Outlook-Regel erstellen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mehr als 280 Mil­li­ar­den E-Mails werden pro Tag ver­schickt – ein Großteil davon im be­ruf­li­chen Rahmen. Wie viele un­ge­le­se­ne Nach­rich­ten türmen sich in Ihrem Outlook-Postfach? Haben Sie den Überblick? Unser Tipp für Outlook: E-Mail-Regeln. Mit Au­to­ma­tis­men für ein- und aus­ge­hen­de Nach­rich­ten sortieren Sie Ihre Inbox und bleiben stets auf dem Laufenden. Wie Sie Outlook-Regeln mit und ohne Vorlage erstellen, erfahren Sie bei uns.

Kurz­an­lei­tung: Outlook Regel erstellen

1. Start-Reiter aufrufen und auf “Regeln” unter “Ver­schie­ben” klicken.
2. Option “Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen verwalten” auswählen.
3. Auf “Neue Regel” drücken, um in­di­vi­du­el­le Regeln zu erstellen oder auf “Regel ändern”, um eine vorhanden zu be­ar­bei­ten.

Neue Outlook-Regel erstellen

Mit Outlook können Sie E-Mail-Regeln ganz einfach mithilfe vor­ge­ge­be­ner Aus­wahl­mög­lich­kei­ten erstellen. Gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor, um den Regel-As­sis­ten­ten zu starten.

Schritt 1: Na­vi­gie­ren Sie zum Reiter „Start“ und klicken Sie auf die Schalt­flä­che „Regeln“ im Bereich „Ver­schie­ben“.

Schritt 2: Wählen Sie die Option „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen verwalten“. Outlook öffnet daraufhin das Dia­log­fens­ter „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen“.

Schritt 3: Klicken Sie im Reiter „E-Mail-Regeln“ auf die Schalt­flä­che „Neue Regel…“, um den Regel-As­sis­ten­ten zu starten.

Mit dem Regel-As­sis­ten­ten erstellen Sie Outlook-Regeln ganz nach Vorliebe und Bedarf mit oder ohne Vorlage.

Outlook-Regeln ohne Vorlage erstellen

Der Regel-Assistent von Outlook er­mög­licht es, in­di­vi­du­el­le E-Mail-Regeln anhand vor­ge­ge­be­ner Bausteine zu erstellen. Überlegen Sie sich zunächst, ob Sie eine Post­ein­gangs- oder eine Post­aus­gangs­re­gel erstellen möchten.

Post­ein­gangs­re­geln

Post­ein­gangs­re­geln werden auf die von Ihnen emp­fan­ge­nen Nach­rich­ten an­ge­wen­det, sofern diese die von Ihnen de­fi­nier­ten Be­din­gun­gen erfüllen. Gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor, um eine Post­ein­gangs­re­gel ohne Vorlage zu erstellen.

Schritt 1: Wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir emp­fan­ge­ne Nach­rich­ten anwenden“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 2: Outlook fragt Sie nun, an welche Bedingung(en) Sie Ihre Post­ein­gangs­re­gel knüpfen möchten. Dazu stellt der Regel-Assistent folgende Optionen zur Auswahl. Wählen Sie min­des­tens eine Bedingung:

• Die Nachricht wurde von einer be­stimm­ten Person oder öf­fent­li­chen Gruppen versendet
• Die Nachricht enthält bestimmte Schlüs­sel­wör­ter im Betreff
• Die Nachricht wurde nur an Sie gesendet
• Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „An“
• Die Nachricht wurde mit einer be­stimm­ten Priorität ver­schickt
• Die Nachricht wurde mit einer be­stimm­ten Ver­trau­lich­keits­stu­fe markiert
• Die Nachricht ist mit einer be­stimm­ten Aktion ge­kenn­zeich­net
• Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „Cc“
• Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „An“ oder „Cc“
• Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „An“ nicht
• Die Nachricht wurde an eine bestimmte Person oder öf­fent­li­che Gruppe gesendet
• Die Nachricht enthält bestimmte Wörter im Text
• Die Nachricht enthält bestimmte Wörter im Betreff oder Text
• Die Nachricht enthält bestimmte Wörter im Nach­rich­ten­kopf
• Die Nachricht enthält bestimmte Wörter in der Emp­fän­ger­adres­se
• Die Nachricht enthält bestimmte Wörter in der Ab­sen­der­adres­se
• Die Nachricht wurde einer be­stimm­ten Kategorie zu­ge­ord­net

Bei Bedarf können Sie mehrere Be­din­gun­gen mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren

Schritt 3: Be­ar­bei­ten Sie die gewählte(n) Bedingung(en) ganz nach Bedarf oder per­sön­li­chem Wunsch, indem Sie auf die blau un­ter­leg­ten Wort­grup­pen in der Re­gel­be­schrei­bung klicken.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Bestimmen Sie, was mit Nach­rich­ten gesehen soll, die die von Ihnen de­fi­nier­te(n) Bedingung(en) erfüllen. Dazu stehen Ihnen folgende Aktionen zur Auswahl. Wählen Sie die ge­wünsch­te Bedingung oder kom­bi­nie­ren Sie mehrere Be­din­gun­gen mit­ein­an­der:

• Die Nachricht in einen be­stimm­ten Ziel­ord­ner ver­schie­ben
• Die Nachricht einer be­stimm­ten Kategorie zuordnen
• Die Nachricht löschen
• Die Nachricht endgültig löschen
• Eine Kopie der Nachricht in einen be­stimm­ten Ziel­ord­ner ver­schie­ben
• Die Nachricht an eine bestimmte Person oder öf­fent­li­che Gruppe wei­ter­lei­ten
• Die Nachricht als Anlage an eine Person oder öf­fent­li­che Gruppe wei­ter­lei­ten
• Die Nachricht an eine Person oder öf­fent­li­che Gruppe umleiten
• Die Nachricht ser­ver­sei­tig mit einer be­stimm­ten Nachricht be­ant­wor­ten
• Die Nachricht mit einer be­stimm­ten Vorlage be­ant­wor­ten
• Die Nachricht zur Nach­ver­fol­gung kenn­zeich­nen
• Die Kenn­zeich­nung der Nachricht löschen
• Die der Nachricht zu­ge­ord­ne­ten Ka­te­go­rien löschen
• Die Nachricht prio­ri­sie­ren
• Die Nachricht drucken
• Bei Eingang der Nachricht einen be­stimm­ten Sound wie­der­ge­ben
• Die Nachricht als gelesen markieren
• Keine weiteren Regeln anwenden

Schritt 5: Be­ar­bei­ten Sie die gewählte(n) Aktion(en), indem Sie auf die blau un­ter­leg­ten Wort­grup­pen in der Re­gel­be­schrei­bung klicken.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: De­fi­nie­ren Sie bei Bedarf Ausnahmen. Dazu stehen Ihnen ebenfalls die oben auf­ge­führ­ten Be­din­gun­gen zur Auswahl. Erneut haben Sie die Mög­lich­keit, mehrere Be­din­gun­gen mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen.

Schritt 7: Kon­fi­gu­rie­ren Sie die Be­din­gun­gen für eine Ausnahme, indem Sie auf die blau un­ter­leg­ten Wort­grup­pen in der Re­gel­be­schrei­bung klicken. An­schlie­ßend klicken Sie auf „Weiter“

Schritt 8: Geben Sie Ihrer neuen Post­ein­gangs­re­gel einen Namen und legen Sie fest, ob die Regel rück­wir­kend auf alle Nach­rich­ten im Ordner „Post­ein­gang“ an­ge­wen­det werden soll. Ak­ti­vie­ren Sie die Regel, indem Sie die ent­spre­chen­de Checkbox auswählen und auf „Fertig stellen“ klicken

Ihre neue Post­ein­gangs­re­gel wird nun im Dia­log­fens­ter „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen“ angezeigt. Schließen Sie dieses mit einem Klick auf „Über­neh­men“.

Post­aus­gangs­re­geln

Post­aus­gangs­re­geln werden auf alle von Ihnen ver­sen­de­ten Nach­rich­ten an­ge­wen­det, sofern diese die von Ihnen de­fi­nier­ten Be­din­gun­gen erfüllen. Gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor, um eine Post­aus­gangs­re­gel zu kon­fi­gu­rie­ren.

Schritt 1: Wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir gesendete Nach­rich­ten anwenden“.

Klicken Sie auf „Weiter“, um den Kon­fi­gu­ra­ti­ons­pro­zess zu starten.

Schritt 2: De­fi­nie­ren Sie Be­din­gun­gen für Ihre Post­aus­gangs­re­gel. Outlook stellt Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

