Klicken Sie auf „Weiter“, um den Konfigurationsprozess zu starten.
Schritt 2: Definieren Sie Bedingungen für Ihre Postausgangsregel. Outlook stellt Ihnen folgende Optionen zur Auswahl.
- Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter im Betreff
- Die Nachricht wurde von einem bestimmten Konto verschickt
- Die Nachricht wurde mit einer bestimmten Priorität versehen
- Die Nachricht wurde an eine bestimmte Person oder Gruppe versendet
- Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter im Text
- Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter in Betreff oder Text
- Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter in der Empfängeradresse
- Die Nachricht wurde einer bestimmten Kategorie zugeordnet
- Die Nachricht enthält eine Anlage
- Die Nachricht hat eine bestimmte Größe (in Kilobyte)
- Die Nachricht verwendet ein bestimmtes Formular
- Die Nachricht hat bestimmte Dokument- oder Formular-Eigenschaften
- Die Nachricht ist eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung
- Die Nachricht wurde aus einem Bestimmten RSS-Feed gesendet
- Die Nachricht wurde aus einem beliebigen RSS-Feed gesendet
- Die Nachricht entspricht einem bestimmten Formulartyp
Bei Bedarf können Sie mehrere Bedingungen miteinander verknüpfen.
Schritt 3: Bearbeiten Sie die von Ihnen gewählten Bedingung(en), indem Sie auf die blau unterlegten Wortgruppen in der Regelbeschreibung klicken.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 4: Bestimmten Sie, welche Aktion Outlook mit Nachrichten ausführen soll, die die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen. Wählen Sie beliebig viele der folgenden Optionen aus.
- Die Nachricht einer Kategorie zuordnen
- Eine Kopie der Nachricht in einen bestimmten Zielordner verschieben
- Die Nachricht nach einer bestimmten Zeitspanne mit einer bestimmten Aktion kennzeichnen
- Die Kategorisierung der Nachricht löschen
- Die Nachricht mit einer bestimmten Priorität kennzeichnen
- Die Nachricht als vertraulich markieren
- Eine Benachrichtigung anfordern, wenn die Nachricht gelesen wurde
- Eine Benachrichtigung anfordern, wenn die Nachricht erhalten wurde
- Eine Kopie der Nachricht an eine bestimmte Person oder öffentliche Gruppe senden
- Die Nachricht mit einer bestimmten Verzögerung versenden.
Schritt 5: Bearbeiten Sie die von Ihnen gewählte(n) Aktion(en) in der Regelbeschreibung und klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 6: Definieren Sie Ausnahmeregelungen – falls notwendig. Dazu stehen Ihnen dieselben Bedingungen wie in Schritt 2zur Verfügung.
Schritt 7: Benennen Sie die Regel und geben Sie an, ob diese rückwirkend auf alle Nachrichten im Ordner „Posteingang“ angewendet werden soll. Setzten Sie ein Häkchen bei „Diese Regel aktivieren“ und schließen Sie den Konfigurationsprozess mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.
Ihre Postausgangsregel wird nun im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ angezeigt. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um das Fenster zu schließen.