Outlook Absendername ändern – eine Anleitung

Nach den E-Mail-Clients von Apple und Google liegt Outlook derzeit mit einem Marktanteil von knapp 10 Prozent auf Platz Drei der beliebtesten E-Mail-Clients weltweit. Outlook gilt als einfach zu bedienen und arbeitet nahtlos mit anderen Microsoft-Office-Anwendungen zusammen. Eine große Zahl von mobilen und Desktop-Geräten unterstützen Outlook. Neben dem eigentlichen Mail-Client steht mit Aufgaben, Personen und Kalender ein umfangreicher Werkzeugkasten für die geschäftliche und auch private Arbeit zur Verfügung.

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Von Zeit zu Zeit kann es nötig sein, den Absendernamen in Outlook zu ändern, zum Beispiel nach Abteilungswechsel, wenn sich eine Abteilungsbezeichnung ändert oder ein anderer Nachname aktuell ist aufgrund von Eheschließung. Damit ist es möglich, Veränderungen vorzunehmen, ohne neue E-Mail-Accounts anlegen zu müssen. Ebenso können Outlook-Absender so geändert werden, dass Namen einer Abteilung zugeordnet werden, zum Beispiel verkauf@domain.de wird mit dem Namen des Mitarbeiters ergänzt. Unser Ratgeber zeigt Ihnen vier Möglichkeiten, Absender in Outlook einzustellen.

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Outlook-Absendername in den Kontoeinstellungen ändern

Der E-Mail-Client Outlook bietet Möglichkeiten, sich als Absender von E-Mails mit differenzierten Angaben darzustellen. Um den angezeigten Namen neben der Absender-E-Mail-Adresse in Outlook zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Kontoeinstellungen aufrufen

Klicken Sie in Outlook auf „Datei“ und wählen Sie die Kontoeinstellungen per Klick aus.

  1. Das zu ändernde Konto auswählen

Markieren Sie das zu ändernde E-Mail-Konto (im Bild ist es das Standardkonto mit dem Häkchen davor) und klicken Sie auf „Ändern...“.

  1. Den Namen eintragen

Im Pop-up-Menü „Konto ändern“ wählen Sie bei den „Benutzerinformationen“ das Feld „Ihr Name“ aus. Dort wird nun der Name eingetragen, der mit der E-Mail-Adresse des Absenders erscheinen soll. Mit „Weiter“ wird die Einrichtung abgeschlossen.

  1. Ergebnis prüfen

Wenn Sie jetzt eine E-Mail mit dem geänderten Absender an einen anderen Account verschicken, erscheint sowohl in der Vorschau als auch im Lesebereich der neue Name „MAX MUSTERMANN“ als Absender.

Tipp

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Das Vorgehen zusammengefasst auf einen Blick:

  • In Outlook „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“ aktivieren
  • Das zu ändernde Konto markieren und mit „Ändern…“ auswählen
  • Bei „Benutzerinformationen“ in das Feld „Ihr Name“ den gewünschten Eintrag vornehmen
  • Den Vorgang mit „Weiter“ bestätigen und abschließen
Fakt

Diese Technik machen sich oft auch Betrüger zunutze. Veränderte Absendernamen in Outlook sorgt für mehr Vertrauen, weshalb Phishing-Mails eher geöffnet werden. Unser Ratgeber E-Mail-Adresse schützen vermittelt Ihnen dazu wichtiges Wissen. Da Betrüger im Internet mit immer neuen Tricks aufwarten, lesen Sie auch unseren Beitrag über das so genannte Smishing.

Absendername beim Verfassen der E-Mail in Outlook ändern

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen und einen anderen Absender wählen wollen, muss mindestens ein zweites E-Mail-Konto angelegt sein. Lesen Sie dazu auch unsere beiden Ratgeber;

Um die Outlook-Absenderadresse vor dem Versenden einer E-Mail zu ändern, wählen Sie das Dropdown-Menü „Von“ (1) aus und wählen unter den erscheinenden Absenderadressen die gewünschte E-Mail-Adresse (2) aus. Mit dieser wird dann die Nachricht auch verschickt und der Empfänger sieht in seinem E-Mail-Programm die aktuell gewählte E-Mail-Adresse als Absender.

Antwortadresse einer E-Mail ändern

Besonders in geschäftlicher Kommunikation kann es vorkommen, dass man möchte, dass der Empfänger einer Mail nicht auf die Absenderadresse antwortet, sondern eine andere E-Mail-Adresse verwenden. Für diese alternative Antwortadresse muss man nicht den Absender in Outlook ändern. In der aktuell verfassten E-Mail aktivieren Sie einfach unter „OPTIONEN“ das Menü „Direkte Antworten auf“ (1).

Im Pop-up-Menü „Eigenschaften“ aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Antworten senden an“ (2) und tragen die gewünschte E-Mail-Adresse (3) in das Feld dahinter ein. Gespeicherte Adressen sind unter „Namen auswählen…“ verfügbar. Es können aber beliebige (gültige) E-Mail-Adressen eingesetzt werden. Das kann zum Beispiel beim temporären Arbeiten im Homeoffice oder im Außendienst nützlich sein, damit der Antwortende nicht auf das Wissen um andere E-Mail-Konten angewiesen ist. Klickt der Empfänger auf die empfangene E-Mail zum Antworten, erscheint die hinterlegte Rückantwort-Adresse im Adressfeld „An…“.

Outlook-Kontonamen anpassen und Antwortadresse permanent ändern

Bei der Verwendung mehrerer E-Mail-Konten in einem Outlook-Client, ist es oft übersichtlicher, wenn die geänderten Absenderbezeichnungen auch im Ordnerbereich angezeigt werden.

Um das im Ordnerbereich (1) von Outlook anzuzeigen, wählen Sie wieder das zu ändernde Konto wie eingangs beschrieben aus und klicken anschließend auf „Weitere Einstellungen“ (2). Im erscheinenden Menü „Internet-E-Mail-Einstellungen“ tragen Sie nun den gewünschten Namen für das Konto (3) ein. Dort kann auch ein Name plus E-Mail-Adresse oder beliebige andere Bezeichnungen genutzt werden. Wenn Sie unter „Antwortadresse“ (4) eine E-Mail-Adresse platzieren, wird diese dauerhaft beim Antworten auf eine versendete E-Mail im Adressfeld „An…“ verwendet.

Fazit

Der E-Mail-Client Outlook bietet mehrere Möglichkeiten, Absender so zu ändern, dass individuelle Absender-Angaben beim Empfänger angezeigt werden. Das Vorgehen beim Ändern ist bei den vielen Jahrgangs-Varianten von Outlook faktisch identisch.


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