Outlook-E-Mail drucken – Tipps für schnelles und einfaches Ausdrucken
Trotz lesefreundlicher Bildschirme und umfassender Speichermöglichkeiten direkt am Rechner, auf USB-Sticks oder in der Cloud: Es gibt es nach wie vor viele Nutzer, die ihre E-Mails gerne auf Papier lesen. Mit Microsoft Outlook, dem weltweit wohl populärsten E-Mail-Programm, ist das Ausdrucken von E-Mails auf verschiedenen Wegen möglich. Doch weil die „Drucken“-Funktion bei Outlook in den neueren Versionen zugunsten zahlreicher anderer Funktionen etwas in den Hintergrund getreten ist, ist es für manche Einsteiger auf den ersten Blick nicht so leicht, Outlook-E-Mails zu drucken. Wir geben Tipps und Hilfestellung.
Darüber hinaus zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie bei Outlook 365 „Drucken“-Symbole an die Symbolleiste und an die Menüleiste (Menüband) „anheften“. Dies erhöht Ihren Bedienkomfort besonders dann, wenn Sie häufig Outlook-E-Mails ausdrucken.
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Kurzanleitung: So drucken Sie Ihre Mails in Outlook aus
Die einfachsten zwei Möglichkeiten, in einem auf Ihrem Rechner installierten Outlook-Programm E-Mails auszudrucken, sind folgende:
- Outlook-E-Mail drucken mit „Datei“ + „Drucken“: Klicken Sie die auszudruckende E-Mail mit dem Mauszeiger an, gehen Sie anschließend in der Outlook-Menüleiste oben auf den Reiter „Datei“ und in dem sich daraufhin öffnenden Menü auf „Drucken“.
- Outlook-E-Mail drucken mit [Strg] + [p]: Klicken Sie die auszudruckende E-Mail mit dem Mauszeiger an und drücken Sie anschließend auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination [Strg] + [p].
Bei beiden Varianten gelangen Sie am Ende in das Fenster „Drucken“, wo Ihnen das zu druckende Dokument nochmals angezeigt wird. Wenn Sie auf das rechteckige „Drucken“-Kästchen klicken, wird Ihre Outlook-Mail ausgedruckt. Wie Sie dabei im Detail vorgehen, erklären wir Ihnen ausführlich anhand von Screenshots weiter unten in diesem Beitrag.
Diese beiden Möglichkeiten funktionieren grundsätzlich bei allen auf einem Rechner installierten Outlook-Versionen – wobei wir hier die aktuelle Version von Microsoft 365 verwenden. Wie Sie in der Onlineversion von Outlook E-Mails drucken, erfahren Sie ebenfalls unten.
Outlook ist auch in Microsoft 365 Business enthalten, das auch bei IONOS erhältlich ist.
E-Mails drucken bei installierter Outlook-Software (Microsoft 365)
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre E-Mails drucken, wenn Sie Outlook auf Ihrem Rechner installiert haben.
Outlook-E-Mails drucken mit „Datei“ und „Drucken“
Dies ist die gängigste Möglichkeit, E-Mails in einem auf dem Rechner installierten Outlook-Programm zu drucken. So gehen Sie vor:
Schritt 1: Markieren Sie zunächst die zu druckende E-Mail mit dem Mauszeiger. Die betreffende E-Mail wird dann in der rechten Hälfte Ihres Outlook-Fensters zum Lesen angezeigt.
Schritt 2: Klicken Sie links oben auf den Reiter „Datei“. Wenn Sie die E-Mail bereits in einem eigenen Fenster geöffnet haben, gehen Sie grundsätzlich genauso vor – mehr darüber weiter unten.
Schritt 3: Haben Sie mit der Maus oben links auf „Datei“ geklickt, gelangen Sie im aktuellen Outlook zum Fenster „Kontoinformationen“. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Drucken“.
Schritt 4: Nun öffnet sich das Fenster mit dem Titel „Drucken“, in dem Sie den Druckvorgang einleiten können. Im rechten Bildschirmbereich sehen Sie eine Ansicht der E-Mail, so wie sie ausgedruckt werden soll. Um diese zu drucken, klicken Sie einfach auf das rechteckige Feld „Drucken“ oben neben der Seitenleiste. Unter diesem Feld wird der Name des Druckers angezeigt, mit dem die Mail ausgedruckt wird. Sind an Ihrem Rechner mehrere Drucker angeschlossen, können Sie das gewünschte Gerät auswählen, indem Sie den kleinen Pfeil anklicken. Im darunterliegenden Bereich „Druckoptionen“ können Sie vor dem Drucken weitere Einstellungen vornehmen. Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mail mehr als nur einmal ausdrucken wollen, legen Sie dies dort fest.
