Outlook-Kontakte importieren: So übertragen Sie vorhandene Adressinformationen in das Outlook-Adressbuch
Auch in Zeiten von Facebook und WhatsApp spielen E-Mails noch eine wichtige Rolle. Insbesondere in der Geschäftswelt sind die elektronischen Nachrichten weiterhin ein unverzichtbares Kommunikationsmittel, und auch Verteilerlisten und Newsletter zählen bis heute zu den einfachsten Werkzeugen, wenn eine große Nutzergruppe mit möglichst geringem Aufwand kontaktiert werden soll. Zentraler Baustein des E-Mail-Verkehrs ist in allen Fällen ein Client inklusive Adressbuch, in dem sich alle relevanten Kontaktdaten speichern lassen.
In der Riege dieser Mail-Clients gehört Microsoft Outlook seit mehr als zwei Jahrzehnten zu den festen Größen – auch dank großer Freiheiten bei der Kontaktverwaltung. So können Sie beispielsweise dank des integrierten Import/Export-Assistenten problemlos vorhandene Listen mit Kontakten in Outlook importieren. Wie muss ein solcher Adress-Import vorbereitet werden und welche Schritte sind hierfür erforderlich?
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Outlook-Kontakte importieren: Was sind die Voraussetzungen?
Es gibt verschiedene Szenarien, in denen es sinnvoll bzw. notwendig ist, Kontakte in Outlook zu importieren: Typischerweise haben Sie externe Listen mit Geschäftskontakten bzw. privaten Kontakten, die Sie gerne auch in Ihr Outlook-Adressbuch übertragen wollen. Es ist aber ebenso gut möglich, exportierte Outlook-Kontakte wieder importieren zu wollen – etwa, weil Sie ein Back-up angelegt oder weil Sie einen Versionswechsel vorgenommen haben. In letzterem Fall liegt die Kontaktliste bereits in dem erforderlichen Import-Format CSV vor (die Werte in einer solchen Datei sind durch Trennzeichen getrennt). Haben Sie also eine eigene Kontaktliste, z. B. in Form einer Excel-Tabelle, müssen Sie diese zunächst ebenfalls im CSV-Format speichern, bevor Sie sie in Ihr Outlook-Adressbuch importieren können.
So speichern Sie Ihre Tabellendokumente als CSV-Datei
Alle gängigen Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder OpenOffice bzw. LibreOffice Calc bieten die Möglichkeit, Arbeitsmappen als CSV-Datei zu speichern. Für Excel-Nutzer beispielsweise funktioniert dies folgendermaßen:
- Im ersten Schritt klicken Sie auf das Arbeitsblatt, das die Kontaktdaten enthält, die Sie in das Outlook-Adressbuch importieren wollen. Anschließend navigieren Sie zur Registerkarte „Datei“ und drücken auf „Speichern unter“.
- Entscheiden Sie, wo die Datei gespeichert werden soll, und klappen Sie das Menü im Feld „Dateityp“ auf, indem Sie auf das kleine, nach unten zeigende Dreieck-Symbol klicken.
- Suchen Sie den Eintrag „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ und wählen Sie diesen aus. Drücken Sie zum Abschluss auf „Speichern“. Sie erhalten von Excel den Hinweis, dass einige Features der Arbeitsmappe verloren gehen (Folge des Umstiegs auf das CSV-Format), was Sie durch „OK“ akzeptieren.
Kontakte in Outlook importieren: Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Desktop-Clients und Web-App
Wenn Sie die gewünschten Kontakte in CSV-Form vorliegen haben, können Sie sofort damit beginnen, sie in das Outlook-Adressbuch zu importieren. Zusätzliche Software benötigen Sie hierfür nicht: Der bereits erwähnte Import/Export-Assistent von Microsoft Outlook ist standardmäßig integriert und unterstützt den Import ohne externe Tools oder Plug-ins. Je nachdem, wie aktuell die verwendete Outlook-Version ist oder ob Sie mit dem Desktop- oder dem Web-Client arbeiten, unterscheidet sich allerdings die Vorgehensweise leicht voneinander. Wir haben den Vorgang des Imports in den verschiedenen Outlook-Editionen im Folgenden für Sie zusammengefasst.
So importieren Sie Kontakte in Outlook 2016 und 2013
Nutzer neuerer Outlook-Versionen finden den Import/Export-Assistenten im Menü „Datei“. Dieses öffnen Sie im ersten Schritt über die gleichnamige Registerkarte:
In der linken Menüleiste navigieren Sie nun zu „Öffnen und exportieren“, wo Sie den Assistenten per Klick auf „Importieren/Exportieren“ starten.
