Outlook-Kontakte exportieren: So funktioniert’s

Wer regelmäßig E-Mails via Outlook verschickt und empfängt, weiß das integrierte Adressbuch zu schätzen. Einmal gespeicherte Kontaktinformationen sind jederzeit abrufbar, sodass der jeweilige Adressat problemlos ausgewählt ist und in der Adresszeile angegeben werden kann. Durch das Anlegen von Nutzerkategorien aus bestehenden Outlook-Kontakten lassen sich die elektronischen Nachrichten darüber hinaus mit wenigen Klicks an eine ganze Gruppe von Adressaten schicken, um so eine Menge Zeit und Aufwand zu sparen.

Insbesondere bei umfangreichen Kontaktsammlungen ist es empfehlenswert, diese regelmäßig zu sichern, indem Sie das Outlook-Adressbuch exportieren. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mail-Kontakte außerdem unkompliziert an Dritte weitergeben oder in eine neuere Outlook-Version übertragen.

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Kontakte aus Outlook exportieren: Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Unabhängig davon, welche Version Sie nutzen, können Sie jederzeit und ohne zusätzliche Tools Ihre Outlook-Kontakte exportieren. Insbesondere wenn Sie bis dato ältere Editionen wie Outlook 2010 verwendet haben, um Ihren E-Mail-Verkehr abzuwickeln, vereinfacht die Exportfunktion den Umstieg auf moderne Lösungen wie Outlook 2016 oder Outlook im Web (ehemals Outlook Web App) enorm. Wenn Sie sich also über die Jahre hinweg ein gut gefülltes Adressbuch angelegt haben, brauchen Sie auch nach dem Versionswechsel nicht auf dieses verzichten. Die Vorgehensweise unterscheidet sich dabei lediglich geringfügig, wie die nachfolgenden Anleitungen für Outlook im Web, Outlook 2016 und 2013 sowie das nur noch selten eingesetzte Office 2010 unter Beweis stellen.

Outlook-Kontakte exportieren: So funktioniert der Export in Outlook 2016 und 2013

Als Nutzer einer Outlook-Variante ab Version 2013 rufen Sie im ersten Schritt den Reiter „Datei“ auf. Diesen finden Sie ganz links in der oberen Menüleiste:

Wählen Sie den Eintrag „Öffnen und exportieren“ und anschließend „Importieren/Exportieren“ aus:

In der Folge startet Outlook den Import/Export-Assistenten, der Ihnen eine Reihe möglicher Aktionen zur Auswahl präsentiert. Klicken Sie auf „In Datei exportieren“ und dann auf die Schaltfläche „Weiter“.

Im darauffolgenden Menü behalten Sie die Option „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ bei und drücken erneut auf „Weiter“. Sie gelangen in die Outlook-Ordnerübersicht, in der Sie den gewünschten Exportinhalt „Kontakte“ per Doppelklick auswählen:

Klicken Sie abschließend auf „Durchsuchen“, um einen geeigneten Speicherort und -namen für die zu exportierende Kontaktdatendatei auszuwählen.

Bestätigen Sie Speicherort und Dateinamen durch „OK“ und klicken Sie ein letztes Mal auf „Weiter“. Überzeugen Sie sich davon, dass der passende Ordner eingetragen ist und drücken auf „Fertig stellen“, um Ihr Outlook-Adressbuch zu exportieren. Nachdem Outlook den Exportprozess erfolgreich ausgeführt hat, finden Sie an gewählter Stelle eine CSV-Datei vor, die ihre Outlook-Kontakte enthält.

So können Sie Ihre Kontakte aus Outlook im Web exportieren

Der webbasierte Outlook-Client, der seit geraumer Zeit „Outlook im Web“ heißt, stellt eine exzellente Möglichkeit dar, E-Mails von jedem Gerät aus abzurufen und zu senden, ohne dass hierfür ein Client installiert sein muss. Auch Ihre Kontakte haben Sie dank der Web-App jederzeit greifbar. Bei Bedarf können Sie das Adressbuch zudem mit Outlook im Web exportieren, wofür Sie sich im ersten Schritt in dem Onlinetool anmelden und auf das kleine Personensymbol am unteren Bildschirmrand drücken:

Im nun folgenden Menü, das Ihnen verschiedene Kategorien empfohlener Kontaktpersonen präsentiert, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verwalten“. Aus den Drop-down-Optionen wählen Sie „Kontakte exportieren“:

Nun können Sie sich entscheiden, ob Sie alle oder nur bestimmte Outlook-Kontakte exportieren wollen. Für Letzteres wählen Sie den Punkt „Kontakte aus diesem Ordner“ und suchen über das kleine Pfeilsymbol nach dem gewünschten Kontaktordner. Über die Schaltfläche „Exportieren“ starten Sie schließlich das Downloadfenster, mit dessen Hilfe Sie die CSV-Datei auf Ihren PC oder ein beliebiges externes Speichermedium herunterladen können.

Outlook-2010-Kontakte exportieren: So geht’s

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Kontakte zu exportieren, wenn Sie von Outlook 2010 auf eine neuere Version umsteigen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich dabei leicht von der unter Outlook 2013 und 2016, wie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt:

  1. Rufen Sie die Registerkarte „Datei“ auf.
     
  2. Wählen Sie den Menüpunkt „Öffnen“ und anschließend „Importieren“ aus.
     
  3. Nun folgen die bereits oben genannten Schritte mit dem Assistenten: Sie wählen die Punkte „In Datei exportieren“ und „Kommagetrennte Werte“ aus und geben anschließend den Ordner mit den Outlook-Kontakten an, die Sie exportieren wollen.
     
  4. Suchen Sie nach einem geeigneten Speicherort und starten Sie den Export-Vorgang via „Fertig stellen“.
Hinweis

Alternativ können Sie den Import/Export-Assistenten in Outlook 2010 über „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“ > „Exportieren“ öffnen.

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