Digitale Kommunikation ist aus unserem Alltag kaum mehr wegzudenken. Im privaten Miteinander nutzen viele Facebook und WhatsApp, um ihren Freunden schnell Nachrichten zu senden, und die Kommunikation mit Geschäftskontakten verläuft inzwischen zu weiten Teilen über E-Mails, die aber auch privat oft genutzt werden. Dabei sind die elektronischen Nachrichten, die meist mithilfe von Clients wie Outlook verschickt und empfangen werden, alles andere als perfekt: Denn da E-Mails Informationen lediglich in Schriftform übermitteln, besteht das Risiko, dass der Empfänger Tonalität und den Kontext missversteht bzw. falsch deutet. Das gilt insbesondere für E-Mails, in denen es um emotionale Themen geht: Schließlich lassen sich Gefühle manchmal nur schwer in Worte fassen. Dass man Gefühle oder Ironie nicht durch Mimik und Gestik deutlich machen kann, macht die Sache noch komplizierter.
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Die einfache wie praktische Lösung für dieses Problem ist die Nutzung von Smileys. Diese Zeichenfolgen bzw. Piktogramme, die verschiedenste Gesichtsausdrücke darstellen, bieten die perfekte Möglichkeit, Emotionen in Textnachrichten darzustellen. Welche verschiedenen Optionen es gibt, um Smileys in Outlook zu nutzen, erklären wir in diesem Ratgeber.
Ursprünglich wurden elektronische Smileys schlicht durch ASCII-Zeichen dargestellt, weshalb sie in sämtlichen Nachrichtenformaten – und damit auch in E-Mails – genutzt werden können. Kennzeichnend für diesen Urtyp von Smileys ist, dass sie aus Satzzeichen konstruiert werden: Ein lachender Smiley ergibt sich etwa aus der Kombination :-), während ein trauriger Gesichtsausdruck durch die Kombination :-( wiedergegeben wird. Outlook ersetzt einige dieser Zeichenfolge-Smileys, die man als Emoticons bezeichnet, bereits beim Mail-Verfassen automatisch durch passende Piktogramme (grafische Darstellungen) – diese Art von Smileys sind den meisten vor allem unter der Bezeichnung Emojis bekannt.
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Andere Emoticon-Smileys als die zwei genannten können Sie in Outlook natürlich ebenso nutzen. Zu diesem Zweck bauen Sie einfach die entsprechenden Zeichenfolgen in Ihre Nachricht ein. Alternativ können Sie Ihren E-Mails die gewünschten Emoticons auch mithilfe individuell festgelegter Zeichenkombinationen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen)hinzufügen.
Zudem ermöglicht es Outlook, über die Funktion „Symbole“ diverse Emojis einzufügen – unter anderem auch zahlreiche sehr spezifische Smileys. Nutzer, die Outlook 2016 und Windows 8.1 oder neuere Versionen verwenden, haben dadurch sogar die bunten Emoji-Versionen zur Auswahl, die sie aus diversen Social Media kennen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Outlook um Smileys zu erweitern, die Sie über die Bing-Bildersuche gefunden und über entsprechende Funktion implementiert haben.
Die Anzeige vektorbasierter, bunter Emojis ist nur mit Windows-Betriebssystemen ab 8.1 (nur teilunterstützt) und ab Microsoft Outlook 2016 möglich, da erst ab diesen Versionen der hierfür erforderliche Font Segoe UI Emoji implementiert ist. Gänzlich unterstützt wird die neue Emoji-Generation seit Windows 10 – durch Unterstützung von Unicode 9.0. Erfüllt der Adressat die genannten Voraussetzungen nicht, werden ihm statt der aufwändiger gestalteten Emoji nur deren schlichte schwarzweiße Pendants angezeigt.
Wie der vorangegangene Abschnitt verdeutlicht hat, gibt es für die Nutzung von Outlook-Smileys unterschiedliche Varianten. Wie genau die Optionen im Einzelnen funktionieren, hängt dabei von der verwendeten Version des E-Mail-Clients ab – dabei spielen insbesondere die überarbeiteten Fonts und Emoji-Modelle eine entscheidende Rolle. Im Rahmen dieses Tutorials soll der Einsatz von Smileys in Outlook 2016 und Outlook 2013 sowie in der Web-App Outlook im Web (vormalig OWA) erklärt werden. Dabei werden auch die Unterschiede beleuchtet.
