Outlook-Regel erstellen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mehr als 280 Milliarden E-Mails werden pro Tag verschickt – ein Großteil davon im beruflichen Rahmen. Angesichts solcher Zahlen verwundert es nicht, dass auch das eigene Firmen-Postfach schnell voll ist. Da gilt es einen kühlen Kopf zu bewahren. Wie viele ungelesene Nachrichten türmen sich in Ihrem Outlook-Postfach? Haben Sie den Überblick? Unser Tipp für Outlook-Nutzer: E-Mail-Regeln. Mit Automatismen für ein- und ausgehende Nachrichten sortieren Sie Ihre Inbox und bleiben stets auf dem Laufenden. So entgeht Ihnen nichts.

Wie Sie Outlook-Regeln mit und ohne Vorlage erstellen erfahren Sie bei uns.

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Inhaltsverzeichnis

Neue Outlook-Regel erstellen
Bestehende Outlook-Regel bearbeiten

Neue Outlook-Regel erstellen

Mit Outlook können Sie E-Mail-Regeln ganz einfach mithilfe vorgegebener Auswahlmöglichkeiten erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Regel-Assistenten zu starten.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Reiter „Start“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Regeln“ im Bereich „Verschieben“.

Outlook-Menüband: Reiter „Start“ — Die Schaltfläche „Regeln“ im Menüfeld „Verschieben“

Schritt 2: Wählen Sie die Option „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Outlook öffnet daraufhin das Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“.

Schritt 3: Klicken Sie im Reicher „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Neue Regel…“, um den Regel-Assistenten zu starten.

Outlook: Das Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ — Im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ werden Ihnen alle Bereits konfigurierten Outlook-Regeln angezeigt.

Mit dem Regel-Assistenten erstellen Sie Outlook-Regeln ganz nach Vorliebe und Bedarf mit oder ohne Vorlage.

Outlook-Regeln ohne Vorlage erstellen

Der Regel-Assistent von Outlook ermöglicht es, individuelle E-Mail-Regeln anhand vorgegebener Bausteine zu erstellen.

Überlegen Sie sich zunächst, ob Sie eine Posteingangs- oder eine Postausgangsregel erstellen möchten.

Posteingangsregeln

Posteingangsregeln werden auf die von Ihnen empfangenen Nachrichten angewendet, sofern diese die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Posteingangsregel ohne Vorlage zu erstellen.

Schritt 1: Wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Der Outlook-Regel-Assistent: Regelauswahl — Im unteren Fenster des Outlook-Regel-Assistenten finden Sie die Regelbeschreibung – eine Versprachlichung der von Ihnen gewählten Einstellungen.

Schritt 2: Outlook fragt Sie nun, an welche Bedingung(en) Sie Ihre Posteingangsregel knüpfen möchten. Dazu stellt der Regel-Assistent folgen Optionen zur Auswahl. Wählen Sie mindestens eine Bedingung:

Die Nachricht wurde von einer bestimmten Person oder öffentlichen Gruppen versendet
Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter im Betreff
Die Nachricht wurde nur an Sie gesendet
Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „An“
Die Nachricht wurde mit einer bestimmten Priorität verschickt
Die Nachricht wurde mit einer bestimmten Vertraulichkeitsstufe markiert
Die Nachricht ist mit einer bestimmten Aktion gekennzeichnet
Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „Cc“
Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „An“ oder „Cc“
Die Nachricht enthält Ihren Namen im Feld „An“ nicht
Die Nachricht wurde an eine bestimmte Person oder öffentliche Gruppe gesendet
Die Nachricht enthält bestimmte Wörter im Text
Die Nachricht enthält bestimmte Wörter im Betreff oder Text
Die Nachricht enthält bestimmte Wörter im Nachrichtenkopf
Die Nachricht enthält bestimmte Wörter in der Empfängeradresse
Die Nachricht enthält bestimmte Wörter in der Absenderadresse
Die Nachricht wurde einer bestimmten Kategorie zugeordnet

Bei Bedarf können Sie mehrere Bedingungen miteinander kombinieren.

Outlook-Regel-Assistent: Auswahl der Bedingung — In diesem Beispiel legen wir fest, dass eingehende E-Mails nur dann der Regel entsprechend behandelt werden, wenn die Betreffzeile der Nachricht bestimmte Schlüsselwörter enthält.

Schritt 3: Bearbeiten Sie die gewählte(n) Bedingung(en) ganz nach Bedarf oder persönlichem Wunsch, indem Sie auf die blau unterlegten Wortgruppen in der Regelbeschreibung klicken.

