Outlook-Smileys: Bebildern Sie Ihre Mails mit Emotionen und noch mehr

Zum Schmücken Ihrer Outlook-Mails mit Emojis, unter die auch die weltweit genutzten Smileys fallen, stehen Ihnen verschiedene Optionen offen. So können z. B. bestimmte Emoji dank der Outlook-Autokorrekturmail automatisch erfasst werden. Ansonsten ist auch der Weg über die Symbol-Option oder den Bildimport möglich. In der Outlook-Mobile-App wiederum können Sie über das Smiley-Symbol unterhalb Ihrer Smartphone-Tastatur auf die umfangreiche Emoji-Palette zugreifen.

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Smileys in Outlook verwenden: Welche Möglichkeiten gibt es?

Ursprünglich wurden elektronische Smileys schlicht durch ASCII-Zeichen dargestellt, weshalb sie in sämtlichen Nachrichtenformaten – und damit auch in E-Mails – genutzt werden können. Kennzeichnend für diesen Urtyp von Smileys ist, dass sie aus Satzzeichen konstruiert werden: Ein lachender Smiley ergibt sich etwa aus der Kombination :-), während ein trauriger Gesichtsausdruck durch die Kombination :-( wiedergegeben wird. Outlook ersetzt einige dieser Zeichenfolge-Smileys, die man als Emoticons bezeichnet, bereits beim Mail-Verfassen automatisch durch passende Piktogramme (grafische Darstellungen) – diese Art von Smileys sind den meisten vor allem unter der Bezeichnung Emojis bekannt.

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Andere Emoticon-Smileys als die zwei genannten können Sie in Outlook natürlich ebenso nutzen. Zu diesem Zweck bauen Sie einfach die entsprechenden Zeichenfolgen in Ihre Nachricht ein. Alternativ können Sie Ihren E-Mails die gewünschten Outlook-Emoticons auch mithilfe individuell festgelegter Zeichenkombinationen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen)hinzufügen.

Zudem ermöglicht es Outlook, über die Funktion „Symbole“ diverse Emojis einzufügen – unter anderem auch zahlreiche sehr spezifische Smileys. Nutzer, die Outlook 2016 und Windows 8.1 oder neuere Versionen verwenden, haben dadurch sogar die bunten Emoji-Versionen zur Auswahl, die sie von diversen Social-Media-Plattformen kennen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Outlook um Smileys zu erweitern, die Sie über die Bing-Bildersuche gefunden und über die entsprechende Funktion implementiert haben.

Hinweis

Die Anzeige vektorbasierter, bunter Emojis ist nur mit Windows-Betriebssystemen ab 8.1 (nur teilunterstützt) und ab Microsoft Outlook 2016 möglich, da erst ab diesen Versionen der hierfür erforderliche Font Segoe UI Emoji implementiert ist. Gänzlich unterstützt wird die neue Emoji-Generation seit Windows 10 – durch Unterstützung von Unicode 9.0. Erfüllt der Adressat die genannten Voraussetzungen nicht, werden ihm statt der aufwendiger gestalteten Emoji nur deren schlichte schwarzweiße Pendants angezeigt.

Wie fügt man Smileys in Outlook ein?

Wie der vorangegangene Abschnitt verdeutlicht hat, gibt es für die Nutzung von Outlook-Smileys unterschiedliche Varianten. Wie genau die Optionen im Einzelnen funktionieren, hängt dabei von der verwendeten Version des E-Mail-Clients ab – dabei spielen insbesondere die überarbeiteten Fonts und Emoji-Modelle eine entscheidende Rolle. Im Rahmen dieses Tutorials soll der Einsatz von Smileys in Outlook 2021, Outlook 2019 und Outlook 2016 sowie in den Apps Outlook im Web (vormalig OWA) und Outlook Mobile erklärt werden.

Tipp

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So nutzen Sie Smileys in Outlook 2021

Microsoft Outlook 2021 bietet dank der bereits erwähnten Unterstützung von Unicode eine äußerst umfangreiche Palette an Emojis. Derzeit reicht diese bis zur Unicode-Version 12.0 von 2019, was bedeutet, dass nur die zuletzt erschienenen Exemplare von 2020 und 2021 nicht vorhanden sind. Auf der Seite von Unicode können Sie eine vollständige Liste aller Emojis-Versionen einsehen.

