Outlook zählt zu den beliebtesten E-Mail-Clients. Ist Outlook erst einmal eingerichtet, liefert das Microsoft-Programm die perfekte Basis, um E-Mails senden, empfangen und auch verwalten zu können. Abgerundet wird das Paket durch den integrierten Kalender, der an Termine erinnert und darüber hinaus auch die einfache Organisation von Meetings und Events ermöglicht. Hinzu kommt die Tatsache, dass Nutzer eine beliebige Zahl an E-Mail-Konten Outlook hinzufügen und auf diese Weise in einem Client zusammenführen können – das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn eine Person mehrere verschiedene E-Mail-Adressen für die private und geschäftliche Kommunikation verwendet.
Wenn Sie Outlook nutzen möchten, um Ihre E-Mail-Konten zu verwalten, besteht der erste Schritt immer darin, ein Konto einzurichten. Die grundsätzlichen Maßnahmen, die es dabei zu erledigen gilt, unterscheiden sich nicht von denen, die erforderlich sind, um ein weiteres Konto in Outlook hinzuzufügen. Unterschiede gibt es lediglich hinsichtlich der Protokoll- und Adress-Einstellungen für die Posteingangs- und Postausgangsserver, die der jeweilige Internetdienstanbieter bzw. Provider als Basis für den E-Mail-Service verwendet. Bei einigen Drittanbietern wie Gmail oder Yahoo kann es zudem erforderlich sein, vorm Hinzufügen des Kontos zu Outlook zunächst bestimmte Einstellungen auf der Anbieter-Website zu ändern, da die Verknüpfung andernfalls blockiert ist.
Zu den verschiedenen Kontotypen, die Sie zu Outlook hinzufügen können, zählen unter anderem:
Um Outlook ein neues Konto hinzufügen zu können, benötigen Sie in der Regel das Passwort dieses E-Mail-Kontos. Haben Sie bei einem Anbieter Anmeldeverfahren wie beispielsweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet, dann müssen Sie außerdem auch das jeweilige Zweitgerät parat haben und über die Kontoeinstellungen des zu verknüpfenden Kontos ein spezielles App-Passwort generieren, um die Kontoeinrichtung abschließen zu können.
Welche Schritte für die erfolgreiche Einrichtung neuer Konten in Outlook erforderlich sind, hängt – wie bereits erwähnt – von dem jeweiligen Internetdienstleister bzw. Mail-Provider ab. Da viele Mail-Provider die Einbindung in Outlook blockieren oder sie eine zusätzliche App-Kennwort-Eingabe erfordern, fallen durch sie oft zusätzliche Schritte an. Zudem ist die Vorgehensweise beim Hinzufügen eines neuen Kontos in Outlook auch davon abhängig, welche Version des Microsoft-Programms Sie nutzen (Desktop-Clients wie den Versionen 2019, 2016 oder 2013 vs. Outlook im Web). Außerdem haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, zwischen automatischer (nicht für alle E-Mail-Konten verfügbar) und manueller Einrichtung zu wählen.
In den folgenden Abschnitten finden Sie ausführliche Anleitungen für die unterschiedlichen Outlook-Versionen, wobei sowohl die manuelle als auch die automatische Einrichtung erklärt wird.
Die Möglichkeit, E-Mail-Konten automatisch einzurichten, existiert seit Outlook 2010. Nutzen Sie also eine noch eine ältere Version des Desktop-Clients, steht Ihnen diese Variante nicht zur Verfügung. Die erforderlichen Schritte für die automatische Konfiguration unterscheiden sich in den einzelnen Versionen nur minimal, was in der folgenden Anleitung berücksichtigt wird:
Versionsübergreifend starten Sie die Konto-Einrichtung, indem Sie die Registerkarte „Datei“ aufrufen. Auf der sich dann öffnenden Menüseite „Information“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Konto hinzufügen“:
Das daraufhin angezeigte Dialogfenster wurde in den neueren Versionen (Microsoft 365) leicht angepasst, sodass Sie dort nur die Adresse des zu verknüpfenden Kontos angeben und anschließend auf „Verbinden“ drücken müssen. In früheren Versionen bis 2013 (teilweise aber auch in 2016er-Editionen) geben Sie zusätzlich das zum Konto gehörende Passwort sowie einen frei wählbaren Namen ein, bevor Sie die Einrichtung über „Weiter“ fortsetzen.