Microsoft Outlook 2016 bietet dank der bereits erwähnten Unterstützung von Unicode 9.0 eine äußerst umfangreiche Palette an Emojis, die rund 60 verschiedene Smileys bietet. Diese können Sie auf drei Arten in Ihre E-Mail integrieren:
Option 1: Eintippen gängiger Smiley-Emoticons
Wenn Sie sich mit Smiley-Emoticons ein wenig auskennen, können Sie einfach eine der vielen bekannten Zeichenkombinationen eintippen, woraufhin Outlook diese automatisch durch ein modernes, buntes Smiley-Bild ersetzt. Die Microsoft-Software greift hierfür einfach auf die „AutoKorrektur“-Funktion zurück, in der entsprechende Ersetzungsmechanismen definiert sind. Geben Sie also an einer beliebigen Stelle in Ihrer Nachricht die Zeichenfolge :) ein, erscheint in Outlook automatisch das lächelnde Smiley-Emoji:
Auch wenn in der „AutoKorrektur“ von Outlook keine Entsprechung für ein Emoticon hinterlegt ist, können Sie es problemlos trotzdem verwenden. In diesem Fall müssen Sie sich aber darüber im Klaren sein, dass auch der Adressat nur die klassische Zeichenfolge zu sehen bekommt.
Option 2: Smileys mithilfe von „Symbol“-Funktion einfügen
Wer sich mit Emoticons weniger gut auskennt und daher die üblichen Zeichenkombinationen nicht kennt, der kann alternativ die in Outlook 2016 verfügbaren Smileys auch als Symbol in seine E-Mails einbinden. Wechseln Sie hierfür zunächst in den Reiter „Einfügen“ und suchen Sie in der Menüleiste nach dem Eintrag „Symbole“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Symbol“ und dann auf „Weitere Symbole“, um das gleichnamige Menü zu öffnen:
Wählen Sie nun „Segoe UI Emoji“ als die gewünschte Schriftart aus und wechseln Sie in das Subset „Erweiterte Zeichen - Codebereich 1“, um direkt zu den zahlreichen Emoji-Symbolen des Fonts zu gelangen. Scrollen Sie im Anschluss etwas weiter nach unten, finden Sie auch schon eine Auflistung der verfügbaren Smileys, die an dieser Stelle allerdings noch schwarzweiß angezeigt werden. Sobald Sie einen dieser Outlook-Smileys jedoch Ihrer Nachricht hinzufügen, sehen Sie die farbige Version. Zu diesem Zweck gilt es, das gewünschte Emoji auszuwählen und dann auf „Einfügen“ zu drücken.
Option 3: Smileys via selbst definiertem Shortcode einfügen
Sie können die Möglichkeiten der in Schritt 1 erwähnten „AutoKorrektur“-Funktion und die in Option 2 vorgestellte Symbol-Methode auch miteinander kombinieren, um Smileys per Shortcode in Ihre Outlook-Mails einzubinden. Dabei können Sie sowohl bereits vordefinierte durch eigene Shortcodes ersetzen als auch komplett neue Entsprechungen kreieren.
Öffnen Sie zunächst wie in der voranstehenden Anleitung das „Symbol“-Menü („Einfügen“ à „Symbol“ à „weitere Symbole“) und wählen Sie den Outlook-Smiley aus, für den Sie ein Tastenkürzel erstellen wollen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoKorrektur“ und geben in dem Feld „Ersetzen“ den gewünschten Shortcode ein (hier im Beispiel „1234“, möglich sind aber auch Buchstaben oder Sonderzeichen). Speichern Sie das gewünschte Kürzel, indem Sie auf „Ersetzen“ und abschließend auf „OK“ drücken.
Verwenden Sie nun in einer E-Mail den gespeicherten Shortcode, erscheint automatisch der entsprechende Smiley.
