Office-Programme: Bürosoftware im Überblick

Der Büroalltag stellt alle Beteiligten vor diverse Herausforderungen. Ob die Organisation und Bewältigung aller offenstehenden Aufgaben, die Planung und Einhaltung von Terminen und Deadlines oder die Gestaltung interner und externer Kommunikation: Ohne die passenden Hilfsmittel stehen Sie schnell auf verlorenem Posten, weshalb Bürosoftware für PC, Smartphone und Co. aus dem modernen Office-Leben nicht mehr wegzudenken ist. Dabei ist das Angebot heutzutage allerdings so vielfältig, dass es schwerfällt, die geeigneten Office-Programme für die eigenen Anforderungen zu finden. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Kategorien verfügbarer Office-Software und stellen Ihnen jeweils einige etablierte Lösungen im Kurzporträt vor.

Nicht selten stehen Unternehmen bei der Suche nach der passenden Software vor dem Problem, dass eigentlich gar nicht so klar ist, welche Office-Programme eigentlich für den reibungslosen Geschäftsablauf benötigt werden. Speziell für diesen Zweck bieten sogenannte Office-Suites (auch: Office-Pakete) eine Kollektion elementarer Anwendungen, die den Büroalltag branchenübergreifend vereinfachen. Für gewöhnlich enthalten solche Suites beispielsweise Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationen, Präsentationstools, Datenbank-Management-Systeme und Kommunikationstools. Klassiker und unangefochtener Marktführer ist dabei die bereits seit 1989 von Microsoft veröffentlichte Suite Microsoft Office, für die es mittlerweile aber auch erstklassige kostenpflichtige und kostenlose Alternativen gibt.

Dass eine Office-Suite nicht zwangsläufig etwas kosten muss, zeigt das Open-Source-Paket LibreOffice. Die Abspaltung der ebenfalls frei lizenzierten, bekannteren Suite OpenOffice wird seit 2010 unabhängig weiterentwickelt, wobei das Team sogar verschiedene Versionen für Windows, macOS und Linux zur Verfügung stellt. Obwohl die in LibreOffice enthaltene Bürosoftware kostenlos nutzbar ist, steht diese der Microsoft-Lösung in nichts nach: Die Office-Programme wie der Texteditor Writer oder das Zeichenprogramm Draw ähneln den proprietären Anwendungen nicht nur hinsichtlich ihrer Bedienung, sondern auch ihrer Funktionalität. Da die LibreOffice-Programme zudem viele Microsoft-Formate wie .docx oder .xlsx unterstützen, ist auch die Zusammenarbeit mit Nutzern der Microsoft-Suite problemlos möglich.

Seit 2016 bietet auch der Suchmaschinenriese Google ein Office-Paket an: Die sogenannte Google Workspace hebt sich dabei von den zuvor genannten Lösungen insofern ab, dass sie ausschließlich cloudbasiert ist. Die verschiedenen Tools zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Planen von Aufgaben und Terminen werden also nicht auf dem PC bzw. auf dem Mobilgerät installiert, sondern lassen sich einfach ohne Installation mit dem Browser der Wahl starten und nutzen. Eine aktive Internetverbindung benötigen Sie allerdings nur, um Daten oder den aktuellen Arbeitsstand zu synchronisieren, denn der Großteil der in Google Workspace enthaltenen Office-Programme verfügt auch über einen Offlinemodus. Wie bei Microsoft Office ist der Abschluss eines monatlichen Abonnements (ab 5,20 Euro pro Nutzer) erforderlich, um Google Workspace nutzen zu können.

Auch ein halbes Jahrhundert nach ihrer Erfindung ist die E-Mail nicht als Kommunikationsform aus den Büros wegzudenken. Schätzungsweise 196 Milliarden Mails werden weltweit am Tag versendet, wobei es sich bei etwa der Hälfte um berufliche Nachrichten handelt. Ein E-Mail-Programm, mit dem Sie Mails empfangen, schicken und archivieren können, darf daher auf keinem Arbeitsgerät fehlen – insbesondere, da diese Clients in den meisten Fällen auch als Personal Information Manager (PIM) fungieren, indem sie das Verwalten von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen ermöglichen.

Wenn Sie nach kostenloser Bürosoftware suchen, werden Sie auch in der Sparte der E-Mail-Clients fündig: Das von der Mozilla Foundation entwickelte Open-Source-ProgrammThunderbird zählt zu den besten Outlook-Alternativen und ist darüber hinaus gänzlich kostenfrei. Der Client ist standardmäßig auf das E-Mail-Geschehen beschränkt, lässt sich aber mithilfe von Add-ons um diverse Funktionen erweitern. So fügen Sie beispielsweise mit dem Add-on Lightning einen Kalender hinzu, um anstehende Aufgaben und Termine direkt in Thunderbird managen zu können. Ebenfalls beliebt und sehr nützlich: Die Erweiterung ReminderFox, mit der sich Listen von Erinnerungen und Aufgaben anzeigen und verwalten lassen.

