Outlook-Cache löschen – so geht’s

Als fester Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets gehört Outlook zu den beliebtesten E-Mail-Programmen. Der Mail-Client nutzt für alltägliche Routineabläufe permanent einen Zwischenspeicher. Dieser sogenannte Outlook-Cache kann allerdings Probleme verursachen und die Software spürbar verlangsamen. In solchen Fällen sollten Sie Outlook bereinigen und den Outlook-Cache leeren. Streng genommen hat man es nicht nur mit einem, sondern mit mehreren Temporär- und Zwischenspeichern zu tun. Wir erklären, wie Sie neben dem Cache für Anhänge auch den E-Mail-Cache und die Auto-Vervollständigen-Liste von Outlook löschen.

Der Outlook-Cache ist ein operativer Arbeitsspeicher, der verborgen im Hintergrund die Arbeit mit dem Mailprogramm beschleunigen soll und schnellere Dateizugriffe ermöglicht. In dem Zwischenlager deponiert die Software beispielsweise Mailanhänge, die für die Betrachtung vorübergehend dort abgelegt werden.

Grob vereinfacht kann man den Cache-Speicher mit der Ablagefläche eines Schreibtisches vergleichen, die das wichtigste Arbeitsmaterial für den schnellen Zugriff vorhält. Werden die Materialen aktuell nicht mehr benötigt, räumt man sie wieder weg und gewinnt Platz. Wer seinen Schreibtisch allerdings nicht regelmäßig aufräumt, leidet irgendwann unter Platznot und verliert den Überblick. Der bequeme und schnelle Zugriff auf permanent benötigte Arbeitsmaterialien funktioniert dann nicht mehr.

Beim Computer passiert Vergleichbares: Normalerweise wird der Outlook-Cache regelmäßig geleert, die dort gelagerten temporären Dateien sind nicht für den dauerhaften Verbleib auf der Festplatte gedacht und verschwinden durch automatisierte Löschprozeduren wieder. Das funktioniert allerdings nicht immer. Haben Sie zum Beispiel einen Anhang geöffnet (beispielsweise Bilder, Dokumente oder pdf-Dateien) und schließen zuerst Outlook, können die Daten unter Umständen auch dauerhaft im Zwischenspeicher verbleiben.

Mit der Zeit häufen sich in einem unaufgeräumten Cache derartige Karteileichen. Je größer das Volumen der Cache-Daten, desto länger dauert das Auslesen des Zwischenspeichers. Auch beschädigte Dateien können sich negativ auf die Performance des Mailprogramms auswirken. Spätestens wenn Outlook beim Starten und Arbeiten nicht mehr so geschmeidig wie gewohnt agiert, sollte der Outlook-Cache geleert werden. Da Mails häufig Vertrauliches enthalten, können Sie mit dem Löschen der Zwischenablage auch den Datenschutz optimieren und einem unerwünschten Zugriff auf Privates vorbeugen. Zudem geben Sie kostbaren Speicherplatz für eine sinnvollere Nutzung frei. Da Cache-Dateien für das Funktionieren des Programms nicht elementar sind, kann beim Aufräumen normalerweise nichts passieren. Wir zeigen in unserem Tutorial Schritt für Schritt, wie Sie die unterschiedlichen Outlook-Caches löschen.

Sie müssen zunächst Outlook schließen, wenn das Programm bereits geöffnet ist. Ansonsten funktioniert das Löschen eines Outlook-Caches nicht. Das weitere Vorgehen ist nicht besonders kompliziert, man benötigt nur wenige Schritte für die Bereinigung von Outlook.

Um den Cache für Anhänge zu löschen, müssen Sie zunächst das Suchfeld in der Windows-Taskleiste am linken unteren Bildschirmrand aktivieren (wenn es nicht angezeigt wird, auf das Lupensymbol am linken Rand der Taskleiste klicken). Dann ist folgender Pfad in das Suchfeld einzugeben (Schritt 1 im folgenden Screenshot):

1. Outlook schließen
2. %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook über Suchfunktion öffnen
3. Alle oder ausgewählte Dateien und Ordner entfernen
4. Outlook starten

Es gibt noch einen zweiten Outlook-Cache, der bei Bedarf gelöscht werden kann. Er ist speziell für den Offline-Betrieb von Outlook verantwortlich und sorgt auch bei langsamen oder vorübergehend gestörten Verbindungen für ein flüssiges Arbeiten. Diesen lokalen Cache auf Ihrem Computer, der bei IMAP-Konten, Microsoft-365-Konten, Exchange-Konten und Outlook.com-Konten verwendet wird, hält Microsoft durch regelmäßige Synchronisationsvorgänge zwischen Mailclient und Server stets aktuell (das Update wird im Hintergrund durchgeführt, während Sie online sind). Der lokale Cache wird für jedes Outlook-Profil in Form einer OST-Datei (Offline-storage-table-Datei) hinterlegt.

Unter Umständen macht diese spezielle Cache-Datei Probleme. Sie ist bei wachsender Größe anfälliger für Beschädigungen, die das ordnungsgemäße Funktionieren von Outlook beeinträchtigen können. Wenn beispielsweise Outlook nicht startet, könnte eine übergroße OST-Datei Grund für die Schwierigkeiten sein. Nutzen mehrere Personen einen gemeinsamen Mail-Account und nehmen Veränderungen vor (z. B. Verschieben vieler Mails beim Aufräumen), kann das ebenfalls zu Problemen führen. Das Löschen und der anschließende automatische Wiederaufbau einer OST-Datei durch Outlook sorgen dann beispielsweise dafür, dass verschwundene Ordner oder E-Mails wieder korrekt angezeigt werden.

Diese Schritte sind nötig, um den E-Mail-Cache im Windows Appdata-Ordner zu löschen:

Zunächst geben Sie folgenden Pfad in der Adressleiste des Windows Explorers oder im Suchfeld der Windows-Taskleiste ein:

Nach dem Löschen dieses Outlooks-Caches können Sie den Mail-Client wieder starten. Je nach Umfang des E-Mail-Archivs kann es einige Zeit dauern, bis die OST-Datei neu generiert und der ursprüngliche Zustand des Profils wiederhergestellt ist.

1. %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook öffnen
2. Outlook schließen
3. OST-Datei(en) löschen
4. Outlook starten

Wie leert man die Auto-Vervollständigen-Liste von Outlook?

Die Auto-Vervollständigen-Liste ist ein nützlicher Helfer im Alltag. Die Adresssammlung erspart Anwendern von Outlook viel Schreibarbeit und beschleunigt das Versenden von Mails. Wird sie im Laufe der Zeit zu umfangreich, lässt ihr Nutzen aber nach. Die Liste speichert auch veraltete oder gar falsche Adressen, die durch Tippfehler entstanden sind. Bei zu vielen Einträgen kann es zudem häufiger passieren, dass man aus Versehen falsche Adressaten auswählt. Das kommt beispielsweise häufiger bei ähnlichen Namen vor, die man in der Hektik vorschnell in die Adressenliste einer Rundmail aufnimmt.

Mit diesem finalen Schritt haben Sie einen weiteren Outlook-Cache geleert.