Outlook-Smileys lassen sich auf drei Arten in Ihre E-Mail integrieren:

Option 1: Eintippen gängiger Smiley-Emoticons

Wenn Sie sich mit Smiley-Emoticons ein wenig auskennen, können Sie einfach eine der vielen bekannten Zeichenkombinationen eintippen, woraufhin Outlook diese automatisch durch ein modernes, buntes Smiley-Bild ersetzt. Die Microsoft-Software greift hierfür einfach auf die „AutoKorrektur“-Funktion zurück, in der entsprechende Ersetzungsmechanismen definiert sind. Geben Sie also an einer beliebigen Stelle in Ihrer Nachricht die Zeichenfolge :) ein, erscheint in Outlook automatisch das lächelnde Smiley-Emoji:

Auch wenn in der „AutoKorrektur“ von Outlook keine Entsprechung für ein Emoticon hinterlegt ist, können Sie es problemlos trotzdem verwenden. In diesem Fall müssen Sie sich aber darüber im Klaren sein, dass auch der Adressat nur die klassische Zeichenfolge zu sehen bekommt.

Option 2: Smileys mithilfe von „Symbol“-Funktion einfügen

Wer sich mit Emoticons weniger gut auskennt und daher die üblichen Zeichenkombinationen nicht kennt, der kann alternativ Outlook-Smileys auch als Symbol in seine E-Mails einbinden. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

  1. Schritt: Wechseln Sie zunächst in den Reiter „Einfügen“ und suchen Sie in der Menüleiste nach dem Eintrag „Symbole“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Symbol“ und dann auf „Weitere Symbole“, um das gleichnamige Menü zu öffnen.

  1. Schritt: Wählen Sie nun „Segoe UI Emoji“ als die gewünschte Schriftart aus und wechseln Sie in das Subset „Erweiterte Zeichen - Codebereich 1“, um direkt zu den zahlreichen Emoji-Symbolen des Fonts zu gelangen.

  2. Schritt: Wenn Sie etwas weiter nach unten scrollen, finden Sie eine Auflistung der verfügbaren Smileys, die an dieser Stelle allerdings noch schwarzweiß angezeigt werden. Sobald Sie eines dieser Bildchen jedoch Ihrer Nachricht hinzufügen, sehen Sie die farbige Version. Klicken Sie hierfür erst auf das gewünschte Outlook-Emoji und dann auf „Einfügen“.

Option 3: Smileys via selbst definiertem Shortcode einfügen

Sie können die Möglichkeiten der in Schritt 1 erwähnten „AutoKorrektur“-Funktion und die in Option 2 vorgestellte Symbol-Methode auch miteinander kombinieren, um Smileys in Outlook per Shortcode einzubinden. Dabei können Sie sowohl bereits vordefinierte durch eigene Shortcodes ersetzen als auch komplett neue Entsprechungen kreieren:

  1. Schritt: Öffnen Sie zunächst wie in der voranstehenden Anleitung das „Symbol“-Menü („Einfügen“ à „Symbol“ à „weitere Symbole“) und wählen Sie den Outlook-Smiley aus, für den Sie ein Tastenkürzel erstellen wollen.

  2. Schritt: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „AutoKorrektur“ und geben Sie in dem Feld „Ersetzen“ den gewünschten Shortcode ein. Hier im Beispiel wurde „1234“ eingegeben, möglich sind aber auch Buchstaben oder Sonderzeichen. Legen Sie z. B. das allseits bekannte ((LOL|online-marketing/social-media/was-bedeutet-lol/)) als Tastenkombination für das Outlook-Smiley mit Freudentränen fest.

  3. Schritt: Speichern Sie das gewünschte Kürzel, indem Sie auf „Hinzufügen“ (bzw. „Ersetzen“ beim Ändern eines Shortcodes) und abschließend auf „OK“ drücken.

