Outlook-Cache löschen – so geht’s

Als fester Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets gehört Outlook zu den beliebtesten E-Mail-Programmen. Der Mail-Client nutzt für alltägliche Routineabläufe permanent einen Zwischenspeicher. Dieser sogenannte Outlook-Cache kann allerdings Probleme verursachen und die Software spürbar verlangsamen. In solchen Fällen sollten Sie Outlook bereinigen und den Outlook-Cache leeren. Streng genommen hat man es nicht nur mit einem, sondern mit mehreren Temporär- und Zwischenspeichern zu tun. Wir erklären, wie Sie neben dem Cache für Anhänge auch den E-Mail-Cache und die Auto-Vervollständigen-Liste von Outlook löschen.

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Warum sollte man den Outlook-Cache leeren?

Der Outlook-Cache ist ein operativer Arbeitsspeicher, der verborgen im Hintergrund die Arbeit mit dem Mailprogramm beschleunigen soll und schnellere Dateizugriffe ermöglicht. In dem Zwischenlager deponiert die Software beispielsweise Mailanhänge, die für die Betrachtung vorübergehend dort abgelegt werden.

Tipp

Neben Mailprogrammen nutzen beispielsweise auch Browser einen Zwischenspeicher. Leeren Sie den Cache hier ebenfalls regelmäßig, um schnelles Surfen zu garantieren.

Grob vereinfacht kann man den Cache-Speicher mit der Ablagefläche eines Schreibtisches vergleichen, die das wichtigste Arbeitsmaterial für den schnellen Zugriff vorhält. Werden die Materialen aktuell nicht mehr benötigt, räumt man sie wieder weg und gewinnt Platz. Wer seinen Schreibtisch allerdings nicht regelmäßig aufräumt, leidet irgendwann unter Platznot und verliert den Überblick. Der bequeme und schnelle Zugriff auf permanent benötigte Arbeitsmaterialien funktioniert dann nicht mehr.

Beim Computer passiert Vergleichbares: Normalerweise wird der Outlook-Cache regelmäßig geleert, die dort gelagerten temporären Dateien sind nicht für den dauerhaften Verbleib auf der Festplatte gedacht und verschwinden durch automatisierte Löschprozeduren wieder. Das funktioniert allerdings nicht immer. Haben Sie zum Beispiel einen Anhang geöffnet (beispielsweise Bilder, Dokumente oder pdf-Dateien) und schließen zuerst Outlook, können die Daten unter Umständen auch dauerhaft im Zwischenspeicher verbleiben.

Fakt

Ein Cache ist nicht für die langfristige Speicherung gedacht. Möchten Sie Ihre E-Mail sichern, sollten Sie die Daten in Outlook archivieren.

Mit der Zeit häufen sich in einem unaufgeräumten Cache derartige Karteileichen. Je größer das Volumen der Cache-Daten, desto länger dauert das Auslesen des Zwischenspeichers. Auch beschädigte Dateien können sich negativ auf die Performance des Mailprogramms auswirken. Spätestens wenn Outlook beim Starten und Arbeiten nicht mehr so geschmeidig wie gewohnt agiert, sollte der Outlook-Cache geleert werden. Da Mails häufig Vertrauliches enthalten, können Sie mit dem Löschen der Zwischenablage auch den Datenschutz optimieren und einem unerwünschten Zugriff auf Privates vorbeugen. Zudem geben Sie kostbaren Speicherplatz für eine sinnvollere Nutzung frei. Da Cache-Dateien für das Funktionieren des Programms nicht elementar sind, kann beim Aufräumen normalerweise nichts passieren. Wir zeigen in unserem Tutorial Schritt für Schritt, wie Sie die unterschiedlichen Outlook-Caches löschen.

Wie wird der Outlook-Cache geleert?

Sie müssen zunächst Outlook schließen, wenn das Programm bereits geöffnet ist. Ansonsten funktioniert das Löschen eines Outlook-Caches nicht. Das weitere Vorgehen ist nicht besonders kompliziert, man benötigt nur wenige Schritte für die Bereinigung von Outlook.

