Social Intranet: Die elegante Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sung für Un­ter­neh­men

Der Austausch von In­for­ma­tio­nen spielt in jedem Un­ter­neh­men eine wichtige Rolle. Je besser Mit­ar­bei­ter über aktuelle Ge­scheh­nis­se, Ent­wick­lun­gen und Pläne Bescheid wissen, desto eher fühlen sie sich als Teil des Ganzen. Ar­beit­neh­mer, die nur un­zu­rei­chend oder erst im Nach­hin­ein über wichtige Er­eig­nis­se in­for­miert werden, fühlen sich hingegen häufig über­gan­gen, was sich lang­fris­tig negativ auf die Zu­frie­den­heit auswirken kann. Ins­be­son­de­re Firmen, deren An­ge­stell­te über mehrere Standorte verteilt sind oder vermehrt von unterwegs bzw. zuhause aus arbeiten, müssen dieser Situation mit ent­spre­chen­den Maßnahmen begegnen. Nachdem klas­si­sche Intranets jahrelang als die perfekte Lösung galten, gewinnen die fort­schritt­li­chen Social Intranets zunehmend an Be­liebt­heit.

Als Computer zunehmend Einzug in den Ar­beits­all­tag hielten, ent­stan­den schnell auch die ersten Intranets. Dabei handelt es sich um fir­men­in­ter­ne Netzwerke, die sich dadurch aus­zeich­nen, dass sie nicht öf­fent­lich, sondern lediglich für au­to­ri­sier­te Nutzer – in diesem Fall die An­ge­stell­ten der je­wei­li­gen Firma – zu­gäng­lich sind. Zu­sätz­lich zu ad­mi­nis­tra­ti­ven Vorteilen wie der einfachen Re­gu­lie­rung von In­ter­net­zu­gän­gen und der maximalen Kontrolle über die Si­cher­heit des Netzwerks liegt der Vorzug solcher Intranets vor allem darin, dass alle Mit­ar­bei­ter besser und schneller zu erreichen sind. Füh­rungs­eta­gen haben mit den Fir­men­net­zen aus diesem Grund bis heute ein prak­ti­sches Hilfs­mit­tel, wenn in­ner­be­trieb­li­che In­for­ma­tio­nen – für ge­wöhn­lich in Form re­dak­tio­nel­ler Beiträge – aus­ge­tauscht und ver­brei­tet werden sollen.

Seit Chat-Platt­for­men und soziale Netzwerke die digitale Kom­mu­ni­ka­ti­on jedoch grund­le­gend re­vo­lu­tio­niert haben, hat das tra­di­tio­nel­le Intranet-Modell mit seiner eher sta­ti­schen, hier­ar­chi­schen Struktur ent­schei­dend an Akzeptanz verloren. Die neuen Mög­lich­kei­ten, in­ter­ak­tiv und in Echtzeit mit­ein­an­der zu kom­mu­ni­zie­ren, sind in der Kon­se­quenz feste Be­stand­tei­le moderner Intranets, die zwar weiterhin auf den ge­schäft­li­chen Gebrauch aus­ge­rich­tet sind, funk­tio­nal aber stark den sozialen Netz­wer­ken ähneln. Daher be­zeich­net man sie auch als Social Intranets.

Social Intranets legen den Grund­stein für eine offene Un­ter­neh­mens­kul­tur. Bei optimaler Struk­tu­rie­rung soll jeder Mit­ar­bei­ter relevante In­for­ma­tio­nen zum frü­hest­mög­li­chen Zeitpunkt erhalten. Ferner ist ein ele­men­ta­rer Grund­ge­dan­ke der sozialen Ver­net­zung, dass alle An­ge­stell­ten auch aktiv werden und eigenen Input liefern können. Auf diese Weise erhält die Un­ter­neh­mens­füh­rung nicht nur wertvolle Rück­mel­dun­gen, sondern wird auch in Sachen Ma­nage­ment entlastet: Dank der Ei­gen­in­itia­ti­ve, die durch Social Intranets er­mög­licht wird, können sich die ver­schie­de­nen Teams in der Regel selbst or­ga­ni­sie­ren. Nebenbei können die prak­ti­schen Netzwerk-Platt­for­men auch den Zugriff auf die be­nö­tig­ten Ar­beits­mit­tel si­cher­stel­len.