Termine und Deadlines einzuhalten, zählt zu den wichtigsten Tugenden im Büroalltag. Die Beziehungen mit Geschäftspartnern leiden nämlich schnell, wenn Sie in diesem Punkt nicht die notwendige Professionalität an den Tag legen. Und auch innerhalb des eigenen Unternehmens spielt das Einhalten zeitlicher Vorgaben eine elementare Rolle, um die gesteckten Ziele erreichen zu können. Zögern Sie daher nicht, zu Kalender-Software bzw. Terminplanern zu greifen, um Ihren Tagesablauf optimal zu planen und keinen Ihrer Termine zu verpassen. Derartige Spezialprogramme bieten nämlich noch einmal einen deutlich größeren Funktionsrahmen als beispielsweise die integrierten Kalenderlösungen von E-Mail-Clients.

Mit der Kalender-Applikation Rainlendar behalten Sie alle wichtigen Events und Aufgaben im Blick. Zu diesem Zweck präsentiert das Tool entsprechende Listen direkt auf Ihrem Desktop, sodass Sie diese jederzeit einsehen können. Der grafische Stil dieser Listen, deren Anzahl prinzipiell unbegrenzt ist, lässt sich mithilfe verschiedener Skins individuell gestalten. Rainlendar ist verfügbar für Windows, macOS und Linux und speichert sämtliche Daten im standardisierten iCalendar-Format (RFC 2445). Es ist also problemlos möglich, Ihre Termine und Aufgaben in ein anderes Programm zu exportieren. Das Office-Programm zur Terminplanung ist wahlweise als kostenfreie Lite-Version oder als kostenpflichtige Pro-Version (9,95 Euro) verfügbar. Letztere gibt Ihnen u. a. die Möglichkeit, andere Kalender wie den Google-Kalender einzubinden.

Weit mehr als ein einfacher Kalender ist das von Astonsoft Ltd. entwickelte Office-Programme EssentialPIM. Die Software für Windows, iOS und Android glänzt durch diverse weitere Features zur Organisation des Arbeitsalltags, weshalb sie sich auch – wie bereits im Namen ersichtlich – als Personal Information Manager (PIM) einstufen lässt. Sie können nämlich auch Aufgaben eintragen und Notizen erstellen, Kontakte verwalten und sogar E-Mail-Konten einbinden. Außerdem ist ein Passwort-Manager in der Bürosoftware integriert. Grundsätzlich kostenfrei lässt sich EssentialPIM jederzeit auf die kostenpflichtige Pro-Edition (ab ca. 36 Euro) upgraden, um Zugriff auf ein riesiges Synchronisierungspaket (u. a. Google, iCloud, Outlook, CalDAV und CardDAV), starke Verschlüsselungsmethoden oder eine Notizzettel-Funktion für den Desktop zu erhalten.

Ein unverzichtbares Utensil für den Büroalltag, das auch bestens aus dem privaten Alltag bekannt sein dürfte, ist die To-do-Liste. Eine solche Auflistung aller zu erledigenden Aufgaben erleichtert die Selbstorganisation bzw. die Arbeit im Team erheblich und bildet darüber hinaus die entscheidende Grundlage für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Die einzelnen Punkte der Liste lassen sich dabei gezielt bestimmten Personen zuweisen und abhaken, sobald sie erledigt sind – fallen neue Aufgaben an, fügen Sie diese einfach hinzu. Anstatt Ihre To-do-Liste auf einem Blatt Papier oder auf einem Flipchart zu führen, können Sie dies dank entsprechender Office-Software auch auf Ihrem PC bzw. Mobilgerät erledigen.

Ein Urgestein unter den To-do-Listen-Tools ist das Office-Programm ToDoList. Die kostenloseSoftware für Windows erfordert keinerlei Installation – Sie laden einfach die ausführbare Programmdatei herunter und starten den Aufgabenplaner per Doppelklick. ToDoList präsentiert Ihnen anstehende Aufgaben in einer übersichtlichen Baumstruktur, wobei Sie für jeden Task beliebig viele Unteraufgaben erstellen und Kommentare setzen können, die sich zur besseren Übersichtlichkeit ein- bzw. ausklappen lassen. Zudem können Sie für jede Aufgabe u. a. folgende Einstellungen festlegen:

• Priorität
• Zeitaufwand
• Deadline
• Status
• Verantwortliche Person
• Kategorie

Zudem können Sie in ToDoList Links zu Ressourcen hinterlegen, die für eine Aufgabe bzw. einen Aufgabenzweig benötigt werden. Hierfür geben Sie einfach die Netzwerk- bzw. Internetadresse an.