Auch in Zeiten von Facebook und WhatsApp spielen E-Mails noch eine wichtige Rolle. Insbesondere in der Geschäftswelt sind die elektronischen Nachrichten weiterhin ein unverzichtbares Kommunikationsmittel, und auch Verteilerlisten und Newsletter zählen bis heute zu den einfachsten Werkzeugen, wenn eine große Nutzergruppemit möglichst geringem Aufwand kontaktiert werden soll. Zentraler Baustein des E-Mail-Verkehrs ist in allen Fällen ein Client inklusive Adressbuch, in dem sich alle relevanten Kontaktdaten speichern lassen.
In der Riege dieser Mail-Clients gehört Microsoft Outlook seit mehr als zwei Jahrzehnten zu den festen Größen – auch dank großer Freiheiten bei der Kontaktverwaltung. So können Sie beispielsweise dank des integrierten Import/Export-Assistenten problemlos vorhandene Listen mit Kontakten in Outlook importieren. Wie muss ein solcher Adress-Import vorbereitet werden und welche Schritte sind hierfür erforderlich?
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50 GB emailKostenlose Domain24/7 SupportEs gibt verschiedene Szenarien, in denen es sinnvoll bzw. notwendig ist, Kontakte in Outlook zu importieren: Typischerweise haben Sie externe Listen mit Geschäftskontakten bzw. privaten Kontakten, die Sie gerne auch in Ihr Outlook-Adressbuch übertragen wollen. Es ist aber ebenso gut möglich, exportierte Outlook-Kontakte wieder importieren zu wollen – etwa, weil Sie ein Back-up angelegt oder weil Sie einen Versionswechsel vorgenommen haben. In letzterem Fall liegt die Kontaktliste bereits in dem erforderlichen Import-Format CSV vor (die Werte in einer solchen Datei sind durch Trennzeichen getrennt). Haben Sie also eine eigene Kontaktliste, z. B. in Form einer Excel-Tabelle, müssen Sie diese zunächst ebenfalls im CSV-Format speichern, bevor Sie sie in Ihr Outlook-Adressbuch importieren können.
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Alle gängigen Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder OpenOffice bzw. LibreOffice Calc bieten die Möglichkeit, Arbeitsmappen als CSV-Datei zu speichern. Für Excel-Nutzer beispielsweise funktioniert dies folgendermaßen:
Wenn Sie die gewünschten Kontakte in CSV-Form vorliegen haben, können Sie sofort damit beginnen, sie in das Outlook-Adressbuch zu importieren. Zusätzliche Software benötigen Sie hierfür nicht: Der bereits erwähnte Import/Export-Assistent von Microsoft Outlook ist standardmäßig integriert und unterstützt den Import ohne externe Tools oder Plug-ins. Je nachdem, wie aktuell die verwendete Outlook-Version ist oder ob Sie mit dem Desktop- oder dem Web-Client arbeiten, unterscheidet sich allerdings die Vorgehensweise leicht voneinander. Wir haben den Vorgang des Imports in den verschiedenen Outlook-Editionen im Folgenden für Sie zusammengefasst.
Nutzer neuerer Outlook-Versionen finden den Import/Export-Assistenten im Menü „Datei“. Dieses öffnen Sie im ersten Schritt über die gleichnamige Registerkarte:
In der linken Menüleiste navigieren Sie nun zu „Öffnen und exportieren“, wo Sie den Assistenten per Klick auf „Importieren/Exportieren“ starten.
Im Startmenü des Import/Export-Assistenten lassen sich verschiedene Aktionen auswählen. Die für den Import benötigte Aktion „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ ist standardmäßig bereits markiert, sodass Sie lediglich auf den „Weiter“-Button drücken müssen.
Auch im nächsten Dialogfenster können Sie die Auswahl „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ beibehalten und mit „Weiter“ direkt ins nächste Menü wechseln. Über die „Durchsuchen“-Funktion können Sie dort den Speicherort der zu importierenden Datei angeben:
Bevor Sie auf „Weiter“ klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine von drei Import-Varianten auszuwählen:
Unabhängig von der getroffenen Auswahl werden Sie im darauffolgenden Menü dazu aufgefordert, den Zielordner anzugeben. Suchen Sie nach dem Eintrag „Kontakte“ und klicken Sie auf „Weiter“.
Nach einem abschließenden Klick auf „Fertig stellen“ beginnt Outlook mit dem Import-Prozess.
Auch in Outlook im Web können Sie neue Kontakte in Ihr Outlook-Adressbuch importieren. Loggen Sie sich hierfür in der Webanwendung ein und klicken Sie anschließend auf das kleine Personensymbol, das sich in der Symbolleiste links unten befindet:
Im nächsten Schritt gehen Sie auf die Schaltfläche „Verwalten“ und wählen dort den Eintrag „Kontakte importieren“ aus.
In der Folge öffnet sich das Import-Menü, in dem Sie die Quelle der Kontakte angeben sollen. Alternativ zu Outlook stehen hierbei Gmail, Yahoo Mail und Windows Live Mail als Ausgangspunkte zur Wahl. Wollen Sie also Kontaktlisten aus einem dieser drei E-Mail-Dienste importieren, haben Sie an dieser Stelle die Chance dazu. Für die CSV-Datei, mit der wir in diesem Tutorial arbeiten, benötigen wir die Import-Option „Outlook 2010, 2013 oder 2016“:
Klicken Sie nun auf „Durchsuchen“ und geben Sie den Speicherort an, an dem sich die CSV-Datei mit den neuen Kontaktinformationen befindet. Anschließend starten Sie den Import-Vorgang über die Schaltfläche „Hochladen“.
Auch Outlook 2010 hat eine Funktion, um Kontakte zu importieren. Da sich die Benutzeroberfläche des Microsoft-E-Mail-Clients im Lauf der Jahre aber verändert hat, unterscheidet sich der Weg zum Import/Export-Assistenten leicht von der Vorgehensweise in den neueren Outlook-Versionen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie der Import von Kontakten in der 2010er-Edition funktioniert:
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