Auch wenn die einzelnen Lösungen stark auf die An­for­de­run­gen der je­wei­li­gen Firma zu­ge­schnit­ten und daher zum Teil sehr un­ter­schied­lich ausfallen, gibt es dennoch einige Elemente, die sich in nahezu jedem Social Intranet wie­der­fin­den. Die wich­tigs­ten sind:

• Newsfeed: Newsfeeds, die häufig auch als Activity Streams (dt. „Ak­ti­vi­täts­strö­me“) be­zeich­net werden, bilden häufig die zentrale Kom­po­nen­te eines Social Intranets. Sie sorgen dafür, dass alle Mit­ar­bei­ter mit aktuellen In­for­ma­tio­nen über das Un­ter­neh­men und ihre Ab­tei­lun­gen versorgt werden. Dabei sind die Beiträge im Newsfeed nach Datum sortiert und der Nach­rich­ten­ver­lauf jederzeit auch im Nach­hin­ein abrufbar. Häufig werden Activity Streams in Form eines Blogs rea­li­siert, wobei jedoch keine feste Redaktion für das Verfassen der Beiträge zuständig sein muss. Anders als in klas­si­schen Intranets können An­ge­stell­te direkt auf neue Nach­rich­ten reagieren, z. B. mithilfe einer Kom­men­tar­funk­ti­on.
   
• Nut­zer­pro­fi­le und Gruppen: Eine Kom­po­nen­te, die bestens aus den sozialen Netz­wer­ken bekannt ist, ist die Mög­lich­keit, Be­nut­zer­pro­fi­le anzulegen und zu verwalten. Diese helfen dabei, Beiträge und Kom­men­ta­re zu­zu­ord­nen, und ver­ein­fa­chen es den einzelnen Mit­ar­bei­tern, den ge­eig­ne­ten An­sprech­part­ner für das jeweilige Anliegen zu finden. Die Profile er­mög­li­chen es außerdem, die Benutzer zu spe­zi­fi­schen Gruppen hin­zu­zu­fü­gen, die sich bei­spiels­wei­se lediglich aus An­ge­stell­ten einer Abteilung oder eines be­stimm­ten Projekts zu­sam­men­set­zen. Im kleinen Kreis können somit alle Themen an­ge­schnit­ten und Neu­ig­kei­ten verkündet werden, die für andere Mit­ar­bei­ter ir­rele­vant wären. Häufig haben Gruppen auch einen eigenen Newsfeed – zu­sätz­lich zum Hauptfeed des Un­ter­neh­mens.
   
• Nach­rich­ten­sys­tem (Messenger): Außer den Nach­rich­ten­platt­for­men für das Un­ter­neh­men und die einzelnen Teams bieten Social Intranets in der Regel auch ein eigenes Chat-Nach­rich­ten­sys­tem, das in erster Linie als dy­na­mi­sche Al­ter­na­ti­ve zum tra­di­tio­nel­len E-Mail-Verkehr fungieren soll, indem es die Kom­mu­ni­ka­ti­on in Echtzeit er­mög­licht. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Kontakte sich an einem Gespräch be­tei­li­gen. Wie bei der Struk­tu­rie­rung des Intranets allgemein ist es üblich, ver­schie­de­ne Räume wie einen Allgemein-Chat und ver­schie­de­ne Gruppen-Chats ein­zu­rich­ten.
   
• Kalender: Trotz aller Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le, die ein gutes soziales Un­ter­neh­mens­netz­werk bietet, sollte eine einfache, klas­si­sche Ka­len­der­funk­ti­on in keinem Fall fehlen. Kalender helfen dabei, alle wichtigen Termine im Überblick zu behalten – egal, ob es sich um ein Team-Meeting, ein Ge­schäfts­es­sen oder eine Deadline handelt. Dank der Ver­net­zung im Un­ter­neh­men lässt sich so bei Bedarf auch die Ter­min­la­ge von Kollegen über­bli­cken, wenn diese ihren Kalender für andere Personen frei­ge­ge­ben haben.
   
• Zentrale Da­tei­ab­la­ge: Damit die digitale Zu­sam­men­ar­beit in einem Un­ter­neh­men funk­tio­niert, ist nicht nur ein guter Austausch von In­for­ma­tio­nen gefragt; ebenso wichtig ist ein gutes Do­ku­men­ten-Ma­nage­ment. Fester Be­stand­teil vieler Social Intranets ist deshalb eine zentrale Da­tei­ab­la­ge, die für alle Mit­ar­bei­ter zu­gäng­lich ist. Hier können Dokumente abgelegt oder abgerufen werden. Durch Ver­si­ons­ver­wal­tung kann dabei si­cher­ge­stellt werden, dass die aus­ge­wähl­te Datei auch aktuell ist.
   
• Such­funk­tio­nen: Per De­fi­ni­ti­on soll ein Social Intranet die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zu­sam­men­ar­beit der Teil­neh­mer fördern. Auch wenn die ent­hal­te­nen Netz­werk­kom­po­nen­ten hierfür die best­mög­li­che Basis bilden, ist es ins­be­son­de­re in großen Un­ter­neh­men nicht immer leicht, den Überblick zu behalten: Um­fang­rei­che Kon­takt­lis­ten, scheinbar un­end­li­che Nach­rich­ten­ver­läu­fe und ein riesiges Do­ku­men­ten­sor­ti­ment machen die Suche nach einer be­stimm­ten In­for­ma­ti­on schnell zu einer mühsamen An­ge­le­gen­heit. Such­funk­tio­nen für die ver­schie­de­nen Features sollten darum zur Stan­dard­aus­stat­tung der Social-Intranet-Struktur zählen. So lassen sich bestimmte Inhalte oder Kontakte jederzeit mit einem einfachen Stichwort finden.

Um die ver­schie­de­nen Kom­po­nen­ten eines Social Intranets zu rea­li­sie­ren, wird ent­spre­chen­de Software benötigt. Dazu kann man einzelne Programme für die ver­schie­de­nen Zwecke erwerben und diese auf­ein­an­der abstimmen oder aber zu Kom­plett­lö­sun­gen greifen, die eine voll­stän­di­ge soziale Plattform in die Un­ter­neh­mens­struk­tur in­te­grie­ren. In beiden Fällen gilt es zu ent­schei­den, ob die neue Ver­net­zungs­struk­tur in einem einzigen Schritt oder nach und nach ein­ge­führt wird. Ersteres bietet den Vorteil, dass das Intranet sofort von allen Mit­ar­bei­tern genutzt werden kann, setzt natürlich aber auch voraus, dass die not­wen­di­ge Manpower zur Verfügung steht. Die Schritt-für-Schritt-Variante dauert – je nach Planung – mehrere Tage oder Wochen, hat aber den Vorteil, dass das Ta­ges­ge­schäft zu jedem Zeitpunkt ge­währ­leis­tet ist (mit minimalen Ein­schrän­kun­gen).

Ein Social Intranet ein­zu­rich­ten, kann sich für ein Un­ter­neh­men aus vielerlei Gründen auszahlen: In erster Linie geht es darum, fir­men­in­ter­ne sowie -externe Prozesse zu op­ti­mie­ren und zu be­schleu­ni­gen, was ins­be­son­de­re durch die maß­ge­schnei­der­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten ge­währ­leis­tet wird – in der Folge fallen E-Mail-Verkehr und die Dauer von Meetings deutlich geringer aus. Durch die perfekte Or­ga­ni­sa­ti­on von Abläufen und die Bündelung aller re­le­van­ten Tools erhöht sich au­to­ma­tisch auch die Pro­duk­ti­vi­tät der einzelnen An­ge­stell­ten. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese sich in der Firma, am PC zuhause oder bei einem Kun­den­ter­min befinden. Zu­sätz­lich zur erhöhten Effizienz sorgt die bessere Zu­sam­men­ar­beit (team­in­tern und -über­grei­fend) dafür, dass die Kosten nach­hal­tig gesenkt werden können.

Ferner kann der Vorteil eines Social Intranets darin bestehen, ein Un­ter­neh­men zu formen und dessen Ent­wick­lung ent­schei­dend vor­an­zu­trei­ben. Die Mög­lich­keit des ge­mein­sa­men Dialogs, ins­be­son­de­re mit der Füh­rungs­eta­ge, stärkt das Ge­mein­schafts­ge­fühl und hat zudem positiven Einfluss auf die Mo­ti­va­ti­on und Ei­gen­in­itia­ti­ve der Mit­ar­bei­ter. Lob, Kritik oder kreative Ideen sind ebenso schnell wie einfach geäußert, woraufhin Firmen- bzw. Team­lei­ter ent­spre­chend reagieren können. In Un­ter­neh­men ohne Social Intranet üben sich die An­ge­stell­ten im Vergleich dazu häufig in Zu­rück­hal­tung, wodurch viele er­folgs­ver­spre­chen­de und wichtige Gedanken gar nicht erst zur Sprache kommen. Schließ­lich helfen Ar­beits­netz­wer­ke dabei, das Wissen und Know-how, das innerhalb des Un­ter­neh­mens angehäuft wird, zu ar­chi­vie­ren.

Un­ter­neh­men un­ter­schei­den sich nicht nur hin­sicht­lich ihrer Phi­lo­so­phie, sondern vor allem auch in Bezug auf ihre Struk­tu­ren und ihre Größe. Wenn es darum geht, die optimale Lösung für die digitale Ver­net­zung der Mit­ar­bei­ter zu er­ar­bei­ten, sollten die Ansätze daher ebenso ver­schie­den sein, um zum Erfolg zu führen. Während ein voll­um­fäng­li­ches Social-Intranet-Modell sich z. B. in erster Linie für große Un­ter­neh­men und Konzerne rentiert, können kleine Un­ter­neh­men häufig schon mit einzelnen Elementen für die Ver­bes­se­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­struk­tu­ren sorgen. In welchem Umfang ein Social Intranet letztlich rea­li­siert werden sollte, lässt sich jedoch nicht einfach pauschal an der Mit­ar­bei­ter­zahl fest­ma­chen.

Welche Kom­po­nen­ten man benötigt, hängt davon ab, welche Ansprüche man an das soziale Fir­men­netz­werk stellt. Ent­schei­dend ist also die Frage, welche Ziele man mit der Ein­füh­rung eines Social Intranets verfolgt. In vielen Fällen sind grund­le­gen­de Struk­tu­ren bereits ge­schaf­fen worden und benötigen lediglich etwas Fein­schliff, weshalb ein Messenger bei­spiels­wei­se gar nicht notwendig ist, da bereits eine ent­spre­chen­de Software ein­ge­setzt wird. Es kommt darauf an, welche der möglichen Social-Elemente den Mit­ar­bei­tern einen Mehrwert bieten. Ein wichtiges Argument für den Einsatz kann außerdem sein, wie hilfreich das Social Intranet bei der Ein­ar­bei­tung und In­te­gra­ti­on neuer Mit­ar­bei­ter ist.

Ab­schlie­ßend einige mögliche Be­weg­grün­de und Si­tua­tio­nen, die für den Einsatz eines Social Intranets im eigenen Un­ter­neh­men sprechen:

• Der interne E-Mail-Versand ist zu hoch.

• Meetings und Ent­schei­dun­gen dauern zu lange.

• Teile der Be­leg­schaft sind nur un­zu­rei­chend über die aktuelle Situation und zu­künf­ti­ge Ent­wick­lun­gen des Un­ter­neh­mens in­for­miert.

• An­ge­stell­ten fehlen Mög­lich­kei­ten, Kritik und Wünsche zu äußern oder eigene Ideen ein­zu­brin­gen.

• Know-how in be­stimm­ten The­men­ge­bie­ten ist zu stark an (eine) bestimmte Person(en) gebunden.

• Mit­ar­bei­ter arbeiten an ver­schie­de­nen Stand­or­ten oder von zuhause bzw. unterwegs aus.

• Es ist zu kom­pli­ziert, den ge­eig­ne­ten An­sprech­part­ner für ein be­stimm­tes Problem zu finden bzw. den Kontakt her­zu­stel­len.

• Dokumente gemeinsam zu nutzen, zu be­ar­bei­ten und zu verwalten, führt zu Kom­pli­ka­tio­nen.