Cache für Anhänge löschen

Schritt 1: Cache-Ordner suchen

Um den Cache für Anhänge zu löschen, müssen Sie zunächst das Suchfeld in der Windows-Taskleiste am linken unteren Bildschirmrand aktivieren (wenn es nicht angezeigt wird, auf das Lupensymbol am linken Rand der Taskleiste klicken). Dann ist folgender Pfad in das Suchfeld einzugeben (Schritt 1 im folgenden Screenshot):

%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook

Schritt 2: Cache-Ordner öffnen

Anschließend müssen Sie auf Öffnen (Schritt 2 im Screenshot) klicken oder die ENTER-Taste auf der Tastatur drücken:

Hinweis

Die Benutzerprofil-Variable (%userprofile%) ist eine bequeme Methode, um Pfadeingaben abzukürzen. Windows ersetzt %userprofile% eigenständig durch das aktuell angemeldete Benutzerkonto, wie z. B. „C:\Users\Peter\“. Der vollständige Pfad zum Cache lautet beim Benutzerprofil „Peter“:

C:\Users\Peter\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook

Schritt 3 Outlook-Cache-Ordner löschen

Kurz darauf öffnet sich der Explorer mit dem Outlook-Ordner Ihres Benutzerprofils. Darin befindet sich der Cache-Ordner. Outlook generiert dieses Verzeichnis automatisch und versieht es mit einer individuellen Bezeichnung, die auf jedem Rechner anders ist. In unserem Beispiel wurde ein Ordner mit der Bezeichnung „2E3R8BQM“ angelegt. Das Verzeichnis kann nun direkt gelöscht werden. Falls sich dort mehrere Verzeichnisse befinden, können Sie auch mehrere Ordner entfernen, um Outlook gründlich zu bereinigen:

Sie können bei der Bereinigung von Outlook zudem gezielt bestimmte Inhalte des Zwischenspeichers löschen, nachdem Sie den Cache-Ordner angeklickt und Dateien mit der Maus ausgewählt haben:

Zusammengefasst: Anhang-Cache leeren

  1. Outlook schließen
  2. %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook über Suchfunktion öffnen
  3. Alle oder ausgewählte Dateien und Ordner entfernen
  4. Outlook starten

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E-Mail-Cache löschen

Es gibt noch einen zweiten Outlook-Cache, der bei Bedarf gelöscht werden kann. Er ist speziell für den Offline-Betrieb von Outlook verantwortlich und sorgt auch bei langsamen oder vorübergehend gestörten Verbindungen für ein flüssiges Arbeiten. Diesen lokalen Cache auf Ihrem Computer, der bei IMAP-Konten, Microsoft-365-Konten, Exchange-Konten und Outlook.com-Konten verwendet wird, hält Microsoft durch regelmäßige Synchronisationsvorgänge zwischen Mailclient und Server stets aktuell (das Update wird im Hintergrund durchgeführt, während Sie online sind). Der lokale Cache wird für jedes Outlook-Profil in Form einer OST-Datei (Offline-storage-table-Datei) hinterlegt.

Tipp

In Kombination mit Microsoft Exchange erweitern Sie Outlook zu einer professionellen Groupware-Lösung. Sie können dann eine kollaborative Softwareumgebung für arbeitsteilige Prozesse nutzen und viele zusätzliche cloudbasierte Funktionen in die digitalen Prozesse integrieren.

Unter Umständen macht diese spezielle Cache-Datei Probleme. Sie ist bei wachsender Größe anfälliger für Beschädigungen, die das ordnungsgemäße Funktionieren von Outlook beeinträchtigen können. Wenn beispielsweise Outlook nicht startet, könnte eine übergroße OST-Datei Grund für die Schwierigkeiten sein. Nutzen mehrere Personen einen gemeinsamen Mail-Account und nehmen Veränderungen vor (z. B. Verschieben vieler Mails beim Aufräumen), kann das ebenfalls zu Problemen führen. Das Löschen und der anschließende automatische Wiederaufbau einer OST-Datei durch Outlook sorgen dann beispielsweise dafür, dass verschwundene Ordner oder E-Mails wieder korrekt angezeigt werden.

Tipp

Normalerweise ist es kein Problem, eine OST-Datei zu löschen, da sie nur eine clientseitige Kopie von Serverdaten ist und automatisch von Outlook neu aufgebaut wird. Sie können aber vor der Bereinigung von Outlook zur Sicherheit ein Backup der Datei anlegen oder die OST-Datei einfach in ein Backup-Verzeichnis verschieben. (Beim Verschieben erübrigt sich natürlich das Löschen der Cache-Datei). Sie brauchen dann möglicherweise etwas Geduld und ausreichend Speicherplatz, denn diese Dateien werden unter Umständen sehr groß – mehrere GB sind keine Seltenheit.

