Outlook-Kalender freigeben: So teilen Sie Termine mit Kollegen

Microsoft Outlook ist nicht nur eines der meistgenutzten E-Mail-Programme, die Software bietet Anwendern auch umfangreiche Groupware-Funktionen um Kontakte, Aufgaben und Termine zu verwalten.

Zahlreiche Unternehmen stützen sich auf die Outlooks-Kalenderfunktion, um die Zusammenarbeit von Mitarbeiten zu organisieren oder Kundentermine zu planen. Besonders bequem ist die gemeinschaftliche Zeitplanung, wenn Mitarbeiter Zugriff auf die Kalender Ihrer Kollegen haben. Umsetzen lässt sich dies durch die Outlook-Kalenderfreigabe – die gemeinsame Planung kann dann innerhalb eines Betriebes stattfinden, aber auch mit Kunden, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern.

Welche Funktionen Outlook zur Verfügung stellt, Kalenderinformationen mit Freunden, Bekannten, Kollegen oder Geschäftspartnern zu teilen, hängt damit zusammen, ob die Software als Stand-alone-Anwendung, im Rahmen des Online-Dienstes Microsoft 365 oder in Kombination mit einem Exchange Server zum Einsatz kommt.

Während Microsoft 365 diverse Büroanwendungen als Online-Dienst in der Cloud bereitstellt, handelt es sich bei Outlook um eine lokal installierte Desktop-Anwendung. Im privaten Bereich kommt sie in erster Linie als E-Mail-Programm zum Einsatz, das es ermöglicht, verschiedene E-Mail-Konten über dieselbe Benutzeroberfläche zu verwalten. In Organisationen hingegen fungiert Outlook in der Regel als Client-Programm für den Microsoft Exchange Server, eine zentrale Ablage für E-Mails, Termine und Aufgaben.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen Freigabeoptionen der Outlook-Desktop-Anwendung sowie der Office-356-App Calendar.

5. Erweiterte Optionen anpassen: Unter „Erweitert“ biete Outlook die Möglichkeit, als privat markierte Termine und Anlagen in die Momentaufnahme Ihres Kalenders aufzunehmen. Darüber hinaus können Sie sich für eines von zwei E-Mail-Layouts entscheiden:

• Tagesplan
• Liste der Ereignisse

6. E-Mail-Empfänger eintragen und Nachricht absenden: Tragen Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers ein und ergänzen Sie die E-Mail bei Bedarf um eine persönliche Nachricht. Klicken Sie auf „Senden“, um Ihren Outlook-Kalender zu teilen.

Jede mit der Funktion „Kalender über E-Mail senden“ erstellte Nachricht enthält zudem eine iCalendar-Datei (ICS), die es dem Empfänger ermöglicht, den ausgewählten Kalenderausschnitt in einem beliebigen Kalenderprogramm zu öffnen. Das Dateiformat wird von diversen Produkten unterschiedlicher Anbieter unterstützt. Zu den bekanntesten dieser Anwendungen gehören Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey und Novell GroupWise.

Nutzen Sie Ihre Outlook-Desktop-Anwendung in Kombination mit einem Exchange Server, erlaubt die Software die Freigabe von Kalendern, die automatisch aktualisiert werden. Um einen Outlook-Kalender freizugeben, versenden Sie lediglich eine Freigabeeinladung an Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens. Dies ermöglicht Adressaten, sich den freigegebenen Kalender in der eigenen Kalenderansicht anzeigen zu lassen. Alternativ bietet Outlook die Möglichkeit, einen Kalender als Website zu veröffentlichen.

4. E-Mail-Empfänger eintragen und Freigabeeinladung absenden: Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie den ausgewählten Outlook-Kalender freigeben möchten. Ergänzen Sie die Freigabeeinladung bei Bedarf um eine persönliche Nachricht.
   
   Möchten Sie zeitgleich eine Kalenderfreigabe vom Empfänger der E-Mail anfordern, setzten Sie einen Haken in der entsprechenden Checkbox.

Ein Empfänger, der eine Freigabeeinladung per E-Mail erhält, braucht lediglich auf die Schaltfläche „Kalender öffnen“ klicken, um den freigebenden Kalender in die eigene Kalenderliste aufzunehmen.

Wenden Sie sich in diesem Fall an den Administrator Ihres Netzwerks oder wählen Sie eine andere Detailebene.

Im Drop-down-Menü wird Ihnen die Funktion „Auf WebDav-Server veröffentlichen…“ angezeigt. Wählen Sie diese.

Auch ältere Versionen des E-Mail- und Groupware-Programms Outlook erlauben es, Kalenderinformationen mit anderen Personen zu teilen.

Microsoft überarbeitet die Benutzeroberfläche der Desktop-Anwendung bei jedem Release grundlegend. Die Funktion „Kalender freigeben“ steht jedoch in jeder Version ab Outlook 2007 zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass die Software in Kombination mit einem Exchange Server zum Einsatz kommt. Im Folgenden haben wir die Klickpfade zur Freigabe des Standardkalenders unter Outlook 2007 und Outlook 2010 für Sie zusammengefasst.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf der rechten Seite auf die Schaltfläche „Kalender“ um in die Kalenderansicht zu wechseln
2. Wechseln Sie über die Menüleiste in das Register „Ordner“.
3. Klicken Sie auf „Kalender freigeben“.
4. Stellen Sie sicher, dass die Option „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ 'Kalender' berechtigen“ aktiviert ist.
5. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
6. Ergänzen Sie die Freigabeeinladung bei Bedarf um einen persönlichen E-Mail-Text.
7. Klicken Sie auf „Senden“.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf der rechten Seite auf die Schaltfläche „Kalender“, um in die Kalenderansicht zu wechseln. 
   
2. Wählen Sie unter „Meine Kalender“ den Standardkalender mit dem Namen „Kalender“ aus. In der Navigationsleiste erscheinen sieben blaue Links, die Ihnen verschieden Aktionen ermöglichen.
3. Wählen Sie den Link „Kalender freigeben“. Outlook 2007 öffnet ein neues Nachrichtenfenster und fügt die Freigabeeinladung an.
4. Stellen Sie sicher, dass die Option „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ 'Kalender' berechtigen“ aktiviert ist.
5. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
6. Ergänzen Sie die Freigabeeinladung bei Bedarf um einen persönlichen E-Mail-Text.
7. Klicken Sie auf „Senden“.

Bei beiden Outlook-Versionen enthält die die Freigabeeinladung die Kalenderinformationen als ICS-Datei. Diese ermöglicht es dem Empfänger, den freigegeben Kalender der eigenen Outlook-Kalenderliste hinzuzufügen. Beachten Sie: ICS-Datei wird erst ab Outlook-Version 2007 unterstützt.

Auch Outlook 2007 und 2010 ermöglichen es, Kalenderfreigaben über die Schaltfläche „Kalenderberechtigungen“ nachträglich anzupassen oder zu deaktivieren.

5. Freigabeeinladung senden: Klicken Sei auf „Freigabe“, um eine E-Mail mit der Freigabeeinladung zu versenden.

Der Empfänger hat die Möglichkeit, den freigegebenen Kalender online anzuschauen oder über eine URL als ICS-Datei herunterzuladen und der eigenen Kalenderansicht in Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm hinzuzufügen.