  1. Schritt: Wenn Sie nun in einer E-Mail den gespeicherten Shortcode eintippen und anschließend die Leertaste betätigen, erscheint automatisch der entsprechende Smiley.
Tipp

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Wie Sie Smileys in Outlook 2021 importieren

Wenn Sie mit der Auswahl oder dem Aussehen der verfügbaren Outlook-Smileys nicht zufrieden sind, können Sie auch von anderen Nutzernveröffentlichte oder selbst erstellte Smileys importieren und in Ihren E-Mails verwenden. So bietet Outlook 2021 eine Schnittstelle zu Bing, über die Sie nach beliebigen Online-Bildern suchen können, die von der Suchmaschine indexiert wurden. Um die implementierte Bing-Suche zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Schritt: Rufen Sie zunächst die Registerkarte „Einfügen“ auf. Klicken Sie dort auf „Bilder“ und danach „Onlinebilder“. Es öffnet sich ein neues Fenster.

  2. Schritt: Geben Sie nun „Smiley“ in die Suchleiste ein und starten Sie Ihre Suche mit der [Enter]-Taste. Achten Sie darauf, dass ein Häkchen bei „Nur Creative Commons“ gesetzt ist.

  3. Schritt: Wählen Sie anschließend das gewünschte Bild per Linksklick aus und importieren Sie es dann via „Einfügen“ in Ihre Nachricht.

Falls Sie eigens erstellte Smileys in Outlook importieren möchten, dann müssen Sie einer anderen Vorgehensweise folgen:

  1. Schritt: Wählen Sie im „Einfügen“-Reiter erst die Option „Bilder“ und dann „Dieses Gerät“ aus.

  2. Schritt: Es öffnet sich daraufhin das „Grafik einfügen“-Fenster. Geben Sie hier den Speicherort Ihrer Smiley-Datei an, bevor Sie diese durch Drücken des „Einfügen“-Buttons in Ihre E-Mail einbinden.
Hinweis

Smileys, die Sie über die Funktion „Bilder“ in Outlook importiert haben, funktionieren in E-Mails weiterhin wie Bilddateien. Hinsichtlich Größe und Anordnung passen sie sich also nicht automatisch dem Text an, wie es bei den standardmäßig integrierten Outlook-Smileys der Fall ist. Daher müssen Sie die Maße und Position manuell angleichen.]]

So nutzen Sie Smileys in Outlook 2016 und 2019

Die Nutzung von Smileys in Outlook 2016 und 2019 funktioniert genauso wie in Outlook 2021. Der einzige Unterschied, der sich feststellen lässt, ist eine kleine Änderung in der „Einfügen“-Leiste des Maildienstes. So werden Ihnen bei den früheren Outlook-Versionen die Optionen „Bilder“ und „Onlinebilder“ zeitgleich angezeigt. Erstgenanntes wählen Sie zum Einfügen eigener Grafiken aus. Zweitgenanntes, wenn Sie zu der Bing-Bildersuche gelangen möchten.

Hinweis

Sie wollen eine Outlook-Mail drucken? Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie schnell und einfach in Microsoft Outlook E-Mails ausdrucken und Symbole für den Schnelldruck einrichten. Auch die gängigsten Outlook-Shortcuts haben wir Ihnen in einem Übersichtsartikel zusammengefasst.

So nutzen Sie Smileys in Outlook im Web

Auch als Nutzer der Outlook-Web-App können Sie Smileys in Ihren E-Mails verwenden. Im Gegensatz zu den Desktop-Versionen bietet die App aber weder eine „Symbol“- noch eine „AutoKorrektur“-Funktion – eigene Shortcodes können Sie in Outlook im Web daher nicht erstellen. Dennoch bietet auch die Webanwendung verschiedene Möglichkeiten, um Emojis einer Mail hinzuzufügen.

Option 1: Smiley-Emoticons einfügen

  1. Schritt: Auch bei Outlook im Web können Sie Emoticons eingeben, die die Webanwendung trotz fehlender Korrektur-Funktion zum Teil automatisch in entsprechende Emojis umwandelt. Sobald Sie einen Doppelpunkt eintippen, wird Ihnen auch eine kleine Auswahl möglicher Outlook-Smileys präsentiert.