Werden Sie dazu aufgefordert, geben Sie Ihr Kennwort (erneut) ein. War die automatische Konto-Einrichtung erfolgreich, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsbestätigung. Drücken Sie abschließend auf „Fertig stellen“.
Scheitertdie automatische Konfiguration des E-Mail-Kontos, sollten Sie die Einstellungen dieses Kontos überprüfen. Unter Umständen verfügt das Konto über einen zusätzlichen Schutz wie die schon angesprochene Zwei-Faktor-Authentifizierung, eine Sicherheits-E-Mail, die Sie zunächst noch beantworten müssen, oder eine Funktion, die Drittanwendungen wie den Outlook-Client blockiert. Bei manchen Konten funktioniert das automatische Hinzufügen zu Outlook sogar generell nicht, sodass Sie in jedem Fall auf die manuelle Variante zurückgreifen müssen.
Für die manuelle Konto-Einrichtung benötigen Sie nicht nur Ihre Anmeldedaten, sondern auch die Daten für den Posteingangs- bzw. Postausgangsserver des jeweiligen Mail-Services. Die Vorgehensweise ist versionsübergreifend grundsätzlich sehr ähnlich geartet – allerdings gibt es einige Unterschiede hinsichtlich der Schaltflächen und Dialogfenster. Wie bei der automatischen Konto-Einrichtung rufen Sie zunächst jedoch die Registerkarte „Datei“ auf und klicken unter „Kontoinformationen“ auf den Button „Konto hinzufügen“.
In neueren Versionen wählen Sie nun den Punkt „Erweiterte Optionen“ aus und aktivieren das Kontrollkästchen „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“, bevor Sie auf „Verbinden“ drücken.
Im klassischen Dialogfenster ändern Sie hingegen einfach die Auswahl in „Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen“ bzw. „Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren“ (Outlook 2010) und klicken danach auf „Weiter“:
Unter „Dienst auswählen“ klicken Sie nun auf „POP oder IMAP“ bzw. auf „Internet-E-Mail“ und anschließend erneut auf „Weiter“. An dieser Stelle sind dann die Adress- und Serverinformationen gefragt, die Sie von Ihrem Internetdienstleister bzw. Mail-Provider erhalten oder bereits erhalten haben. Folgende Angaben müssen Sie für die Einrichtung vornehmen:
| Information | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | frei wählbarer Anzeigename | Name |
| E-Mail-Adresse | vollständige Adresse des E-Mail-Kontos, das Sie in Outlook hinzufügen möchten | ld@diggi-heroes.com |
| Kontotyp | Auswahl des Übertragungsprotokolls – IMAP oder POP3 | IMAP |
| Posteingangsserver | Adresse des Posteingangsservers | imap.ionos.de |
| Postausgangsserver (SMTP) | Adresse des Postausgangsservers | smtp.ionos.de |
| Benutzername | Benutzername des E-Mail-Kontos (häufig Adresse selbst) | ld@diggi-heroes.com |
| Kennwort | Passwort des E-Mail-Kontos (bei der Einrichtung des Kontos gewählt) | pAssw0rt1;- |
Die Option „Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich“ wählen Sie nur dann aus, wenn diese von den Mailservern des Providers unterstützt bzw. explizit vom Anbieter verlangt wird.
Wenn Sie bezüglich der Wahl des Übertragungsprotokolls unsicher sind, empfehlen wir Ihnen einen Blick in unseren Artikel über IMAP und POP3.
Da die Verbindung zu den Mailservern bis dato noch unverschlüsselt ist, klicken Sie vor dem Abschluss der Einrichtung noch auf die Schaltfläche „Weitere Einstellungen“, die Sie unten rechts finden.
Rufen Sie den Reiter „Postausgangsserver“ auf und aktivieren Sie die Box „Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“. Behalten Sie die Standardoption „Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden“ bei und wechseln in den Reiter „Erweitert“. Abhängig davon, ob Sie zuvor IMAP oder POP3 als Übertragungsprotokoll eingetragen haben, nehmen Sie nun folgende Einstellungen vor, um die Verschlüsselung via SSL bzw. TLS für die Verbindungen zu den Mailservern einzurichten:
| Port | Verbindungstyp | |
|---|---|---|
| Posteingangsserver (IMAP) | 993 | SSL |
| Posteingangsserver (IMAP) | 143 | TLS |
| Posteingangsserver (POP3) | 995 | SSL |
| Postausgangsserver (SMTP) | 465 | SSL |
| Postausgangsserver (SMTP) | 25 oder 587 | TLS oder automatisch |
Speichern Sie die Änderungen via „OK“ und schließen dann das Hinzufügen des Kontos zu Outlook über die Schaltflächen „Weiter“ und „Fertigstellen“ ab.
