Outlook-Smileys: Bebildern Sie Ihre Mails mit Emotionen und noch mehr

Microsoft Outlook 2021 bietet dank der bereits erwähnten Unterstützung von Unicode eine äußerst umfangreiche Palette an Emojis. Derzeit reicht diese bis zur Unicode-Version 12.0 von 2019, was bedeutet, dass nur die zuletzt erschienenen Exemplare von 2020 und 2021 nicht vorhanden sind. Auf der Seite von Unicode können Sie eine vollständige Liste aller Emojis-Versionen einsehen.

Outlook-Smileys lassen sich auf drei Arten in Ihre E-Mail integrieren:

Option 1: Eintippen gängiger Smiley-Emoticons

Wenn Sie sich mit Smiley-Emoticons ein wenig auskennen, können Sie einfach eine der vielen bekannten Zeichenkombinationen eintippen, woraufhin Outlook diese automatisch durch ein modernes, buntes Smiley-Bild ersetzt. Die Microsoft-Software greift hierfür einfach auf die „AutoKorrektur“-Funktion zurück, in der entsprechende Ersetzungsmechanismen definiert sind. Geben Sie also an einer beliebigen Stelle in Ihrer Nachricht die Zeichenfolge :) ein, erscheint in Outlook automatisch das lächelnde Smiley-Emoji:

Auch wenn in der „AutoKorrektur“ von Outlook keine Entsprechung für ein Emoticon hinterlegt ist, können Sie es problemlos trotzdem verwenden. In diesem Fall müssen Sie sich aber darüber im Klaren sein, dass auch der Adressat nur die klassische Zeichenfolge zu sehen bekommt.

Option 2: Smileys mithilfe von „Symbol“-Funktion einfügen

Wer sich mit Emoticons weniger gut auskennt und daher die üblichen Zeichenkombinationen nicht kennt, der kann alternativ Outlook-Smileys auch als Symbol in seine E-Mails einbinden. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

1. Schritt: Wechseln Sie zunächst in den Reiter „Einfügen“ und suchen Sie in der Menüleiste nach dem Eintrag „Symbole“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Symbol“ und dann auf „Weitere Symbole“, um das gleichnamige Menü zu öffnen.

2. Schritt: Wählen Sie nun „Segoe UI Emoji“ als die gewünschte Schriftart aus und wechseln Sie in das Subset „Erweiterte Zeichen - Codebereich 1“, um direkt zu den zahlreichen Emoji-Symbolen des Fonts zu gelangen.

3. Schritt: Wenn Sie etwas weiter nach unten scrollen, finden Sie eine Auflistung der verfügbaren Smileys, die an dieser Stelle allerdings noch schwarzweiß angezeigt werden. Sobald Sie eines dieser Bildchen jedoch Ihrer Nachricht hinzufügen, sehen Sie die farbige Version. Klicken Sie hierfür erst auf das gewünschte Outlook-Emoji und dann auf „Einfügen“.

Option 3: Smileys via selbst definiertem Shortcode einfügen

Sie können die Möglichkeiten der in Schritt 1 erwähnten „AutoKorrektur“-Funktion und die in Option 2 vorgestellte Symbol-Methode auch miteinander kombinieren, um Smileys in Outlook per Shortcode einzubinden. Dabei können Sie sowohl bereits vordefinierte durch eigene Shortcodes ersetzen als auch komplett neue Entsprechungen kreieren:

1. Schritt: Öffnen Sie zunächst wie in der voranstehenden Anleitung das „Symbol“-Menü („Einfügen“ à „Symbol“ à „weitere Symbole“) und wählen Sie den Outlook-Smiley aus, für den Sie ein Tastenkürzel erstellen wollen.

2. Schritt: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „AutoKorrektur“ und geben Sie in dem Feld „Ersetzen“ den gewünschten Shortcode ein. Hier im Beispiel wurde „1234“ eingegeben, möglich sind aber auch Buchstaben oder Sonderzeichen. Legen Sie z. B. das allseits bekannte LOL als Tastenkombination für das Outlook-Smiley mit Freudentränen fest.

3. Schritt: Speichern Sie das gewünschte Kürzel, indem Sie auf „Hinzufügen“ (bzw. „Ersetzen“ beim Ändern eines Shortcodes) und abschließend auf „OK“ drücken.