  2. Schritt: Wählen Sie das gewünschte Smiley aus oder klicken Sie auf den Drei-Punkte-Button, um eine große Liste aller verfügbaren Outlook-Emojis zu öffnen. Alternativ können Sie auf diese zugreifen, indem Sie ganz unten das Smiley auswählen.

Option 2: Smileys als Bilder importieren

Eine weitere Möglichkeit, wie Sie Smileys in der Outlook-Web-App einfügen können, ist genau wie in der normalen Variante der Bilderimport. Die Bing-Bildersuche existiert in der Web-App zwar nicht, doch können Sie dafür eigene Grafiken mühelos in Ihrer Mail einbetten.

  1. Schritt: Klicken Sie ganz unten auf das kleine „Foto“-Symbol neben dem Smiley. Es handelt sich hierbei um die „Bilder inline einfügen“-Option.

  2. Schritt: Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Suchen Sie nach der gewünschten Bilddatei, die Sie in Ihrer Mail einfügen möchten. Nach Ihrer Auswahl klicken Sie auf „Öffnen“.

  3. Schritt: Ihr eingefügter Smiley muss nun ggf. noch größentechnisch angepasst werden. Ziehen Sie dafür an den Rändern oder Ecken der Grafik, bis sie über die gewünschte Größe verfügt.

Tipp

Auch Google-Nutzer verwenden Emojis beim digitalen Austausch. Holen Sie sich die Google Workspace bei IONOS und machen Sie beim virtuellen Chatten mit anderen von Smileys und Co. Gebrauch.

So nutzen Sie Smileys in der Outlook Mobile-App

Wenn Sie die mobile App von Outlook für iOS oder Android verwenden, dann ist das Einfügen von Smileys und anderer Emojis noch einfacher als bei den anderen Plattformen. Denn hier brauchen Sie beim Verfassen einer E-Mail nur auf das Smiley-Symbol unterhalb Ihrer mobilen Tastatur zu tippen und anschließend Ihr gewünschtes Emoji auszuwählen.

Sie können auch das Büroklammer-Symbol antippen und ein Smiley als Fotodatei in Ihrer Mail einfügen. Jedoch ist es in der Smartphone-App im Gegensatz zu den anderen Outlook-Plattformen nicht möglich, die Größe des eingefügten Smileys anzupassen.

Fazit: Smileys verbessern unsere E-Mail-Kommunikation

Der digitale Austausch ist aus unserem Alltag kaum mehr wegzudenken. Im privaten Miteinander nutzen viele Facebook und WhatsApp, um ihren Freunden schnell Nachrichten zu senden, und die Kommunikation mit Geschäftskontakten verläuft inzwischen zu weiten Teilen über E-Mails, die aber auch privat oft genutzt werden. Dabei sind die elektronischen Nachrichten, die meist mithilfe von Clients wie Outlook verschickt und empfangen werden, alles andere als perfekt: Nicht nur kann die Outlook-Rechtschreibprüfung mal nicht funktionieren, es besteht auch das Risiko, dass der Empfänger die Tonalität und den Kontext missversteht bzw. falsch deutet. Das gilt insbesondere für E-Mails, in denen es um emotionale Themen geht: Schließlich lassen sich Gefühle manchmal nur schwer in Worte fassen. Dass man Gefühle oder Ironie nicht durch Mimik und Gestik deutlich machen kann, macht die Sache noch komplizierter.

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Und genau hier kommen Smileys ins Spiel. Diese Zeichenfolgen bzw. Piktogramme, die verschiedenste Gesichtsausdrücke darstellen, bieten die perfekte Möglichkeit, Emotionen in Textnachrichten darzustellen und eventuellen Missverständnissen vorzubeugen. Und das Streben nach Verständlichkeit ist bekanntermaßen eine der wichtigsten E-Mail-Knigge-Grundlagen.

Hinweis

Smileys und Co. kommen auch bei der Registrierung von Emoji-Domains zum Einsatz. Dabei wird ein sogenannter Punycode verwendet – ein Codierungsverfahren, das Unicode- in ASCII-Zeichen umwandelt.

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