Auch in der Webversion von Outlook können Sie mehrere E-Mail-Konten (bis zu 20) einbinden. Wie der Desktop-Client bietet auch Outlook im Web Ihnen die Wahl zwischen einer automatischen und einer manuellen Konfiguration. Beide Varianten lassen sich über das Menü „E-Mail synchronisieren“ starten, das Sie folgendermaßen aufrufen:
Unter „Verbundenes Konto hinzufügen“ bietet Outlook Ihnen nun zwei Schaltflächen, über die Sie die Einrichtung beginnen können: Wollen Sie den Web-Client mit einem Gmail-Konto verknüpfen, wählen Sie den gleichnamigen Button – andernfalls drücken Sie auf „Weitere E-Mail-Konten“:
Wie beim Outlook-Desktop-Client öffnet sich nun ein Dialogfenster, das Ihnen ermöglicht, zwischen automatischer und manueller Konto-Einrichtung zu wählen. Erstere starten Sie, indem Sie die Adresse und das Kennwort des zu verknüpfenden Kontos – sowie optional einen frei wählbaren Anzeigenamen – eintippen und „OK“ drücken.
Infolgedessen erstellt Outlook im Web automatisch einen neuen Ordner für die Mails dieses neuen Kontos. Sie können aber auch die zweite Option unter „Sie können auswählen, wo die importierte E-Mail gespeichert werden soll“ wählen, damit importierte und künftige Mails in einem Ordner landen, der bereits existiert.
Wollen Sie das Konto selbst einrichten, lassen Sie die Felder für Adresse und Passwort zunächst noch frei und setzen Sie ein Häkchen bei „Kontoeinstellungen manuell konfigurieren (POP-, IMAP- oder „Nur senden“-Konto)“. Drücken Sie anschließend auf „OK“, wird das Fenster neu geladen und Sie können wie bereits in der zuvor präsentierten Anleitung geschildert die individuellen Angaben für Posteingangs- und Postausgangsserver hinterlegen.
Zu Beginn dieses Artikels ist bereits zur Sprache gekommen, dass Sie Ihren E-Mail-Account bei Diensten wie Gmail, Yahoo oder GMX für gewöhnlich nicht so einfach in Outlook oder andere E-Mail-Clients einbinden können. Denn in den meisten Fällen blockieren diese Services den Zugriff durch andere Anwendungen aus Sicherheitsgründen. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie diese Sicherheitsfunktion in Gmail abschalten, um Ihr Gmail-Konto anschließend in Outlook hinzufügen zu können.
Da sich die Vorgehensweise zum Entfernen dieser Sperre von Dienst zu Dienst unterscheidet, dient die folgende Anleitung für den Google-Mail-Service Gmail lediglich als Beispiel. In der Regel finden Sie in den Support-Foren der jeweiligen Provider aber die notwendigen Infos.
Gmail wartet gleich mit zwei Sicherheitseinstellungen auf, die die Verknüpfung des Kontos mit Outlook verhindern: An erster Stelle steht die Verhinderung des „Zugriffs durch weniger sichere Apps“, die ganz zentral im Google-Konto konfiguriert ist. Im ersten Schritt gilt es also, das Google-Konto aufzurufen und diese Sperre auszuheben, was folgendermaßen gelingt:
Sobald Sie den Zugriff durch als wenig sicher eingestufte Apps erlaubt haben, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-Mail an Ihr Gmail-Konto. Gänzlich bereit für die Verknüpfung ist dieses allerdings immer noch nicht: Um das Konto in Outlook hinzufügen zu können, müssen Sie nämlich außerdem noch die Mail-Übertragung via POP bzw. IMAP aktivieren, die beide standardmäßig ausgeschaltet sind. Melden Sie sich zu diesem Zweck in Gmail an und öffnen Sie die Einstellungen, indem Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol drücken und dort den gleichnamigen Menüpunkt wählen:
In den Einstellungen wechseln Sie nun in den Tab „Weiterleitung & POP/IMAP“, wo Sie wahlweise unter „POP-Download“ bzw. „IMAP-Zugriff“ das gewünschte Protokoll aktivieren können. Zudem haben Sie einige zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten – beispielsweise um festzulegen, was mit den Nachrichten-Kopien im Gmail-Konto geschehen soll. Zum Abschluss klicken Sie auf „Änderungen speichern“:
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