Wenn Sie mit der Auswahl oder dem Aussehen der verfügbaren Outlook-Smileys nicht zufrieden sind, können Sie auch von anderen Nutzern veröffentlichte oder selbst erstellte Smileys importieren und in Ihren E-Mails verwenden. So bietet Outlook 2021 eine Schnittstelle zu Bing, über die Sie nach beliebigen Online-Bildern suchen können, die von der Suchmaschine indexiert wurden. Um die implementierte Bing-Suche zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schritt: Rufen Sie zunächst die Registerkarte „Einfügen“ auf. Klicken Sie dort auf „Bilder“ und danach „Onlinebilder“. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Schritt: Geben Sie nun „Smiley“ in die Suchleiste ein und starten Sie Ihre Suche mit der [Enter]-Taste. Achten Sie darauf, dass ein Häkchen bei „Nur Creative Commons“ gesetzt ist.

3. Schritt: Wählen Sie anschließend das gewünschte Bild per Linksklick aus und importieren Sie es dann via „Einfügen“ in Ihre Nachricht.

Falls Sie eigens erstellte Smileys in Outlook importieren möchten, dann müssen Sie einer anderen Vorgehensweise folgen:

1. Schritt: Wählen Sie im „Einfügen“-Reiter erst die Option „Bilder“ und dann „Dieses Gerät“ aus.

2. Schritt: Es öffnet sich daraufhin das „Grafik einfügen“-Fenster. Geben Sie hier den Speicherort Ihrer Smiley-Datei an, bevor Sie diese durch Drücken des „Einfügen“-Buttons in Ihre E-Mail einbinden.

Die Nutzung von Smileys in Outlook 2016 und 2019 funktioniert genauso wie in Outlook 2021. Der einzige Unterschied, der sich feststellen lässt, ist eine kleine Änderung in der „Einfügen“-Leiste des Maildienstes. So werden Ihnen bei den früheren Outlook-Versionen die Optionen „Bilder“ und „Onlinebilder“ zeitgleich angezeigt. Erstgenanntes wählen Sie zum Einfügen eigener Grafiken aus. Zweitgenanntes, wenn Sie zu der Bing-Bildersuche gelangen möchten.

Auch als Nutzer der Outlook-Web-App können Sie Smileys in Ihren E-Mails verwenden. Im Gegensatz zu den Desktop-Versionen bietet die App aber weder eine „Symbol“- noch eine „AutoKorrektur“-Funktion – eigene Shortcodes können Sie in Outlook im Web daher nicht erstellen. Dennoch bietet auch die Webanwendung verschiedene Möglichkeiten, um Emojis einer Mail hinzuzufügen.

Option 1: Smiley-Emoticons einfügen

1. Schritt: Auch bei Outlook im Web können Sie Emoticons eingeben, die die Webanwendung trotz fehlender Korrektur-Funktion zum Teil automatisch in entsprechende Emojis umwandelt. Sobald Sie einen Doppelpunkt eintippen, wird Ihnen auch eine kleine Auswahl möglicher Outlook-Smileys präsentiert.

2. Schritt: Wählen Sie das gewünschte Smiley aus oder klicken Sie auf den Drei-Punkte-Button, um eine große Liste aller verfügbaren Outlook-Emojis zu öffnen. Alternativ können Sie auf diese zugreifen, indem Sie ganz unten das Smiley auswählen.

Option 2: Smileys als Bilder importieren

Eine weitere Möglichkeit, wie Sie Smileys in der Outlook-Web-App einfügen können, ist genau wie in der normalen Variante der Bilderimport. Die Bing-Bildersuche existiert in der Web-App zwar nicht, doch können Sie dafür eigene Grafiken mühelos in Ihrer Mail einbetten.

1. Schritt: Klicken Sie ganz unten auf das kleine „Foto“-Symbol neben dem Smiley. Es handelt sich hierbei um die „Bilder inline einfügen“-Option.

2. Schritt: Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Suchen Sie nach der gewünschten Bilddatei, die Sie in Ihrer Mail einfügen möchten. Nach Ihrer Auswahl klicken Sie auf „Öffnen“.

3. Schritt: Ihr eingefügter Smiley muss nun ggf. noch größentechnisch angepasst werden. Ziehen Sie dafür an den Rändern oder Ecken der Grafik, bis sie über die gewünschte Größe verfügt.

Wenn Sie die mobile App von Outlook für iOS oder Android verwenden, dann ist das Einfügen von Smileys und anderer Emojis noch einfacher als bei den anderen Plattformen. Denn hier brauchen Sie beim Verfassen einer E-Mail nur auf das Smiley-Symbol unterhalb Ihrer mobilen Tastatur zu tippen und anschließend Ihr gewünschtes Emoji auszuwählen.