Nachdem Sie auf „Drucken“ geklickt haben, sollte sich Ihr Drucker bemerkbar machen und Ihre E-Mail ausdrucken. Ist dies nicht der Fall, prüfen Sie bitte, ob das Gerät korrekt angeschlossen, eingeschaltet und installiert ist und ob Sie den richtigen Drucker ausgewählt haben.
Wenn Sie die zu druckende E-Mail bereits in einem eigenen Fenster geöffnet haben, dann gehen Sie ähnlich vor:
Schritt 1: Klicken Sie links oben auf „Datei“. Es öffnet sich (anstatt des Fensters „Kontoinformationen“) ein Fenster mit speziellen Informationen zu dieser E-Mail.
Schritt 2: Auch in diesem Fenster gibt es eine linke Seitenleiste mit dem Feld „Drucken“ – über dieses gelangen Sie zum „Drucken“-Fenster, in dem Sie Einstellungen vornehmen und den Druckvorgang einleiten können.
Schritt 3: Sie brauchen, genauso wie oben beschrieben, nur noch auf das rechteckige „Drucken“-Kästchen zu klicken, und Ihre E-Mail wird gedruckt.
Für einen professionellen Mail-Verkehr sollten Sie in Outlook die Rechtschreibung prüfen. Wir zeigen Ihnen wie Sie in Outlook die Rechtschreibprüfung aktivieren bzw. deaktivieren können.
Outlook-E-Mails drucken mit der Tastenkombination [Strg] + [p]
Noch eine Spur direkter funktioniert das Drucken einer Outlook-Mail mithilfe der Tastenkombination [Strg] + [p]. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Schritt 1: Markieren Sie die entsprechende E-Mail wie oben beschrieben oder öffnen Sie diese in einem eigenen Fenster.
Schritt 2: Drücken Sie auf Ihrer Tastatur gleichzeitig [Strg] und [p]. In der Folge öffnet sich direkt das Fenster „Drucken“.
Schritt 3: Über die Auswahlfelder können Sie Einstellungen für den Druck vornehmen. Mit einem Klick auf das rechteckige „Drucken“-Kästchen leiten Sie den Druckvorgang ein.
„Strg“ steht für „Steuerung“, daher nennt man die Taste auch „Steuerungstaste“. Auf englischen Tastaturen steht an dieser Stelle „Ctrl“, was für „Control“ steht und dasselbe bedeutet.
Drucksymbole für schnelles Drucken in Outlook einrichten
Wenn Sie häufig E-Mails in Outlook ausdrucken, dann sollten Sie sich überlegen, die blaue Symbolleiste oder das Menüband oben in Ihrem Outlook-Programm entsprechend anzupassen.
„Drucken“-Symbol in der blauen Symbolleiste hinzufügen
Am einfachsten können Sie ein „Drucken“-Symbol hinzufügen, indem Sie die blaue Outlook-Symbolleiste ganz oben um den Schnellzugriff „Drucken“ erweitern. Dazu klicken Sie in der Outlook-Grundeinstellung oben in der blauen Symbolleiste auf das kleine Symbol „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“. Daraufhin öffnet sich ein Menü, in dem Sie „Drucken“ auswählen. Das ist alles.
Das neue „Drucken“-Symbol befindet sich jetzt in der blauen Symbolleiste. Mit einem Klick auf dieses kommen Sie direkt zum Fenster „Drucken“, wo Sie Einstellungen vornehmen und den Druckvorgang einleiten können. Damit das „Drucken“-Symbol auch bei E-Mails erscheint, die in einem eigenen Fenster geöffnet wurden, müssen Sie diesen Vorgang dort einmalig wiederholen. Dann wird das „Drucken“-Symbol in der blauen Symbolleiste auch bei allen anderen in einem eigenen Fenster geöffneten E-Mails angezeigt.
„Drucken“-Button im Outlook-Menüband hinzufügen
Wenn Sie Ihren „Drucken“-Button lieber etwas größer im Menüband unterhalb der blauen Symbolleiste haben möchten, dann ist dies mit ein paar wenigen Schritten ebenfalls möglich. Allerdings kann es im Menüband aufgrund der zahlreichen Funktionen etwas eng werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihr Menüband, sodass ein Auswahlmenü erscheint. Darin klicken Sie auf „Menüband anpassen…“.