Outlook-Regel-Assistent: Bearbeitung der Regelbedingung — Als Schlüsselwort für die Regelbedingung legen wir in diesem Beispiel „invoice“ fest.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Bestimmen Sie, was mit Nachrichten gesehen soll, die die von Ihnen definierte(n) Bedingung(en) erfüllen. Dazu stehen Ihnen folgende Aktionen zur Auswahl:

Die Nachricht in einen bestimmten Zielordner verschieben
Die Nachricht einer bestimmten Kategorie zuordnen
Die Nachricht löschen
Die Nachricht endgültig löschen
Eine Kopie der Nachricht in einen bestimmten Zielordner verschieben
Die Nachricht an eine bestimmte Person oder öffentliche Gruppe weiterleiten
Die Nachricht als Anlage an eine Person oder öffentliche Gruppe weiterleiten
Die Nachricht an eine Person oder öffentliche Gruppe umleiten
Die Nachricht serverseitig mit einer bestimmten Nachricht beantworten
Die Nachricht mit einer bestimmten Vorlage beantworten
Die Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen
Die Kennzeichnung der Nachricht löschen
Die der Nachricht zugeordneten Kategorien löschen
Die Nachricht priorisieren
Die Nachricht drucken
Bei Eingang der Nachricht einen bestimmten Sound wiedergeben
Die Nachricht als gelesen markieren
Keine weiteren Regeln anwenden

Bei Bedarf können Sie mehrere Aktionen miteinander kombinieren.

Outlook-Regel-Assistent: Auswahl der Aktion — Als Aktion der Posteingangsregel definieren wir, dass Outlook von allen eingehenden Nachrichten, die die Regelbedingung erfüllen, eine Kopie anfertigt und diese in einem bestimmten Ordner im Postfach speichert.

Schritt 5: Bearbeiten Sie die gewählte(n) Aktion(en), indem Sie auf die blau unterlegten Wortgruppen in der Regelbeschreibung klicken.

Outlook-Regel-Assistent: Auswahl des Zielordners — Als Zielordner für die Mail-Kopie wählen wir in diesem Beispiel den Ordner „Invoices“.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Definieren Sie bei Bedarf Ausnahmen. Dazu stehen Ihnen ebenfalls die oben aufgeführten Bedingungen zur Auswahl.

Erneut haben Sie die Möglichkeit, mehrere Bedingungen miteinander zu verknüpfen.

Outlook-Regel-Assistent: Auswahl der Ausnahme-Bedingung — Als Bedingung für eine Ausnahme bestimmen wir in diesem Beispiel eine bestimmte Absenderadresse. Auf eingehende Nachrichten dieses Absenders wird die Posteingangsregel nicht angewendet.

Schritt 7: Konfigurieren Sie die Bedingungen für eine Ausnahme, indem Sie auf die blau unterlegten Wortgruppen in der Regelbeschreibung klicken.

Klicken Sie auf „Weiter“

Schritt 8: Geben Sie Ihrer neuen Posteingangsregel einen Namen und legen Sie fest, ob die Regel rückwirkend auf alle Nachrichten im Ordner „Posteingang“ angewendet werden soll.

Aktivieren Sie die Regel, indem Sie die entsprechende Checkbox auswählen und auf „Fertig stellen“ klicken.

Outlook Regel-Assistent: Benennung und Regeloptionen — Überprüfen Sie die Regelbeschreibung, bevor Sie die Posteingangsregel mit einem Klick auf „Fertig stellen“ aktivieren.

Ihre neue Posteingangsregel wird nun im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ angezeigt. Schließen Sie dieses mit einem Klick auf „Übernehmen“.

Tipp

Unser Artikel "Outlook-Spamfilter einstellen" könnte Sie auch interessieren.

Postausgangsregeln

Postausgangsregeln werden auf alle von Ihnen versendeten Nachrichten angewendet, sofern diese die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Postausgangsregel zu konfigurieren.

Schritt 1: Wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“.

Outlook-Regel-Assistent: Regelauswahl — Postausgangsregeln treten beim Senden von Nachrichten in Kraft.

Klicken Sie auf „Weiter“, um den Konfigurationsprozess zu starten.

Schritt 2: Definieren Sie Bedingungen für Ihre Postausgangsregel. Outlook stellt Ihnen folgende Optionen zur Auswahl.

Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter im Betreff

Die Nachricht wurde von einem bestimmten Konto verschickt
Die Nachricht wurde mit einer bestimmten Priorität versehen
Die Nachricht wurde an eine bestimmte Person oder Gruppe versendet
Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter im Text
Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter in Betreff oder Text
Die Nachricht enthält bestimmte Schlüsselwörter in der Empfängeradresse
Die Nachricht wurde einer bestimmten Kategorie zugeordnet
Die Nachricht enthält eine Anlage
Die Nachricht hat eine bestimmte Größe (in Kilobyte)
Die Nachricht verwendet ein bestimmtes Formular
Die Nachricht hat bestimmte Dokument- oder Formular-Eigenschaften
Die Nachricht ist eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung
Die Nachricht wurde aus einem Bestimmten RSS-Feed gesendet
Die Nachricht wurde aus einem beliebigen RSS-Feed gesendet
Die Nachricht entspricht einem bestimmten Formulartyp

Bei Bedarf können Sie mehrere Bedingungen miteinander verknüpfen.

Schritt 3: Bearbeiten Sie die von Ihnen gewählten Bedingung(en), indem Sie auf die blau unterlegten Wortgruppen in der Regelbeschreibung klicken.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Bestimmten Sie, welche Aktion Outlook mit Nachrichten ausführen soll, die die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen. Wählen Sie beliebig viele der folgenden Optionen aus.

Die Nachricht einer Kategorie zuordnen
Eine Kopie der Nachricht in einen bestimmten Zielordner verschieben
Die Nachricht nach einer bestimmten Zeitspanne mit einer bestimmten Aktion kennzeichnen
Die Kategorisierung der Nachricht löschen
Die Nachricht mit einer bestimmten Priorität kennzeichnen
Die Nachricht als vertraulich markieren
Eine Benachrichtigung anfordern, wenn die Nachricht gelesen wurde
Eine Benachrichtigung anfordern, wenn die Nachricht erhalten wurde
Eine Kopie der Nachricht an eine bestimmte Person oder öffentliche Gruppe senden
Die Nachricht mit einer bestimmten Verzögerung versenden.

Schritt 5: Bearbeiten Sie die von Ihnen gewählte(n) Aktion(en) in der Regelbeschreibung und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Definieren Sie Ausnahmeregelungen – falls notwendig. Dazu stehen Ihnen dieselben Bedingungen wie in Schritt 2 zur Verfügung.

Schritt 7: Benennen Sie die Regel und geben Sie an, ob diese rückwirkend auf alle Nachrichten im Ordner „Posteingang“ angewendet werden soll. Setzten Sie ein Häkchen bei „Diese Regel aktivieren“ und schließen Sie den Konfigurationsprozess mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Ihre Postausgangsregel wird nun im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ angezeigt. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um das Fenster zu schließen.

Outlook-Regeln mit Vorlage erstellen

Für die gängigsten E-Mail-Regeln bietet Outlook vorkonfigurierte Vorlagen. Insgesamt stehen Ihnen 8 Regelvorlagen in den Kategorien „Den Überblick behalten“ und „Auf dem Laufenden bleiben“ zur Verfügung.

Der Konfigurationsprozesse entspricht im Wesentlichen dem oben dargestellten Vorgehen:

Schritt 1: Wählen Sie die gewünschte Regel aus.

Schritt 2: Passen Sie die vorgegebene Regelbeschreibung Ihren Anforderungen entsprechend an.

Schritt 4: Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen hinzu oder definieren Sie Ausnahmen.

Schritt 5: Benennen Sie die Regel und schließen Sie die Konfiguration mit „Fertig stellen ab“.

Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben

Bei dieser Vorlage handelt es sich um eine Posteingangsregel, bei der alle Nachrichten eines bestimmten Absenders in einen von Ihnen definierten Zielordner verschoben werden.

Outlook Regel-Assistent: Auswahl der Regelvorlage — Regelvorlage für das Verschieben von Nachrichten eines bestimmten Absenders.

Damit eine Nachricht von einem bestimmten Absender automatisch verschoben werden kann, muss dieser bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert sein.

Tipp

Wie Sie Adressinformationen in Ihr Outlook-Adressbuch übertragen, erklären wir im Ratgeberartikel „Outlook-Kontakte importieren“.

Outlook-Regel-Assistent: Adressauswahl — Dialogfenster zur Auswahl der Absenderadresse

Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben

Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine Outlook-Regel, durch die Nachrichten mit von Ihnen festgelegten Schlüsselwörtern im Betreff automatisch in einen bestimmten Zielordner verschoben werden.