Wenn Sie mit der Auswahl oder dem Aussehen der verfügbaren Outlook-Smileys nicht zufrieden sind, können Sie auch von anderen Nutzernveröffentlichte oder selbst erstellte Smileys importieren und in Ihren E-Mails verwenden.
So bietet Outlook 2016 eine Schnittstelle zu Bing, über die Sie nach beliebigen Online-Bildern suchen können, die von der Suchmaschine indexiert wurden. Um die implementierte Bing-Suche zu nutzen, rufen Sie im ersten Schritt die Registerkarte „Einfügen“ auf und klicken dort auf „Onlinebilder“. Geben Sie anschließend „Smiley“ in die Suchleiste ein und starten Sie die Suche über das Lupen-Symbol. Wählen Sie das gewünschte Bild per Linksklick aus und importieren Sie es dann via „Einfügen“ in Ihre Nachricht.
Um eigens erstellte Smileys in Outlook zu importieren, wählen Sie im „Einfügen“-Reiter die Option „Bilder“. Im sich daraufhin öffnenden Menü geben Sie den Speicherort der Smiley-Datei an, bevor Sie diese durch Drücken des „Einfügen“-Buttons in Ihre E-Mail einbinden:
Smileys, die Sie über die Funktionen „Bilder“ bzw. „Onlinebilder“ in Outlook importiert haben, funktionieren in E-Mails weiterhin wie Bilddateien. Hinsichtlich Größe und Anordnung passen sie sich also nicht automatisch dem Text an, wie es bei den standardmäßig integrierten Outlook-Smileys der Fall ist. Daher müssen Sie die Maße und Position manuell angleichen.
Die Nutzung von Smileys in Outlook 2013 funktioniert grundsätzlich ähnlich wie in Outlook 2016. Die rund 40 verfügbaren Emojis, die ausschließlich schwarzweiß sind, lassen sich auf die drei bereits genannten Arten einbinden, wobei es nur geringfügige Unterschiede gegenüber der Nachfolgeversion gibt:
Option 1: Eingabe klassischer Smiley-Emoticons
Auch in Outlook 2013 können Sie Smileys nutzen, indem Sie das jeweilige Emoticon eintippen. Allerdings ist die Zahl der Emoticons, die per „AutoKorrektur“-Funktion automatisch in Emojis umgewandelt werden, vergleichsweise gering. Konkret handelt es sich um folgende sechs Emoticons:
Option 2: Smiley-Emojis als Symbole einfügen
Wie sein jüngeres 2016er-Pendant erlaubt auch Microsoft Outlook 2013, über die „Symbol“-Funktion spezifische Zeichen und Symbole und damit auch Smiley-Emojis in die eigenen E-Mails einzubinden. Um von dieser Option Gebrauch zu machen, öffnen Sie beim Verfassen der Nachricht die Registerkarte „EINFÜGEN“ und wählen dort nacheinander die Menüpunkte „Symbol“ und „Weitere Symbole“:
Im folgenden Menü wählen Sie die Schriftart „Segoe UI Symbol“ und das Subset „Erweiterte Zeichen – Codebereich 1“ aus, woraufhin Outlook automatisch zum erweiterten Zeichensatz dieses Fonts springt. Scrollen Sie in dieser Auflistung ein wenig nach unten, um die in Outlook 2013 zur Verfügung stehenden Smiley-Emojis zu sehen. Um diese Smileys in einer Nachricht zu verwenden, klicken Sie das gewünschte Emoji an und drücken Sie anschließend auf „Einfügen“.
Option 3: Eigene Tastenkürzel für das Einfügen von Smileys erstellen
Wenn Sie sich den Weg über das „Symbol“-Menü auf längere Sicht sparen wollen, erstellen Sie sich einfach eigene Tastenkürzel für das Hinzufügen Ihrer Lieblings-Outlook-Smileys. Im ersten Schritt gilt es, das Menü allerdings noch einmal zu öffnen („EINFÜGEN“ à „Symbol“ à „Weitere Symbole“). Wählen Sie dann den Smiley Ihrer Wahl aus und drücken Sie auf die Schaltfläche „AutoKorrektur“. In das Feld „Ersetzen:“ tippen Sie nun den gewünschten Shortcode ein, den Sie mit einem Klick auf den Button „Ersetzen“ übernehmen. Anschließend wiederholen Sie diesen Schritt für alle Smiley-Emojis, die Sie per individuellem Tastenkürzel auszeichnen möchten.