Diese Schritte sind nötig, um den E-Mail-Cache im Windows Appdata-Ordner zu löschen:

Schritt 1: E-Mail-Cache-Ordner suchen

Zunächst geben Sie folgenden Pfad in der Adressleiste des Windows Explorers oder im Suchfeld der Windows-Taskleiste ein:

%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook 

Schritt 2: OST-Datei löschen

Kurz darauf öffnet sich der Ordner mit der OST-Datei, die Sie dann löschen können. Outlook sollte bei der Bereinigungsaktion geschlossen sein. Verwalten Sie mehrere Outlook-Profile über einen PC, finden Sie mehrere Dateien mit der Endung *.ost. Vor der OST-Dateiendung steht der Name des Outlook-Profils (z. B. peter@googlemail.com.ost):

Schritt 3: Outlook neu starten

Nach dem Löschen dieses Outlooks-Caches können Sie den Mail-Client wieder starten. Je nach Umfang des E-Mail-Archivs kann es einige Zeit dauern, bis die OST-Datei neu generiert und der ursprüngliche Zustand des Profils wiederhergestellt ist.

Hinweis

Falls der AppData-Ordner bei Ihnen nicht zu sehen ist, muss er zunächst im Windows-Explorer sichtbar gemacht werden. In unsere Anleitung erfahren Sie, wie Sie den Windows-AppData-Ordner anzeigen lassen können.

Kurzanleitung: So leeren Sie den E-Mail-Cache

  1. %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook öffnen
  2. Outlook schließen
  3. OST-Datei(en) löschen
  4. Outlook starten

Wie leert man die Auto-Vervollständigen-Liste von Outlook?

Die Auto-Vervollständigen-Liste ist ein nützlicher Helfer im Alltag. Die Adresssammlung erspart Anwendern von Outlook viel Schreibarbeitund beschleunigt das Versenden von Mails. Wird sie im Laufe der Zeit zu umfangreich, lässt ihr Nutzen aber nach. Die Liste speichert auch veraltete oder gar falsche Adressen, die durch Tippfehler entstanden sind. Bei zu vielen Einträgen kann es zudem häufiger passieren, dass man aus Versehen falsche Adressaten auswählt. Das kommt beispielsweise häufiger bei ähnlichen Namen vor, die man in der Hektik vorschnell in die Adressenliste einer Rundmail aufnimmt.

Tipp

Outlook nutzen Sie besonders effizient in der cloudbasierten Arbeitsumgebung Microsoft 365. Die Office-Suite versammelt viele nützliche Microsoft-Produkte, welche Ihren täglichen Workflow optimieren können.

Einzelne Vorschläge können manuell direkt aus der Vervollständigen-Liste entfernt werden. Wenn man mit der Maus auf einen Eintrag zeigt, erscheint rechts neben dem Namenseintrag ein „X“. Wenn Sie darauf klicken, werden Name und E-Mail-Adresse der Person aus der Auto-Vervollständigen-Liste gelöscht. Wenn die Liste bei der Bereinigung von Outlook komplett geleert und neu aufgebaut werden soll, müssen Sie folgende Schritte vornehmen:

  1. Outlook starten und den Menüeintrag „Datei“ auswählen.
  2. Über den Eintrag „Optionen“ am unteren linken Bildrand die Outlook-Einstellungen aufrufen:
  1. Im sich öffnenden Optionen-Menü den Eintrag „E-Mail“ wählen. (Siehe Punkt 1 im folgenden Screenshot)
  2. Die Einstellung für das Auto-Vervollständigen ist im Bereich „Nachrichten senden“ (Punkt 2 im Screenshot) gelistet. (Ist sie zunächst nicht zu sehen, dann bitte scrollen.)
  3. Anschließend über den entsprechenden Button die „AutoVervollständigen-Liste leeren“ (Punkt 3 im Screenshot):
  1. Abschließend wird das Löschen der Auto-Vervollständigen-Liste noch bestätigt (Ja-Button klicken):

Mit diesem finalen Schritt haben Sie einen weiteren Outlook-Cache geleert.


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