So können Sie in Outlook ein neues Konto hinzufügen

Die Möglichkeit, E-Mail-Konten automatisch einzurichten, existiert seit Outlook 2010. Nutzen Sie also eine noch eine ältere Version des Desktop-Clients, steht Ihnen diese Variante nicht zur Verfügung. Die erforderlichen Schritte für die automatische Konfiguration unterscheiden sich in den einzelnen Versionen nur minimal, was in der folgenden Anleitung berücksichtigt wird:

Versionsübergreifend starten Sie die Konto-Einrichtung, indem Sie die Registerkarte „Datei“ aufrufen. Auf der sich dann öffnenden Menüseite „Information“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Konto hinzufügen“:

Das daraufhin angezeigte Dialogfenster wurde in den neueren Versionen (Microsoft 365) leicht angepasst, sodass Sie dort nur die Adresse des zu verknüpfenden Kontos angeben und anschließend auf „Verbinden“ drücken müssen. In früheren Versionen bis 2013 (teilweise aber auch in 2016er-Editionen) geben Sie zusätzlich das zum Konto gehörende Passwort sowie einen frei wählbaren Namen ein, bevor Sie die Einrichtung über „Weiter“ fortsetzen.

Für die manuelle Konto-Einrichtung benötigen Sie nicht nur Ihre Anmeldedaten, sondern auch die Daten für den Posteingangs- bzw. Postausgangsserver des jeweiligen Mail-Services. Die Vorgehensweise ist versionsübergreifend grundsätzlich sehr ähnlich geartet – allerdings gibt es einige Unterschiede hinsichtlich der Schaltflächen und Dialogfenster. Wie bei der automatischen Konto-Einrichtung rufen Sie zunächst jedoch die Registerkarte „Datei“ auf und klicken unter „Kontoinformationen“ auf den Button „Konto hinzufügen“.

In neueren Versionen wählen Sie nun den Punkt „Erweiterte Optionen“ aus und aktivieren das Kontrollkästchen „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“, bevor Sie auf „Verbinden“ drücken.

Im klassischen Dialogfenster ändern Sie hingegen einfach die Auswahl in „Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen“ bzw. „Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren“ (Outlook 2010) und klicken danach auf „Weiter“:

Da die Verbindung zu den Mailservern bis dato noch unverschlüsselt ist, klicken Sie vor dem Abschluss der Einrichtung noch auf die Schaltfläche „Weitere Einstellungen“, die Sie unten rechts finden.

Auch in der Webversion von Outlook können Sie mehrere E-Mail-Konten (bis zu 20) einbinden. Wie der Desktop-Client bietet auch Outlook im Web Ihnen die Wahl zwischen einer automatischen und einer manuellen Konfiguration. Beide Varianten lassen sich über das Menü „E-Mail synchronisieren“ starten, das Sie folgendermaßen aufrufen:

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, das sich rechts oben in der Symbolleiste der Webanwendung befindet, um die Schnelleinstellungen zu öffnen.
2. In den Schnelleinstellungen wählen Sie den Menüpunkt „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ aus, der ganz unten zu finden ist.
3. Wechseln Sie in die Rubrik „E-Mail“ und rufen Sie dort das Ziel-Menü „E-Mail synchronisieren“ auf.

Unter „Verbundenes Konto hinzufügen“ bietet Outlook Ihnen nun zwei Schaltflächen, über die Sie die Einrichtung beginnen können: Wollen Sie den Web-Client mit einem Gmail-Konto verknüpfen, wählen Sie den gleichnamigen Button – andernfalls drücken Sie auf „Weitere E-Mail-Konten“:

Wie beim Outlook-Desktop-Client öffnet sich nun ein Dialogfenster, das Ihnen ermöglicht, zwischen automatischer und manueller Konto-Einrichtung zu wählen. Erstere starten Sie, indem Sie die Adresse und das Kennwort des zu verknüpfenden Kontos – sowie optional einen frei wählbaren Anzeigenamen – eintippen und „OK“ drücken.

Infolgedessen erstellt Outlook im Web automatisch einen neuen Ordner für die Mails dieses neuen Kontos. Sie können aber auch die zweite Option unter „Sie können auswählen, wo die importierte E-Mail gespeichert werden soll“ wählen, damit importierte und künftige Mails in einem Ordner landen, der bereits existiert.

Wollen Sie das Konto selbst einrichten, lassen Sie die Felder für Adresse und Passwort zunächst noch frei und setzen Sie ein Häkchen bei „Kontoeinstellungen manuell konfigurieren (POP-, IMAP- oder „Nur senden“-Konto)“. Drücken Sie anschließend auf „OK“, wird das Fenster neu geladen und Sie können wie bereits in der zuvor präsentierten Anleitung geschildert die individuellen Angaben für Posteingangs- und Postausgangsserver hinterlegen.

Gmail wartet gleich mit zwei Sicherheitseinstellungen auf, die die Verknüpfung des Kontos mit Outlook verhindern: An erster Stelle steht die Verhinderung des „Zugriffs durch weniger sichere Apps“, die ganz zentral im Google-Konto konfiguriert ist. Im ersten Schritt gilt es also, das Google-Konto aufzurufen und diese Sperre auszuheben, was folgendermaßen gelingt:

1. Melden Sie sich in Ihrem Google-Konto an und klicken Sie auf das kleine Profilbild (rechts oben).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Google-Konto“.
3. Wechseln Sie in die Rubrik „Sicherheit“.
4. Scrollen Sie nach unten, bis Sie auf den Eintrag „Zugriff durch weniger sichere Apps“ stoßen und drücken Sie auf „Zugriff erlauben (nicht empfohlen)“.
5. Schieben Sie den Regler nach rechts, um Apps, die Google als weniger sicher einstuft, künftig zuzulassen.

Sobald Sie den Zugriff durch als wenig sicher eingestufte Apps erlaubt haben, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-Mail an Ihr Gmail-Konto. Gänzlich bereit für die Verknüpfung ist dieses allerdings immer noch nicht: Um das Konto in Outlook hinzufügen zu können, müssen Sie nämlich außerdem noch die Mail-Übertragung via POP bzw. IMAP aktivieren, die beide standardmäßig ausgeschaltet sind. Melden Sie sich zu diesem Zweck in Gmail an und öffnen Sie die Einstellungen, indem Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol drücken und dort den gleichnamigen Menüpunkt wählen:

In den Einstellungen wechseln Sie nun in den Tab „Weiterleitung & POP/IMAP“, wo Sie wahlweise unter „POP-Download“ bzw. „IMAP-Zugriff“ das gewünschte Protokoll aktivieren können. Zudem haben Sie einige zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten – beispielsweise um festzulegen, was mit den Nachrichten-Kopien im Gmail-Konto geschehen soll. Zum Abschluss klicken Sie auf „Änderungen speichern“: