Fra­ge­tech­ni­ken: So bekommen Sie die Antworten, die Sie brauchen

Fragen kostet nichts, das lernen wir schon als Kinder. Die Idee dahinter ist, dass Neugier eine der wich­tigs­ten Vor­aus­set­zun­gen für das Lernen ist und die richtige Frage zum richtigen Zeitpunkt schon so manchen im Leben ent­schei­dend wei­ter­ge­bracht hat. Und selbst wenn die Antwort nicht wie erhofft ausfällt, hat man es zumindest versucht und in der Regel nichts dabei verloren.

Doch nicht nur Kinder, die ihre Umgebung entdecken, oder Be­rufs­ein­stei­ger, die sich erst einmal in der Ar­beits­welt zu­recht­fin­den müssen, pro­fi­tie­ren davon, Fragen zu stellen. Auch lang­jäh­ri­ge An­ge­stell­te haben Fragen, wenn sie sich in ein neues Auf­ga­ben­ge­biet ein­ar­bei­ten müssen. Und nicht zuletzt müssen auch Füh­rungs­kräf­te gezielt Fragen stellen, wenn sie wissen wollen, ob ihre Mit­ar­bei­ter zufrieden sind und ob es im Betrieb noch Ver­bes­se­rungs­po­ten­zi­al gibt. Mit den richtigen Fra­ge­tech­ni­ken können Sie das Gespräch so be­ein­flus­sen, dass Sie Antworten erhalten, die Ihnen wirklich wei­ter­hel­fen.

Von echtem Interesse geprägte Fragen sind eine we­sent­li­che Vor­aus­set­zung für eine re­spekt­vol­le Kom­mu­ni­ka­ti­on, bei der im besten Fall beide Seiten von­ein­an­der lernen. Im Be­rufs­le­ben sind sie darüber hinaus ein wir­kungs­vol­les In­stru­ment, um bestimmte Ziele oder Er­geb­nis­se zu erreichen. Der Mit­ar­bei­ter, der nach­drück­lich nach Wei­ter­bil­dun­gen fragt, zeigt En­ga­ge­ment und wird bei ent­spre­chen­den Maßnahmen und Be­för­de­run­gen ver­mut­lich eher be­rück­sich­tigt. Der Moderator eines Meetings kann die Teil­neh­mer mit gezielten Fragen zu kreativen Denk­pro­zes­sen und in­ter­es­san­ten Dis­kus­sio­nen anregen und damit nicht nur das Meeting ef­fi­zi­en­ter gestalten, sondern auch zu Lösungen kommen, mit denen alle zufrieden sind.

Wie in allen Bereichen der be­ruf­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on kommt es aber auch bei Fragen auf die For­mu­lie­rung, den Zeitpunkt und die Intention an. Es gibt daher ver­schie­de­ne Fra­ge­tech­ni­ken, die für un­ter­schied­li­che Si­tua­tio­nen geeignet sind.

Eine we­sent­li­che Un­ter­schei­dung bei Fragen, die viele bereits seit der Schulzeit kennen, ist die zwischen offenen und ge­schlos­se­nen Fragen. Während offene Fragen optimaler Weise zum Nach­den­ken anregen und zu einem regen Mei­nungs­aus­tausch führen, geben ge­schlos­se­ne Fragen die Ant­wort­mög­lich­kei­ten schon vor, dienen in erster Linie der Wis­sens­kon­trol­le und sind mit einem Wort (so­ge­nann­te Ja-Nein-Fragen) oder einem kurzen Satz zu be­ant­wor­ten. Daher sollte man bei Referaten möglichst offene Fragen zu stellen, um auf diese Weise seine Mit­schü­ler zur Mitarbeit zu mo­ti­vie­ren. Das kann auch später bei be­ruf­li­chen Meetings funk­tio­nie­ren. Möchte man hingegen unnötige Dis­kus­sio­nen vermeiden und schnell zu Er­geb­nis­sen kommen, sind ge­schlos­se­ne Fragen das richtige Mittel.

Offene und ge­schlos­se­ne Fragen bilden al­ler­dings nur die beiden Ober­ka­te­go­rien für einen ganzen Katalog an Fra­ge­tech­ni­ken, die Sie im Be­rufs­all­tag einsetzen können. Dabei hängt es erheblich von der je­wei­li­gen Situation ab, welche Methode am er­folg­ver­spre­chends­ten ist. Denn je nachdem, ob es sich um ein Jah­res­ge­spräch zwischen Chef und Mit­ar­bei­ter oder um ein Pro­jekt­mee­ting handelt, werden un­ter­schied­li­che Ziele verfolgt für die auch un­ter­schied­li­che Fra­ge­tech­ni­ken geeignet sind. Während ein Mit­ar­bei­ter­ge­spräch von einer ver­trau­ens­vol­len und ruhigen At­mo­sphä­re pro­fi­tiert, steht bei den Mo­de­ra­ti­ons­tech­ni­ken die Anregung der Teil­neh­mer zu lebhaften Dis­kus­sio­nen und lö­sungs­ori­en­tier­ten Ideen im Vor­der­grund.

In der Praxis ist es am wirk­sams­ten, wenn Sie nicht an einer einzigen vorher aus­ge­wähl­ten Methode fest­hal­ten, sondern ver­schie­de­ne Varianten mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren. So können Sie im Rahmen des Ge­sprä­ches flexibel reagieren.

Für welche Ge­sprächs­si­tua­tio­nen sich welche Fra­ge­tech­ni­ken am besten eignen, erläutern wir im Folgenden. Alle unten auf­ge­führ­ten Fra­ge­ty­pen können sowohl als offene als auch als ge­schlos­se­ne Frage for­mu­liert werden. Für welche Variante Sie sich ent­schei­den, sollten Sie auch davon abhängig machen, wie die Stimmung der Ge­sprächs­teil­neh­mer ist und wie viel Zeit Ihnen für das Gespräch zur Verfügung steht.

Die Ein­stiegs­fra­ge dient dazu, eine gute Basis für das Gespräch zu schaffen und sollte dem­entspre­chend offen und positiv for­mu­liert werden. So können Sie zum Beispiel bei einem Jah­res­ge­spräch danach fragen, welche Si­tua­tio­nen der Mit­ar­bei­ter als besonders positiv empfunden hat oder auf welche Erfolge er besonders stolz ist.

Bei Meetings ist die Prio­ri­sie­rung der Ta­ges­ord­nung ein guter Einstieg. Fragen Sie die Teil­neh­mer, welche Themen ihnen besonders wichtig sind, und passen Sie dem­entspre­chend die Agenda in der Team­ar­beit um. So fühlen sich alle An­we­sen­den ernst genommen und es entsteht eine kon­struk­ti­ve Ar­beits­at­mo­sphä­re.

Bei hy­po­the­ti­schen Fragen fordern Sie Ihr Gegenüber dazu auf, sich eine Situation vor­zu­stel­len, die mit der (aktuellen) Realität nichts zu tun hat. Diese Fra­ge­tech­nik eignet sich besonders gut als Aus­gangs­punkt für ein Brain­stor­ming, bei dem Lösungen für konkrete Probleme oder Aufgaben gefunden werden sollen. Fragen Sie bei­spiels­wei­se „Wie würden Sie den Auftrag umsetzen, wenn Sie un­be­grenzt Zeit dafür hätten?“ oder „Wie würden Sie die Wer­be­kam­pa­gne gestalten, wenn Sie keine Rücksicht auf die Kun­den­wün­sche nehmen müssten?“, dann bringen Sie Ihre Ge­sprächs­part­ner dazu, die Fra­ge­stel­lung aus einer neuen Per­spek­ti­ve zu be­trach­ten und von gewohnten Denk­mus­tern ab­zu­wei­chen. Das ist die beste Vor­aus­set­zung für in­no­va­ti­ve Ideen.

Bei zir­ku­lä­ren Fragen geht es darum, dass der Befragte seine Optionen oder Ver­hal­tens­wei­sen nicht aus der eigenen Position heraus beurteilt, sondern aus einer anderen Per­spek­ti­ve be­trach­tet. Dadurch soll eine kritische Distanz zum eigenen Stand­punkt ge­schaf­fen werden. Das erreichen Sie durch Fragen wie „Welche Lösung würden Sie als Vertreter der Abteilung X be­vor­zu­gen?“ oder „Wären Sie als Investor überzeugt, dass diese Idee er­folg­reich ist?“

Mit diesen Fragen können Sie fest­ge­fah­re­ne Dis­kus­sio­nen auf­lo­ckern und im besten Fall sogar sture Prin­zi­pi­en­rei­ter zu Kom­pro­mis­sen bewegen.

Ein in­ter­es­san­tes und definitiv un­ter­halt­sa­mes Ge­dan­ken­spiel lässt sich durch paradoxe Fragen anregen. Dabei kehren Sie die ei­gent­li­che Fra­ge­stel­lung um und for­mu­lie­ren Sie Fragen wie zum Beispiel „Wie schaffen wir es auf keinen Fall, das Projekt pünktlich ab­zu­schlie­ßen?“ oder „Was müsste passieren, damit Sie Ihren Job kündigen?“

Aus den Antworten lässt sich ableiten, welche Faktoren die Ge­sprächs­part­ner am meisten stören und was die wich­tigs­ten Bau­stel­len sind, an denen man arbeiten muss, um Projekte oder tägliche Abläufe zu op­ti­mie­ren.

Lassen Sie Antworten nicht un­kom­men­tiert stehen, sondern fragen Sie nach aus­führ­li­che­ren Er­läu­te­run­gen oder Be­grün­dun­gen. Mit solchen Rück­fra­gen si­gna­li­sie­ren Sie Interesse und gleich­zei­tig regen Sie den Befragten dazu an, seine vorherige Aussage zu re­flek­tie­ren, genauer zu erklären oder ge­ge­be­nen­falls zu kor­ri­gie­ren.

Besonders in Vier-Augen-Ge­sprä­chen wie dem Jahres-Feedback oder Ge­halts­ver­hand­lun­gen geht es darum, eine ver­trau­ens­vol­le At­mo­sphä­re zu schaffen. Aus diesem Grund sind Ge­fühls­fra­gen wie „Welche Ent­wick­lun­gen bereiten Ihnen Sorgen?“ oder „Wie fühlen Sie sich in Ihrer neuen Position?“ durchaus an­ge­bracht.

Nachdem Ideen oder Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge zu­sam­men­ge­tra­gen wurden, müssen auf die vielen Worte auch Taten folgen. Darauf zielen Zu­kunfts­fra­gen wie „Wer kümmert sich um die Umsetzung dieser Idee?“ oder „Bis wann können wir Maßnahme X ab­schlie­ßen?“ ab. Nur so re­sul­tie­ren aus einem langen Meetings letztlich auch konkrete Hand­lun­gen und Er­geb­nis­se, die sich im Protokoll fest­hal­ten lassen.

Auch die Lö­sungs­fra­ge zielt auf greifbare Er­geb­nis­se ab – gleich­zei­tig ist sie ein wirksames Mittel, um ewige, sich im Kreis drehende Dis­kus­sio­nen zu beenden.