Schritt 2: Nachdem Sie auf „Menüband anpassen…“ geklickt haben, öffnet sich das Fenster „Outlook-Optionen“ mit dem entsprechenden Untermenü, das zwei Spalten enthält. Darin legen Sie zuerst eine neue Gruppe an, indem Sie auf den Button „Neue Gruppe“ rechts unten klicken.
Schritt 3: Es erscheint in der rechten Spalte nun eine „Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)“. Mit gedrückt gehaltener Maustaste können Sie die Position dieser neuen Gruppe nach oben oder unten verschieben. Dies bestimmt, an welcher Stelle im Menüband das neue Feld zu sehen sein wird.
Schritt 4: Wenn Sie die neue Gruppe mit einem Mausklick markiert haben, können Sie zudem den Gruppennamen ändern. Dazu klicken Sie auf den „Umbenennen“-Button rechts unten. Wir haben dieser neuen Gruppe – der besseren Anschaulichkeit wegen – den Namen „Neue Gruppe Drucken (Benutzerdefiniert)“ gegeben. Sie können die Gruppe auch einfach „Drucken“ nennen.
Schritt 5: Klicken Sie die Gruppe nochmals an und wählen Sie anschließend die Funktion „Drucken“ in der linken der zwei Spalten aus. Sowohl die neue Gruppe als auch die Funktion „Drucken“ sind jetzt blau bzw. grau markiert. Nun klicken Sie auf das „Hinzufügen“-Kästchen zwischen den beiden Spalten.
Schritt 6: Sie haben Ihrer neuen Gruppe nun die Funktion „Drucken“ hinzugefügt. Jetzt brauchen Sie nur noch rechts unten auf „OK“ zu klicken.
Der Befehl „Drucken“ erscheint nun oben in Ihrem Menüband. Seine Position ist abhängig davon, wo Sie die neue Gruppe beim Einrichten positioniert haben. Durch einen Klick auf das „Drucken“-Symbol gelangen Sie direkt zum Fenster „Drucken“, wo Sie den Druckvorgang einleiten können.
Damit der „Drucken“-Befehl auch dann erscheint, wenn Sie eine E-Mail in einem eigenen Fenster öffnen, müssen Sie diesen Vorgang im Menüband bei einer einzeln geöffneten E-Mail wiederholen.
Outlook-Mails ausdrucken – im Web
Wenn Sie ein eigenes Microsoft-Konto besitzen, dann haben Sie in der Regel auch Zugriff auf die Webversion von Outlook. Sie können sie einfach aufrufen, in dem Sie die Seite outlook.com aufrufen und sich dort entsprechend anmelden bzw. registrieren.
Der einfachste Weg, eine E-Mail in der Webversion von Outlook auszudrucken, ist, diese zu öffnen und anschließend rechts oben auf die kleinen drei Punkte („Weitere Aktionen“) zu klicken. In der Folge öffnet sich ein Menü, in dem Sie auf „Drucken“ gehen können.
Haben Sie das gemacht, teilt sich das Fenster und rechts wird Ihnen die zu druckende E-Mail nochmals angezeigt. Klicken Sie dann oben auf „Drucken“.
In der Folge öffnet sich ein eigenes Fenster mit dem Titel „Drucken“. Ähnlich wie bei den Outlook-Versionen am Rechner können Sie dort einige (wenige) Einstellungen vornehmen, bevor Sie unten auf den „Drucken“-Button klicken und damit den Druckvorgang starten.
Es gibt in der Webversion von Outlook auch andere Wege, wie man zum Fenster „Drucken“ gelangen kann, etwa über die bereits erwähnte Tastenkombination [Strg] + [p] oder über die rechte Maustaste. Allerdings kann es sein, dass in diesen Fällen die zu druckende E-Mail nicht vollständig dargestellt wird und z. B. Outlook-Smileys fehlen. Bevor Sie also den Druckvorgang auf diese Weise einleiten, sollten Sie die Druckansicht der E-Mail genau überprüfen.
Microsoft Outlook auf dem Desktop oder im Web?
Generell ist die Webversion von Outlook eher als abgespeckt Variante und Zwischenlösung zu sehen. Sie ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn man seine E-Mails mobil oder von einem fremden Rechner aus checken möchte. Wer regelmäßig mit Outlook arbeitet, wird jedoch um Desktop-Version nicht umhinkommen. Diese bietet heute zahlreiche Möglichkeiten, die Verwaltung von E-Mails exakt auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden – etwa die, für ein- und ausgehende E-Mails Outlook-Regeln zu erstellen, Outlook-Lesebestätigungen einzurichten oder E-Mails mit Outlook zu archivieren.
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