• Die Nachricht enthält bestimmte Schlüs­sel­wör­ter im Betreff
• Die Nachricht wurde von einem be­stimm­ten Konto ver­schickt
• Die Nachricht wurde mit einer be­stimm­ten Priorität versehen
• Die Nachricht wurde an eine bestimmte Person oder Gruppe versendet
• Die Nachricht enthält bestimmte Schlüs­sel­wör­ter im Text
• Die Nachricht enthält bestimmte Schlüs­sel­wör­ter in Betreff oder Text
• Die Nachricht enthält bestimmte Schlüs­sel­wör­ter in der Emp­fän­ger­adres­se
• Die Nachricht wurde einer be­stimm­ten Kategorie zu­ge­ord­net
• Die Nachricht enthält eine Anlage
• Die Nachricht hat eine bestimmte Größe (in Kilobyte)
• Die Nachricht verwendet ein be­stimm­tes Formular
• Die Nachricht hat bestimmte Dokument- oder Formular-Ei­gen­schaf­ten
• Die Nachricht ist eine Be­spre­chungs­an­fra­ge oder -ak­tua­li­sie­rung
• Die Nachricht wurde aus einem Be­stimm­ten RSS-Feed gesendet
• Die Nachricht wurde aus einem be­lie­bi­gen RSS-Feed gesendet
• Die Nachricht ent­spricht einem be­stimm­ten For­mu­lar­typ

Bei Bedarf können Sie mehrere Be­din­gun­gen mit­ein­an­der ver­knüp­fen.

Schritt 3: Be­ar­bei­ten Sie die von Ihnen gewählten Bedingung(en), indem Sie auf die blau un­ter­leg­ten Wort­grup­pen in der Re­gel­be­schrei­bung klicken. An­schlie­ßend klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Be­stimm­ten Sie, welche Aktion Outlook mit Nach­rich­ten ausführen soll, die die von Ihnen de­fi­nier­ten Be­din­gun­gen erfüllen. Wählen Sie beliebig viele Optionen aus.

Schritt 5: Be­ar­bei­ten Sie die von Ihnen gewählte(n) Aktion(en) in der Re­gel­be­schrei­bung und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: De­fi­nie­ren Sie Aus­nah­me­re­ge­lun­gen – falls notwendig. Dazu stehen Ihnen dieselben Be­din­gun­gen wie in Schritt 2 zur Verfügung.

Schritt 7: Benennen Sie die Regel und geben Sie an, ob diese rück­wir­kend auf alle Nach­rich­ten im Ordner „Post­ein­gang“ an­ge­wen­det werden soll. Setzen Sie ein Häkchen bei „Diese Regel ak­ti­vie­ren“ und schließen Sie den Kon­fi­gu­ra­ti­ons­pro­zess mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Ihre Post­aus­gangs­re­gel wird nun im Dia­log­fens­ter „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen“ angezeigt. Klicken Sie auf „Über­neh­men“, um das Fenster zu schließen.

Outlook-Regeln mit Vorlage erstellen

Für die gän­gigs­ten E-Mail-Regeln bietet Outlook vor­kon­fi­gu­rier­te Vorlagen. Insgesamt stehen Ihnen 8 Re­gel­vor­la­gen in den Ka­te­go­rien „Den Überblick behalten“ und „Auf dem Laufenden bleiben“ zur Verfügung. Der Kon­fi­gu­ra­ti­ons­pro­zes­se ent­spricht im We­sent­li­chen dem oben dar­ge­stell­ten Vorgehen.

• Schritt 1: Wählen Sie die ge­wünsch­te Regel aus.
• Schritt 2: Passen Sie die vor­ge­ge­be­ne Re­gel­be­schrei­bung Ihren An­for­de­run­gen ent­spre­chend an.
• Schritt 3: Fügen Sie bei Bedarf weitere Be­din­gun­gen hinzu oder de­fi­nie­ren Sie Ausnahmen.
• Schritt 4: Benennen Sie die Regel und schließen Sie die Kon­fi­gu­ra­ti­on mit „Fertig stellen ab“.

Nach­rich­ten von einem be­stimm­ten Absender in einen Ordner ver­schie­ben

Bei dieser Vorlage handelt es sich um eine Post­ein­gangs­re­gel, bei der alle Nach­rich­ten eines be­stimm­ten Absenders in einen von Ihnen de­fi­nier­ten Ziel­ord­ner ver­scho­ben werden.

Damit eine Nachricht von einem be­stimm­ten Absender au­to­ma­tisch ver­scho­ben werden kann, muss dieser bereits in Ihrem Adress­buch ge­spei­chert sein.

Nach­rich­ten mit be­stimm­ten Wörtern im Betreff in einen Ordner ver­schie­ben

Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine Outlook-Regel, durch die Nach­rich­ten mit von Ihnen fest­ge­leg­ten Schlüs­sel­wör­tern im Betreff au­to­ma­tisch in einen be­stimm­ten Ziel­ord­ner ver­scho­ben werden.

An eine öf­fent­li­che Gruppe gesendete Nach­rich­ten in einen Ordner ver­schie­ben

Wählen Sie diese Re­gel­vor­la­ge, um Nach­rich­ten, die an eine Ihrer öf­fent­li­chen Gruppe adres­siert wurden, au­to­ma­tisch in einen von Ihnen gewählten Ordner in Ihrem Postfach zu ver­schie­ben.