An eine öffentliche Gruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben

Wählen Sie diese Regelvorlage, um Nachrichten, die an eine Ihrer öffentlichen Gruppe adressiert wurden, automatisch in einen von Ihnen gewählten Ordner in Ihrem Postfach zu verschieben.

Nachrichten von einer bestimmten Person für die Nachverfolgung kennzeichnen

Diese Posteingangsregel sorgt dafür, dass Nachrichten, die von einer von Ihnen bestimmten Person oder Gruppe verschickt wurden, automatisch zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden.

E-Mails, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben, erscheinen in Ihrer Aufgabenübersicht.

Tipp

Die Nachverfolgungsfunktion verhindert beispielsweise, dass Sie Nachrichten vergessen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt beantworten möchten.

Der Outlook-Regel-Assistent: Nachricht kennzeichnen — Die Nachverfolgung können Sie auf verschiedene Zeiträume eingrenzen – beispielsweise „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“ etc.

RSS-Elemente von einem bestimmten RSS-Feed in einen Ordner verschieben

Nutzen Sie diese Regelvorlage, um abonnierte RSS-Feeds zu sortieren. Elemente des ausgewählten RSS-Feeds werden automatisch in einen Zielordner Ihrer Wahl verschoben.

Sofern Sie RSS-Feeds abonniert haben, werden Ihnen die jeweiligen Titel im gleichnamigen Dialogfenster angezeigt.

Der Outlook-Regel-Assistent: Auswahl des Feeds — Ihre RSS-Feed erscheinen unter „RSS-Feeds auswählen“.

Nachricht von einer bestimmten Person im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente anzeigen

Definieren Sie mit dieser Regelvorlage einen Text, der bei Eingang von Nachrichten eines bestimmten Absenders im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente angezeigt wird.

Outlook Regel-Assistent: Dialogfenster „Benachrichtigungstext“ — Geben Sie einen beliebig langen Benachrichtigungstext ein.

Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person einen Sound wiedergeben

Sie möchten, dass Outlook beim Eingang von Nachrichten verschiedener Personen unterschiedliche Signaltöne abspielt? Dann ist diese Regelvorlage genau die richtige für Sie.

Bestimmen Sie eine Person oder Personengruppe aus Ihrem Outlook-Adressbuch und ordnen Sie dieser eine Sound-Datei auf Ihrer Festplatte zu.

Outlook Regel-Assistent: Auswahl der Sound-Datei — In den Windows-Media-Dateien finden Sie eine Reihe von Signaltönen für E-Mail-Benachrichtigungen. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, eigene Audio-Dateien zu verwenden.

Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person eine Benachrichtigung an mein mobiles Gerät senden

Mit dieser Regelvorlage behalten Sie auch unterwegs den Überblick über Ihre Inbox. Lassen Sie sich bei E-Mails ausgewählter Kontakte über ein Mobilgerät benachrichtigen.

Bestehende Outlook-Regel bearbeiten

Bestehende Outlook-Regeln bearbeiten Sie ebenfalls im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Schritt 1: Markieren Sie die Outlook-Regel, die Sie bearbeiten möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Regel ändern“ und wählen Sie im Kontextmenü „Regeleinstellungen bearbeiten …“. Outlook öffnet dann die markierte E-Mail im Regel-Assistenten.

Hinweis

Sie können in Outlook versehentlich gelöschte E-Mails wiederherstellen. Dies funktioniert oft auch dann noch, wenn der Papierkorb zwischenzeitlich geleert wurde. Mehr dazu in unserem Artikel.

Schritt 3: Passen Sie die Outlook-Regel im Regel-Assistenten an. Gehen Sie dabei genauso vor wie bei der Erstellung einer neuen Regel: Fügen Sie beispielsweise Bedingungen oder Ausnahmen hinzu oder bearbeiten Sie die Regelbeschreibung.

Schritt 4: Bestätigen Sie die Anpassungen abschließend mit einem Klick auf „Fertig stellen“.

Schließen Sie das Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ anschließend mit einem Klick auf „Übernehmen“.

Möchten Sie eine von Ihnen erstellte Outlook-Regel löschen, markieren Sie diese und klicken Sie anschließend auf die Schlaffläche „Löschen“. Die Regel wird gelöscht, sobald Sie die Änderungen im Dialogfenster „Regeln und Benachrichtigungen“ übernommen haben.

Tipp

Weitere Praxistipps zum Umgang mit Outlook bieten unsere anderen Ratgeberartikel zum beliebten E-Mail-Programm von Microsoft.