Im Startmenü des Import/Export-Assistenten lassen sich verschiedene Aktionen auswählen. Die für den Import benötigte Aktion „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ ist standardmäßig bereits markiert, sodass Sie lediglich auf den „Weiter“-Button drücken müssen.
Auch im nächsten Dialogfenster können Sie die Auswahl „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ beibehalten und mit „Weiter“ direkt ins nächste Menü wechseln. Über die „Durchsuchen“-Funktion können Sie dort den Speicherort der zu importierenden Datei angeben:
Bevor Sie auf „Weiter“ klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine von drei Import-Varianten auszuwählen:
- Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Ist ein Kontakt in Outlook bereits vorhanden, werden die verzeichneten Informationen für diesen verworfen und durch die Informationen aus der Importdatei ersetzt.
- Erstellen von Duplikaten zulassen (Standardoption): Ist ein Kontakt in Outlook bereits vorhanden, erstellt der Import/Export-Assistent ein Duplikat dieses Kontakts. Später können Sie die Informationen im Adressbuch kombinieren oder die gewünschte Version entfernen.
- Keine Duplikate importieren: Ist ein Kontakt in Outlook bereits vorhanden, werden die zu importierenden Informationen zu diesem verworfen.
Unabhängig von der getroffenen Auswahl werden Sie im darauffolgenden Menü dazu aufgefordert, den Zielordner anzugeben. Suchen Sie nach dem Eintrag „Kontakte“ und klicken Sie auf „Weiter“.
Nach einem abschließenden Klick auf „Fertig stellen“ beginnt Outlook mit dem Import-Prozess.
Kontakte in Outlook im Web importieren – so funktioniert’s
Auch in Outlook im Web können Sie neue Kontakte in Ihr Outlook-Adressbuch importieren. Loggen Sie sich hierfür in der Webanwendung ein und klicken Sie anschließend auf das kleine Personensymbol, das sich in der Symbolleiste links unten befindet:
Im nächsten Schritt gehen Sie auf die Schaltfläche „Verwalten“ und wählen dort den Eintrag „Kontakte importieren“ aus.
In der Folge öffnet sich das Import-Menü, in dem Sie die Quelle der Kontakte angeben sollen. Alternativ zu Outlook stehen hierbei Gmail, Yahoo Mail und Windows Live Mail als Ausgangspunkte zur Wahl. Wollen Sie also Kontaktlisten aus einem dieser drei E-Mail-Dienste importieren, haben Sie an dieser Stelle die Chance dazu. Für die CSV-Datei, mit der wir in diesem Tutorial arbeiten, benötigen wir die Import-Option „Outlook 2010, 2013 oder 2016“:
Klicken Sie nun auf „Durchsuchen“ und geben Sie den Speicherort an, an dem sich die CSV-Datei mit den neuen Kontaktinformationen befindet. Anschließend starten Sie den Import-Vorgang über die Schaltfläche „Hochladen“.
So können Sie in Outlook 2010 Kontakte importieren
Auch Outlook 2010 hat eine Funktion, um Kontakte zu importieren. Da sich die Benutzeroberfläche des Microsoft-E-Mail-Clients im Lauf der Jahre aber verändert hat, unterscheidet sich der Weg zum Import/Export-Assistenten leicht von der Vorgehensweise in den neueren Outlook-Versionen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie der Import von Kontakten in der 2010er-Edition funktioniert:
- Wählen Sie die Registerkarte „Datei“ aus und klicken Sie dort auf „Öffnen“. Über die Schaltfläche „Importieren“ starten Sie schließlich den Import/Export-Assistenten.
- Suchen Sie in der Auflistung nach der Aktion „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“, klicken Sie diese an und bestätigen Sie die Auswahl mit „Weiter“.
- Geben Sie „Kommagetrennte Werte (Windows)“ als den zu importierenden Dateityp und dann den Ort an, an dem die CSV-Datei gespeichert ist. Wie beim Import in Outlook 2013 und 2016 können Sie in diesem Menü außerdem angeben, ob doppelte Adresseinträge erlaubt oder nicht erlaubt sein sollen.
- Wählen Sie den Kontakte-Ordner aus, dem Sie die neuen Adressinformationen hinzufügen wollen, und starten Sie den Prozess per Klick auf „Fertig stellen“.
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