Nach­rich­ten von einer be­stimm­ten Person für die Nach­ver­fol­gung kenn­zeich­nen

Diese Post­ein­gangs­re­gel sorgt dafür, dass Nach­rich­ten, die von einer von Ihnen be­stimm­ten Person oder Gruppe ver­schickt wurden, au­to­ma­tisch zur Nach­ver­fol­gung ge­kenn­zeich­net werden.

E-Mails, die Sie zur Nach­ver­fol­gung ge­kenn­zeich­net haben, er­schei­nen in Ihrer Auf­ga­ben­über­sicht.

RSS-Elemente von einem be­stimm­ten RSS-Feed in einen Ordner ver­schie­ben

Nutzen Sie diese Re­gel­vor­la­ge, um abon­nier­te RSS-Feeds zu sortieren. Elemente des aus­ge­wähl­ten RSS-Feeds werden au­to­ma­tisch in einen Ziel­ord­ner Ihrer Wahl ver­scho­ben.

Sofern Sie RSS-Feeds abonniert haben, werden Ihnen die je­wei­li­gen Titel im gleich­na­mi­gen Dia­log­fens­ter angezeigt.

Nachricht von einer be­stimm­ten Person im Be­nach­rich­ti­gungs­fens­ter für neue Elemente anzeigen

De­fi­nie­ren Sie mit dieser Re­gel­vor­la­ge einen Text, der bei Eingang von Nach­rich­ten eines be­stimm­ten Absenders im Be­nach­rich­ti­gungs­fens­ter für neue Elemente angezeigt wird.

Beim Erhalt von Nach­rich­ten von einer be­stimm­ten Person einen Sound wie­der­ge­ben

Sie möchten, dass Outlook beim Eingang von Nach­rich­ten ver­schie­de­ner Personen un­ter­schied­li­che Si­gnal­tö­ne abspielt? Dann ist diese Re­gel­vor­la­ge genau die richtige für Sie.

Bestimmen Sie eine Person oder Per­so­nen­grup­pe aus Ihrem Outlook-Adress­buch und ordnen Sie dieser eine Sound-Datei auf Ihrer Fest­plat­te zu. In den Windows-Media-Dateien finden Sie eine Reihe von Si­gnal­tö­nen für E-Mail-Be­nach­rich­ti­gun­gen. Al­ter­na­tiv haben Sie auch die Mög­lich­keit, eigene Audio-Dateien zu verwenden.

Beim Erhalt von Nach­rich­ten von einer be­stimm­ten Person eine Be­nach­rich­ti­gung an mein mobiles Gerät senden

Mit dieser Re­gel­vor­la­ge behalten Sie auch unterwegs den Überblick über Ihre Inbox. Lassen Sie sich bei E-Mails aus­ge­wähl­ter Kontakte über ein Mo­bil­ge­rät be­nach­rich­ti­gen.

Be­stehen­de Outlook-Regel be­ar­bei­ten

Be­stehen­de Outlook-Regeln be­ar­bei­ten Sie ebenfalls im Dia­log­fens­ter „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen“. Gehen Sie dazu fol­gen­der­ma­ßen vor:

Schritt 1: Markieren Sie die Outlook-Regel, die Sie be­ar­bei­ten möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Regel ändern“ und wählen Sie im Kon­text­me­nü „Re­gel­ein­stel­lun­gen be­ar­bei­ten …“. Outlook öffnet dann die markierte E-Mail im Regel-As­sis­ten­ten.

Schritt 3: Passen Sie die Outlook-Regel im Regel-As­sis­ten­ten an. Gehen Sie dabei genauso vor wie bei der Er­stel­lung einer neuen Regel: Fügen Sie bei­spiels­wei­se Be­din­gun­gen oder Ausnahmen hinzu oder be­ar­bei­ten Sie die Re­gel­be­schrei­bung.

Schritt 4: Be­stä­ti­gen Sie die An­pas­sun­gen ab­schlie­ßend mit einem Klick auf „Fertig stellen“.

Schließen Sie das Dia­log­fens­ter „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen“ an­schlie­ßend mit einem Klick auf „Über­neh­men“.

Möchten Sie eine von Ihnen erstellte Outlook-Regel löschen, markieren Sie diese und klicken Sie an­schlie­ßend auf die Schlaf­flä­che „Löschen“. Die Regel wird gelöscht, sobald Sie die Än­de­run­gen im Dia­log­fens­ter „Regeln und Be­nach­rich­ti­gun­gen“ über­nom­men haben.