3: Wählen Sie den Reiter „Kontaktgruppe“ aus und klicken Sie in der Gruppe „Mitglieder“ auf die Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen“. Wählen Sie eine von drei Optionen:

  • Aus Outlook-Kontakten
  • Aus Adressbuch
  • Neuer E-Mail-Kontakt

Möchten Sie Ihrer Kontaktgruppe Personen aus Ihrem Adressbuch oder aus dem Ordner „Kontakte“ hinzufügen, öffnet Outlook das Fenster „Mitglieder hinzufügen“.

Markieren Sie den gewünschten Kontakt im Auswahlfenster und klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder ->“. Nutzen Sie bei Bedarf die Suchfunktion. Wiederholen Sie den Vorgang für jede Person, die Sie Ihrem Outlook-Verteiler hinzufügen möchten.

Falls Sie Personen in die Kontaktgruppe eintragen wollen, die sich bisher noch nicht in Ihrem Adressbuch befinden, nutzen Sie die Option „Neuer E-Mail-Kontakt“ und geben Sie die benötigten Kontaktinformationen im Dialogfenster „Neues Mitglied hinzufügen“ ein.

Schritt 4: Haben Sie Ihrer Kontaktgruppe alle gewünschten Personen hinzugefügt, betätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“. Der neue Verteiler wird unter dem von Ihnen gewählten Namen im Ordner „Kontakte“ angezeigt.

Verteiler mit Outlook im Web einrichten

Outlook im Web, die Webapplikation des beliebten E-Mail-Programms im Rahmen von Microsoft 365, bietet Ihnen die Möglichkeit, Verteilergruppen mit individueller E-Mail-Adresse zu definieren. Nachrichten, die an die Adresse einer Verteilergruppe gehen, werden automatisch allen Mitgliedern der Gruppe zugestellt, ohne dass Sie diese direkt adressieren müssen.

Schritt 1: Öffnen Sie den Webbrowser und melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten bei Microsoft 365 an.

Schritt 2: Wählen Sie die Outlook Web-App aus.

Schritt 3: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der Menüzeile und anschließend in der rechten Seitenleiste unter „Ihre App-Einstellungen“ auf „E-Mail“.

Schritt 4: Navigieren Sie in der linken Seitenleiste in den Bereich „Allgemein“ und gehen Sie auf „Verteilergruppen“.

Schritt 5: Klicken Sie auf das Pluszeichen unter „Verteilergruppen, die ich besitze“, um einen neuen Outlook-Verteiler anzulegen.

Ihre Outlook Web-App öffnet ein neues Browserfenster mit dem Namen „Neue Verteilergruppe“.

Schritt 6: Konfigurieren Sie Ihre Verteilergruppe: Geben Sie einen Anzeigenamen sowie einen Alias ein und definieren Sie die E-Mail-Adresse, mit der Nachrichten an den Verteiler verschickt werden können. Im Feld „Notizen“ können Sie eine Beschreibung des Verteilers und seiner Funktion formulieren. Setzen Sie ein Häkchen bei „Diese Gruppe als Sicherheitsgruppe festlegen“, sofern Sie eine geschlossene Gruppe erstellen möchten.

Sie werden automatisch als Gruppenbesitzer eingetragen.

Hinweis

Sicherheitsgruppen werden von Besitzern der Gruppe verwaltet. Nur diese können neue Kontakte hinzufügen oder Mitglieder entfernen.

Schritt 7: Bestimmen Sie weitere Gruppenbesitzer, die zukünftig dieselben Gruppenrechte haben wie Sie. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um Personen aus Ihrem Adressbuch als Besitzer hinzuzufügen.

Schritt 8: Fügen Sie Ihrer Verteilergruppe Gruppenmitglieder hinzu. Klicken Sie dazu auf das Pluszeichen und wählen Sie die gewünschten Personen aus Ihrem Adressbuch aus.

Schritt 9: Definieren Sie, unter welchen Bedingungen Personen Ihrer Verteilergruppe beitreten können und wie die Mitgliedschaft beendet wird.

Wenn Sie eine Standardgruppe erstellen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

Beitritt

  • Offen: Jeder Benutzer von Microsoft 365 kann Ihrer Gruppe ohne Genehmigung beitreten.
  • Geschlossen: Nur Besitzer können der Verteilergruppe Mitglieder hinzufügen. Beitrittsanfragen werden automatisch abgelehnt.
  • Besitzergenehmigung: Nur Besitzer können der Verteilergruppe Mitglieder hinzufügen und Beitrittsanfragen genehmigen.

Austritt

  • Offen: Mitglieder Ihrer Verteilergruppe können diese jederzeit ohne Genehmigung verlassen.
  • Geschlossen: Nur Gruppenbesitzer können Mitglieder aus der Gruppe entfernen.
Hinweis

Sicherheitsgruppen können nicht als offene Gruppen erstellt werden.

Schritt 10: Schließen Sie den Konfigurationsprozess mit einem Klick auf „Speichern“ ab.

Ihre neue Verteilergruppe wird unter „Verteilergruppen, die ich besitze“ angezeigt. Sind Sie als Gruppenbesitzer selbst Mitglied der Gruppe, finden Sie sie ebenfalls unter „Verteilergruppen, denen ich angehöre“.

Verteiler mit Outlook im Web bearbeiten

Die Bearbeitung von Verteilergruppen erfolgt ebenfalls im gleichnamigen Menüpunkt der Outlook-Einstellungen.

Schritt 1: Wählen Sie die gewünschte Verteilergruppe in der Anzeige aus.

Schritt 2: Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, um eine Verteilergruppe anzupassen. Möchten Sie die ausgewählten Verteilergruppe stattdessen löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.

Outlook im Web öffnet ein neues Browserfenster, in dem Sie Anpassungen an Ihrer Verteilergruppe vornehmen können.

Schritt 3: Schließen Sie die Bearbeitung Ihres Outlook-Verteilers mit einem Klick auf „Speichern“ ab.

Alle Änderungen werden mit sofortiger Wirkung übernommen.


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