Per Dateiimport können Sie das Smiley-Arsenal von Outlook 2013 beliebig erweitern. Eine Umwandlung der Dateien findet allerdings nicht statt, sodass die Smileys auch nach dem Import als Bilder eingebettet werden. Im Gegensatz zu den zeichenbasierten Emoticons und Emojis fügen sie sich also nicht automatisch in das Textbild ein. Daher sind mitunter Anpassungen hinsichtlich Höhe, Breite sowie Positionierung erforderlich. Sie können die Smiley-Dateien entweder von Ihrer lokalen Festplatte oder aus der Bing-Bildersuche, für die eine entsprechende Schnittstelle implementiert wurde, einbinden.
In beiden Fällen müssen Sie im ersten Schritt die Registerkarte „EINFÜGEN“ öffnen. Anschließend klicken Sie auf „Bilder“ für den Import einer lokal gespeicherten Datei oder „Onlinegrafiken“ für die Nutzung der Bing-Suche:
Für den Import lokal gespeicherter Bilder geben Sie einfach den Speicherort der jeweiligen Datei an und klicken zum Abschluss auf „Einfügen“. Die Websuche starten Sie, indem Sie den Begriff „Smiley“ in das Feld „In Bing suchen“ eingeben und dann auf das Lupen-Symbol klicken. Anschließend wählen Sie einen oder mehrere Bilder aus und importieren diese via „Einfügen“.
Auch als Nutzer der Outlook-Web-App können Sie Smileys in Ihren E-Mails verwenden. Im Gegensatz zu den Desktop-Versionen bietet die App aber weder eine „Symbol“- noch eine „AutoKorrektur“-Funktion – eigene Shortcodes können Sie in Outlook im Web daher nicht erstellen. Dennoch bietet auch die Webanwendung verschiedene Möglichkeiten, die rund 40 verfügbaren Smiley-Emojis zu nutzen.
Option 1: Smiley-Emoticons eintippen
Natürlich können Sie auch bei Outlook im Web Emoticons eingeben, die die Webanwendung trotz fehlender Korrektur-Funktion zum Teil automatisch in entsprechende Emojis umwandelt. Während des Eintippens unterbreitet die Outlook-App Ihnen sogar Vorschläge für mögliche Emojis oder andere Symbole, die Sie per Klick in Ihren Text aufnehmen können:
Entsprechen die Vorschlägenicht Ihren Vorstellungen, können Sie diese natürlich auch ablehnen: Hierfür drücken Sie zunächst die Leertaste. Die E-Mail-Software übernimmt dann zwar den ersten Vorschlag, dies können Sie aber durch Drücken der Backspace-Taste rückgängig machen. Nutzen Sie anschließend erneut die Leer- oder die Entertaste, bleibt das Emoticon unverändert.
Option 2: Smileys über Button „Emoticon (Emoji)“ hinzufügen
Outlook im Web ist im Gegensatz zu den Desktop-Editionen zwar grundsätzlich wesentlich funktionsärmer – mit der Schaltfläche „Emoticon (Emoji)“ bietet die Web-App jedoch ein exklusives Feature, das das Einfügen von Smileys zum Kinderspiel macht. Über diesen Button, den Sie in Form eines lächelnden Smiley-Emojis direkt unter dem Nachrichtenfenster finden, öffnen Sie ein Schnellmenü, über das Sie diverse Emojis mit einem einzigen Klick in Ihre E-Mail einbauen können. Die Smileys finden Sie dabei unter der Rubrik „Personen und Gesichter“:
Auch in Outlook im Web können Sie eigene Smileys als Bilder importieren. Die Bing-Bildersuche gibt es in der Web-App hingegen nicht.
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