Outlook-Mail zurückholen – so funktioniert’s

Ein vorschneller Klick und schon geht die Mail an den Kollegen unfertig oder ohne Anhang raus. Ärgerlich, doch für Nutzer von Microsoft Outlook nur halb so wild. Das E-Mail-Programm bietet eine Rückruf-Funktion für Nachrichten. Wie diese funktioniert und welche Voraussetzungen für den Rückruf erfüllt sein müssen – wir verraten es Ihnen.

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Voraussetzungen für die Rückruf-Funktion

E-Mails, die mit Microsoft Outlook versendet werden, lassen sich unter folgenden Bedingungen im Postfach des Empfängers löschen oder durch eine neue Mail ersetzen:

  1. Sowohl Ihr E-Mail-Programm als auch das des Empfängers ist mit einem Microsoft Exchange-Server verbunden.
  2. Die Nachricht wurde mit der Outlook-Desktop-App oder Office 365 innerhalb derselben Organisation versendet.
  3. Der Empfänger hat die Nachricht noch nicht geöffnet.

Sind alle drei Bedingungen erfüllt, steht dem Rückruf Ihrer E-Mail nichts im Wege.

Mail-Rückruf mit Outlook 2016, 2013 und 2010

Um eine bereits gesendete E-Mail mit Outlook 2016, 2013 oder 2010 zurückzurufen, gehen Sie wie folgt vor.

Schritt 1: Klicken Sie auf den Mail-Ordner „Gesendete Elemente“. Sie finden den Ordner im Mail-Verzeichnis auf der linken Seite Ihres Outlook-Fensters.

Schritt 2: Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie via Outlook zurückrufen möchten, und öffnen Sie diese mit einem Doppelklick in einem neuen Fenster.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ und wählen Sie im Drop-down-Menü die Outlook-Option „Diese Nachricht zurückrufen…“.

Hinweis

Wird die Outlook-Option „Diese Nachricht zurückrufen…“ nicht angezeigt, liegt das vermutlich daran, dass Sie entweder kein Exchange-Konto benutzen oder die Rückruf-Funktion vom Administrator des Exchange-Server deaktiviert wurde.

Schritt 4: Wählen Sie eine von zwei Rückruf-Optionen aus.

  • Ungelesene Kopie dieser Nachricht löschen
  • Ungelesene Kopie durch eine neue Nachricht ersetzen.

Entscheiden Sie sich, ob Sie die Empfänger Ihrer Nachricht über das Ergebnis des Rückrufs informieren möchten.

Bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf „OK“.

Schritt 5: Stellen Sie sicher, dass der Rückruf erfolgreich war.

Outlook informiert Sie in jedem Fall per E-Mail über das Ergebnis des Rückrufs. Sofern Sie die entsprechende Funktion aktiviert haben, wird auch der Empfänger der Nachricht über den Rückruf informiert.

Fehlgeschlagener Rückruf

Erfolgreicher Rückruf

Erfolg des Rückrufs sicherstellen

Ob sich eine bereits gesendete Mail problemlos durch eine neue Nachricht ersetzen lässt, hängt außer von den oben aufgeführten Voraussetzungen auch von den Outlook-Einstellungen des Empfängers ab.

Laut Microsoft sind folgende Szenarien denkbar.

Szenario 1: Die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist aktiviert (Standardeinstellung).

Hat der Empfänger die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ aktiviert, wird sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch die Nachricht zum Rückruf der Mail im Posteingang des Empfängers gespeichert. Ob der Rückruf dann erfolgreich ist, hängt davon ab, ob die Mail gelesen wurde.

  • Hat der Empfänger die ursprüngliche Nachricht noch nicht gelesen, wird diese durch die Rückruf-Nachricht ersetzt. Der Empfänger wird darüber informiert, dass Sie die ursprüngliche Nachricht zurückgerufen haben.
  • Ist die Nachricht beim Eintreffen der Rückrufnachricht als gelesen markiert, scheitert der Rückruf und die Nachricht verbleibt im Postfach des Empfänger. Dieser wird jedoch darüber informiert, dass Sie einen Rückruf veranlasst haben.

Szenario 2: Die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist nicht aktiviert.

Hat der Empfänger die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ nicht aktiviert, wird sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch die Nachricht zum Rückruf der Mail im Posteingang des Empfängers gespeichert. Ob der Rückruf erfolgreich ist, hängt jedoch davon ab, welche Mail zuerst geöffnet wird:

  • Öffnet der Empfänger zuerst die Rückrufnachricht, wir die ursprüngliche Nachricht gelöscht. Der Rückruf war erfolgreich.
  • Öffnet der Empfänger hingegen die ursprüngliche Mail zuerst, scheitert der Rückruf.

Szenario 3: Eine Posteingangsregel verschiebt die ursprüngliche Mail in einen anderen Ordner.

Hat der Empfänger eine Regel definiert, nach der die ursprüngliche Nachricht und die Rückruf-Mail in verschiedenen Ordnern abgelegt werden, scheitert der Rückruf.

Szenario 4: Eine Posteingangsregel verschiebt sowohl die ursprüngliche Mail als auch die Rückruf-Mail in einen anderen Ordner.

Hat der Empfänger eine Regel definiert, nach der die ursprüngliche Nachricht und die Rückruf-Nachricht im selben Ordner abgelegt werden, hängt der Erfolg des Rückrufs davon ab, welche Mail zuerst geöffnet wird.

  • Öffnet der Empfänger zuerst die Rückrufnachricht, wird die ursprüngliche Nachricht gelöscht. Der Rückruf war erfolgreich.
  • Öffnet der Empfänger hingegen die ursprüngliche Mail zuerst, scheitert der Rückruf.
Tipp

Ist der Rückruf einer unfertigen oder fehlerhaften Nachricht nicht mehr möglich – beispielsweise, weil eine der oben angeführten Bedingungen nicht erfüllt ist – lässt sich das Missgeschick in der Regel durch eine Folgenachricht beheben. Entschuldigen Sie sich und liefern Sie fehlende Inhalte nach. Weitere Tipps für eine professionelle Internetkommunikation finden Sie in unserem E-Mail-Knigge.


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